Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 05 Ιουνίου 2024
Περιγραφή της Καινοτομίας
Η καινοτομία e-pilotage που αναπτύχθηκε από τη Διεύθυνση Πλοηγικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής, η οποία είναι ήδη σε εφαρμογή, αυτοματοποιεί, μέσω σύγχρονων τεχνολογικών μέσων, το σύνολο της διαδικασίας παροχής πλοήγησης ως αναβαθμισμένης υπηρεσίας κατά τον απόπλου – κατάπλου – μεθόρμιση πλοίου και παρέχει προηγμένες ψηφιακές υπηρεσίες είσπραξης των πλοηγικών δικαιωμάτων σε όλους τους εμπλεκόμενους φορείς. Παράλληλα, επιτυγχάνεται ο εκσυγχρονισμός της Πλοηγικής Υπηρεσίας με την υιοθέτηση της τεχνολογικής/πληροφοριακής υποδομής προκειμένου να διασφαλίζονται η πρόσβαση όλων των χρηστών στη λιμενική υπηρεσία, η διαθεσιμότητα και η οικονομική προσιτότητα της λιμενικής υπηρεσίας, και η ασφάλεια, προστασία ή περιβαλλοντική βιωσιμότητα των λιμενικών υπηρεσιών. Σκοπός του έργου είναι η άμεση ηλεκτρονική επικοινωνία φορέα διοίκησης και εκμετάλλευσης λιμένα - ναυτικού πράκτορα – πλοίου – πλοηγικού σταθμού – πλοηγού – λιμεναρχείου τόσο στην πληροφόρηση όσο και στην πληρωμή των πλοηγικών δικαιωμάτων, η οποία γίνεται πλέον με τον πιο πρόσφορο τρόπο, εξοικονομώντας χρόνο και οικονομικούς πόρους. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται ο εκσυγχρονισμός της προσφερόμενης λιμενικής υπηρεσίας, απλοποιώντας το προ υπάρχον σύστημα, κατά το οποίο ετησίως γινόταν καταγραφή αναγκών Πλοηγικών Σταθμών για έντυπα που θα χρειαστούν, ακολουθούσε προμήθεια αναγκαίας ποσότητας χαρτιού για εκτύπωση και παράδοση από Εθνικό Τυπογραφείο-παραλαβή, σφράγισμα των 25.000 τριπλότυπων εντύπων, περίπου 75.000 σφραγίδες, ταχυδρομική αποστολή στους Πλοηγικούς Σταθμούς, ετήσια επιστροφή χρησιμοποιηθέντων μπλοκ πλοηγικών δικαιωμάτων και έλεγχος αυτών. Η διεκπεραίωση της συνολικής διαδικασίας πλοήγησης συνοπτικά αφορά στη συνεργασία με τις ναυτιλιακές εταιρείες, ναυτικούς πράκτορες, και πλοία για την διαχείριση της διαδικασίας της παρεχόμενης υπηρεσίας της πλοήγησης, στη διάθεση των πλοηγών μέσω της ενημέρωσης του πλοηγικού σταθμού κατά την διαδικασία του απόπλου και κατάπλου ή μεθόρμισης των πλοίων, στη μη απαίτηση της φυσικής παρουσίας του ναυτικού πράκτορα για την πληρωμή των πλοηγικών δικαιωμάτων, στον αυτοματοποιημένο έλεγχο του υπολογισμού των πλοηγικών δικαιωμάτων.
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας
Η εφαρμογή της διαδικασίας γίνεται μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας https://epilotage.hcg.gr/ , όπου ο ναυτικός πράκτορας δημιουργεί ένα αίτημα υπηρεσίας πλοήγησης. Μέσω της εφαρμογής γίνεται αυτόματα αποστολή ειδοποίησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το νέο αίτημα στους εμπλεκόμενους φορείς (Πλοηγικός Σταθμός, Φορέας Διαχείρισης Λιμένα). Ο πλοηγός επιβιβάζεται στο πλοίο και, αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της πλοήγησης, συνυπογράφουν με τον πλοίαρχο το ηλεκτρονικό έγγραφο υπηρεσιών πλοήγησης. Αφού ολοκληρωθεί η πλοήγηση λαμβάνεται ειδοποίηση από τους χρήστες του Λιμεναρχείου ώστε να συνδεθούν στην εφαρμογή και να καταχωρήσουν ορισμένα επιπλέον στοιχεία που απαιτούνται για την έκδοση του τιμολογίου. Όταν ολοκληρωθεί και η καταχώρηση των στοιχείων από το Λιμεναρχείο το αίτημα θα μεταφερθεί στους χρήστες που είναι αρμόδιοι για την έκδοση του τιμολογίου. Οι συγκεκριμένοι χρήστες θα έχουν δικαίωμα να εξετάσουν τα στοιχεία και να τα επεξεργαστούν αν απαιτείται. Όταν ολοκληρωθούν οι τυχόν διορθώσεις θα δημιουργείται αυτόματα το ΤΕΠΔ (Τριπλότυπο Είσπραξης Πλοηγικών Δικαιωμάτων) με βάση τα στοιχεία του αιτήματος πλοήγησης. Τέλος, ο πράκτορας που έκανε το αίτημα θα λαμβάνει ειδοποίηση με το τιμολόγιο ώστε να το πληρώσει.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
1) ο εκσυγχρονισμός και η προσαρμογή του φορέα στις τεχνολογικές εξελίξεις,
2) η ανταπόκριση στην ανάγκη της άμεσης εξυπηρέτησης όλων των χρηστών,
3) η εξοικονόμηση χρόνου εργασίας και χρηματικών πόρων από την απλούστευση της διαδικασίας.
Στόχοι της Καινοτομίας
Στόχος του έργου είναι η άμεση ηλεκτρονική επικοινωνία φορέα διοίκησης και εκμετάλλευσης λιμένα - ναυτικού πράκτορα – πλοίου – πλοηγικού σταθμού – πλοηγού – λιμεναρχείου τόσο στην πληροφόρηση όσο και στην πληρωμή των πλοηγικών δικαιωμάτων. Πιο συγκεκριμένα, οι στόχοι είναι η αυτόματη δημιουργία (μείωση χρόνου 100%) ψηφιακών παραστατικών, η άμεση αποστολή των παραστατικών (μείωση χρόνου 100%) με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσα από την εφαρμογή στον παραλήπτη (πελάτη), η ψηφιακή αποθήκευση των ηλεκτρονικών παραστατικών, η δυνατότητα απόδειξης της εγκυρότητας του αποστολέα και του περιεχομένου του ηλεκτρονικού τιμολογίου ανά πάσα στιγμή, η εγγύηση γνησιότητας και ακεραιότητας των δεδομένων των παραστατικών και ο αυτόματος έλεγχος (μείωση 100%) των παραστατικών. Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η απλοποίηση της διαδικασίας θα συμβάλει στην οικονομία χρόνου και στην αύξηση της παραγωγικότητας.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Η λειτουργία της καινοτομίας είναι επιτυχημένη καθώς επιτυγχάνει τους στόχους της και συγκεκριμένα:
1) Μείωση χρόνου 100% για τη δημιουργία και την αποστολή των παραστατικών, τα οποία δημιουργούνται πλέον με ψηφιακό και αυτοματοποιημένο τρόπο και αποστέλλονται άμεσα μέσα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσα από την εφαρμογή στον παραλήπτη.
2) Δυνατότητα για ψηφιακή αποθήκευση των ηλεκτρονικών παραστατικών.
3) Δυνατότητα απόδειξης της εγκυρότητας του αποστολέα και του περιεχομένου του ηλεκτρονικού τιμολογίου ανά πάσα στιγμή.
4) Εγγύηση γνησιότητας και ακεραιότητας των δεδομένων των παραστατικών.
5) Μείωση (100%) του χρόνου που απαιτείται για έλεγχο των παραστατικών.
6) Αύξηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων.
Στάδιο σχεδιασμού
Εξετάζοντας την προηγούμενη διαδικασία, η οποία ήταν η ετήσια καταγραφή αναγκών των Πλοηγικών Σταθμών για τα έντυπα που θα χρειαστούν, η προμήθεια αναγκαίας ποσότητας χαρτιού για την εκτύπωση και παράδοσή από Εθνικό Τυπογραφείο, η ταχυδρομική αποστολή τους στους Πλοηγικούς Σταθμούς και η ετήσια επιστροφή των χρησιμοποιηθέντων μπλοκ πλοηγικών δικαιωμάτων και σχετική καταγραφή, έλεγχος και αρχειοθέτησή τους, η Προϊσταμένη Διεύθυνσης Πλοηγικής Υπηρεσίας, ο Αρχιπλοηγός και στέλεχος λιμεναρχείου προέβησαν σε σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών προκειμένου οι προγραμματιστές του φορέα να σχεδιάσουν την καινοτομία.
Στάδιο πειραματικής εφαρμογής
Μετά την ολοκλήρωση του σχεδιασμού, τέθηκε σε πειραματική/πιλοτική εφαρμογή μέσω της ιστοσελίδας http://ploiguat.hcg.gr, έτσι ώστε οι χρήστες να εξοικειωθούν με το περιβάλλον της ηλεκτρονικής εφαρμογής και να αποστείλουν τυχόν παρατηρήσεις για την βελτιστοποίησή της. Παράλληλα εκδόθηκαν τρία εξειδικευμένα εγχειρίδια που αφορούν στο κάθε είδος χρήστη (εκπρόσωπο πλοίου, πλοηγό, χρήστη Πλοηγικού Σταθμού) καθώς και ένα εγχειρίδιο γενικής λειτουργίας.
Στάδιο εφαρμογής
Η εφαρμογή έχει τεθεί σε λειτουργία από το 2022 και η λειτουργία της παρακολουθείται από τα αρμόδια στελέχη της Διεύθυνσης Πλοηγικής Υπηρεσίας.
Στάδιο διάδοσης
Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του φορέα με παρουσιάσεις και ενημερωτικά– υπηρεσιακά σημειώματα, και στο εξωτερικό του φορέα με έντυπο υλικό (φυλλάδιο κλπ.), μέσω της ιστοσελίδας του φορέα, με δραστηριότητες του Γραφείου Τύπου καθώς και τη χρήση μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
Συνεργασίες
Η συνεχής συνεργασία με πλοιοκτήτες και ναυτικούς πράκτορες τόσο κατά την πειραματική εφαρμογή της εν λόγω καινοτομίας όσο και κατά την κανονική της εφαρμογή ήταν και είναι απαραίτητη καθώς είναι από τους βασικούς της χρήστες, οι οποίοι έκαναν τις παρατηρήσεις τους για την βελτιστοποίηση αυτής και την καλή της λειτουργία.
Χρηματοδότηση και κόστος
Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 25.000 ευρώ και χρηματοδοτήθηκε από εθνικούς πόρους και τον προϋπολογισμό του φορέα, ενώ το ετήσιο κόστος για τη λειτουργία της ανέρχεται στο ποσό των 10.000 ευρώ. Για την ανάπτυξη της καινοτομίας απασχολήθηκαν 2 διοικητικοί υπάλληλοι, 1 Πλοηγός και 3 προγραμματιστές Η/Υ του φορέα για χρονικό διάστημα 5 μηνών, και για τη λειτουργία της 50 Πλοηγοί σε καθημερινή βάση πλήρους απασχόλησης, 20 διοικητικοί υπάλληλοι Λιμεναρχείων σε καθημερινή βάση πλήρους απασχόλησης και 5 διοικητικοί υπάλληλοι του φορέα εκ των οποίων, οι 2 σε καθημερινή βάση πλήρους απασχόλησης και οι 3 σε καθημερινή βάση για 2 ώρες.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Δεν υπάρχουν προβλήματα και η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Η πλήρης εφαρμογή της καινοτομίας οδήγησε στα επιθυμητά αποτελέσματα του σχεδιασμού της, δηλαδή την ανάδειξη και καθιέρωση της διαφάνειας στις συναλλαγές του πολίτη με το κράτος, τη μείωση της γραφειοκρατίας και την υλοποίηση της ψηφιακής μεταρρύθμισης. Για τους παραπάνω λόγους, κρίνεται σκόπιμη η υιοθέτηση ανάλογων πρακτικών και από τους υπόλοιπους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Η πλήρης εφαρμογή της καινοτομίας οδήγησε στα επιθυμητά αποτελέσματα του σχεδιασμού της, δηλαδή την ανάδειξη και καθιέρωση της διαφάνειας στις συναλλαγές του πολίτη με το κράτος, τη μείωση της γραφειοκρατίας και την υλοποίηση της ψηφιακής μεταρρύθμισης. Για τους παραπάνω λόγους, κρίνεται σκόπιμη η υιοθέτηση ανάλογων πρακτικών και από τους υπόλοιπους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.
Βραβεύσεις
Μετά την ολοκλήρωση της διαγωνιστικής διαδικασίας του θεσμού των Βραβείων Ψηφιακής Διακυβέρνησης για το έτος 2023, που διοργανώνεται από τη Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών, του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, το πρόγραμμα της Διεύθυνσης Πλοηγικής Υπηρεσίας με τίτλο "Ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης της διαδικασίας πλοήγησης των πλοίων στους λιμένες της χώρας" κέρδισε το 1ο βραβείο στην κατηγορία Οικονομία, Ανάπτυξη και Επιχειρηματικότητα.
Τίτλος Φορέα: Υπουργείο Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής
Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό
Τομέας πολιτικής: Οικονομία και ανάπτυξη
Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2022
Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών
Στάδιο Καινοτομίας: Διάδοση
Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, Επιχειρήσεις
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2022: 5.000 ναυτικοί πράκτορες και 500 δημόσιοι υπάλληλοι
Πηγές χρηματοδότησης: Ίδια μέσα, Εθνικοί πόροι
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 21 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!