e-Suggestions

Περιγραφή της Καινοτομίας

Πρόκειται για μια ηλεκτρονική πλατφόρμα μέσω της οποίας οι υπηρεσίες του Δήμου διακινούν τις εισηγήσεις τους προς την Οικονομική Επιτροπή και το Δημοτικό Συμβούλιο από το πρώτο στάδιο των υπογραφών, έως και την ολοκλήρωσή τους.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας 

Η εν λόγω πλατφόρμα δημιουργήθηκε με σκοπό την απλούστευση, την ταχύτητα, την ομοιογένεια και την αξιοπιστία της διαδικασίας, ως προσαρμογή στο γενικότερο πλαίσιο της προσπάθειας του Δήμου για αναδιοργάνωση και εξοικονόμηση πόρων.

Στόχοι της Καινοτομίας

Το σύστημα σχεδιάστηκε με σκοπό την απλούστευση των διαδικασιών, την ομοιογένεια, την συντόμευση των χρόνων αλλά και την μείωση του κόστους σε αναλώσιμα (χαρτί-μελάνι). Ταυτόχρονα δημιουργείται και ένα πλήρες ηλεκτρονικό αρχείο με το ιστορικό όλων των εισηγήσεων μέσω του οποίου παρακολουθείται και η εξέλιξη τους.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας εισηγήσεων επιτυγχάνεται η συντόμευση του χρόνου των διαδρομών μιας εισήγησης. Παράλληλα επιτεύχθηκε μεγαλύτερη ταχύτητα στη λειτουργία των γραμματειών των οργάνων.

Μέσω της πλατφόρμας δίνεται επίσης η δυνατότητα για ιχνηλασιμότητα των σταδίων της διαδικασίας, καθώς επίσης και για την καταγραφή όλων των βημάτων της (καταγράφεται ποιος και πότε έκανε ποια ενέργεια) και τήρησης ηλεκτρονικού αρχείου - ιστορικού των διαδικασιών.

Σημαντικό όφελος αποτελεί και η εξοικονόμηση πόρων (ανθρώπινων και μη) από τη χρήση της πλατφόρμας, αλλά και η αξιοπιστία και η ομοιογένεια της διαδικασίας.

Η εξοικονόμηση στις δαπάνες του Δήμου για το τρέχων έτος υπολογίζεται σε 10.000 € και η μείωση του χρόνου  στη διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών από τους εργαζομένους του Δήμου υπολογίζεται σε 300 λεπτά ανά ημέρα.

Στάδιο Σχεδιασμού

Το σύστημα σχεδιάστηκε από υπάλληλο του Δήμου Ρόδου που απασχολείται στην Δνση Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών. Για την ανάπτυξη της πλατφόρμας χρειάστηκαν περίπου 3 μήνες από τον αρμόδιο υπάλληλο που την ανέπτυξε, ενώ η απαίτηση συντήρησής της ανά έτος υπολογίζεται σε 1,5 μήνα. 

Στάδιο Πειραματικής εφαρμογής

Η καινοτομία αρχικά εφαρμόστηκε σε μικρό αριθμό υπαλλήλων, παράλληλα με το ήδη ισχύουσα διαδικασία ώστε να εντοπιστεί τυχόν πρόβλημα. Στην συνέχεια επεκτάθηκε υποχρεωτικά ως διαδικασία, σε όλες τις υπηρεσίες του Δήμου

Στάδιο Εφαρμογής

Για την εφαρμογή της καινοτομίας στάλθηκαν αναλυτικές οδηγίες σε όλες τις υπηρεσίες του Δήμου, τόσο στο στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής όσο και της υποχρεωτικής λειτουργίας αργότερα.

Στάδιο Διάδοσης

Η διάδοση της καινοτομίας έγινε με τη χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, καθώς και με ενημερωτικό - υπηρεσιακό σημείωμα.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Δεν υπήρξαν προβλήματα και η πλατφόρμα είναι σε πλήρη λειτουργία. 

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η χρήση της πλατφόρμας είναι πολύ απλή. Χρειάζεται μόνο e-mail και πρόσβαση σε ηλεκτρονικό υπολογιστή προκειμένου να ενημερώνεται η πλατφόρμα με τις σχετικές εισηγήσεις.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις 

Η επίλυση, κυρίως γραφειοκρατικών, προβλημάτων στη λειτουργία του φορέα καθώς και το φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον και η ευκολία στη χρήση της, καθιστά την συγκεκριμένη πλατφόρμα ευρέως αποδεκτή.

 

 

Φορέας: Δ. Ρόδου

Πεδίο εφαρμογής: Εσωτερική εφαρμογή σε ολόκληρη την λειτουργία του φορέα.

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διοίκηση

Έτος: 2019

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Οργανωτική καινοτομία

Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Υπάλληλοι του Δ. Ρόδου, Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή

Αποτελέσματα: περίπου 113 ωφελούμενοι για το τρέχον έτος

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα

URL: https://eisigisis.rhodes.gr

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Subscribe to our newsletter

Fill in your organization email