Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 25 Απριλίου 2024
Περιγραφή της Καινοτομίας
Η καινοτομία του Υπουργείου Ανάπτυξης αφορά στην απλοποίηση της διαδικασίας επιβολής κυρώσεων με την έκδοση ηλεκτρονικού παραβόλου που έχουν την μορφή είτε προστίμου με οριζόμενο από το νόμο ποσό, είτε κατάπτωσης υπέρ του δημοσίου εγγυητικής επιστολής που έχει κατατεθεί στην υπηρεσία, στο πλαίσιο εφαρμογής του θεσμικού πλαισίου αρμοδιότητας της Διεύθυνσης Άμεσων Ξένων Επενδύσεων. Μέχρι τώρα και για τις 2 περιπτώσεις απαιτείται φυσική παρουσία στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. είτε εκπροσώπου της Εταιρείας είτε του εκδόσαντος την εγγυητική επιστολή τραπεζικού ιδρύματος. Με την δημιουργία/έκδοση ηλεκτρονικού παραβόλου, απλοποιείται και επιταχύνεται η διαδικασία προς όφελος/διευκόλυνση των εμπλεκομένων. Συγχρόνως αποσυμφορίζονται οι Δ.Ο.Υ. και μειώνεται η γραφειοκρατία, με την κατάργηση της υποχρέωσης των εμπλεκομένων να στείλουν στην υπηρεσία τα σχετικά αποδεικτικά έγγραφα αφού η ενημέρωση έρχεται αυτοματοποιημένα από την αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Η καινοτομία αποτελεί πρωτοπορία, καθώς για πρώτη φορά εφαρμόζεται η έκδοση ηλεκτρονικού (e-paravolo) για καταπτώσεις εγγυητικών επιστολών στην ελληνική δημόσια διοίκηση.
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας
Οι ενδιαφερόμενοι ενημερώνονται για τα στοιχεία της οφειλής τους μέσω κοινοποίησης σε αυτούς (ηλεκτρονικά και μέσω συστημένης επιστολής) της απόφασης επιβολής προστίμου, της Διοίκησης. Η απόφαση περιλαμβάνει τις απαραίτητες πληροφορίες για τη χρήση της καινοτόμου υπηρεσίας πληρωμής μέσω e-paravolo. Με την είσοδό τους στο πόρταλ του e-paravolo ο ενδιαφερόμενος συμπληρώνει τα στοιχεία που περιλαμβάνει η απόφαση που έχει στα χέρια του και προχωρά άμεσα σε πληρωμή.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Οι λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
1) η αναδιοργάνωση του φορέα, αξιοποιώντας τις δυνατότητες που προσφέρει η τεχνολογία,
2) η προσαρμογή στις ανάγκες των χρηστών για απλοποίηση των διαδικασιών,
3) η επίτευξη του επιχειρησιακού στόχου του φορέα, με δεδομένο τον εξωστρεφή του χαρακτήρα, για προσέλκυση επενδύσεων και δη ξένων κεφαλαίων/ ξένων εταιρειών, η οποία καθιστά επιτακτική την ανάγκη εκσυγχρονισμού διαδικασιών που μειώνουν το διοικητικό κόστος.
Στόχοι της Καινοτομίας
Οι στόχοι της καινοτομίας είναι:
1) η μείωση ανθρωποωρών εργασίας εταιρειών/τραπεζών για την αντιμετώπιση του θέματος,
2) η μείωση διοικητικού βάρους στο φορέα αλλά και στις οριζόντιες υπηρεσίες υποστήριξης (γραφείο πρωτοκόλλου, διακίνησης εγγράφων κτλ).
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Τα σημαντικότερα αποτελέσματα από την υλοποίηση της καινοτομίας είναι:
1) η μείωση του χρόνου απασχόλησης των υπαλλήλων για την διεκπεραίωση των υποθέσεων κατά 95%,
2) η απλοποίηση της διαδικασίας και η βελτίωση της παρεχόμενης υπηρεσίας έκδοσης παραβόλου για τους χρήστες (εταιρείες/ τράπεζες).
Στάδιο σχεδιασμού
Αρχικά συστήθηκε ομάδα εργασίας με συμμετοχή των δύο προϊσταμένων τμημάτων και ενός στελέχους από κάθε τμήμα της Διεύθυνσης, με πρωτοβουλία της προϊσταμένης της Διεύθυνσης. Εντοπίστηκαν τα προβλήματα/ καθυστερήσεις στις πληρωμές οφειλών από τους ωφελούμενους μέσα από τη μέχρι τότε επικοινωνία με τις επιχειρήσεις/ τράπεζες αλλά και με δειγματοληπτικές τηλεφωνικές επαφές με ωφελούμενους. Στη συνέχεια έγινε έρευνα σε συνεργασία και με την Α.Α.Δ.Ε.- Δ.Ο.Υ. στους εναλλακτικούς τρόπους πληρωμής. Προκρίθηκε η μέθοδος ηλεκτρονικής πληρωμής και ξεκίνησε συνεργασία με τη Γ.Δ. Πληροφορικής του Υπουργείου, όπως περιγράφεται παρακάτω (Συνεργασίες). Οι δράσεις στο στάδιο σχεδιασμού ήταν: 1. Σύσταση ομάδας εργασίας 2. Έρευνα εντοπισμού προβλημάτων/ αδυναμιών στην εφαρμοζόμενη διαδικασία 3. Έρευνα εντοπισμού πιθανών εναλλακτικών διαδικασιών 4. Επιλογή ηλεκτρονικής μεθόδου ως βέλτιστης 5. Διερεύνηση τρόπου οργάνωσης ηλεκτρονικής μεθόδου πληρωμής.
Στάδιο πειραματικής εφαρμογής
Αφού αναζητήθηκε και εδραιώθηκε επικοινωνία με τους αρμόδιους για την εφαρμογή e- paravolo, εντοπίστηκε διαδικασία εφαρμογής της καινοτομίας μέσω του πορταλ και ξεκίνησε η πιλοτική εφαρμογή της καινοτομίας, αρχικά ως εναλλακτική στους παραδοσιακούς τρόπους πληρωμής των οφειλών.
Στάδιο εφαρμογής
Στο στάδιο εφαρμογής η λειτουργία της εφαρμογής αξιολογείται με βασικό δείκτη τη μείωση του χρόνου απασχόλησης των υπαλλήλων για την διεκπεραίωση των υποθέσεων.
Συνεργασίες
Από το στάδιο υλοποίησης έως το στάδιο της εφαρμογής, υπήρξε στενή συνεργασία με την Γενική Διεύθυνση Πληροφορικής του Υπουργείου Ανάπτυξης, η οποία συνεπικουρούσε τη Διεύθυνση Άμεσων Ξένων Επενδύσεων λόγω αρμοδιότητας. Η συνεργασία αυτή περιέλαβε αρχικές συζητήσεις με συναντήσεις κατ’ ιδίαν μεταξύ στελεχών της Διεύθυνσης και της Γ.Δ. για την κατ΄ αρχάς διαπίστωση ότι θα μπορούσε τεχνικά να υλοποιηθεί η καινοτομία.
Επίσης υπήρξε στενή συνεργασία με την αρμόδια Διεύθυνση της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Η συνεργασία αυτή περιέλαβε μια σειρά από τηλεφωνικές διασκέψεις για την εξειδίκευση του e-paravolo για τις ανάγκες της Υπηρεσίας, τον σχεδιασμό των διαδικασιών μεταξύ της Γ.Γ. και της Υπηρεσίας και την εκπαίδευση των υπαλλήλων της Υπηρεσίας στη χρήση της εφαρμογής και στις διαδικασίες της καινοτομίας.
Χρηματοδότηση και κόστος
Δεν υπάρχει κόστος για την ανάπτυξη και συντήρηση της καινοτομίας.
Για την ανάπτυξη της καινοτομίας απασχολήθηκαν 2 διοικητικοί υπάλληλοι και 1 προγραμματιστής για 3 μήνες, ενώ για την υλοποίησή της απασχολούνται 1-2 διοικητικοί υπάλληλοι.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Δεν υπάρχουν προβλήματα και η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις. Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Αναγκαία συνθήκη για την επιτυχία και βιωσιμότητα της καινοτομίας είναι η επίτευξη του σκοπού της για απλοποίηση της διαδικασίας και μείωση του χρόνου εξυπηρέτησης των χρηστών και απασχόλησης των υπαλλήλων.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Το πρωταρχικό όφελος σε επίπεδο τεχνογνωσίας και διοικητικής πρακτικής από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι η ενίσχυση κουλτούρας αλλαγής στη δημόσια διοίκηση. Η κουλτούρα αλλαγής προϋποθέτει : α. γνώση των εξελίξεων/μεταρρυθμίσεων στον ευρύτερο δημόσιο τομέα, β. ικανότητα αναγνώρισης των μεταρρυθμίσεων που θα μπορούσαν, προσαρμοζόμενες στις ειδικές ανάγκες της Υπηρεσίας, να οδηγήσουν σε καλύτερη οργάνωση και αποτελεσματικότητα και γ. ικανότητα επικοινωνίας και συνεργασίας με φορείς που υλοποιούν τις μεταρρυθμίσεις.
Η καινοτομία για το “e-paravolo” αποτελεί πράγματι πρωτοπορία για την δημόσια διοίκηση και είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για την βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών. Για το λόγο αυτό, είναι σκόπιμο αντίστοιχες καλές πρακτικές να υιοθετηθούν και από άλλους φορείς της δημόσιας διοίκησης.
Τίτλος Φορέα: Υπουργείο Ανάπτυξης
Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση, Οικονομία και ανάπτυξη
Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2023
Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών
Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή
Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, Επιχειρήσεις
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 10 τράπεζες, 100 εταιρείες που εξυπηρετήθηκαν το 2023
Πηγές χρηματοδότησης: Ίδια μέσα
URL: https://www1.gsis.gr/sgsisapps/eparavolo/public/welcome.htm
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 15 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!