Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 25 Νοεμβρίου 2024
Περιγραφή της Καινοτομίας
Η καινοτομία που ανέπτυξε το Υπουργείο Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής αφορά την Ψηφιοποίηση διαδικασιών Μητρώου Ναυτιλιακών Εταιρειών Πλοίων Αναψυχής (Ν.Ε.Π.Α.), μέσω των οποίων επιτυγχάνεται η αποκλειστική λειτουργία των νέων εταιρειών Ναυτιλιακών Εταιρειών Πλοίων Αναψυχής.
Πιο συγκεκριμένα οι εταιρείες ιδρύονται και υποβάλλουν τα απαιτούμενα σχετικά έγγραφα μέσω της συγκεκριμένης εφαρμογής. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται η πιο άμεση εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων (ιδρυτές, δικηγόροι, λογιστές – φοροτεχνικοί, διεκπεραιωτές κ.τ.λ.) βάσει μιας προτυποποιημένης διαδικασίας, που επιτρέπει στη διοίκηση την πιο ομοιόμορφη εφαρμογή της ισχύουσας νομοθεσίας και την αποφυγή αποκλίσεων από το ισχύον νομικό πλαίσιο.
Επιπλέον, η ηλεκτρονικοποίηση του Μητρώου αποτελούσε πάγιο αίτημα των χρηστών και του ίδιου του Φορέα. Η προσπάθεια αυτή εντάσσεται σε ένα γενικότερο πλαίσιο εκσυγχρονισμού της δημόσιας διοίκησης και υπαγορευόταν από τους τιθέμενους στρατηγικούς και επιχειρησιακούς στόχους. Η πρωτοτυπία της εφαρμογής έγκειται στο γεγονός ότι δεν είχε λάβει χώρα στο παρελθόν, ανάλογο εγχείρημα ηλεκτρονικοποίηση Μητρώου Ναυτιλιακών Εταιρειών Πλοίων Αναψυχής.
Η εφαρμογή βρίσκεται ήδη σε λειτουργία από τον Ιούλιο του 2022 και υπόκειται σε συνεχείς βελτιώσεις, οι οποίες διευκολύνουν περαιτέρω το συναλλασσόμενο κοινό και το έργο της διοίκησης. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι κατά τα έτη 2022 και 2023 έχουν ιδρυθεί 366 εταιρείες Ν.Ε.Π.Α..
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας
Η καινοτομία του Υπουργείο Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής «e-Ν.Ε.Π.Α.», αφορά μια ψηφιακή εφαρμογή, στην οποία, οι ενδιαφερόμενοι πολίτες, κατά τη φάση ίδρυσης μιας Ναυτιλιακής Εταιρείας Πλοίων Αναψυχής, εισέρχονται σε αυτή, με τα προσωπικά τους στοιχεία αυθεντικοποίησης, μέσω του taxis και συμπληρώνουν μια προτυποποιημένη φόρμα. Εν συνεχεία το αίτημα του πολίτη ελέγχεται για την ορθότητά του από τη Διεύθυνση Ναυτιλιακών Επενδύσεων και Θαλάσσιου Τουρισμού σε επίπεδο εισηγητή, προϊσταμένου τμήματος και προϊσταμένης διεύθυνσης και αποστέλλεται επικυρωμένο στους αιτούντες.
Η ίδια ακριβώς διαδικασία ακολουθείται και στις περιπτώσεις υποβολής πρακτικών γενικών συνελεύσεων και διοικητικού συμβουλίου, με τη διαφορά ότι πρέπει να χρησιμοποιηθούν οι κωδικοί taxis της κάθε εταιρείας.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Η ανάπτυξη της καινοτομίας έγκειται κατ’ αρχήν στην επίτευξη των στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων του φορέα και στην προσαρμογή του στο αναθεωρημένο θεσμικό πλαίσιο (άρθρο 70 του ν.4926/2022), το οποίο έδωσε τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής λειτουργίας του μητρώου, γεγονός που συνέβαλε καταλυτικά στην αναδιοργάνωση του Φορέα.
Ο τεράστιος όγκος εισερχομένων εγγράφων, αναλογικά με το προσωπικό που υπηρετούσε στην Υπηρεσία, επέφερε μεγάλους χρόνους αναμονής για τη διεκπεραίωση των αιτημάτων.
Επισημαίνεται ότι από 27/5/2004 όπου έγινε η πρώτη καταχώριση εταιρείας Ν.Ε.Π.Α. έως και πριν την έναρξη της εφαρμογής, ήτοι η 19/7/2022, είχαν καταχωριστεί 3790 εταιρείες. Από την έναρξη λειτουργίας του ηλεκτρονικού Μητρώου έως και σήμερα ο συνολικός αριθμός των καταχωρισμένων εταιρειών είναι 669.
Τέλος, μέσω της ψηφιοποίησης των διαδικασιών του Μητρώου Ναυτιλιακών Εταιρειών Πλοίων Αναψυχής, αναδεικνύεται η σημασία της προσαρμογής του φορέα στις νέες τεχνολογικές συνθήκες και αμβλύνονται οι δυσλειτουργίες που επέρχονται από τη μη ομοιόμορφη υποβολή των πρακτικών Γενικών Συνελεύσεων και Διοικητικού Συμβουλίου, από μέρους των συναλλασσόμενων.
Στόχοι της Καινοτομίας
Με την ψηφιοποίηση των διαδικασιών του Μητρώου Ναυτιλιακών Εταιρειών Πλοίων Αναψυχής, επήλθε σημαντική μείωση του χρόνου που απαιτείτο για την διεκπεραίωση των αιτημάτων των συναλλασσόμενων, κατά ποσοστό 50% περίπου.
Επίσης, επήλθε ουσιώδης προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις και καθιερώθηκε η ελάχιστη δυνατή φυσική παρουσία των εμπλεκόμενων ατόμων, σε ποσοστό 100%, εξασφαλίζοντας υγειονομική προστασία για τους ίδιους και για το προσωπικό του Φορέα, ιδιαίτερα κατά την περίοδο της πανδημίας COVID-19.
Τέλος, η προτυποποίηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί η εφαρμογή εξασφαλίζει καθοριστικά την προληπτική διαχείριση και αποτροπή των προβλημάτων, όπως η υποβολή μη ομοιόμορφων πρακτικών Γενικών Συνελεύσεων και Διοικητικού Συμβουλίου, που σχετίζονται με τις όποιες διαφορετικές και άστοχες επιλογές από μέρους των συναλλασσόμενων.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Η καινοτόμα εφαρμογή συμβάλει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας του φορέα και στη βελτίωση της ικανοποίησης των χρηστών – συναλλασσόμενων.
Ειδικότερα, οι χρόνοι διεκπεραίωσης των εγγράφων μέσω της εφαρμογής μειώθηκαν κατά 50%. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι πλέον δεν απαιτείται χρόνος για ενέργειες όπως η πρωτοκόλληση εισερχομένων εγγράφων, ο έλεγχος απόκτησης πλοίων από τις Ναυτιλιακές Εταιρείες Πλοίων Αναψυχής, η δέσμευση παράβολων και η διεκπεραίωση των εξερχόμενων εγγράφων, γεγονός που μειώνει σημαντικά το χρόνο εξέτασης και διεκπεραίωσης των υποβληθέντων αιτημάτων και το φόρτο εργασίας της Υπηρεσίας.
Επιπλέον, η υιοθέτηση ομοιόμορφων προτύπων των υποβαλλόμενων εγγράφων συνέβαλε καταλυτικά στη πιο εύρυθμη λειτουργία της Υπηρεσίας και στην καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων.
Συγκεκριμένα, λόγω της υποβολής προτυποποιημένων αιτημάτων, σύμφωνα με τις προτεινόμενες φόρμες του φορέα, επιτεύχθηκε η αποφυγή αποκλίσεων από το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο.
Στάδιο σχεδιασμού
Στο στάδιο του σχεδιασμού είχε προβλεφθεί, ο σχεδιασμός ενός πληροφοριακού συστήματος, το οποίο θα υποστήριζε την καινοτομία.
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας υλοποιήθηκε από μια ομάδα στελεχών του φορέα, με βάση την δική της προηγούμενη εμπειρία και γνώση για το πρόβλημα και τις ανάγκες των χρηστών. Η ομάδα στελεχών, που αποτελείτο από τέσσερα (4) άτομα ειδικοτήτων ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού, ΤΕ Πληροφορικής, ΤΕ Διοικητικού-Λογιστικού και ΔΕ Διοικητικού-Λογιστικού, συνεργάστηκαν με ιδιωτική εταιρεία παροχής τεχνολογικών υπηρεσιών, κατέγραψαν τις αδυναμίες λειτουργίας, τις παθογένειες του συστήματος και πρότειναν λύσεις για τη βελτιστοποίηση των παρεχόμενων υπηρεσιών, αξιοποιώντας στατιστικά και οικονομικά στοιχεία.
Στάδιο πειραματικής εφαρμογής
Λόγω των συνεχών μεταβαλλόμενων συνθηκών και όρων λειτουργίας της ελεύθερης αγοράς σε συνδυασμό με την ανεύρεση προβλημάτων τα οποία προηγουμένως δεν είχαν επισημανθεί, η εφαρμογή λειτουργεί προσαρμοζόμενη δυναμικά στα νέα κάθε φορά δεδομένα.
Αναγκαιότητα των ανωτέρω αποτελεί η παράλληλη λειτουργία πειραματικής πλατφόρμας στην οποία δοκιμάζονται προτεινόμενες λύσεις αναφορικά με τα υπό εξέταση θέματα. Εν συνεχεία εφόσον επιτευχθεί η βέλτιστη λύση εφαρμόζεται και στην εφαρμογή e- Ν.Ε.Π.Α..
Στάδιο εφαρμογής
Η εφαρμογή της καινοτομίας αποτελεί διοικητική αρμοδιότητα της Διεύθυνσης Ναυτιλιακών Επενδύσεων και Θαλάσσιου Τουρισμού του Υπουργείου.
Εφαρμόζεται από το υφιστάμενο ανθρώπινο δυναμικό του φορέα, το οποίο αξιοποιεί τη βάση δεδομένων που διαθέτει η Υπηρεσία. Με τον τρόπο αυτό επιτεύχθηκε η αποκλειστική ηλεκτρονική λειτουργία (ίδρυση, υποβολή – καταχώρηση όλων των απαραίτητων εγγράφων) των νέων εταιρειών.
Στάδιο διάδοσης
Η καινοτομία στο στάδιο της διάδοσης υιοθετήθηκε χωρίς αντιδράσεις. Έχει γίνει επικοινωνία της καινοτομίας στο εσωτερικό της δημόσιας οργάνωσης, μέσω του εσωτερικού δικτύου και σε φορείς εκτός της δημόσιας οργάνωσης, μέσω της ιστοσελίδας του φορέα και των δραστηριοτήτων του Γραφείου Τύπου.
Συνεργασίες
Ο φορέας ανέπτυξε συνεργασίες με άλλους φορείς για την ανάπτυξη της καινοτομίας στο στάδιο του σχεδιασμού και της εφαρμογής. Η συνεργασία αφορούσε τόσο σε φορείς του δημοσίου τομέα όσο και σε φορείς του ιδιωτικού τομέα.
Ειδικότερα, ο φορέας συνεργάστηκε με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας, το Γενικό Εμπορικό Μητρώο, την Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, καθώς επίσης και με εταιρεία του ιδιωτικού τομέα παροχής Συμβουλευτικών Υπηρεσιών.
Η ανάδοχος ιδιωτική εταιρεία καθόλα τα στάδια της διαδικασίας σε συνεργασία με στελέχη του φορέα προέβη σε σχεδιασμό, υλοποίηση, πειραματική εφαρμογή και εφαρμογή του ψηφιακού μετασχηματισμού του Μητρώου Ναυτιλιακών Εταιρειών Πλοίων Αναψυχής.
Μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας, το οποίο αιτήθηκε τη διασύνδεση με του λοιπούς αναφερόμενους φορείς, η εφαρμογή κατέστη συμβατή, προκειμένου να είναι εύκολα προσβάσιμη στους συναλλασσόμενους χρήστες.
Χρηματοδότηση και κόστος
Η καινοτομία χρηματοδοτήθηκε από την έκτακτη χρηματοδότηση του Εθνικού Δικτύου Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ), στα πλαίσια χρηματοδοτούμενου έργου σχεδιασμού, συντονισμού και διαχείρισης ψηφιακών δράσεων για την αντιμετώπιση αναγκών που προέκυψαν από την πανδημία του κορωνοϊού COVID-19. Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 59.000 ευρώ.
Για την καινοτομία απασχολήθηκαν, παράλληλα με τα κύρια καθήκοντά τους, τέσσερις (4) υπάλληλοι του φορέα ειδικοτήτων ΠΕ Διοικητικού-Οικονομικού, ΤΕ Πληροφορικής, ΤΕ Διοικητικού-Λογιστικού και ΔΕ Διοικητικού-Λογιστικού, για χρονικό διάστημα δεκαοκτώ (18) μηνών και ένας (1) υπάλληλος ειδικότητας προγραμματιστής Η/Υ, της αναδόχου εταιρείας για την ίδια περίοδο.
Για την παροχή της καινοτομίας, απαιτείται εργασία πέντε (5) υπαλλήλων του φορέα σε καθημερινή βάση για δύο (2) ώρες δηλαδή περίπου 200 ώρες μηνιαίως.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Οι προκλήσεις που είχε να αντιμετωπίσει ο φορέας κατά την ανάπτυξη της καινοτομίας αφορούσαν κυρίως τη διαλειτουργικότητα με τα υπόλοιπα συστήματα, δεδομένου ότι τα στοιχεία που αντλούνται από άλλα Μητρώα είχαν καταχωριστεί με τρόπο τέτοιο που δεν επέτρεπαν να γίνουν αποδεκτά από το Μητρώο του φορέα. Τα προβλήματα αποκαταστάθηκαν μετά από συνεργασία με τους αντίστοιχους φορείς.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Οι κρίσιμοι παράγοντες που συνεισέφεραν στην επιτυχία της εν λόγω καινοτομίας, άπτονται καταρχήν στο γεγονός ότι η καινοτομία υπηρετεί απόλυτα το όραμα και την αποστολή του φορέα και έχει ενταχθεί στην καθημερινή υπηρεσιακή πρακτική του.
Επίσης, σημαντικό κριτήριο για τη επιτυχία και βιωσιμότητα της καινοτομίας είναι το γεγονός ότι η πλήρης ηλεκτρονικοποίηση του Μητρώου, για το σύνολο των εταιρειών, αποτελούσε πάγιο αίτημα των εμπλεκόμενων φορέων και υποστηρίζεται από τη Διοίκηση και το ανθρώπινο δυναμικό του φορέα.
Επιπλέον η εφαρμογή είναι εύκολη στη χρήση της, χαίρει γενικής αποδοχής και εξασφαλίζει την εύρυθμη και αποτελεσματικότερη λειτουργία του Μητρώου, αναφορικά με τις εταιρείες που έχουν ιδρυθεί με ηλεκτρονικό τρόπο.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Με το εν λόγω εγχείρημα επιτεύχθηκε η εξοικείωση του συναλλασσόμενου κοινού και του διοικητικού προσωπικού του φορέα με τις ψηφιοποιημένες υπηρεσίες, η άμεση ανταπόκριση της Υπηρεσίας στα αιτήματα των χρηστών, η μερική αυτοματοποίηση ως προς τη λειτουργία του Μητρώου και σε μεγάλο βαθμό, η επιβολή μιας προτυποποιημένης διαδικασίας υποβολής αιτημάτων.
Τίτλος Φορέα: Υπουργείο Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής / Διεύθυνση Ναυτιλιακών Επενδύσεων και Θαλάσσιου Τουρισμού
Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια διακυβέρνηση, Οικονομία και ανάπτυξη
Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021
Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών, Οργανωτική Καινοτομία
Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή
Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Επιχειρήσεις
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2021: 411 πολίτες 2022 – 2023: έχουν εξυπηρετηθεί 600 πολίτες και έχουν ιδρυθεί 366 εταιρείες Ν.Ε.Π.Α.
Πηγές χρηματοδότησης:Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ)
URL: https://nepa.gov.gr/
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!