Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία της Επιτροπής Ανταγωνισμού (ΕΑ) αφορά την εφαρμογή του συστήματος τηλεργασίας και αναπτύχθηκε κατά την περίοδο της πανδημίας Covid-19. Η καινοτομία στοχεύει στην διαχείριση των εργασιών της ΕΑ και την παρακολούθηση του έργου των υπάλληλων, οι οποίοι εργάζονται από απόσταση από τον φυσικό χώρο εργασίας. Εφαρμόστηκε, ειδικά κατά την περίοδο της αυξημένης τηλεργασίας την περίοδο της πανδημίας. Ο τρόπος εφαρμογής της τηλεργασίας της ΕΑ θεωρείται καινοτόμος, καθώς όχι μόνο επέτρεψε στο προσωπικό να εκτελεί τις εργασίες του με επιτυχία από απόσταση, αλλά ταυτόχρονα δόθηκε η δυνατότητα στη διοίκηση να παρακολουθεί επίσης από απόσταση την εξέλιξη των εργασιών των υπαλλήλων , και να προάγει ευελιξία στην στοχοθεσία και στην οργάνωση του έργου τους στο πλαίσιο χρονικού διαστήματος 8 εβδομάδων. Ενσωμάτωσε δηλαδή την έννοια της διαχείρισης έργου (project management) αλλά και τις επιταγές της ευέλικτης διοίκησης έργου (agile project management). Στην προκειμένη περίπτωση, επιλέχθηκε το πρόγραμμα Asana για την παρακολούθηση των υποθέσεων, ενώ η ΕΑ είναι σε διαδικασία αντικατάστασής του με το Zephyr. Επιπλέον, τέθηκε σε εφαρμογή σύστημα παρακολούθησης όλων των εργασιών των υπαλλήλων με ειδικές αναφορές (reports) ανά 8 εβδομάδες προϋπολογιστικά και απολογιστικά.

 

Για την εφαρμογή της τηλεργασίας χρησιμοποιήθηκε πλατφόρμα τηλεσύνδεσης η οποία λειτουργεί με πρωτοκόλλα ασφαλούς σύνδεσης και τήρησης των κανόνων για την ασφάλεια και προστασία δεδομένων βάσει του κανονισμού GDPR.

 

Η παραμετροποιημένη πλατφόρμα που βασίζεται στην τεχνολογία της ConnectWise χρησιμοποιεί τεχνολογία client server και υποστηρίζει την εξ αποστάσεως πρόσβαση των υπαλλήλων στους υπολογιστές τους οι οποίοι είναι εγκαταστημένοι στον χώρο εργασίας με αυθεντικοποίηση 2 βημάτων. Επίσης, επιτρέπει μεταφορά αρχείων και φακέλων προς και από τον υπολογιστή του γραφείου του υπαλλήλου. Συνδυαστικά με την πλατφόρμα, χρησιμοποιήθηκαν όλα τα διαθέσιμα συστήματα τηλεδιασκέψεων πχ. Webex, MSTeams, Zoom, προσκειμένου να γίνονται οι εξ αποστάσεως συναντήσεις με εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες και όλα τα συστήματα διαμοιρασμού κειμένων πχ. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (outlook), Dropbox, Epant –intranet cloud.

 

Παράλληλα, για να προστατευθεί η υγεία των πολιτών αλλά και των υπαλλήλων του φορέα εν μέσω της πανδημίας, διατηρώντας κοινωνική απόσταση και αποφεύγοντας τον συνωστισμό που προκύπτει από την ανάγκη φυσικής παρουσίας, δημιουργήθηκαν για πρώτη φορά ψηφιακές υπηρεσίες προς πολίτες, όπως:

• τηλε-συναντήσεις

• ηλεκτρονική υποβολή καταγγελίας

• ηλεκτρονική υποβολή αιτήματος για παροχή γνωμοδότησης

• ηλεκτρονική υποβολή γενικών ερωτημάτων

• ηλεκτρονική υποβολή παρέμβασης σε υπόθεση ως τρίτος

• ανώνυμη παροχή πληροφοριών (whistle blowing) στον σύνδεσμο https://epant.whistleblowernetwork.net/setup σχετικά με νόθευση διαγωνισμών και προσφορών, καθορισμό τιμών προϊόντων/ υπηρεσιών, αποκλεισμό ανταγωνιστών ή προϊόντων από την αγορά, κατανομή αγοράς/ πελατών, αθέμιτες εμπορικές πρακτικές κα.

 

Γενικά, λόγω της άμεσης εφαρμογής της καινοτομίας δεν μετατέθηκε ούτε χάθηκε κάποια εκ του νόμου προθεσμία στις υποθέσεις που διαχειρίστηκε η Γενική Διεύθυνση, ενώ επιπλέον το έργο της Επιτροπής παρουσίασε και σημαντική πρόοδο.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:

 

α) Η προστασία της υγείας του προσωπικού της ΕΑ και των πολιτών που προέκυψε με το ξέσπασμα της υγειονομικής κρίσης COVID-19,

β) Η απρόσκοπτη λειτουργία και πρόοδος των εργασιών της Υπηρεσίας κατά την τηλεργασία,

γ) η δημιουργία κουλτούρας αποτελέσματος και ευελιξίας στην επίτευξη των στόχων.

Στόχοι της Καινοτομίας

Κύριοι στόχοι της καινοτομίας είναι οι εξής:

 

α) Η προστασία της υγείας των εργαζομένων της ΕΑ και των πολιτών,

β) Η βελτίωση της επίβλεψης του έργου των υπάλληλων της Επιτροπής κατά 50%,

γ) Η δυνατότητα αποτελεσματικότερης διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων με ανακατανομή των εργασιών ανάμεσα στους υπαλλήλους ανάλογα με το φόρτο εργασίας.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η Διεύθυνση Συντονισμού παρακολουθεί και διατηρεί στατιστικά στοιχεία των εργασιών της ΕΑ οι οποίες υλοποιούνται μέσω του συστήματος τηλεργασίας. (πχ. μέσος χρόνος διεκπεραίωσης των υποθέσεων, αριθμός των τηλεσυνατήσεων, των νέων εγγραφών στις ψηφιακές υπηρεσίες, αριθμός χρηστών ψηφιακών υπηρεσιών και αριθμός των εισερχομένων μηνυμάτων ανώνυμης πληροφόρησης).

Τα αποτελέσματα της εφαρμογής της καινοτομίας αποτυπώθηκαν στην εξέλιξη των εργασιών της Επιτροπής, οι οποίες σημείωσαν πρόοδο. Για παράδειγμα, ο μέσος όρος του χρόνου των εκκρεμών υποθέσεων της Γενικής Διεύθυνσης Ανταγωνισμού μειώθηκε από 8 έτη το 2019 σε 1,4 έτη το 2020 και 1,1 έτη το 2021 και ο αριθμός των αποφάσεων από 25 το 2020 αυξήθηκε σε 42 το 2021 (αύξηση 75%) η οποία επιτεύχθηκε με 12% λιγότερο προσωπικό το 2021 σε σχέση με το 2019.

Επίσης, επετράπη η ανακατανομή των εργασιών ανάμεσα στους υπαλλήλους ανάλογα με το φόρτο εργασίας του καθένα, κατά 10%. Σε εσωτερική έρευνα που πραγματοποιήθηκε στο προσωπικό, η πλειοψηφία εκφράστηκε θετικά για τον τρόπο εφαρμογής της τηλεργασίας, ενώ οι εργαζόμενοι κατά ποσοστό 88% απάντησαν ότι η απόδοσή τους δεν επηρεάστηκε από αυτήν.

Η καινοτομία βρίσκεται στο στάδιο της διάδοσης

Στάδιο σχεδιασμού

Για τον σχεδιασμό της καινοτομίας εργάστηκε η ανώτερη διοίκηση (Προέδρος, Αντιπρόεδρος και Γενική Διευθύντρια), η διεύθυνση πληροφοριακών συστημάτων, το τμήμα ανθρωπίνου δυναμικού, οι διευθυντές των τομεακών διευθύνσεων, η διεύθυνση συντονισμού, το τμήμα ψηφιακής επικοινωνίας, ενώ συνεστήθη επιτροπή και ομάδα εργασίας από υπαλλήλους της Επιτροπής. Η ιδέα για την λειτουργία ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών προήλθε από τον Πρόεδρο της ΕΑ, έχοντας ως έναυσμα τις ιδιαίτερες ανάγκες που προέκυψαν με την εμφάνιση της πανδημίας Covid-19 και εμπειρία στον τρόπο διαχείρισης έργου σε εταιρείες start-up στον τεχνολογικό τομέα, ενώ οι ανθρώπινοι πόροι που χρησιμοποιήθηκαν για την ανάπτυξη της καινοτομίας προέρχονται από το υπάρχον προσωπικό.

Το σύστημα δεν τέθηκε σε πιλοτική εφαρμογή, καθώς οι έκτακτες συνθήκες της υγειονομικής κρίσης δεν το επέτρεψαν, αντίθετα εφαρμόστηκε ταχύτατα σε πραγματικό χρόνο, και κατά την διάρκεια της εφαρμογής του γίνονται βελτιώσεις, τροποποιήσεις και επεκτάσεις.

Στάδιο εφαρμογής

Στην εφαρμογή της καινοτομίας συμμετέχει όλο το προσωπικό της ΕΑ και όλες οι οργανικές μονάδες. Συγκεκριμένα, γίνεται προϋπολογισμός και απολογισμός του εργασιών ανά υπάλληλο, σε ημέρες ανά έργο, κάθε 8 εβδομάδες. Ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης δημιουργεί, με την χρήση του Asana ή προσεχώς του προγράμματος διαχείρισης έργου που δημιούργησε η ΕΑ με ιδίους πόρους (Zephyr), μια νέα υπόθεση (Case) και προσδιορίζει του Προϊστάμενο του έργου και αυτός αντίστοιχα ορίζει τον υπάλληλο/ υπαλλήλους που θα απασχοληθούν. Κάθε υπάλληλος της ΕΑ συμπληρώνει ένα αρχείο (excel) με τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί για τις επόμενες 8 εβδομάδες, ενώ απολογιστικά καταγράφει και το ποσοστό ολοκλήρωσής τους. Σε περίπτωση που το ποσοστό ολοκλήρωσης είναι μικρότερο του 80% πρέπει να αναφέρεται και η σχετική αιτιολογία. Οι αναφορές αυτές βασίζονται στις βασικές αρχές του Agile Project Management, όπου το κάθε έργο και τα στάδια ολοκλήρωσής του εξετάζονται και αξιολογούνται με σταδιακά ή περιοδικά βήματα, για την βελτίωση της ταχύτητας και της προσαρμοστικότητας. Η Διεύθυνση Συντονισμού συγκεντρώνει αυτά τα στοιχεία από τις επιμέρους οργανικές μονάδες της Γενικής Διεύθυνσης και αποστέλλει σχετική αναφορά στον Πρόεδρο της ΕΑ., ενώ την ίδια πληροφορία λαμβάνει και η Προϊσταμένη της Γενικής Διεύθυνσης Ανταγωνισμού. Για την βελτίωση της λειτουργίας του συστήματος διαχείρισης έργου, η ΕΑ πρόκειται να αντικαταστήσει το πρόγραμμα Asana με το Zephyr, το οποίο θα ενσωματωθεί μέσα στο intranet της Επιτροπής για ευκολότερη πρόσβαση από την Διοίκηση στην λογική της συγκέντρωσης όλης της πληροφόρησης σε μια εφαρμογή (All in One Place).

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εξωτερικό περιβάλλον του φορέα μέσω της ιστοσελίδας και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Για την ενσωμάτωση και εφαρμογή του συστήματος στις εργασίες της υπηρεσίας, έγιναν παρουσιάσεις και εκπαιδευτικά σεμινάρια στο προσωπικό, δημιουργήθηκαν εγχειρίδια χρήσης καθώς και αναβάθμιση συστημάτων. Τα θετικά αποτελέσματα της διαφημιστικής καμπάνιας ήταν ήδη ορατά από τον πρώτο μήνα.

 

Συνεργασίες

Κατά την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας δεν υπήρξε συνεργασία με άλλους φορείς. Οι συνεργασίες αφορούσαν όπως αποτυπώθηκε στο στάδιο του σχεδιασμού την ηγεσία και τις μονάδες της υπηρεσίας.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η χρηματοδότηση της καινοτομίας προήλθε από εθνικούς πόρους και από τον προϋπολογισμό του φορέα, και ανήλθε περίπου στα 45.800 ευρώ. Το οικονομικό κόστος ετησίως για την συντήρηση της καινοτομίας είναι περίπου 5.000 ευρώ.

 

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας, κατ’ εκτίμηση απασχολήθηκαν: Ένα (1) άτομο από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για μια εβδομάδα, τρία (3) άτομα από την Διεύθυνση Πληροφοριακών Συστημάτων για ένα μηνά, ένα (1) άτομο από το Τμήμα Ψηφιακής Επικοινωνίας για μια εβδομάδα και ένα (1) άτομο από την Διεύθυνση Συντονισμού για μια εβδομάδα, ενώ συστάθηκε ομάδα εργασίας 4 ατόμων των τομεακών διευθύνσεων για τρεις μέρες.

 

Για την συντήρηση της λειτουργίας της καινοτομίας απασχολείται ένα (1) άτομο από το Τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού, ένα (1) άτομο από την Διεύθυνση Πληροφοριακών Συστημάτων για 32 ώρες μηνιαίως και ένα (1) άτομο από τη Διεύθυνση Συντονισμού για 24 ώρες μηνιαίως. Ο συνολικός χρόνος που αφιερώνουν όλοι οι υπάλληλοι που τροφοδοτούν με πληροφορία τα συστήματα παρακολούθησης των εργασιών (project management) δεν μπορεί να υπολογιστεί με ακρίβεια.

Τέλος, η Υπηρεσία προχωράει στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας προετοιμασίας των reports εξοικονομώντας χρόνο.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Καθώς οι συνθήκες που διαμόρφωσε η τρέχουσα πανδημία δεν επέτρεψε την πιλοτική εφαρμογή της καινοτομίας υπήρξαν κάποια επουσιώδη προβλήματα κατά την εφαρμογή που ξεπεράστηκαν με διάφορους τρόπους πχ. αναβάθμιση συστημάτων για την αύξηση της ταχύτητας των δικτύων , επανασχεδιασμός διαδικασιών με ομάδες εργασίας από τους ίδιους τους χρήστες, συνεχείς εκπαιδεύσεις για την αποτελεσματικότερη χρήση των συστημάτων κλπ.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Σημαντικός παράγοντας για τη βιωσιμότητα της καινοτομίας είναι η συμμετοχή των υπαλλήλων στη χρήση των συστημάτων που αναπτύχθηκαν για την παρακολούθηση του έργου της ΕΑ. Ο ρόλος της ηγεσίας είναι πολύ σημαντικός, καθώς ήταν η πηγή προέλευσης της ιδέας και επίσης συμμετέχει ενεργά στην εφαρμογή της καινοτομίας, παρακολουθώντας τα στοιχεία για την υλοποίηση των έργων και για την λειτουργία των ψηφιακών υπηρεσιών, αξιοποιώντας τα ως εργαλεία αποφάσεων για την αποτελεσματικότερη λειτουργία του φορέα.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Με αφορμή την πανδημία έγινε ένα άλμα στην ψηφιοποίηση των εργασιών της ΕΑ. Το σύστημα διαχείρισης έργου καθώς και οι ψηφιακές υπηρεσίες προς τους πολίτες, συμπεριλαμβανομένης και της υπηρεσίας ανώνυμης παροχής πληροφοριών, θα συνεχίσουν να είναι σε εφαρμογή, ανεξάρτητα από την ύπαρξη των συνθηκών υγειονομικής κρίσης, κατά την διάρκεια της οποίας προστατεύτηκε η υγεία των υπαλλήλων αλλά και των πολιτών. Η αξία της εφαρμογής τους συνίσταται επιπλέον στο ότι το προσωπικό ανάπτυξε νέες σύγχρονες δεξιότητες προς όφελος της Υπηρεσίας και των πολιτών. Τελος η προώθηση του συστήματος ανώνυμης πληροφόρησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στην ελληνική ραδιοτηλεόραση είχε ως αποτέλεσμα την εκτίναξη των εισερχομένων μηνυμάτων σε ένα μόλις μήνα.

Body: Competition Commission

Level of Government: National

Policy area: Public Administration

Field of innovation: Management system

Year of Design Innovation: 2020

Innovation Type: Human Resource Management

Innovation Stage: Diffusion

Beneficiaries: Public servants, General population, Businesses

Number of beneficiaries: 73 employees of the Competition Commission and potentially all citizens and businesses with access to CC's digital services

Funding Sources: National resources, agency budget

URL: ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

 

 

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Subscribe to our newsletter

Fill in your organization email