e-Suggestions

Περιγραφή της Καινοτομίας

Στα πλαίσια της εφαρμογής νέων τεχνολογιών και αξιοποίησης των δυνατοτήτων που αυτές προσφέρουν, ως μέρος της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, στον Δήμο Ρόδου αναπτύχθηκε και έχει τεθεί σε λειτουργία ηλεκτρονική πλατφόρμα (https://eisigisis.rhodes.gr/) μέσω της οποίας όλες οι υπηρεσίες του Δήμου διακινούν τις εισηγήσεις τους προς την Οικονομική Επιτροπή και το Δημοτικό Συμβούλιο, από το πρώτο στάδιο της σύνταξης και των απαραίτητων εγκρίσεων, έως και την έκδοση της σχετικής απόφασης από το αντίστοιχο συλλογικό όργανο και της ενημέρωσής της με τον μοναδικό Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης (Α.Δ.Α.). Ως αποτέλεσμα, όλες οι εισηγήσεις που έχουν διεκπεραιωθεί και έχουν εξελιχθεί σε απόφαση βρίσκονται προσβάσιμες στην τελική αναρτημένη μορφή τους, ως εκτελεστές πράξεις.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας 

Η εν λόγω πλατφόρμα δημιουργήθηκε με σκοπό την απλούστευση των σχετικών διαδικασιών για την λήψη και έκδοση των αποφάσεων των συλλογικών οργάνων του Δήμου, ως μέρος μίας συνολικότερης προσπάθειας του Δήμου για εναρμόνιση με την στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού του κράτους, αναδιοργάνωση των υπηρεσιών του και εξοικονόμηση πόρων.

Στόχοι της Καινοτομίας

Βασικοί στόχοι της ανάπτυξης και λειτουργίας της πλατφόρμας αποτελούν, αφενός η συντόμευση του συνολικού χρόνου διεκπεραίωσης των αποφάσεων της Οικονομικής Επιτροπής και του Δημοτικού Συμβουλίου του Δήμου και αφετέρου η μείωση του λειτουργικού κόστους, τόσο σε ανθρωποώρες των υπαλλήλων των οργανικών μονάδων διοικητικής υποστήριξης των συγκεκριμένων αιρετών οργάνων, όσο και σε κόστος αναλώσιμων υλικών, όπως χαρτί και μελάνι.

Επιπλέον, μέσω της λειτουργίας της πλατφόρμας επιτυγχάνεται η τυποποίηση και αυτοματοποίηση των επιμέρους υπο-διαδικασιών με αποτέλεσμα την βελτίωση της ποιότητας του τελικού αποτελέσματος και η δημιουργία ενός πλήρους και ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού αρχείου εμπλουτισμένου με το ιστορικό όλων των εισηγήσεων, συμπεριλαμβανομένων και των συνημμένων εγγράφων τους, μέσω του οποίου μπορεί να παρακολουθείται και η εξέλιξη τους.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η συντόμευση του χρόνου διεκπεραίωσης των εισηγήσεων προς τα συλλογικά όργανα, η διευκόλυνση της λειτουργίας της υπηρεσιακής μονάδας που τα υποστηρίζει και η εξοικονόμηση υλικών και άυλων πόρων (αναλώσιμων και ανθρωποωρών εργασίας) αποτελούν τα βασικότερα οφέλη από την υιοθέτηση της συγκεκριμένης καινοτομίας.

Η μέχρι πρότινος ακολουθούμενη διαδικασία για την διαδρομή μίας εισήγησης από τις οργανικές μονάδες του Δήμου μέχρι τα συλλογικά όργανα για την λήψη της αντίστοιχης απόφασης, είχε τα εξής βήματα:

Σύνταξη της εισήγησης από τον αρμόδιο υπάλληλο – υπογραφή της από τον Προϊστάμενο της οργανικής μονάδας και έγκριση της από τον αντίστοιχο αιρετό προϊστάμενο – προώθηση της εισήγησης, και όλων των συνημμένων εγγράφων, προς το Πρωτόκολλο σε τουλάχιστον 4 αντίτυπα (ένα για το πρωτόκολλο, ένα για το συλλογικό όργανο, ένα για τον αιρετό προϊστάμενο και ένα για την υπηρεσία) – πρωτοκόλληση της εισήγησης και διακίνηση των έγχαρτων αντιτύπων και των συνημμένων τους εγγράφων με κλητήρα σε τουλάχιστον 4 διαφορετικούς αποδέκτες – παραλαβή των εγγράφων από τη γραμματεία του συλλογικού οργάνου, σάρωση του συνόλου τους και δημιουργία αρχείου μορφής PDF, ιδιαίτερα μεγάλου σε όγκο – αποστολή των σαρωμένων εγγράφων στα μέλη του συλλογικού οργάνου, πριν τη συνεδρίαση, σε δύο ή τρία διαδοχικά στάδια, λόγω πεπερασμένης χωρητικότητας των διευθύνσεων των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων.

Με τη εφαρμογή της νέας διαδικασίας, μέσω της χρησιμοποίησης της ηλεκτρονικής πλατφόρμας, δεν διακινείται κανένα αρχείο έγχαρτα αλλά τόσο η διακίνησή τους, μέσω των αρμόδιων πιστοποιημένων χρηστών που έχουν πρόσβαση, όσο και οι απαιτούμενες εγκρίσεις από τους υπηρεσιακούς ή αιρετούς προϊσταμένους, οι οποίοι επίσης έχουν πρόσβαση, γίνονται ηλεκτρονικά. Σαν αποτέλεσμα, η γραμματεία του συλλογικού οργάνου έχει σε ηλεκτρονική μορφή, με σημαντικά μικρότερο όγκο, όλα τα απαραίτητα αρχεία εισηγήσεων και εγγράφων, και μπορεί να τα αποστέλλει σε όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου πολύ εύκολα και γρήγορα, χωρίς τα προβλήματα χωρητικότητας των διευθύνσεων των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων. Εξαιρετικά σημαντική είναι και η οικονομία που αποφέρει η χρήση της πλατφόρμας σε εργατοώρες, με τον συνολικό χρόνο διεκπεραίωσης μίας εισήγησης προς τα συλλογικά όργανα να μειώνεται σε κάποιες περιπτώσεις μέχρι και κατά 99%, καθώς ο ελάχιστος χρόνος για τις απαιτούμενες ενέργειες των χρηστών της πλατφόρμας μπορεί να συμπιέζεται μέχρι και σε μισή ώρα, σε αντίθεση με την προηγούμενη διαδικασία στην οποία μερικές φορές χρειάζονταν έως και μέρες.

Κατά τον πρώτο χρόνο λειτουργίας της πλατφόρμας, και πιο συγκεκριμένα κατά το διάστημα 16 Σεπτεμβρίου έως 31 Δεκεμβρίου 2020, κατατέθηκαν μέσω της πλατφόρμας 53 εισηγήσεις προς το Δημοτικό Συμβούλιο και ,strong>357 εισηγήσεις προς την Οικονομική Επιτροπή του Δήμου αντίστοιχα, και ολοκληρώθηκε η διαδικασία έκδοσης των αντίστοιχων Αποφάσεων. Συνολικά, από την έναρξη της κανονικής λειτουργίας της ηλεκτρονικής πλατφόρμας μέχρι και σήμερα (Μάρτιος 2022) έχουν ενταχθεί σε αυτήν 261 εισηγήσεις προς το Δημοτικό Συμβούλιο και εισηγήσεις προς την Οικονομική Επιτροπή.

Στάδιο Σχεδιασμού

Ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη της συγκεκριμένης πλατφόρμας διήρκεσε από τον Δεκέμβριο του 2019 μέχρι τον Απρίλιο του 2020 και υλοποιήθηκε από στελέχη του Τμήματος Νέων Τεχνολογιών και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, της Δ/νσης Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών, του Δήμου Ρόδου. Το περιβάλλον φιλοξενίας που χρησιμοποιήθηκε για την ανάπτυξή της είναι σε Windows Server 2016 και iis 10, με την τεχνολογία Asp.net, και χρησιμοποιεί την βάση δεδομένων Microsoft SQL server.

Στάδιο Πειραματικής εφαρμογής

Η αρχική λειτουργία της εφαρμογής, σε ένα πρώτο πιλοτικό στάδιο πέντε περίπου μηνών, περιορίστηκε σε ένα πολύ περιορισμένο αριθμό υπηρεσιών και υπαλλήλων του Δήμου (καταρχήν σε προορατική βάση), παράλληλα με την υφισταμένη κλασική διαδικασία, ώστε να εντοπιστούν και να καταγραφούν τυχόν προβλήματα και δυσλειτουργίες από την χρήση της.

Στάδιο Εφαρμογής

Από τον Σεπτέμβριο του 2020 η χρήση της ηλεκτρονικής πλατφόρμας επεκτάθηκε υποχρεωτικά, ως η αποκλειστική διαδικασία για την κατάθεση εισηγήσεων και την λήψη αποφάσεων από την Οικονομική Επιτροπή και το Δημοτικό Συμβούλιο, σε όλες τις υπηρεσίες του Δήμου Ρόδου.

Στάδιο Διάδοσης

Η διάδοση της εγκατάστασης της εφαρμογής καθώς και της έναρξης και του τρόπου λειτουργίας της έγινε με αποστολή e-mail και χρήση του εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, καθώς και μέσω ενημερωτικού - υπηρεσιακού σημειώματος προς όλες τις οργανικές μονάδες και υπομονάδες του Δήμου.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Μετά από ένα πρώτο χρονικό διάστημα για την πλήρη εξοικείωση ενός μικρού μέρους των χρηστών (υπηρεσιακών στελεχών και αιρετών), χωρίς ιδιαίτερη εμπειρία σε προγράμματα και εφαρμογές πληροφορικής, με το περιβάλλον της ηλεκτρονικής πλατφόρμας, η λειτουργία της εξελίσσεται ομαλά και χωρίς προβλήματα.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Οι απαιτήσεις για την απρόσκοπτη χρήση και λειτουργία της εφαρμογής από τους χρήστες της (υπαλλήλους και μέλη των συλλογικών οργάνων του Δήμου) είναι ύπαρξη λογαριασμού e-mail και πρόσβαση σε ηλεκτρονικό υπολογιστή με σύνδεση στο internet και ελάχιστες προδιαγραφές σε επεξεργαστή και μνήμη.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις 

Ο σχεδιασμός και η εφαρμογή της ηλεκτρονικής πλατφόρμας κατάθεσης εισηγήσεων προς τα συλλογικά όργανα του Δήμου (Οικονομική Επιτροπή και Δημοτικό Συμβούλιο), καθώς και διαχείρισης των αντίστοιχων αποφάσεων, αποτέλεσε ένα πρώτο βήμα ψηφιακού μετασχηματισμού το οποίο ολοκληρώθηκε επιτυχώς και μπορεί να θεωρηθεί ως τμήμα μίας συνολικής στρατηγικής για την ψηφιακή και ηλεκτρονική διακυβέρνηση. Το φιλικό, προς τον χρήστη, περιβάλλον και η ευκολία στη λειτουργία της, καθιστούν την συγκεκριμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα ευρέως αποδεκτή.

 

 

Φορέας: Δ. Ρόδου

Πεδίο εφαρμογής: Εσωτερική εφαρμογή σε ολόκληρη την λειτουργία του φορέα.

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διοίκηση

Έτος: 2019

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Οργανωτική καινοτομία

Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Υπάλληλοι του Δ. Ρόδου, Δημοτικό Συμβούλιο, Οικονομική Επιτροπή

Αποτελέσματα: περίπου 113 ωφελούμενοι για το τρέχον έτος

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα

URL: https://eisigisis.rhodes.gr

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Subscribe to our newsletter

Fill in your organization email