Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 30 Οκτωβρίου 2024
Περιγραφή της Καινοτομίας
Η Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης (ΑΔΜΘ) Τμήμα Εποικισμού και Αναδασμού Κεντρικής Μακεδονίας, σχεδίασε και έθεσε σε λειτουργία ψηφιακό αποθετήριο εντός του οποίου τηρούνται έγγραφα διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας που αφορούν σε παραχωρητήρια του Δημοσίου προς ιδιώτες και Νομικά Πρόσωπα καθώς και ελέγχους τήρησης των συμβατικών υποχρεώσεων αυτών.
Η καινοτομία σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε εξ ολοκλήρου εσωτερικά (in-house) από δύο στελέχη του Τμήματος και αφορά στη ψηφιοποίηση μέσω σάρωσης χαρτώου αρχειακού υλικού (Σαρωτής RICOH IM 2702) κατόπιν συγκέντρωσης, οργάνωσης, ταξινόμησης και ευρετηρίασης αυτού, στον ποιοτικό έλεγχο των καταχωρισμένων στοιχείων με τρόπο που να διασφαλίζεται η ακεραιότητά τους.
Το ψηφιοποιημένο υλικό εμπλουτίζεται και επικαιροποιείται με νέα δεδομένα στο πλαίσιο της εν εξελίξει διοικητικής διαδικασίας. Η καινοτομία έχει στόχο τη διαφύλαξη του έντυπου αρχείου, τη βέλτιστη και ασφαλή πρόσβαση, ανάκτηση, διαχείριση και τελική διάθεση των ψηφιοποιημένων δεδομένων στους Υπαλλήλους του Τμήματος σε ένα σημείο, λαμβάνοντας υπόψη τη διαβαθμισμένη πρόσβαση ανάλογα με την ιεραρχία και το επίπεδο ασφαλείας.
Η προστιθέμενη αξία της καινοτομίας έγκειται στη βελτίωση του λειτουργικού επιπέδου της οργανικής μονάδας, στην ελαχιστοποίηση έως μηδενισμό της χρήσης έντυπων εγγράφων και αρχείων καθώς και στην εξοικονόμηση χώρου και χρόνου, με γνώμονα τη γενικότερη επιδίωξη της Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης (ΑΔΜΘ) για εναρμόνιση με τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού του κράτους, την εξοικονόμηση πόρων και την αναβάθμιση των διοικητικών διαδικασιών.
Η μοναδικότητά της έγκειται στη διαδικασία ψηφιοποίησης του συμβατικού αρχείου του Τμήματος, στην ενσωμάτωση της καινοτομίας στην καθημερινή λειτουργία και πρακτική της μονάδας, στην απαιτούμενη προσαρμογή και δέσμευση/αφοσίωση των Υπαλλήλων στη νέα οργανωσιακή πραγματικότητα και στη σταδιακή μετάβαση από τα έγχαρτα στα ψηφιακά αρχεία. Τα παραπάνω αποτελούν πρόκληση και παράδειγμα προς μίμηση για τις υπόλοιπες οργανικές μονάδες του φορέα.
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας
Οι χρήστες (δημόσιοι υπάλληλοι) εισέρχονται στο ψηφιακό αποθετήριο και δύνανται να έχουν πρόσβαση άμεσα και γρήγορα στην ψηφιακή πληροφορία η οποία έχει ευρετηριαστεί σε συγκεκριμένες αρχειακές σειρές βάσει περιεχομένου, διευκολύνοντας την εν γένει διοικητική διαδικασία. Η επικαιροποίηση της πληροφορίας και η επαναδιάταξη των αρχειακών σειρών συνιστά κρίσιμη παράμετρο για τη βιωσιμότητα της καινοτομίας.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Η καινοτομία συμβάλλει στην άμβλυνση των μειονεκτημάτων-προβλημάτων που απορρέουν από τη χρήση ενός φυσικού (συμβατικού) αρχείου. Εντοπίζονται κυρίως στη δυσχέρεια και χρονική καθυστέρηση αναζήτησης, εύρεσης και επεξεργασίας απαιτούμενων δεδομένων για τη διοικητική διαδικασία, στον κίνδυνο απώλειας ή φθοράς του χαρτώου αρχείου, στην αδυναμία διατήρησης αντιγράφων ασφαλείας και στην αναπόφευκτη χρονική καθυστέρηση κατά τη διεκπεραίωση εργασιών.
Με την ψηφιοποίηση συγκεντρώνονται σε ένα σημείο οι πληροφορίες που αφορούν σε παλαιά παραχωρητήρια του Δημοσίου (τουλάχιστον από τη δεκαετία 1960 έως τη δεκαετία 2000) με πληροφοριακή αξία για πολίτες, Νομικά Πρόσωπα και το Δημόσιο, καθώς και κάθε νέο έγγραφο-τεκμήριο που διαχρονικά προστίθεται στη συγκεκριμένη αρχειακή σειρά, συνεπεία μεταγενέστερων διοικητικών πράξεων που προκύπτουν από ελεγκτικές διαδικασίες.
Η καινοτομία διασφαλίζει την ακεραιότητα καθώς και την άμεση διαθεσιμότητα της πληροφορίας χωρίς χρονοβόρες αναζητήσεις με τρόπο απλό και λειτουργικό, στον προσωπικό υπολογιστή του κάθε χρήστη μέσω τοπικού δικτύου (LAN).
Με την καινοτομία αναδεικνύεται η σημασία της προσαρμογής στις νέες τεχνολογικές συνθήκες και η ανάγκη δημιουργίας νέας αξίας με στόχο τη βελτίωση της απόδοσης της μονάδας.
Στόχοι της Καινοτομίας
Η καινοτομία αποσκοπεί στην αναβάθμιση της εσωτερικής διοικητικής διαδικασίας του Τμήματος Εποικισμού και Αναδασμού Κεντρικής Μακεδονίας της ΑΔΜΘ, στο πλαίσιο μιας ευρύτερης προσπάθειας του φορέα για εναρμόνιση με τη στρατηγική ψηφιακού μετασχηματισμού του κράτους (Ν.4727/2020).
Κρίσιμο στόχο αποτελεί η πλήρης ενσωμάτωση της καινοτομίας στην καθημερινή λειτουργία της μονάδας, με φυσικό επακόλουθο τη σταδιακή ελαχιστοποίηση ή/και το μηδενισμό της χρήσης έγχαρτων υπηρεσιακών φακέλων. Αναμένεται ότι, το 100% του παραγόμενου διοικητικού έργου της μονάδας θα επικουρείται από την αποθηκευμένη ψηφιοποιημένη πληροφορία χωρίς να διαταράσσεται η εύρυθμη λειτουργία του Τμήματος, συντελώντας στην εξοικονόμηση ανθρωποωρών εργασίας λόγω βελτίωσης της διαχείριση και αναζήτησης των αρχειακών δεδομένων.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Η καινοτομία αφορά στην ψηφιοποίηση του χαρτώου αρχείου του Τμήματος και στην ενσωμάτωσή της στην καθημερινή λειτουργία και πρακτική, γεγονός το οποίο αναμένεται ότι θα συνδράμει στην ελαχιστοποίηση ή/και μηδενισμό της χρήσης έγχαρτων αρχείων/εγγράφων. Έχει καταστεί αντιληπτό ότι συνέβαλλε στην αναβάθμιση της λειτουργίας της διοικητικής μονάδας, στη βελτιωμένη πρόσβαση στα ψηφιοποιημένα δεδομένα από τους χρήστες του τοπικού δικτύου και στην εξοικονόμηση ανθρωποωρών εργασίας σε ποσοστό μεγαλύτερο του 80%.
Η ενδυνάμωση κουλτούρας αλλαγής και η αφοσίωση/δέσμευση των χρηστών σε σχέση με τη βιωσιμότητα του εγχειρήματος προσδίδει επιπρόσθετη προστιθέμενη αξία στο εσωτερικό περιβάλλον και την οργανωτική δομή της μονάδας.
Στάδιο σχεδιασμού
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας υλοποιήθηκε από μια ομάδα στελεχών σύμφωνα με τις γενικότερες επιχειρησιακές ανάγκες και στόχους του φορέα.
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας προέκυψε από την ανάγκη προστασίας και διατήρησης στο διηνεκές του φυσικού αρχείου του Τμήματος και συγκέντρωσης της ψηφιακής πληροφορίας σε ένα σημείο, στο οποίο οι Υπάλληλοι θα έχουν άμεση και γρήγορη πρόσβαση.
Το πρωτογενές υλικό συγκεντρώθηκε, ταξινομήθηκε βάσει γεωγραφικών αναφορών (Περιφερειακές Ενότητες Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Κιλκίς, Πέλλας, Πιερίας, Σερρών, Χαλκιδικής) και νομικού πλαισίου (άρθρο 123ΑΚ & Ν.Δ.221/1974) και δημιουργήθηκαν αρχειακές σειρές που συγκλίνουν μεταξύ τους βάσει περιεχομένου.
Με τη σάρωση του συνολικού χαρτώου αρχείου δημιουργήθηκε ψηφιακό αποθετήριο βάσει της αρχικής ευρετηρίασης των αρχείων/εγγράφων. Η Διεύθυνση Πληροφορικής της ΑΔΜΘ ενημερώθηκε για την ανάγκη δημιουργίας υποδομής ασφαλούς αποθήκευσης των ψηφιακών αντικειμένων. Για ένα έτος απαιτήθηκε καθημερινή σάρωση του συμβατικού αρχείου προκειμένου εντός του έτους 2024 να ολοκληρωθεί η διαδικασία ψηφιοποίησης. Η διαδικασία ψηφιοποίησης συνάδει με το Π.Δ.25/2014 (Α’44).
Η εποπτεία της διαδικασίας σχεδιασμού της καινοτομίας ασκήθηκε από την Προϊσταμένη του Τμήματος, η οποία συγχρόνως επωμίζεται το ρόλο της επικοινωνίας του παραγόμενου έργου καθώς και της διασφάλισης της βιωσιμότητας της καινοτομίας.
Στάδιο πειραματικής εφαρμογής
Με την ολοκλήρωση της ψηφιοποίησης του αρχείου, σε πιλοτικό στάδιο διάρκειας ενός μηνός, πραγματοποιήθηκε δοκιμαστική χρήση του αποθετηρίου. Εντοπίστηκαν και καταγράφηκαν τυχόν προβλήματα ή δυσλειτουργίες και προτάθηκαν τροποποιήσεις και βελτιώσεις καθώς και επιπλέον λειτουργίες. Ωστόσο, δεν πραγματοποιήθηκαν ριζικές μεταβολές στον αρχικό σχεδιασμό της καινοτομίας.
Στάδιο εφαρμογής
Το ψηφιακό αποθετήριο βρίσκεται ήδη σε λειτουργία και χρήση εντός του Τμήματος Εποικισμού και Αναδασμού Κεντρικής Μακεδονίας της ΑΔΜΘ και το σύνολο των Υπαλλήλων χρησιμοποιεί τα πληροφοριακά στοιχεία στο πλαίσιο της εν εξελίξει διοικητικής διαδικασίας.
Δείκτες για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της καινοτομίας αποτελούν η μείωση του χρόνου για την αξιολόγηση αιτημάτων πολιτών ή φορέων, η διευκόλυνση των απαιτούμενων ελέγχων και εν γένει η διευκόλυνση κατά 100% της διοικητικής διαδικασίας.
Συνεργασίες
Για την ανάπτυξη του Ψηφιακού Αποθετηρίου αναπτύχθηκε συνεργασία με την Διεύθυνση Πληροφορικής της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας Θράκης, για τη δημιουργία δομής αποθήκευσης του ψηφιοποιημένου υλικού (NAS File Server).
Χρηματοδότηση και κόστος
Η χρηματοδότηση της δημιουργίας του Αποθετηρίου έγινε από ίδιους πόρους.
Η ομάδα σχεδιασμού και ανάπτυξης της καινοτομίας αποτελείτο από την Προϊσταμένη του Τμήματος Εποικισμού και Αναδασμού Κεντρικής Μακεδονίας της ΑΔΜΘ και ένα (1) Στέλεχος του Τμήματος το οποίο για χρονικό διάστημα ενός έτους πραγματοποίησε τη σάρωση του χαρτώου αρχείου σε καθημερινή βάση, παράλληλα με τα λοιπά διοικητικά καθήκοντα.
Για τη βιωσιμότητα της καινοτομίας απαιτείται ένας (1) Υπάλληλος σε καθημερινή σχεδόν βάση προκειμένου να επικαιροποιεί το ψηφιοποιημένο αρχείο, παράλληλα με τα λοιπά εργασιακά του καθήκοντα.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Η σάρωση, η οργάνωση και ταξινόμηση περίπου 2.900 αρχείων (τύπος Microsoft Edge PDF Document) πραγματοποιήθηκε παράλληλα με το λοιπό διοικητικό έργο, καθώς η πρωτοβουλία σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε εξ ολοκλήρου εσωτερικά (in-house). Η προσήκουσα διαχείριση του διαθέσιμου υπηρεσιακού χρόνου άμβλυνε το πρόβλημα.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Εχέγγυο για τη βιωσιμότητα της καινοτομίας αποτελεί η προσαρμογή των χρηστών στη νέα οργανωσιακή πραγματικότητα καθώς και η αφοσίωση στους στόχους του εγχειρήματος. Η συστηματική παρακίνηση από την ηγεσία, η ενδυνάμωση κουλτούρας αλλαγής και η άμεση ορατότητα των ωφελειών της καινοτομίας είναι κρίσιμη για τη σταδιακή μετάβαση στην ψηφιοποιημένη θεσμική μνήμη.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Η καινοτομία δεν απαιτεί πολύπλοκα υπολογιστικά συστήματα και είναι μικρής κλίμακας. Προέκυψε από την ανάγκη επίλυσης καθημερινών προβλημάτων και μπορεί να εφαρμοστεί ως καλή πρακτική στις λοιπές μονάδες του φορέα. Η ψηφιοποίηση του χαρτώου αρχειακού υλικού, η αναμενόμενη ελαχιστοποίηση ή/και ο μηδενισμός χρήσης έγχαρτων αρχείων, αποτελεί μια πρόκληση και ένα μηχανισμό εξέλιξης στο πλαίσιο της ψηφιακής μετάβασης.
Σημειώνουμε ότι με χρηματοδότηση του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας πρόκειται να χρηματοδοτηθούν ανάλογες δράσεις, ευρείας κλίμακας, για την ψηφιοποίηση των αρχείων του κράτους.
Τίτλος Φορέα: Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης
Επίπεδο διακυβέρνησης: Περιφερειακό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια διακυβέρνηση
Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2023
Τύπος Καινοτομίας:Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός υπηρεσιών
Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή
Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας) /Δημόσιοι υπάλληλοι
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 4 υπάλληλοι του Τμήματος Δημόσιος Τομέας (ευρετηρίαση 2900 ψηφιοποιημένων αρχείων, διευκόλυνση ελεγκτικής διαδικασίας)
Πηγές χρηματοδότησης: Ίδιοι πόροι
URL: POWER POINT e-land
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!