Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 1 Νοεμβρίου 2024
Περιγραφή της Καινοτομίας
Το Μετοχικό Ταμείο Πολιτικών Υπαλλήλων, επιδιώκοντας την άμεση μετάβασή του στη νέα εποχή της ψηφιακής διακυβέρνησης, υιοθέτησε αυτοματοποιημένες διαδικασίες, προκειμένου να βελτιώσει στο μέγιστο βαθμό τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τα μέλη του (μετόχους και μερισματούχους).
Η καινοτομία που ανέπτυξε αφορά την αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης αποφάσεων απονομής ατομικών μερισμάτων των μελών του και βασίζεται στην άντληση δεδομένων από τα ηλεκτρονικά Δελτία Ατομικής και Υπηρεσιακής Κατάστασης (e-ΔΑΥΚ), στον μηχανογραφικό έλεγχο και επεξεργασία των αιτήσεων απονομής ατομικών μερισμάτων που κατατίθενται στο Μετοχικό Ταμείο Πολιτικών Υπαλλήλων και στην έκδοση των αντίστοιχων τελικών αποφάσεων απονομής.
Σκοπός της καινοτομίας είναι η αντιμετώπιση, στον ελάχιστο δυνατό χρόνο και με τη μέγιστη δυνατή πιστότητα, του μεγάλου όγκου των αιτημάτων των μελών, η επεξεργασία των οποίων, λόγω έλλειψης ανθρώπινου δυναμικού, καθυστερεί σημαντικά επιφέροντας δυσαρέσκεια στους αιτούντες – λήπτες των σχετικών υπηρεσιών του Μετοχικού Ταμείου.
Η εφαρμογή της καινοτομίας αναπτύχθηκε από τα αρμόδια στελέχη του Μετοχικού Ταμείου, σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων. Υποστηρίζεται από την υφιστάμενη μηχανογραφική υποδομή του Ταμείου και βρίσκεται σε πλήρη παραγωγική λειτουργία.
Η καινοτομία υπήρξε μοναδική στη σύλληψη, το σχεδιασμό και την υλοποίησή της, αξιοποιώντας συνδυαστικά πλήθος δεδομένων που υφίστανται σε ψηφιακή μορφή για την παραγωγή του τελικού αποτελέσματος – υπηρεσίας, για τους μερισματούχους του Μετοχικού Ταμείου.
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας
Η διαδικασία της αυτοματοποιημένης έκδοσης αποφάσεων απονομής ατομικών μερισμάτων υλοποιείται από κοινή Ομάδα Εργασίας, με τη συμμετοχή στελεχών της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων, του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους και του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων.
Μέσω συστημάτων διαλειτουργικότητας, επιτυγχάνεται η παραλαβή ψηφιακών δεδομένων, τα οποία ενημερώνουν καθημερινά τη Βάση Δεδομένων του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων, ώστε να είναι εφικτή η αυτοματοποιημένη διαδικασία έκδοσης αποφάσεων απονομής νέων μερισμάτων και η καταβολή αυτών σε τριμηνιαία βάση.
Το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους (νυν e-ΕΦΚΑ) παρέχει τη διοικητική έγκριση μεταφοράς των παραπάνω δεδομένων στο Μετοχικό Ταμείο και η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων υλοποιεί, μέσω της διαλειτουργικότητας, την αποστολή αυτών.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Οι βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας έγκειται:
1) Στην επίτευξη των στόχων του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Μεταρρύθμιση του Δημοσίου Τομέα 2014-2020».
2) Στην προσαρμογή νομοθεσίας για την ψηφιακή απονομή του μερίσματος του Μετοχικού Ταμείου, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 64 του ν.4921/2022.
3) Στη σταδιακή συρρίκνωση του ανθρώπινου δυναμικού του Μετοχικού Ταμείου.
4) Στη σύνδεση του συστήματος στοχοθεσίας και αξιολόγησης της απόδοσης των δημόσιων φορέων με την παραγωγικότητα του φορέα και τη μέτρηση των αποτελεσμάτων.
5) Στη σταδιακή ψηφιοποίηση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Μετοχικού Ταμείου προς τους μετόχους και μερισματούχους του.
Στόχοι της Καινοτομίας
Οι Βασικοί στόχοι της καινοτομίας είναι: α) ο σωστός υπολογισμός μηνιαίου μερίσματος στο 90% των νέων αιτήσεων απονομής ατομικού μερίσματος, μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας, β) η μείωση του χρόνου απόκρισης των υπηρεσιών του φορέα στα αιτήματα των μελών του και γ) η ορθολογικότερη διαχείριση των ανθρώπινων και υλικοτεχνικών πόρων του φορέα.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Η καινοτόμα εφαρμογή της αυτοματοποιημένη διαδικασία έκδοσης αποφάσεων απονομής ατομικών μερισμάτων του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων, συνεισφέρει στη βελτίωση της αποδοτικότητας και της ποιότητας των υπηρεσιών του φορέα, αναφορικά με το χρόνο απόκρισής του, στις προς χορήγηση πράξεις και στον χρόνο αναμονής των αιτούντων μελών, καθώς επίσης της αξιοπιστίας και ασφάλειας των δεδομένων.
Ειδικότερα:
• Αυξήθηκε η παραγωγικότητα του προσωπικού του αρμοδίου τμήματος κατά 96% το έτος 2023 έναντι του έτους 2022 (αριθμός νέων μερισμάτων που εκδόθηκαν με αυτοματοποιημένη διαδικασία/συνολικός αριθμός νέων μερισμάτων).
• Ο χρόνος απονομής του ατομικού μερίσματος μειώθηκε σταδιακά κατά 98%.
• Βελτιώθηκε το επίπεδο ασφάλειας κατά τη μεταφορά των ατομικών στοιχείων και δεδομένων των αιτούντων νέου ατομικού μερίσματος στην οικεία μηχανογραφική εφαρμογή, μέσω της καινοτομίας της αυτοματοποιημένης άντλησής τους από το e-ΔΑΥΚ.
• Αυτοματοποιήθηκε η διαδικασία έκδοση των αντίστοιχων τελικών αποφάσεων απονομής κατά 86% επί του συνόλου των προς επεξεργασία αιτήσεων (στοιχεία 30/06/2023).
Η καινοτομία αξιολογείται σε τριμηνιαία βάση και είναι συνδεδεμένη με τη στοχοθεσία του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων. Ως δείκτης μέτρησης έχει οριστεί ο αριθμός των αιτήσεων που επεξεργάζονται αυτοματοποιημένα ως ποσοστό επί του συνολικού αριθμού των νέων αιτήσεων απονομής ατομικού μερίσματος.
Στάδιο σχεδιασμού
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας υλοποιήθηκε από μια ομάδα στελεχών του Μετοχικού Ταμείου όλων των βαθμίδων, σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων.
Η ομάδα σχεδιασμού συνεργάστηκε και υποστηρίχθηκε τόσο από τη Διοίκηση όσο και από το Τμήμα Μηχανογράφησης του φορέα.
Πραγματοποίησε σειρά συναντήσεων και μετά από εποικοδομητική διαβούλευση και ανταλλαγή τεχνογνωσίας, αξιοποίησε την υφιστάμενη μηχανογραφική υποδομή του Ταμείου και τα διαθέσιμα δεδομένα σε ψηφιακή μορφή (α. Προμήθεια εξοπλισμού, λειτουργικών συστημάτων: ενενήντα (90) σταθμοί εργασίας, δύο (2) server, τρεις (3) σαρωτές και πέντε (5) άδειες χρήσης Microsoft, β. Διασύνδεση και διαλειτουργικότητα με τα συστήματα και τα μητρώα του Δημοσίου, γ. Φιλοξενία στο G-Cloud, δ. Aύξηση της ταχύτητας μετάδοσης δεδομένων στο διαδίκτυο (από 100 σε 1.000 Mbs), ε. Custom εφαρμογή απονομής μερισμάτων που έχει αναπτυχθεί και λειτουργεί στο πλαίσιο του υποσυστήματος CRM της αναδόχου εταιρίας, με στόχο την ανεύρεση της ταχύτερης, αποτελεσματικότερης από πλευράς ανάλωσης πόρων και άμεσα υλοποιήσιμης μεθόδου επεξεργασίας εκκρεμών αιτήσεων απονομής ατομικού μερίσματος.
Στάδιο εφαρμογής
Η εφαρμογή της καινοτομίας αποτελεί διοικητική αρμοδιότητα της Διεύθυνσης Μετόχων και Μερισματούχων και υπηρεσιακή αρμοδιότητα των τμημάτων Κανονισμού Μερισμάτων και Μεταβιβάσεων του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων.
Εφαρμόζεται από το υφιστάμενο ανθρώπινο δυναμικό των τμημάτων και υποστηρίζεται μηχανογραφικά από το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα του Μετοχικού Ταμείου, όπου σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και την ανάδοχο εταιρεία που υποστηρίζει μηχανογραφικά το Ταμείο, έγινε η επέκταση της υφιστάμενης εφαρμογής. Η συντήρηση και την επίβλεψη της εφαρμογής πραγματοποιείται από τη Διεύθυνση Μετόχων και Μερισματούχων του Μετοχικού Ταμείου, από το Τμήμα Μηχανογράφησης της Διεύθυνσης Διοικητικού – Οικονομικού και από την Ανάδοχο Εταιρεία.
Στάδιο διάδοσης
Η καινοτομία στο στάδιο της διάδοσης υιοθετήθηκε χωρίς αντιδράσεις. Έχει γίνει επικοινωνία της καινοτομίας στο εσωτερικό της δημόσιας οργάνωσης και σε φορείς εκτός της δημόσιας οργάνωσης. Έγινε χρήση του εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας ως εργαλείο επικοινωνίας της καινοτομίας στο εσωτερικό της δημόσιας οργάνωσης, καθώς επίσης συντάχθηκαν ενημερωτικά και υπηρεσιακά σημειώματα. Σε φορείς εκτός της δημόσιας οργάνωσης επιλέχθηκαν εργαλεία επικοινωνίας όπως συνέδρια, εκδηλώσεις, ημερίδες κλπ., διανεμήθηκε έντυπο υλικό, έγινε χρήση μέσων κοινωνικής δικτύωσης καθώς επίσης και έκδοση Υπουργικής Απόφασης.
Η καινοτομία μεταφέρθηκε και σε άλλη δημόσια οργάνωση (e-ΕΦΚΑ) για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας των αιτήσεων συνταξιοδότησης και τη μείωση του χρόνου έκδοσης των σχετικών αποφάσεων. Πραγματοποιήθηκαν συναντήσεις μεταξύ των στελεχών των δύο φορέων για την ανταλλαγή τεχνογνωσίας αναφορικά με την καινοτομία του Μετοχικού Ταμείου. Σύμφωνα με δημοσιευμένα στοιχειά του ΕΦΚΑ, οι μεταρρυθμίσεις των τελευταίων χρόνων έφεραν απτά αποτελέσματα.
Συνεργασίες
Ο φορέας ανέπτυξε συνεργασίες με άλλους φορείς για την ανάπτυξη της καινοτομίας στο στάδιο του σχεδιασμού και της εφαρμογής. Η συνεργασία αφορούσε σε φορείς του δημοσίου τομέα. Ειδικότερα, ο φορέας συνεργάστηκε με τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους και το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους.
Συγκεκριμένα, συγκροτήθηκε κοινή Ομάδα Εργασίας στην οποία συμμετείχαν στελέχη της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους και του φορέα. Μετά από συνεργασία των στελεχών των προαναφερόμενων φορέων, υλοποιήθηκαν διαλειτουργικότητες που επέτρεψαν την παραλαβή ψηφιακών δεδομένων, τα οποία ενημερώνουν καθημερινά τη Βάση Δεδομένων του Μετοχικού Ταμείου Πολιτικών Υπαλλήλων.
Χρηματοδότηση και κόστος
Η καινοτομία χρηματοδοτήθηκε από ίδιους πόρους και συγκεκριμένα από τον Τακτικό Προϋπολογισμό του φορέα.
Για την ανάπτυξη της καινοτομίας ασχολήθηκαν δώδεκα (12) Διοικητικοί υπάλληλοι και δύο (2) Προγραμματιστές του Τμήματος Μηχανογράφησης του φορέα για χρονικό διάστημα εννέα (9) μηνών.
Για την παροχή της καινοτομίας απαιτείται εργασία δέκα (10) Διοικητικών υπαλλήλων, επί τέσσερις (4) ημέρες το μήνα για οκτώ (8) ώρες ημερησίως, δηλαδή τριακόσιες είκοσι (320) ώρες μηνιαία. Η καινοτομία εφαρμόζεται από είκοσι (20) άτομα εκ των εβδομήντα πέντε (75) (το 2023) των Τμημάτων Κανονισμού Μερισμάτων, Μεταβιβάσεων, Λογιστηρίου και Ταμειακών Συναλλαγών και Μηχανογράφησης.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Δεν υπάρχουν προβλήματα και η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Οι κρίσιμοι παράγοντες που συνεισέφεραν στην επιτυχία της εν λόγω καινοτομίας, άπτονται καταρχήν στο γεγονός ότι η καινοτομία υπηρετεί απόλυτα το όραμα και την αποστολή του φορέα και έχει ενταχθεί στην καθημερινή υπηρεσιακή πρακτική του Μετοχικού Ταμείου.
Επίσης, σημαντικό κριτήριο για τη επιτυχία και βιωσιμότητα της καινοτομίας είναι το γεγονός ότι υποστηρίζεται από τη Διοίκηση και το ανθρώπινο δυναμικό του φορέα, σε επίπεδο βελτιστοποίησης και συντήρησης της υπάρχουσας υποδομής.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Η καινοτομία αποτελεί απτή απόδειξη της βέλτιστης αξιοποίησης των διαθέσιμων δεδομένων μεταξύ των φορέων του Δημόσιου Τομέα, καθώς και της επιδίωξης επίτευξης οικονομιών κλίμακας προς την κατεύθυνση της παροχής ασφαλών, ποιοτικών και ταχύτατων υπηρεσιών προς τους πολίτες.
Τίτλος Φορέα: Μετοχικό Ταμείο Πολιτικών Υπαλλήλων
Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση
Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2022
Τύπος Καινοτομίας:Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών/Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών/Οργανωτική καινοτομία
Στάδιο Καινοτομίας: Διάδοση
Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας)
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2023: 11.630 ωφελούμενοι 2022: 17.691 ωφελούμενοι
Πηγές χρηματοδότησης:Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 3 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!