Περιγραφή της Καινοτομίας
Η καινοτομία αναπτύχθηκε κατά την εφαρμογή της τηλεργασίας στην Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) την πρώτη περίοδο της εφαρμογής των περιοριστικών μέτρων εξαιτίας της πανδημίας (12/3- 29/5/2020). Συγκεκριμένα, η Διεύθυνση Στρατηγικού Σχεδιασμού (ΔΣΣ), προκειμένου να αντιμετωπίσει θέματα παρακολούθησης των εργασιών του προσωπικού που εργαζόταν με τηλεργασία, αναζήτησε και προχώρησε στην πιλοτική υιοθέτηση ενός Συστήματος Διαχείρισης Εργασιών (Task Management System). Μετά από σύντομη διερεύνηση στην αγορά των ανοιχτών διαθέσιμων συστημάτων διαχείρισης εργασιών επιλέχτηκε το σύστημα Bitrix24 και σε αυτό εντάχθηκαν συνολικά 25 χρήστες, στελέχη της ΔΣΣ. Πρόκειται για υπολογιστικό περιβάλλον για τη διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται και υλοποιούνται σε μια δομή.
Το σύστημα, υποστηρίζει τις διαδικασίες:
• Σχεδιασμού και αποτύπωση των απαραίτητων εργασιών (tasks) για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή για συγκεκριμένη υπόθεση,
• Χρονοπρογραμματισμού των εργασιών,
• Ανάθεσης εργασιών σε υπαλλήλους,
• Ενημέρωσης της κατάστασης έργου/εργασιών (ποσοστό υλοποίησης), σχολιασμό και επισύναψη πληροφοριών από τον υπάλληλο,
• Παρακολούθησης των στοιχείων υλοποίησης από τον αναθέτοντα,
• Κλείσιμο εργασίας.
Πέρα από τα παραπάνω, το σύστημα διαχείρισης εργασιών υποστηρίζει ποικίλες προβολές με πληροφορίες ανά εργασία, υπάλληλο, χρόνο ανάθεσης, χρόνο καθυστέρησης, κ.λπ. Επίσης υποστηρίζει την παραγωγή ποικίλων τύπων αναφορών, γραφικές αναπαραστάσεις, στατιστικά κ.λπ. ενώ υπάρχει και μηχανισμός επικοινωνίας μεταξύ των στελεχών (chat, mail, teleconference).
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Ο βασικός λόγος ανάπτυξης της καινοτομίας ήταν η υποστήριξη της τηλεργασίας και η παρακολούθηση των εργασιών του προσωπικού που εργαζόταν από απόσταση. Στην συνέχεια χρησιμοποιήθηκε και για το προσωπικό που εργάστηκε με φυσική παρουσία.
Στόχοι της Καινοτομίας
Η αποτελεσματικότερη διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται και υλοποιούνται σε μια δομή και η παροχή πληροφόρησης για αυτές : προβολές με πληροφορίες ανά εργασία, υπάλληλο, χρόνο ανάθεσης, χρόνο καθυστέρησης, κ.λπ.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Με την χρήση του συστήματος έχει επιτευχθεί η βελτίωση της αποδοτικότητας της δομής που το χρησιμοποιεί, καθώς : • διευκολύνεται η εξ αποστάσεως απασχόληση αφού στο σύστημα υπάρχουν συγκεντρωμένες οι πληροφορίες για κάθε εργασία και είναι προσβάσιμες στον υπάλληλο είτε εργάζεται με φυσική παρουσία είτε εξ αποστάσεως. • βελτιώνεται ο καταμερισμός των εργασιών και ο προϊστάμενος γνωρίζει ανά πάσα στιγμή, τον υπεύθυνο υπάλληλο για κάθε αίτημα, αφού υπάρχει δυνατότητα καταγραφής και ανάθεσης των εργασιών με προσδιορισμό του χρήστη ή των χρηστών που θα ασχοληθούν, τον χρόνο ολοκλήρωσης, την προτεραιότητα, καθώς και κάποιο απαιτούμενο σχόλιο. • βελτιώνει την οργάνωση και παρακολούθηση του συνόλου των εργασιών της κάθε υπηρεσίας, καθώς εξοικονομείται χρόνος με την άμεση εξαγωγή αναφορών για τις εκκρεμότητες που υπάρχουν αλλά και του συνολικού ιστορικού των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί από τον κάθε υπάλληλο.Στάδιο σχεδιασμού Η καινοτομία σχεδιάστηκε από το Τμήμα Γ΄- Συντονισμού και Παρακολούθησης Χαρτοφυλακίου Έργων και Δράσεων της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού της ΑΑΔΕ, η οποία αποφάσισε την προμήθεια πληροφοριακού συστήματος για την διαχείριση εργασιών. Μετά από μια σύντομη διερεύνηση στην αγορά των ανοιχτών διαθέσιμων συστημάτων επιλέχτηκε ένα ελεύθερο σε χρήση για έως 50 χρήστες ηλεκτρονικό εργαλείο υποστήριξης εργασιών. H επιλογή βασίστηκε σε αξιολόγηση πλεονεκτημάτων όπως: απλό και εύκολα κατανοητό περιβάλλον, προγραμματισμός έργων, κατανομή έργων σε εργασίες και υποεργασίες, παρακολούθηση εκτέλεσης των εργασιών, δημιουργία ομάδων, πρόσβαση από κινητή συσκευή, υπηρεσίες cloud και σημαντικό πλήθος πρόσθετων εργαλείων όπως δυνατότητα τηλεδιασκέψεων, chat, mind maps κ.α. στη δωρεάν έκδοση. Στάδιο πειραματικής εφαρμογής Το σύστημα χρησιμοποιήθηκε πιλοτικά κατά την περίοδο της πρώτης καραντίνας λόγω COVID-19 για χρονικό διάστημα 3 μηνών και συγκεκριμένα από 12/3/2020 έως 29/5/2020. Η εφαρμογή της καινοτομίας με τη πιλοτική υιοθέτηση ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών (task management system) βοήθησε στο να αντιμετωπιστούν μια σειρά από προκλήσεις λόγω της πανδημίας του Covid-19, οι σημαντικότερες από τις οποίες αφορούσαν: • Τη διασφάλιση της συνέχισης της λειτουργίας της Δ/νσης με αποτελεσματικό τρόπο, • Την ανάθεση και ορθολογική κατανομή εργασιών από τους προϊσταμένους στους εργαζόμενους σε τηλεργασία, • Την παρακολούθηση της υλοποίησης των ανατιθέμενων εργασιών.Το σύστημα προσφέρθηκε στους προϊστάμενους της Διεύθυνσης ως εναλλακτικός μηχανισμός ανάθεσης και παρακολούθησης της προόδου εργασιών για τους ίδιους και το προσωπικό κάθε τμήματος, αντικαθιστώντας ή συμπληρώνοντας την τηλεφωνική επικοινωνία ή την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το περιβάλλον χρησιμοποιήθηκε σε καθημερινή βάση, ανεξάρτητα εάν ο υπάλληλος ή ο προϊστάμενος ήταν σε εξ’ αποστάσεως εργασία, ώστε να υπάρχει ενιαία καθημερινότητα. Για λόγους ασφαλείας δεν χρησιμοποιήθηκε η δυνατότητα αποθήκευσης στο διαθέσιμο περιβάλλον cloud (δεν αναρτήθηκε κανένα αρχείο). Η καινοτομία διαδόθηκε στο εσωτερικό του φορέα με την έκδοση ενημερωτικών/ υπηρεσιακών σημειωμάτων.Μετά το στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής, λόγω έλλειψης χρηματοδότησης, η λειτουργία της καινοτομίας διακόπηκε. Η αξιολόγηση των θετικών στοιχείων από την πιλοτική εφαρμογή της καινοτομίας οδήγησε στην απόφαση για προμήθεια νέου ολοκληρωμένου συστήματος, ώστε να συνεχιστεί η λειτουργία του προγράμματος, με τις ωφέλειες, όπως προαναφέρθηκαν, στην λειτουργία του φορέα. Η διαδικασία προμήθειας του νέου συστήματος είναι σε εξέλιξη και αναμένεται να ολοκληρωθεί το 2024, ενώ το σύστημα θα διατεθεί σε όλες τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ για την υποβοήθηση του έργου τους. Συνεργασίες Για την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας πραγματοποιήθηκε εσωτερική συνεργασία μεταξύ των στελεχών της Δ.νσης. Χρηματοδότηση και κόστος Το κόστος για την λειτουργία της δωρεάν εκδοχής του συστήματος αφορούσε μόνο τους ανθρώπινους πόρους, καθώς είναι απαραίτητη η καθημερινή απασχόληση των υπαλλήλων της δομής στην οποία εφαρμόζεται.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίησηΗ συγκεκριμένη έκδοση τους συστήματος που επιλέχθηκε για την εφαρμογή της καινοτομίας ήταν χωρίς κόστος. Για την συνέχιση, ωστόσο, της λειτουργίας της καινοτομίας απαιτείται έρευνα αγοράς για την επιλογή και απόκτηση αντίστοιχου συστήματος για μόνιμη χρήση.
Με τη χρήση του συστήματος επιλύθηκε το ζήτημα της παρακολούθησης των εργασιών του προσωπικού που εργαζόταν από απόσταση, αλλά και του προσωπικού με φυσική παρουσία, ιδιαίτερα κατά την πρώτη φάση της πανδημίας του Covid-19 στην Ελλάδα, όπου η ελληνική δημόσια διοίκηση κλήθηκε ουσιαστικά για πρώτη φορά να εφαρμόσει διαδικασίες εργασίας μειωμένης παρουσίας στις υπηρεσίες και εργασίας από απόσταση. Η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών, απαιτεί τη διάθεση του κατάλληλου εξοπλισμού (laptops) και απομακρυσμένων προσβάσεων VPN (Virtual Private Network). Στους συνολικά 25 χρήστες, οι οποίοι εντάχθηκαν στο σύστημα διατέθηκαν φορητοί ηλεκτρονικοί υπολογιστές και απομακρυσμένες προσβάσεις VPN (Virtual Private Network).
Το αποτέλεσμα από την χρήση του συστήματος, ήταν η απρόσκοπτη λειτουργία της υπηρεσίας, σε μια περίοδο που το έργο της ήταν ιδιαίτερα αυξημένο, λόγω του έκτακτου επιχειρησιακού σχεδιασμού που έπρεπε να εκπονηθεί από την υπηρεσία για τη διαχείρισης της κρίσης της πανδημίας.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Η βιωσιμότητα της καινοτομίας εξαρτάται από την βούληση της ηγεσίας για την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών σε όλο τον φορέα, δεδομένου ότι διευκολύνεται η διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται, ειδικότερα στην τρέχουσα περίοδο με την εφαρμογή των μέτρων τηλεργασίας λόγω της πανδημίας Covid-19.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Η εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Εργασιών είναι απλή αλλά μπορεί να βοηθήσει σε μεγάλο βαθμό την καθημερινή παρακολούθηση και ανάθεση εργασιών, ειδικότητα στις περιπτώσεις οργανισμών με πολυπλοκότητα και μεγάλο όγκο εργασιών. Ήδη η Α.Α.Δ.Ε. έχει δρομολογήσει την απόκτηση συστήματος task management για το σύνολο των υπαλλήλων στο πλαίσιο του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας.
Φορέας: Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων
Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση
Πεδίο καινοτομίας: Εφαρμογή νέου συστήματος διοίκησης
Έτος Σχεδιασμού Καινοτομίας: 2020
Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων
Στάδιο Καινοτομίας: Έχει σταματήσει. Σε εξέλιξη εγκατάσταση νέας υποδομής
Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, Δημόσιες Οργανώσεις
Αριθμός ωφελουμένων: Οι 25 υπάλληλοι της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού της ΑΑΔΕ
Πηγές Χρηματοδότησης: Δεν υπήρχε κόστος χρήσης του συστήματος (Δωρεάν έκδοση)
URL: Task Management ΑΑΔΕ
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 2 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!