Περιγραφή της Καινοτομίας

 

Η καινοτομία που αναπτύχθηκε από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ) σε συνεργασία με φορείς του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων (ΥΠΑΙΘ) αφορά ηλεκτρονική εφαρμογή σύναψης συμβάσεων μεταξύ δημόσιου φορέα με πολίτες. Ειδικότερα η καινοτομία υποστηρίζει την ψηφιακή δυνατότητα έκδοσης και αποδοχής της σύμβασης αναπληρωτή εκπαιδευτικού με την οικεία Διεύθυνση Εκπαίδευσης και την καταχώρηση στοιχείων για την ενημέρωση Διαύγειας, Εργάνης και πληροφοριακού συστήματος μισθοδοσίας.

 

Η εφαρμογή αναπτύχθηκε στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης της Δημόσιας Διοίκησης και επιφέρει σημαντικά οφέλη όπως:

 

1) Η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών από το κράτος στους πολίτες. Πλέον οι αναπληρωτές εκπαιδευτικοί δεν θα χρειάζεται να μετακινούνται στις έδρες των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, καθώς μπορούν εύκολα να υπογράφουν ηλεκτρονικά τη σύμβασή τους από όπου επιθυμούν.

 

2) Βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, καθώς επιτυγχάνεται εξοικονόμηση σημαντικού χρόνου εργασίας των στελεχών των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι δεν χρειάζεται πλέον να διασταυρώνουν και να ανταλλάσσουν στοιχεία σχετικά με τις συμβάσεις με άλλα πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου, καθώς η εφαρμογή διαλειτουργεί με τα πληροφοριακά συστήματα Myschool, το σύστημα μηχανογραφικής υποστήριξης των σχολικών μονάδων και των διοικητικών δομών της εκπαίδευσης και το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Προσωπικού Α/θμιας και Β/θμιας Εκπαιίδευσης (ΟΠΣΥΔ) του ΥΠΑΙΘ.

 

Η καινοτομία έχει σχεδιαστεί με τη προσέγγιση της "ανοικτής" υλοποίησης καθώς στο στην ανάπτυξή της συμμετείχαν στελέχη από όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς (ΕΔΥΤΕ, Κεντρική και Περιφερειακές υπηρεσίες ΥΠΑΙΘ, ΣΤΕΛΕΧΗ Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, υπεύθυνοι ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, ΔΙΑΥΓΕΙΑ). Στοχεύει στη μείωση της γραφειοκρατίας και των ωρών εργασίας που απαιτούνται για την υπογραφή των συμβάσεων αποτελεί επίσης σημαντικό όφελος. Λόγω της διαλειτουργικότητάς της καθώς και των προδιαγραφών της θεωρείται ότι θα μπορούσε να γίνει μια εφαρμογή πιλότος και να επεκταθεί και σε άλλες περιπτώσεις για συνάψεις συμβάσεων των δημόσιων φορέων με πολίτες.

 

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

 

Τα στάδια τα οποία ακολουθεί η διαδικασία ψηφιακής σύναψης και υπογραφής της σύμβασης των αναπληρωτών εκπαιδευτικών μέσω της εφαρμογής είναι τα ακόλουθα:

 

1) Το Πληροφοριακό Σύστημα διαχείρισης σχολείου Myschool ενημερώνει διαλειτουργικά την εφαρμογή για την ανάγκη εκπαιδευτικών χωρίς πλέον να χρειάζονται υπηρεσιακά έγγραφα.

 

2) Οι αναπληρωτές εκπαιδευτικοί δηλώνουν τα σχολεία προτίμησής τους ψηφιακά στο Πληροφοριακό Σύστημα του ΥΠΑΙΘ ΟΠΣΥΔ.

 

3) Η εφαρμογή διαλειτουργώντας με τα υπόλοιπα Πληροφοριακά Συστήματα ελέγχει τα απαραίτητα στοιχεία και τοποθετεί τον κάθε υποψήφιο εκπαιδευτικό στο κάθε σχολείο με τη δημιουργία ψηφιακού εγγράφου σύμβασης.

 

4) Οι υποψήφιοι εκπαιδευτικοί εισέρχονται με κωδικούς στο σύστημα της εφαρμογής https://anaplirotes.gov.gr και πραγματοποιούν ψηφιακά την αποδοχή της σύμβασης.

 

5) Μέσω της εφαρμογής, μετά την αποδοχή της σύμβασης, εκδίδονται αυτόματα οι συμβάσεις εργασίας των αναπληρωτών εκπαιδευτικών. Στη συνέχεια η εφαρμογή διαλειτουργεί με τα συστήματα που χρειάζονται την σχετική ενημέρωση σχετικά με τις συναπτόμενες συμβάσεις, όπως η Διαύγεια, Εργάνη και το Πληροφοριακό Σύστημα μισθοδοσίας, το οποίο ενημερώνει διαλειτουργικά την εφαρμογή ώστε ο εκπαιδευτικός να έχει πρόσβαση για να υπογράψει τη σύμβασή του ψηφιακά. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υπάρχει πλήρης, άμεση και έγκυρη ενημέρωση των εκπαιδευτικών μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων (sms).

 

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

 

1) Η αντιμετώπιση των μετακινήσεων των υποψηφίων αναπληρωτών εκπαιδευτικών στις Διευθύνσεις Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης στις έδρες των νομών για την αποδοχή της πρόσληψης και την υπογραφή της σύμβασης που απαιτούσε φυσική παρουσία και αυτοπρόσωπη έγγραφη κατάθεση των απαιτούμενων δικαιολογητικών και οδηγούσε σε περιβαλλοντική επιβάρυνση (αυξημένη εκπομπή καυσαερίων από αυτοκίνητα κτλ).

 

2) Η προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις με χρήση εξελιγμένων ψηφιακών υπηρεσιών για την αυτοματοποίηση και απλοποίηση της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, πχ ψηφιακή σφραγίδα κλπ. και η εξοικονόμηση χρόνου εργασίας.

 

Στόχοι της Καινοτομίας

 

Η ψηφιακή υπογραφή σύναψη (αποδοχή) της σύμβασης μεταξύ αναπληρωτή εκπαιδευτικού - Υπουργείου Παιδείας έχει στόχο:

 

1) τη βελτίωση της παρεχόμενης υπηρεσίας σύναψης και υπογραφής των συμβάσεων με την εξάλειψη της ανάγκης επισκέψεων των εκπαιδευτικών στις έδρες των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης.

 

2) την εξοικονόμηση δεκάδων χιλιάδων ωρών εργασίας για τα στελέχη των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, μέσω της αυτοματοποίησης της ενημέρωσης των Πληροφοριακών Συστημάτων του Δημοσίου ΕΡΓΑΝΗ, ΔΙΑΥΓΕΙΑ και συστήματος μισθοδοσίας και της ανάπτυξης διαλειτουργικοτήτων με προϋπάρχοντα Πληροφοριακά Συστήματα του ΥΠΑΙΘ (Myschool και ΟΠΣΥΔ).

 

3) τη συμβολή στην εξέλιξη της ψηφιοποίησης των υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης, καθώς ο κώδικας ανοικτού λογισμικού που αναπτύχθηκε για τη λειτουργία της εφαρμογής θα μπορεί να διατεθεί για δωρεάν χρήση του σε ανάλογες περιπτώσεις ανάπτυξης αντίστοιχων εφαρμογών από φορείς του δημόσιου τομέα.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

 

Κατά την πρώτη χρονιά εφαρμογής της το έτος 2021, 37.595 αναπληρωτές εκπαιδευτικοί σύνηψαν ψηφιακά τη σύμβασή τους. Τα σημαντικότερα αποτελέσματα από την καινοτομία είναι:

 

α) Απλούστευση της διαδικασίας υπογραφής της σύμβασης πρόσληψης του αναπληρωτή εκπαιδευτικού, η οποία γίνεται πλέον 100% ψηφιακά από το Πληροφοριακό Σύστημα διαχείρισης σχολείου Myschool.

 

β) Μείωση της ανθρωποπροσπάθειας κατά δεκάδες χιλιάδων ωρών εργασίας από τους υπαλλήλους των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης που πριν έπρεπε να ενημερώσουν τα Πληροφοριακά Συστήματα ΕΡΓΑΝΗ , δύο φορές ετησίως κατά την πρόσληψη και τη λήξη της σύμβασης, τη Διαύγεια και το Πληροφοριακό Σύστημα μισθοδοσίας (b-glossa) για κάθε έναν ξεχωριστά από τους 40.000 περίπου κάθε χρόνο αναπληρωτές εκπαιδευτικούς.

 

γ) Προστασία του περιβάλλοντος. Η καινοτομία θεωρείται μια πράσινη εφαρμογή, καθώς:

 

- έχει οδηγήσει σε μείωση της χρήσης χαρτιού κατά τουλάχιστον 90% εξαλείφοντας την ανάγκη για εκτύπωση εγγράφων προκειμένου για την υπογραφή της σύμβασης.

 

- μειώνει σημαντικά (σχεδόν 100%) τις ανάγκες για μετακινήσεις των αναπληρωτών εκπαιδευτικών προκειμένου να υπογράφουν τις συμβάσεις τους και κατά συνέπεια την περιβαλλοντική επιβάρυνση (καυσαέρια οχημάτων). Πριν από την εφαρμογή της καινοτομίας, οι νεοδιορισθέντες έπρεπε να παρουσιάζονται στις ΔΙΠΕ και ΔΙΔΕ μια φορά για να δηλώσουν σχολικές μονάδες προτίμησης και μια φορά για την υπογραφή της σύμβασης. Ειδικά στις νησιωτικές περιοχές η μετακίνηση ήταν δύσκολη και χρονοβόρα (πχ Μήλος-Πειραιάς-Σύρος-Πειραιάς-Μήλος, Γαύδος-Χανιά-Γαύδος κλπ).

 

δ) Βελτίωση ποιότητας της διαδικασίας ανάληψης υπηρεσίας των αναπληρωτών εκπαιδευτικών.

Στάδιο σχεδιασμού

Στο στάδιο του σχεδιασμού πραγματοποιήθηκε ανάλυση από Ομάδα Έργου η οποία, συγκροτήθηκε από στελέχη της ΕΔΥΤΕ, των Διευθύνσεων Ανθρώπινου Δυναμικού και Πληροφορικής του Υπουργείου Παιδείας, Περιφερειακών Διευθύνσεων και Διευθύνσεων Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, αλλά και στελέχη του ΙΤΥΕ «ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ». Αντικείμενο της Ομάδας ήταν ο προσδιορισμός των απαιτήσεων και των αναγκών που θα ικανοποιήσει η ανάπτυξη της καινοτομίας. Το χρονικό διάστημα σχεδιασμού της καινοτομίας ήταν Δεκέμβριος 2020 - Μάρτιος 2021.

 

Επίσης, συγκροτήθηκε Ομάδα Διοίκησης Έργου με στελέχη από την ΕΔΥΤΕ, την Κεντρική και Περιφερειακές υπηρεσίες του ΥΠΑΙΘ και του ΙΤΥΕ Διόφαντος, με ρόλο την εκπόνηση των λειτουργικών προδιαγραφών της εφαρμογής. Στην Ομάδα Διοίκησης Έργου συμμετείχαν στελέχη από το Τμήμα ανάλυσης εφαρμογών και υπηρεσιών της ΕΔΥΤΕ, στελέχη από τη Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Γενική Διεύθυνση Σπουδών του ΥΠΑΙΘ, στελέχη από ΔΙΠΕ και ΔΙΔΕ καθώς και Περιφερειακές Διευθύνσεις Εκπαίδευσης, οι υπεύθυνοι των Πληροφοριακών Συστημάτων του ΙΤΥΕ Διόφαντος και κατά καιρούς υπεύθυνοι των Πληροφοριακών Συστημάτων ΕΡΓΑΝΗ και Διαύγεια.

 

Η εφαρμογή αναπτύχθηκε ως ανοιχτή εφαρμογή λογισμικού διαθέσιμη στο gitlab, ενώ βασίστηκε στην χρήση και ανάπτυξη νέων υπηρεσιών (Web Services- ws) διαλειτουργικότητας από το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης για την επικοινωνία μεταξύ των υπαρχόντων Πληροφοριακών Συστημάτων του ΥΠΑΙΘ αλλά και της Δημόσιας Διοίκησης. Η καινοτομία χρησιμοποιεί kubernetes, ένα σύστημα ανοιχτού κώδικα για την αυτοματοποίηση της ανάπτυξης, της κλιμάκωσης και της διαχείρισης εφαρμογών και Βatch Digital Sign, δηλαδή δυνατότητα ταυτόχρονης ψηφιακής υπογραφής πολλών εγγράφων, για την εξυπηρέτηση του μεγάλου όγκου των ψηφιακών συμβάσεων. Μόλις οριστικοποιήθηκαν οι λειτουργικές προδιαγραφές ξεκίνησε από την ομάδα των προγραμματιστών η υλοποίηση της εφαρμογής και η ενεργοποίηση των web services.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Για την πειραματική εφαρμογή και τον έλεγχο της πλατφόρμας, που διήρκεσε από τον Ιούλιο μέχρι τον Αύγουστο του 2021, έγιναν εκτενείς δοκιμές με δεδομένα αναπληρωτών εκπαιδευτικών προηγούμενων ετών. Για τις δοκιμές και την παρακολούθηση της πειραματικής εφαρμογής εκπαιδεύτηκαν και απασχολήθηκαν στελέχη από όλες τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες ΕΔΥΤΕ, ΥΠΑΙΘ, ΙΤΥΕ "ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ" αλλά και στελέχη από τις Διευθύνσεις εκπαίδευσης και τεχνικοί από τα Πληροφορικά Συστήματα ΕΡΓΑΝΗ και Διαύγεια για την επικοινωνία με τα συστήματα αυτά.

Στάδιο εφαρμογής

Η αξιολόγηση της εφαρμογής πραγματοποιείται από ομάδα εργασίας του ΕΔΥΤΕ και του ΥΠΑΙΘ με κριτήρια μέτρησης που αφορούν τον αριθμό κάθε φορά των εκπαιδευτικών που υπογράφουν ψηφιακά τη σύμβαση και προέρχονται από τις αναφορές που αποστέλλονται για κάθε γύρο προσλήψεων στο ΥΠΑΙΘ.

Στάδιο διάδοσης

Η διάδοση της καινοτομίας στο εσωτερικό του φορέα πραγματοποιείται με τη χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, με παρουσιάσεις και διεξαγωγή σεμιναρίων και στο εξωτερικό του φορέα με Δελτία Τύπου του ΥΠΑΙΘ και του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, μέσω της ιστοσελίδας του φορέα, με δραστηριότητες του Γραφείου Τύπου και με τη συμμετοχή σε συνέδρια, εκδηλώσεις, ημερίδες κλπ.

Συνεργασίες

Στελέχη από το ΕΔΥΤΕ, το ΥΠΑΙΘ και το ΙΤΥΕ «ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ» συνεργάστηκαν για την αποτύπωση του επιχειρησιακού μοντέλου και την ανάπτυξη νέων διαλειτουργικοτήτων και καινοτομιών (πχ χρήση ψηφιακής σφραγίδας ΥΠΑΙΘ, αυτόματη ενημέρωση υποψηφίων με sms κλπ).

Χρηματοδότηση και κόστος

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας δεν απαιτήθηκε χρηματοδότηση, καθώς αναπτύχθηκε από στελέχη φορέων του δημοσίου τομέα. Για την ανάπτυξη της καινοτομίας απασχολήθηκαν 4 διοικητικοί υπάλληλοι του ΥΠΑΙΘ για 2 μήνες, 2 διοικητικοί υπάλληλοι του ΥΠΑΙΘ για ανάπτυξη υπηρεσιών Hepl Desk για ¼ μήνα, 2 προγραμματιστές του ΙΤΥΕ «ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ» για 2 μήνες, 2 αναλυτές του ΕΔΥΤΕ για 6 μήνες και 3 προγραμματιστές του ΕΔΥΤΕ για 4 μήνες. Μετά την ολοκλήρωση της εφαρμογής απαιτείται η απασχόληση 4 έως 5 στελεχών του ΥΠΑΙΘ και ΕΔΥΤΕ για περίπου 16 ώρες συνολικά για κάθε κύκλο πρόσληψης.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις, ωστόσο κάποια περιστασιακά προβλήματα που οφείλονται στην αποστολή των ενημερωτικών sms και στις αλλαγές προσώπων στις Διευθύνσεις Εκπαίδευσης ξεπερνιούνται μέσα από υποστήριξη μέσω Hekp Desk.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η καινοτομία, προκειμένου να λειτουργήσει με αποτελεσματικό και βιώσιμο τρόπο, είναι αναγκαίο να ενταχθεί σε ένα πλαίσιο γενικότερης στρατηγικής ψηφιακού μετασχηματισμού. Ακόμα, απαραίτητη κρίνεται η κατάρτιση, σε θέματα ψηφιακού μετασχηματισμού, για όλους τους πολίτες και τα στελέχη της Δημόσιας Διοίκησης.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Τόσο η ηγεσία του ΥΠΑΙΘ αλλά και της ΕΔΥΤΕ ΑΕ θεώρησαν ότι η πλατφόρμα anaplirotes.gov.gr είναι ένα χρήσιμο και καινοτόμο εργαλείο για την απλούστευση της διαδικασίας των προσλήψεων των αναπληρωτών εκπαιδευτικών. Τα οφέλη από την καινοτομία εκτός από την εξοικονόμηση εργατοωρών και η αποφυγή των μετακινήσεων των εκπαιδευτικών στις έδρες των Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, ήταν και η ανάπτυξη δικτύου συνεργασίας και η ανταλλαγή τεχνογνωσίας μεταξύ των φορέων.

Λόγω της "ανοικτής" υλοποίησης εκτιμάται ότι αυτή η καινοτομία μπορεί να λειτουργήσει ως μια εφαρμογή πιλότος για τις συνάψεις συμβάσεων των κρατικών οργανισμών με πολίτες.

Φορέας: Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ ΑΕ)

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2020

Στάδιο καινοτομίας: Διάδοση

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, εκπαιδευτικοί, εκπαιδευτικά ιδρύματα

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2022: 42.159 συμβάσεις, 2021: 37.595 συμβάσεις

 

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, ΠΔΕ

 





URL: https://anaplirotes.gov.gr/

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.