Περιγραφή της Καινοτομίας
Ο Δήμος Καλαμαριάς ανέπτυξε την πλατφόρμα εργασιακής δικτύωσης και επικοινωνίας και απομακρυσμένης διαχείρισης εργασιών Comidor. Η πλατφόρμα βασίζεται στην τεχνολογία Web Based cloud που έχει αναπτυχθεί τα τελευταία χρόνια και αποτελεί το βασικό πυλώνα της παγκόσμιας προσαρμογής των πληροφοριακών συστημάτων. Η πλατφόρμα Comidor αφορά την επιτυχημένη προσπάθεια του Δήμου να λειτουργήσει ικανοποιώντας πρωτίστως την ανάγκη για συστηματοποίηση της λειτουργίας του και την αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού και των ικανοτήτων του. Επιπλέον, ανέδειξε την πρωτοπορία του Δήμου στην υλοποίηση σύγχρονων τεχνολογικά λύσεων και στην δημιουργία ενός παραγωγικού και συνεργατικού περιβάλλοντος.
Η πλατφόρμα χρησιμοποιήθηκε με επιτυχία για την μετάβαση σε ένα τρόπο εργασίας κατά τη διάρκεια παροχής τηλεργασίας των υπαλλήλων στην περίοδο της πανδημίας Covid-19. Η μετάβαση ήταν ευκολότερη καθώς ήταν ήδη δυνατή πριν από την πανδημία η πρόσβαση του προσωπικού στην πλατφόρμα μέσω διαδικτύου (internet). Έτσι, οι υπάλληλοι που εργάζονταν με τηλεργασία μπορούσαν από τον προσωπικό τους υπολογιστή να έχουν πρόσβαση στην πλατφόρμα. Η καινοτομία βοήθησε στην διατήρηση της αποδοτικότητας των υπαλλήλων στην περίοδο της πανδημίας και την παροχής υπηρεσιών εξ αποστάσεως, μέσα από εργασίες όπως:
- διαχείριση των αρχείων και φακέλων εργασίας,
- ενοποίηση των εργαλείων συνεργασίας και επικοινωνίας μέσα από ένα περιβάλλον (Mail , εσωτερικά μηνύματα, chat),
- δημιουργία ατομικού ημερολογίου εργασιών, με αναθέσεις και πλάνο εργασιών και εκκρεμοτήτων σε επίπεδο Τμήματος/Διεύθυνσης,
- ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών.
Από την έναρξη της λειτουργίας της πλατφόρμας έως και σήμερα, η παροχή των υπηρεσιών της πλατφόρμας έχει αναβαθμιστεί. Πιο συγκεκριμένα, έχουν δημιουργηθεί τα ακόλουθα υποσυστήματα:
- Υποσύστημα διαχείρισης αθλητικών δραστηριοτήτων (Μητρώο αθλουμένων, γυμναστήρια – κολυμβητήριο, αποδείξεις είσπραξης)
- Υποσύστημα διαχείρισης ΚΑΠΗ: Σύνδεση όλων των ΚΑΠΗ του Δήμου και των μελών, σιαχείριση στοιχείων μελών ΚΑΠΗ, μητρώο μελών ΚΑΠΗ, Αποδείξεις είσπραξης, Διαχείριση Εθελοντικών Ομάδων, Διαχείριση Δημιουργικής Απασχόλησης, Διαχείριση Δραστηριοτήτων, Ιατρικό Ιστορικό, Διαχείριση στοιχείων Φυσικοθεραπευτών, Διαχείριση στοιχείων Εργοθεραπευτών,
- Υποσύστημα διαχείρισης δικαστικών υποθέσεων: παρακολούθηση – προγραμματισμός υποθέσεων,
- Υποσύστημα διαχείρισης οχημάτων : δελτία κίνησης και διαχείριση καυσίμων,
- Διασύνδεση με το κεντρικό πρωτόκολλο.
Επιθυμία της ηγεσίας του φορέα είναι η περαιτέρω αναβάθμιση της πλατφόρμας, ανάλογα με τις ανάγκες του φορέα.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
H συγκέντρωση των λειτουργιών σε μία ενιαία πλατφόρμα παρέχει ουσιαστικά εργαλεία στρατηγική διοίκησης και πληροφόρησης, για την προσαρμογή του Δήμου στις απαιτητικές και μεταβαλλόμενες συνθήκες τις οποίες αντιμετωπίζει. Η πλατφόρμα δημιουργήθηκε στο πλαίσιο υλοποίησης ενός νέου λειτουργικού μοντέλου που υπάγεται στην 2η φάση μετασχηματισμού του Δήμου προς την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, το οποίο ενσωματώνει στρατηγικές, όπως:
1) Παραγωγική Διαχείριση των Διαδικασιών του Δήμου
2) Αποτελεσματική Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού
3) Καλύτερη Επικοινωνία και Εξυπηρέτηση του Πολίτη
4) Συνεργασία και διαλειτουργικότητα με τους φορείς που εποπτεύουν τον Δήμο.
Στόχοι της Καινοτομίας
Στόχοι της καινοτομίας είναι οι ακόλουθοι:
1) η καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, με την μείωση του χρόνου ανταπόκρισης και ολοκλήρωσης των εκκρεμών διαδικασιών και εργασιών
2) η εδραίωση μιας ολοκληρωμένης επικοινωνίας μεταξύ των υπηρεσιών
3) η υποστήριξη ενός νέου τρόπου εργασίας και η αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού, είτε εργάζεται με φυσική παρουσία είτε εξ αποστάσεως.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Η λειτουργία της καινοτομίας κρίνεται επιτυχημένη, καθώς συνέβαλε στην επίτευξη στόχων που εντάσσονται στο πλαίσιο του ηλεκτρονικού μετασχηματισμού του φορέα, όπως η μείωση του χρόνου ολοκλήρωσης των διαδικασιών, η παραγωγικότερη διαχείρισή τους και κατά συνέπεια η βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών του Δήμου. Ακόμα, αποτέλεσε εργαλείο αποτελεσματικής διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού, είτε εργαζόταν με φυσική παρουσία είτε εξ αποστάσεως, βοηθώντας στην αύξηση της αποδοτικότητας των υπαλλήλων στην περίοδο της πανδημίας. Η πλατφόρμα διευκόλυνε το έργο τους, καθώς είχαν την δυνατότητα της παροχής υπηρεσιών εξ αποστάσεως, την διαχείριση των αρχείων και φακέλων και την άμεση ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών.Στάδιο σχεδιασμού Το Τμήμα Πληροφορικής είχε την ιδέα για την ανάπτυξη της πλατφόρμας, καθώς επίσης ανέλαβε τον σχεδιασμό και την εφαρμογή της. Στο στάδιο του σχεδιασμού, το τμήμα συνεργάστηκε με το Α.Π.Θ και συγκεκριμένα με τον Καθηγητή κο Σταμέλο Ιωάννη για την καταγραφή όλων των διαδικασιών του Δήμου. Η διάρκεια σχεδιασμού ήταν 8 μήνες, και πραγματοποιήθηκε σε 2 Φάσεις: 1) Καταγραφή διαδικασιών: Έγινε αναλυτική καταγραφή όλων των διαδικασιών που εντάσσονται στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της κάθε Υπηρεσίας και ειδικότερα των προϋποθέσεων, των δικαιολογητικών και των σταδίων διεκπεραίωσης έκαστης εξ αυτών 2) Τυποποίηση διαδικασιών: Έγιναν συνεντεύξεις από στελέχη-κλειδιά του Δήμου για την καταγραφή με λεπτομέρεια των διαδικασιών, ώστε να διαπιστωθεί ποιες πραγματοποιούνται συχνότερα, ποιες διαδικασίες απαιτούν περισσότερο χρόνο και κόστος και προκαλούν τα περισσότερα προβλήματα. Στην συνέχεια οι διαδικασίες αποτυπώθηκαν/ τυποποιήθηκαν με χρήση κατάλληλου εργαλείου στον υπολογιστή. Βάσει της προηγούμενης έρευνας, προσδιορίστηκαν οι τεχνικές προδιαγραφές της πλατφόρμας, προκειμένου οι διαδικασίες να οργανώνονται καλύτερα και να αυτοματοποιούνται. Στην συνέχεια, ο Δήμος ανέθεσε σε ιδιωτική εταιρεία πληροφορικής την ανάπτυξη και τον σχεδιασμό της πλατφόρμας. Στάδιο πειραματικής εφαρμογής Η διαδικασία της πιλοτικής εφαρμογής διήρκησε 6 μήνες και αφορούσε στην επαναληπτική λειτουργία και την ανατροφοδότηση σε σχέση με τα αποτελέσματα από την εφαρμογή του συνεργατικού εργαλείου. Το στάδιο αυτό βοήθησε ώστε οι χρήστες να κατανοήσουν την αναγκαιότητα της συνεργασίας και της επικοινωνίας μεταξύ των υπηρεσιών μέσω ηλεκτρονικών εργαλείων. Αυτό επιτεύχθηκε με επαναλαμβανόμενα σεμινάρια ανά υπηρεσία και διαρκή υποστήριξη από το Τμήμα Πληροφορικής. Η ολοκλήρωση της πιλοτικής εφαρμογής, οδήγησε σε βελτίωση του συστήματος μέσα από ενέργειες: • Επίλυση προβλημάτων στην χρήση της πλατφόρμας ;– υποστήριξη χρηστών • Συλλογή παρατηρήσεων από τους χρήστες • Διόρθωση / Διαχείριση λαθών • Υποστήριξη προσωπικού στον χειρισμό και λειτουργία των υπολογιστών, κλπ. • Υποστήριξη της λειτουργίας των Servers (backup) • On the job training Στάδιο εφαρμογής Η πλατφόρμα χρησιμοποιείται από όλους τους υπαλλήλους του φορέα και η λειτουργία της υποστηρίζεται από το Τμήμα Πληροφορικής. Κατά την διάρκεια της εφαρμογής της τηλεργασίας χρησιμοποιήθηκε από όλους τους υπαλλήλους για την εκτέλεση του έργου τους από απόσταση. Πλέον, η διακίνηση όλων των αρχείων, η επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων καθώς και η διαχείριση των εργασιών πραγματοποιείται μέσω αυτής. Επιπρόσθετα, στην πλατφόρμα αναρτώνται αποφάσεις των οργάνων της πολιτικής ηγεσίας (Δήμαρχος, Δημοτικό Συμβούλιο κτλ) του φορέα.Στάδιο διάδοσης Η καινοτομία έχει διαδοθεί στο εσωτερικό του φορέα με την χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, με παρουσιάσεις και με σεμινάρια. Επίσης, έχει διαδοθεί στο εξωτερικό του φορέα με παρουσιάσεις σε συνέδρια, σε εκδηλώσεις, ημερίδες κλπ., με παρουσίαση σε ομάδες εργασίας και με συμμετοχές σε σεμινάρια. Συνεργασίες Ο σχεδιασμός πλατφόρμας απαίτησε συνεργασίες σε πολλά επίπεδα. Σε επίπεδο οργάνωσης υπήρξε συνεργασία του τμήματος πληροφορικής με υπηρεσίες του Δήμου. Επίσης, ο Δήμος συνεργάστηκε επίσης με στέλεχος του Α.Π.Θ. στο στάδιο του σχεδιασμού για την καταγραφή των διαδικασιών που θα εντάσσονταν στην πλατφόρμα. Για την ανάπτυξη της πλατφόρμας, καθώς και για τον έλεγχο της λειτουργία της στο στάδιο της εφαρμογής, ο Δήμος συνεργάζεται με ιδιωτική εταιρεία. Η διαλειτουργικότητα από το πρώτο στάδιο εφαρμογής της πλατφόρμας Comidor είχε ήδη επιτευχθεί σε μεγάλο βαθμό, τουλάχιστον με τους φορείς εκείνους που είχαν την αντίστοιχη τεχνολογική δομή και επάρκεια ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν διαδραστικά και με ασφάλεια με τον Δήμο Καλαμαριάς. Για την εφαρμογή της πλατφόρμας επίσης, ο Δήμος Καλαμαριάς διαλειτούργησε με την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης με στόχο την ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων με ψηφιακή υπογραφή. Χρηματοδότηση και κόστος Το κόστος ανάπτυξης της πλατφόρμας χρηματοδοτήθηκε από εθνικούς πόρους και από τον προϋπολογισμό του φορέα και ανήλθε στα 11.000 ευρώ, ενώ το ετήσιο κόστος συντήρησης της καινοτομίας είναι 7.000 ευρώ. Για τον σχεδιασμό της καινοτομίας απασχολήθηκαν 4 υπάλληλοι του Τμήματος Πληροφορικής για περίπου 3 ώρες την ημέρα. Στο στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής, υπήρχαν 2 εξειδικευμένοι υπάλληλοι με φυσική παρουσία από την εταιρεία και σε συνεργασία με το Τμήμα Πληροφορικής έλυναν τα προβλήματα .
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίησηΑρχικά υπήρξαν αντιστάσεις στην αλλαγή, όμως με την συνεχή εκπαίδευση, την αποφασιστικότητα της διοίκησης και τη μακροχρόνια χρήση της από τους υπαλλήλους είναι σήμερα βιώσιμη. Ακόμα, προκύπτουν προβλήματα, όπως η καθυστέρηση αποστολής μηνυμάτων λόγω της αργής σύνδεσης στο internet, το οποίο λύνεται μέσω επικοινωνίας με το δίκτυο Syzefxis.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Αναγκαίες προϋποθέσεις για την επιτυχία της καινοτομίας και για την διατήρηση της λειτουργίας της είναι η στήριξη της από την διοίκηση, καθώς και η εκπαίδευση των υπαλλήλων στην χρήση της, ώστε να κατανοήσουν την αναγκαιότητά της για την καλύτερη συνεργασία και επικοινωνία μεταξύ των υπηρεσιών του Δήμου.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Η λειτουργία της πλατφόρμας έχει πραγματικά συμβάλει σημαντικά στην επίτευξη στόχων προς την κατεύθυνση του ηλεκτρονικού μετασχηματισμού του φορέα, ενώ αξιοποιήθηκε κατά την διάρκεια της εφαρμογής της τηλεργασίας για την καλύτερη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου.
Φορέας: Δήμος Καλαμαριάς
Επίπεδο διακυβέρνησης: Τοπικό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση
Πεδίο καινοτομίας: Εφαρμογή νέου συστήματος διοίκησης
Έτος Σχεδιασμού Καινοτομίας: 2019 (αναβάθμιση τα τελευταία 3 έτη)
Τύπος Καινοτομίας: Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων
Στάδιο Καινοτομίας: Διάδοση
Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, Δημόσιες Οργανώσεις
Αριθμός ωφελουμένων: 250 υπάλληλοι
Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα
URL: https://services.kalamaria.gr/
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 3 / 5. Αριθμός ψήφων: 1 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!