Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία του Γενικού Νοσοκομείου Παπαγεωργίου αφορά την ανάπτυξη μιας ηλεκτρονικής συνεργατικής πλατφόρμας με σκοπό τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών παρακολούθησης και ορθής διαχείρισης των κλινικών μελετών. Μέσω της πλατφόρμας υπάρχει άμεση δια τμηματική επικοινωνία και διεκπεραιώνεται πλέον η πλειοψηφία των διαδικασιών για την διεξαγωγή των κλινικών μελετών, όπως πρωτοκόλληση, έγκριση εγγράφων κτλ., ενώ καταγράφονται όλα τα σχετικά διοικητικά και οικονομικά στοιχεία. Μέχρι πρότινος κάθε τμήμα τηρούσε αρχεία στο πρόγραμμα Excel, μόνο με εκείνα τα σημεία της μελέτης που το αφορούσαν.

Η πρωτοπορία της καινοτομίας συνίσταται στο ότι παρέχει πλέον τη δυνατότητα για την σωστή παρακολούθηση και διαχείριση της διεξαγωγής κλινικών μελετών στο νοσοκομείο, που αποτελούν στην πραγματικότητα διαδικασία παράλληλη στην κύρια λειτουργία του και η επιτυχημένη ολοκλήρωσή τους είναι σημαντική. Προς το παρόν η πλατφόρμα χρησιμοποιείται σε πλήρη εφαρμογή από τα εξής τμήματα - υπηρεσίες: Επιστημονικό Συμβούλιο (Ε.Σ.) - Οικονομική Υπηρεσία - Διοικητική Υπηρεσία (Τμήμα Τιμολόγησης). Στο μέλλον και εφόσον αλλάξει το νομοθετικό πλαίσιο των κλινικών μελετών, αναμένεται η κατάθεση των συμβάσεων να γίνεται επίσης ηλεκτρονικά με τις αντίστοιχες ψηφιακές υπογραφές από όλα τα συμβαλλόμενα μέρη.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Οι βασικότεροι λόγοι για την δημιουργία της συνεργατικής / δια τμηματικής πλατφόρμας είναι οι ακόλουθοι:

α) Η επίτευξη του στρατηγικού στόχου του νοσοκομείου για την επιτυχημένη διεξαγωγή κλινικών μελετών,

β) Το γεγονός ότι ο αριθμός των κλινικών μελετών τα τελευταία χρόνια έχει πολλαπλασιαστεί και κατά συνέπεια οι διαδικασίες διαχείρισης και παρακολούθησής του γίνονται ολοένα πιο πολύπλοκες και χρονοβόρες,

γ) Το πρόβλημα των πολύπλοκων διαδικασιών υπογραφής της συμβάσης μιας κλινικής μελέτης,

δ) Η εμπλοκή διαφορετικών τμημάτων / υπηρεσιών στη διαδικασία διεξαγωγής της κλινικής μελέτης,

ε) Η διασφάλιση ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι θα έχουν την ίδια εικόνα παρακολούθησης και διεξαγωγής της.

Για την επίλυση των παραπάνω προβλημάτων, αναζητήθηκε μια κοινή και ενιαία διαδικασία παρακολούθησης των διαδικασιών διεξαγωγής των μελετών, ως προς τις πληροφορίες που λαμβάνουν οι εμπλεκόμενοι χρήστες.

Στόχοι της Καινοτομίας

Οι κύριοι στόχοι δημιουργίας της συνεργατικής πλατφόρμας είναι:

1) Η ορθή και αποτελεσματική διεξαγωγή κλινικών μελετών στο νοσοκομείο είναι πχ να καταγράφεται αν ολοκληρώθηκαν ή αν έληξαν πρόωρα, τα έσοδα που αποκτούνται από αυτές κτλ ,

2) Η αξιοποίησή της σαν στατιστικό / διοικητικό εργαλείο αντλώντας στοιχεία και αποτελέσματα που θα χρησιμοποιηθούν τόσο στο εσωτερικό του νοσοκομείου όσο και εξωτερικά στους χορηγούς των κλινικών μελετών σαν φιλικό ερευνητικό περιβάλλον για την διεξαγωγή των κλινικών μελετών.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα μέχρι σήμερα σημαντικότερα οφέλη που έχουν προκύψει από την λειτουργία της πλατφόρμας είναι:

1) Καλύτερη καταγραφή και αποτύπωση των στοιχείων (διοικητικών και οικονομικών) των κλινικών μελετών.

2) Σημαντική μείωση γραφειοκρατίας και διεκπεραίωσης απαιτούμενων διαδικασιών για τη διεξαγωγή της εκάστοτε κλινικής μελέτης (πρωτοκόλληση και υπογραφή εγγράφων, εγκρίσεων, έκδοση αποφάσεων κ.τ.λ.).

3) Άμεση δια τμηματική επικοινωνία για οποιαδήποτε μεταβολή προκύψει ανά μελέτη.

4) Περιορισμός του φυσικού αρχείου στο ελάχιστο (ψηφιακή βιβλιοθήκη).

5) Άμεση και έγκυρη πρόσβαση σε στατιστικά και οικονομικά στοιχεία.

Στάδιο σχεδιασμού

Ο σχεδιασμός της καινοτομίας ξεκίνησε τον Ιούνιο του 2022 και τελείωσε τον Αύγουστο του 2022. Η πρόταση διαμορφώθηκε από στέλεχος που ασχολείται με την οικονομική διαχείριση των κλινικών μελετών. Συστάθηκε ομάδα εργασίας η οποία απαρτιζόταν από 4 άτομα (Γραμματέας Ε.Σ, 2 υπάλληλοι από το τμήμα πληροφορικής και η υπεύθυνη για την Οικονομική Διαχείριση των κλινικών μελετών). Η ομάδα εργασίας κατέγραψε όλα εκείνα τα στοιχεία αναφορικά με τις κλινικές μελέτες που τηρούνται σε ξεχωριστά αρχεία, ώστε να τα ενσωματώσει σε μια ενιαία πλατφόρμα. Στη συνέχεια, οι υπάλληλοι της πληροφορικής προχώρησαν στην ανάπτυξη της πλατφόρμας.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Στο στάδιο της πειραματικής εφαρμογής που διήρκεσε 1 μήνα (Σεπτέμβριος 2022), η πλατφόρμα λειτούργησε δοκιμαστικά για την διεξαγωγή 50 κλινικών μελετών, ώστε να διαπιστωθεί εάν παράγει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Κατόπιν έγιναν οι όποιες σχετικές διορθώσεις ή τροποποιήσεις και η λειτουργία της μετατράπηκε από δοκιμαστική εφαρμογή σε παραγωγική.

Στάδιο εφαρμογής

Από τον Σεπτέμβριο του 2022, η κοινή συνεργατική πλατφόρμα των κλινικών μελετών είναι σε πλήρη παραγωγική λειτουργία με την πρόβλεψη να δύναται να τροποποιηθεί σε περίπτωση αλλαγών από τη νομοθεσία. Η ομάδα που παρακολουθεί και αξιολογεί την λειτουργία της είναι τα 2 στελέχη της Οικονομικής Διεύθυνσης που είχαν την ιδέα για την υλοποίησή της και είναι και οι κύριοι χρήστες της.

Χρηματοδότηση και κόστος

Δεν υπήρξε χρηματοδότηση από κανέναν φορέα διότι η πλατφόρμα υλοποιήθηκε από εργαζόμενους του νοσοκομείου.

Για την καινοτομία απασχολήθηκαν 2 διοικητικοί υπάλληλοι (ένας διοικητικός και ένας του οικονομικού τμήματος) και 2 προγραμματιστές Η/Υ του φορέα για χρονικό διάστημα 3 μηνών, ενώ για την παροχή της καινοτομίας, απαιτείται εργασία 1 διοικητικού υπαλλήλου του φορέα σε καθημερινή βάση για 2,5 ώρες δηλαδή 50 ώρες μηνιαίως.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Κατά την ανάπτυξη και υλοποίηση δεν ανέκυψαν προβλήματα και η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Οι κρίσιμοι παράγοντες που συνεισφέρουν στη βιωσιμότητα και επιτυχία της καινοτομίας ήταν:

1) Ο ρόλος της Διοίκησης, η οποία στάθηκε αρωγός στην ιδέα για την ανάπτυξή της,

2) Η κατάρτιση των εμπλεκόμενων στελεχών στην ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας,

3) Η ταύτιση απόψεων των εμπλεκόμενων χρηστών όσον αφορά τον σκοπό, τα χαρακτηριστικά και την λειτουργία της πλατφόρμας.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η μέχρι τώρα εμπειρία από τη χρήση της πλατφόρμας έχει δείξει ότι πρόκειται για ένα πολύ χρήσιμο διοικητικό εργαλείο το οποίο συμβάλλει στο στρατηγικό σχεδιασμό ως προς τη διαχείριση των κλινικών μελετών στον χώρο του νοσοκομείου.

Φορέας: Γενικό Νοσοκομείο Παπαγεωργίου

Επίπεδο διακυβέρνησης: Τοπικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2022

Πεδίο καινοτομίας: Καινοτόμες προσεγγίσεις και τρόποι εργασίας

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Δημόσιοι υπάλληλοι

Αριθμός ωφελουμένων: 6 άτομα από 3 Υπηρεσίες (επιστημονικό συμβούλιο, οικονομική και διοικητική) του Νοσοκομείου

Πηγές Χρηματοδότησης: Δεν χρειάστηκε χρηματοδότηση καθώς υλοποιήθηκε από υπαλλήλους του φορέα

 

URL: PAPAGEORGIOU GENERAL HOSPITAL _final_ (002)

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.