e-Requests

Περιγραφή της Καινοτομίας

Πρόκειται για μια απλοποιημένη πλατφόρμα καταχώρησης ομοιογενών πρωτογενών και τεκμηριωμένων αιτημάτων που θα χρησιμοποιείται από την οικονομική υπηρεσία. Χάρη στην εν λόγω καινοτομία, θα επιτευχθεί σημαντική επιτάχυνση της διαδικασίας, γιατί διασφαλίζεται ότι θα περιλαμβάνονται όλα τα απαιτούμενα από την νομοθεσία στοιχεία, η ορθή ροή της διαδικασίας, η εξάλειψη φαινομένων παράλειψης βημάτων, η παρακολούθηση του αιτήματος και η εξοικείωση όλων υπηρεσιών με τα προκαταρκτικά στάδια μιας σύμβασης. Η χρήση της πλατφόρμας θα δίνει τη δυνατότητα για γρήγορη μετατροπή ενός πρωτογενούς αιτήματος σε τεκμηριωμένο. Επίσης παρέχει μία ασφαλιστική δικλείδα πριν από τις αναλήψεις υποχρέωσης.

Σημαντική είναι επίσης η δυνατότητα που παρέχει για την παρακολούθηση της διαδικασίας από τα εμπλεκόμενα μέρη, καθώς και για την εξοικείωση των διαφόρων υπηρεσιών του Δήμου με το ΚΗΜΔΗΣ και με τα προκαταρκτικά στάδια σύναψης δημοσίων συμβάσεων. Τέλος, μέσα από την εν λόγω πλατφόρμα παρέχεται πληροφόρηση για ομοειδή αιτήματα άλλων υπηρεσιών με ίδιο CPV και διευκολύνεται η στατιστική επεξεργασία για την εξαγωγή συμπερασμάτων ανά υπηρεσία.

Μελλοντικά η πλατφόρμα θα συνδεθεί με τις Αναλήψεις υποχρέωσης, τους κωδικούς προϋπολογισμού, τις Αποφάσεις Αναθέσεων, τις Κατακυρώσεις, τις Διακηρύξεις, τις Προσκλήσεις και τέλος τις συμβάσεις.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας 

Οι λόγοι που οδήγησαν στην ανάπτυξη της εν λόγω πλατφόρμας είναι ότι σε πολλές περιπτώσεις οι υπηρεσίες του Δήμου δε γνώριζαν την διαδικασία, αλλά και τα υποχρεωτικά στοιχεία που έπρεπε να περιέχουν τα αιτήματά τους, με αποτέλεσμα να αποστέλλονται αιτήματα χωρίς να υπάρχουν οι απαραίτητες πιστώσεις, καθώς και αιτήματα λανθασμένα ή ελλιπή. Αυτό σήμαινε αφενός μεγάλες καθυστερήσεις στη διεκπεραίωσή τους, αλλά και επιπλέον φόρτο εργασίας στους υπαλλήλους του Τμήματος προμηθειών.

Στόχοι της Καινοτομίας

Πρωταρχικός στόχος της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αιτημάτων ήταν η διασφάλιση ότι τα αιτήματα που θα αποστέλλονταν από τις υπηρεσίες του Δήμου θα περιλάμβαναν όλα τα απαιτούμενα από τη νομοθεσία στοιχεία. Επίσης η εφαρμογή στόχευε στην ορθή ροή της διαδικασίας, στην ταχύτητα διεκπεραίωσής της, στην εξάλειψη φαινομένων παράλειψης βημάτων, στην παρακολούθηση του αιτήματος και στην εξοικείωση όλων υπηρεσιών με τα προκαταρκτικά στάδια μιας σύμβασης.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η πλατφόρμα είναι ακόμη σε στάδιο σχεδιασμού αλλά εκτιμάται ότι η μείωση του χρόνου  στη διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών από τους εργαζομένους του Δήμου υπολογίζεται σε 100 λεπτά ανά ημέρα/ανά υπάλληλο και η απαίτηση συντήρησής της ανά έτος υπολογίζεται σε 13 μέρες. 

Στάδιο Σχεδιασμού

Ο σχεδιασμός της πλατφόρμας πραγματοποιήθηκε από ιδιωτική εταιρεία με την οποία συνεργάζεται ο Δήμος και έγινε σύμφωνα με τις ανάγκες που ήθελε να καλύψει. Ως τεχνικές προδιαγραφές, δόθηκαν από τη Γενική Γραμματέα του Δήμου η περιγραφή των αναγκών που η ηλεκτρονική πλατφόρμα καλούνταν να καλύψει.

Στάδιο Εφαρμογής

Κατά το στάδιο της εφαρμογής, θα σταλεί αναλυτικός οδηγός σε όλες τις υπηρεσίες του Δήμου προκειμένου για την εκκίνηση της εφαρμογής της πλατφόρμας.

Στάδιο Διάδοσης

Η διάδοση της καινοτομίας γίνεται με τη χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, καθώς επίσης και με ενημερωτικό - υπηρεσιακό σημείωμα.

Συνεργασίες

Η συνεργασία του Δήμου με την ιδιωτική εταιρία έγινε στη φάση του σχεδιασμού του έργου. Το σύστημα σχεδιάστηκε από την ιδιωτική εταιρεία κατόπιν συνεργασίας με τις υπηρεσίες του Δήμου, όπως περιγράφηκε στο στάδιο του σχεδιασμού.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις 

Το σύστημα είναι απλό στην χρήση του. Χρειάζεται μόνο ενημέρωση των χρηστών και πρόσβαση στο διαδίκτυο και ηλεκτρονικούς υπολογιστές.

 

 

 

Φορέας: Δ. Ρόδου

Πεδίο εφαρμογής: Εσωτερική εφαρμογή σε ολόκληρη την λειτουργία του φορέα.

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διοίκηση

Έτος: 2020

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Οργανωτική καινοτομία

Στάδιο Καινοτομίας: Σχεδιασμός

Ωφελούμενοι: Υπάλληλοι του Δ. Ρόδου

Αποτελέσματα: περίπου 25 ωφελούμενοι για το τρέχον έτος

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα

URL: https://protogenes.rhodes.gr 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Subscribe to our newsletter

Fill in your organization email