Περιγραφή της Καινοτομίας
Η καινοτομία της Εθνικής Επιτροπής Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ) αφορά την ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου προγράμματος παροχής εξειδικευμένων συμβουλευτικών υπηρεσιών ψυχολογικής υποστήριξης και ανάπτυξης προς τους εργαζομένους της και τα μέλη των οικογενειών τους. Το πρόγραμμα αποτελεί καινοτομία, καθώς για πρώτη φορά στην ελληνική δημόσια διοίκηση αναπτύσσεται και εφαρμόζεται η παροχή υπηρεσιών ψυχολογικής υποστήριξης προς το προσωπικό δημόσιου φορέα.
Η καινοτομία στοχεύει στην προαγωγή της ψυχοκοινωνικής υγείας στον εργασιακό χώρο, στην αύξηση της εργασιακής δέσμευσης και στην εξισορρόπηση μεταξύ της εργασιακής και της προσωπικής ζωής (work-life balance) των υπαλλήλων. Το πρόγραμμα σχεδιάστηκε από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της Διεύθυνσης Οικονομικών και Διοικητικών Υπηρεσιών με εξωτερικούς εταίρους και περιλαμβάνει τις υπηρεσίες:
1) Τηλεφωνική Γραμμή υποστήριξης και καθοδήγησης των εργαζομένων και των μελών της οικογένειάς τους, για τη διαχείριση προσωπικών, οικογενειακών ή εργασιακών θεμάτων. Η υπηρεσία είναι διαθέσιμη στους υπαλλήλους 24 ώρες την ημέρα, 7 μέρες την εβδομάδα, όλο το χρόνο.
2) Ατομικές και Οικογενειακές Συνεδρίες Συμβουλευτικής Υποστήριξης για τους εργαζόμενους και τα μέλη της οικογένειάς τους με βάση τη γεωγραφική εγγύτητα.
3) On site συμβουλευτική. Αναφέρεται σε τακτικές on site συναντήσεις Ψυχολόγου με τους εργαζόμενους της ΕΕΤΤ, σε προκαθορισμένο χρόνο στους χώρους της ΕΕΤΤ (Κεντρικά & Περιφερειακά Γραφεία). Βασικός στόχος είναι η προσωπική αποφόρτιση, ενδυνάμωση και καθοδήγηση στα προσωπικά, οικογενειακά ή/και εργασιακά προβλήματα που πιθανώς αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι και επηρεάζουν αρνητικά την υγεία και ευεξία τους, την απόδοση και την αποτελεσματικότητα τους σε εργασιακό και προσωπικό επίπεδο.
4) Συμβουλευτική καθοδήγηση των Προϊσταμένων της Αρχής για την αποτελεσματική υποστήριξη των εργαζομένων τους.
5) Ομάδες Συμβουλευτικής/mini groups και αποφόρτισης.
6) Παροχή ενημερωτικού υλικού/αρθρογραφία σε διάφορες θεματικές. Το συγκεκριμένο υλικό πέρα από υπενθυμιστικό χαρακτήρα αποτελεί και ψυχο-εκπαιδευτικό υλικό και γνώση για το ανθρώπινο δυναμικό της Αρχής.
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας
Οι υπάλληλοι ενημερώνονται από τη γνωσιακή πύλη της ΕΕΤΤ η οποία αποτελεί την πλατφόρμα ενημέρωσης, επικοινωνίας και διάχυσης γνώσης στο προσωπικό της για την παροχή των υπηρεσιών του προγράμματος. Εκτός από την πρόσβαση του προσωπικού στις παραπάνω υπηρεσίες 1 και 2 του προγράμματος, λαμβάνουν χώρα μηνιαίες επισκέψεις από τον εξειδικευμένο σύμβουλο/ψυχολόγο για τα κάτωθι: α) παροχή βραχείας ατομικής συμβουλευτικής προς τους εργαζόμενους, β) διοργάνωση συναντήσεων σε ομάδες συμβουλευτικής και σε μικρές ομάδες (mini groups) αποφόρτισης, γ) ενημερωτικές ομιλίες για θέματα προαγωγής υγείας και ευεξίας (well-being). Παράλληλα, κάθε μήνα αποστέλλονται από την συνεργαζόμενη εταιρεία ηλεκτρονικά Brochures, quick tips ή/και αρθρογραφία σε ενδεικτικές θεματολογίες προαγωγής ψυχικής υγείας, προσωπικής ανάπτυξης και ευημερίας τα οποία διανέμονται στο προσωπικό. Η ηλεκτρονική ενημέρωση περιλαμβάνει ενδεικτικές θεματολογίες όπως: Κορωνοϊός (ενίσχυση του εαυτού κατά την περίοδο του lockdown), Διαχείριση άγχους και κρίσης πανικού σε συνθήκες αυτοπεριορισμού και απαγόρευσης, η Παγκόσμια Ημέρα Ψυχικής Υγείας (flyer, podcast, messages), η Ημέρα Εξάλειψης Βίας κατά Γυναικών, η Διαχείριση Παρατεταμένου Στρες, η Ημέρα Υγείας και Ασφάλειας στην Εργασία, Γνωστικές Διαστρεβλώσεις, Παγκόσμια Μέρα για την Πρόσληψη της Αυτοκτονίας, Διαχείριση της Κρίσης Πανικού (Podcast), Το Τραύμα της Φωτιάς. Πως μπορούμε να βοηθήσουμε τον εαυτό μας και τους άλλους, Αυτοεκτίμηση Υψηλή vs Χαμηλή, Mindfulness Tips κ.α.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Οι βασικοί λόγοι για την ανάπτυξη της καινοτομίας είναι:
1) Η διερεύνηση και πρόληψη ψυχοκοινωνικών κινδύνων, η διαχείριση προβλημάτων και του εργασιακού άγχους του προσωπικού σχετικών με τη φύση της εργασίας (π.χ. διαχείριση χρόνου, οργανωσιακές αλλαγές).
2) Η ενδυνάμωση της ψυχικής υγείας των εργαζομένων και των μελών των οικογενειών τους.
3) Η αντιμετώπιση ζητημάτων εργασιακών σχέσεων και της επικοινωνίας μεταξύ του προσωπικού με σκοπό , την ενδυνάμωση διαπροσωπικών σχέσεων και την ενίσχυση της ανθεκτικότητας και ευελιξίας των υπαλλήλων στις συνθήκες εργασίας.
4) Η βελτίωση της εναρμόνισης μεταξύ προσωπικής και εργασιακής ζωής των υπαλλήλων.
5) Η διαχείριση θεμάτων όπως τα ζητήματα που ανέκυψαν με την πανδημία Covid-19 π.χ την προσαρμογή σε συνθήκες απομακρυσμένης εργασίας και τη διαχείριση της εναρμόνισης προσωπικής/οικογενειακής και εργασιακής ζωής.
6) Η προσαρμογή σε ανάγκες του προσωπικού, καθώς η καινοτομία προέκυψε ύστερα από σχετικές προτάσεις των στελεχών του οργανισμού.
Στόχοι της Καινοτομίας
Οι βασικοί στόχοι της καινοτομίας είναι:
1) Η μείωση των περιστατικών ψυχοκοινωνικών και συμπεριφορικών προβλημάτων μέσα από την προαγωγή της ευεξίας (wellbeing) και την εναρμόνιση προσωπικής και εργασιακής ζωής των εργαζομένων.
2) Η αύξηση της εργασιακής απόδοσης και η δημιουργία ενός υγιέστερου και αποδοτικότερου ανθρώπινου δυναμικού μέσα σε ένα υγιές εργασιακό περιβάλλον.
3) Η αύξηση της ικανοποίησης των εργαζόμενων στον χώρο εργασίας. Ειδικότερα, η καινοτομία στοχεύει στην ικανοποίηση μέσα από ειδικούς στόχους αποδοχής της όπως:
α) Η χρήση της τηλεφωνικής γραμμής συμβουλευτικής υποστήριξης, από το ανθρώπινο δυναμικό της ΕΕΤΤ σε ποσοστό άνω του 4,5% των υπαλλήλων του φορέα, με βάση το ετήσιο διεθνές ποσοτικό σημείο αναφοράς (Benchmark).
β) Η χρήση της πρόσωπο με πρόσωπο συμβουλευτικής υπηρεσίας από το ανθρώπινο δυναμικό της ΕΕΤΤ, σε ποσοστό άνω του 4,5% των υπαλλήλων του φορέα, με βάση το ετήσιο διεθνές ποσοτικό σημείο αναφοράς (Benchmark).
γ) Επίτευξη υψηλού βαθμού συνολικής αποδοχής και θετικής αξιολόγησης από τους υπαλλήλους σε ποσοστό άνω του 90%.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Τα κυριότερα αποτελέσματα από τη λειτουργία του προγράμματος είναι τα ακόλουθα:
1) Η αύξηση της εργασιακής απόδοσης. Όπως προκύπτει από τη διεξαγωγή έρευνας από την ΕΕΤΤ από την οποία έχει διαπιστωθεί θετική συσχέτιση (correlation) μεταξύ των παρεχόμενων συμβουλευτικών υπηρεσιών υποστήριξης με την εργασιακή απόδοση μέσω ερωτηματολογίων αυτό-αναφοράς.
2) Η βελτίωση των εργασιακών και διαπροσωπικών σχέσεων.
3) Η διευκόλυνση της διαχείρισης έκτακτων συνθηκών, όπως η πανδημία Covid-19.
4) Αύξηση της εργασιακής ικανοποίησης. Η καινοτομία έχει επιτύχει την ευρεία χρήση και αποδοχή της υπερβαίνοντας το στόχο του 4,5% κ ενώ η ικανοποίηση του προσωπικού υπερβαίνει το 98%.
5) Βελτίωση των δεικτών απόδοσης σύμφωνα με τον δείκτη επιστροφής απόδοσης επένδυσης (ROI – Return on Investment) : 1,96 και 2,09 ευρώ επιστροφή για κάθε 1 ευρώ που ξοδεύεται από την Αρχή για τα χρονικά διαστήματα 5/2021-5/2022 και 5/2020-5/2021 αντίστοιχα από την αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων μετά τη χρήση των υπηρεσιών. Περιορίστηκε δηλαδή η απώλεια από την μειωμένη απόδοση των εργαζομένων, η οποία οφειλόταν σε εργασιακό ή συμπεριφορικό πρόβλημα το οποίο αντιμετώπιζαν και για το οποίο αντιμετωπίστηκε με υπηρεσίες συμβουλευτικής υποστήριξης. Ο υπολογισμός έγινε με βάση το κόστος μισθοδοσίας σε σύγκριση με την αύξηση της αποδοτικότητάς τους.
Στάδιο σχεδιασμού
Κατά το χρονικό διάστημα σχεδιασμού του προγράμματος (Νοέμβριος 2018 – Μάϊος 2019) το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού στο πλαίσιο της προαγωγής της εργασιακής ευημερίας του προσωπικού, εμπνεύστηκε την δυνατότητα παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών υποστήριξης και ανάπτυξης των εργαζομένων της Αρχής, με απώτερο στόχο την αύξηση της εργασιακής δέσμευσης και την εξισορρόπηση της εργασιακής και προσωπικής ζωής τους (work-life balance). Τα στάδια του σχεδιασμού ήταν τα ακόλουθα:
1) Η διαμόρφωση και υποβολή πρότασης στη Διοίκηση της Αρχής και η σύνταξη σχετικού εισηγητικού σημειώματος για τη σκοπιμότητα της δράσης.
2) Η διεξαγωγή σχετικής έρευνας αγοράς για τον εντοπισμό των εταιρειών παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών υποστήριξης από το Τμήμα Προμηθειών & Διοικητικής Μέριμνας και η πρόσκληση Υποβολής Προσφοράς παροχής υπηρεσιών εξειδικευμένου συμβούλου.
3) Η επιλογή του κατάλληλου αναδόχου από το Τμήμα Προμηθειών και Διοικητικής Μέριμνας σε συνεργασία με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού μετά τη λήψη των σχετικών προσφορών και η έκδοση της σχετικής απόφασης ανάθεσης, με την αρωγή της Διεύθυνσης Νομικών Υπηρεσιών, μεταξύ Αναδόχου και ΕΕΤΤ.
4) Η λήψη μέτρων για τη συμμόρφωση της παροχής των υπηρεσιών με το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, συμπεριλαμβάνοντας και την αναλυτική ενημέρωση των εργαζομένων της ΕΕΤΤ για τη διαχείριση και προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των ίδιων και των προστατευόμενων μελών τους.
5) Η συγκρότηση Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του Προγράμματος.
Τα ανωτέρω στάδια σχεδιασμού λαμβάνουν χώρα κάθε έτος υλοποίησης του προγράμματος.
Στάδιο εφαρμογής
Κάθε έτος, ορίζεται ένας εξειδικευμένος σύμβουλος (Ψυχολόγος) από την πλευρά της αναδόχου εταιρείας, ο οποίος αξιολογεί, σχεδιάζει και συντονίζει με τον Προϊστάμενο του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού την λειτουργία του προγράμματος για την προώθηση των δύο κύριων υπηρεσιών, δηλαδή της τηλεφωνικής γραμμής υποστήριξης και των ατομικών συνεδριών συμβουλευτικής υποστήριξης των εργαζομένων.
Παράλληλα, στις αρχές κάθε έτους λαμβάνει χώρα ο προγραμματισμός των τακτικών on-site συναντήσεων του Ψυχολόγου στους χώρους της ΕΕΤΤ (Κεντρικά και Περιφερειακά Γραφεία).
Στο τέλος κάθε τριμήνου τα μέλη της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής της Αρχής αξιολογούν το παραδοτέο έργο (σύμφωνα με τη σύμβαση) που αποστέλλεται από την ανάδοχο εταιρεία σύμφωνα με συγκεκριμένους δείκτες όπως % το ποσοστό συμμετοχής των εργαζομένων στις υπηρεσίες του προγράμματος, ο δείκτης ROI, βαθμός ικανοποίησης χρηστών κλπ.
Συνεργασίες
Στελέχη της ΕΕΤΤ συνεργάζονται με τον εξειδικευμένο Σύμβουλο της αναδόχου εταιρείας για το σχεδιασμό και το συντονισμό των υπηρεσιών του Προγράμματος λαμβάνοντας υπόψιν τις ανάγκες του προσωπικού τις Αρχής.
Χρηματοδότηση και κόστος
Το ετήσιο κόστος για την υλοποίηση του προγράμματος, το οποίο αφορά 200 εργαζόμενους και την οικογένειά τους ανέρχεται στο ποσό των 7.440 ευρώ (μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ) και χρηματοδοτείται από εθνικούς πόρους και τον προϋπολογισμό του φορέα.
Για το στάδιο του σχεδιασμού απασχολούνται ετησίως συνολικά 2 υπάλληλοι ΠΕ Διοικητικού Οικονομικού της Αρχής και 1 Νομικός - ένα άτομο από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, ένα άτομο από το Τμήμα Προμηθειών και Διοικητικής Μέριμνας και ένα από την Διεύθυνση Νομικών Υπηρεσιών, με συνολικό χρόνος απασχόλησης 80 ώρες ετησίως.
Για το στάδιο της εφαρμογής απαιτείται εργασία ενός διοικητικού υπαλλήλου του Φορέα (Προϊστάμενος Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού), ο οποίος απασχολείται σε καθημερινή βάση για μία ώρα, δηλαδή συνολικά 22 ώρες μηνιαίως. Ο έλεγχος και η παρακολούθηση του προγράμματος λαμβάνει χώρα από τριμελή Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής (εργαζόμενοι στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της Αρχής) στο τέλος κάθε τριμήνου.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Κατά το πρώτο έτος εφαρμογής της καινοτομίας το προσωπικό ήταν διστακτικό ως προς τη χρήση του προγράμματος. Με ενθάρρυνση και επικοινωνώντας τα οφέλη της συγκεκριμένης καινοτομίας, την διστακτικότητα του προσωπικού διαδέχτηκε ο ενθουσιασμός και η ικανοποίηση.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Ένας από τους κυριότερους παράγοντες που οδήγησαν στην επιτυχή εφαρμογή της ανωτέρω καινοτομίας είναι η υποστήριξη, η βαθιά δέσμευση και η έντονη προσήλωση της Διοίκησης της ΕΕΤΤ. Περαιτέρω, λάμβανε χώρα ανοιχτή και συνεχής ενημέρωση και επικοινωνία του προσωπικού συμπεριλαμβανομένης της συνεχούς και σαφούς ανταλλαγής πληροφοριών για την υλοποιούμενη καινοτομία.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Η διαχρονική αξία του προγράμματος είναι ένας ενισχυτικός παράγοντας για την αξιοποίησή του ως εργαλείο συνεχούς ενδυνάμωσης, υποστήριξης και καθοδήγησης για θέματα συνδεόμενα με την προσωπική, οικογενειακή και επαγγελματική ζωή των εργαζομένων.
Φορέας: Εθνική Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ)
Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό
Τομέας πολιτικής: Κοινωνική Πρόνοια και Προστασία
Πεδίο καινοτομίας: Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021 (ετήσιος επανασχεδιασμός)
Στάδιο καινοτομίας: Διάδοση
Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών
Ωφελούμενοι: Δημόσιοι Υπάλληλοι
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2022: 47 υπάλληλοι, 2021: 44 υπάλληλοι
Πηγές Χρηματοδότησης: Προϋπολογισμός φορέα
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 8 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!