Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία του Δήμου Αθηναίων, που υλοποιήθηκε σε συνεργασία με το Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού (ΥΠΠΟΑ) αφορά ένα νέο ηλεκτρονικό σύστημα το οποίο αξιοποιεί γεωχωρικές πληροφορίες για τη διενέργεια ελέγχου χρήσης Καταστημάτων Υγειονομικού Ενδιαφέροντος (ΚΥΕ) και αδειοδότησης κατάληψης κοινοχρήστου χώρου. Σε αυτές τις διαδικασίες εμπλέκονται Υπηρεσίες του Δήμου Αθηναίων (Δημοτικές Κοινότητες και Τμήμα Αδειοδότησης Χρήσης Κοινοχρήστου Χώρου) και του ΥΠΠΟΑ (Εφορεία Αρχαιοτήτων Πόλης Αθηνών και Υπηρεσία Νεότερων Μνημείων και Τεχνικών Έργων Αττικής, Ανατολικής Στερεάς Ελλάδας και Κυκλάδων).

Μέχρι την ανάπτυξη του συστήματος ο έλεγχος για την παροχή αδειοδοτήσεων γινόταν μέσω αναζήτησης εγγράφων, ενώ όλες οι αιτήσεις, είτε αφορούσαν περιοχές που εμπίπτουν σε περιοχή αρμοδιότητας του ΥΠΠΟΑ είτε όχι, παραπέμπονταν στο Υπουργείο, καθιστώντας τη διαδικασία ιδιαίτερα χρονοβόρα.

Ωφελούμενοι είναι οι υπάλληλοι των συνεργαζόμενων φορέων αλλά και οι αιτούσες αδειοδότησης επιχειρήσεις, καθώς το νέο σύστημα απλοποιεί τις διαδικασίες ελέγχου και αδειοδοτήσεων.

Η καινοτομία αναπτύχθηκε από το Τμήμα Διαχείρισης Γεωχωρικών Δεδομένων Πόλεως της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού, Ανθεκτικότητας, Καινοτομίας και Τεκμηρίωσης αξιοποιώντας το υπάρχον Σύστημα Γεωγραφικών Πληροφοριών του Δήμου.

Το ηλεκτρονικό σύστημα αποτελεί καινοτομία, καθώς έως τον Μάρτιο του 2023 εφαρμόζεται για πρώτη φορά στην Ελλάδα και μπορεί να διαδοθεί σε άλλους Δήμους της χώρας.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Αρμόδιοι υπάλληλοι του Δήμου χρησιμοποιούν ειδικά διαμορφωμένο «δυναμικό χάρτη» στο περιβάλλον του λογισμικού QGIS για τη διεκπεραίωση αιτημάτων πολιτών. Αντίστοιχα, πιστοποιημένοι υπάλληλοι του ΥΠΠΟΑ χρησιμοποιούν το δυναμικό χάρτη που έχει δημιουργηθεί στη Γεωπύλη (gis.cityofathens.gr) του Δήμου Αθηναίων γι’ αυτό το σκοπό. Γίνεται αναζήτηση της περιοχής ενδιαφέροντος, ερμηνεία του δυναμικού χάρτη και λήψη απόφασης, χρησιμοποιώντας το ολοκληρωμένο σύστημα GIS. Εφόσον τα αιτήματα αφορούν περιοχές αρμοδιότητας του ΥΠΠΟΑ, μόνο τότε παραπέμπονται προς έγκριση στο Υπουργείο.

Οι αρμόδιοι υπάλληλοι ερμηνεύουν όλα τα στοιχεία προς έλεγχο σχετικά με το αν πληρούνται οι όροι και οι προϋποθέσεις για την ίδρυση και λειτουργία ΚΥΕ, εντός περιοχών αρμοδιότητας του ΥΠΠΟΑ σε ένα ενιαίο Σύστημα, προκειμένου για την έκδοση σχετικών αδειών.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι οι ακόλουθοι:

1) Η επίτευξη του επιχειρησιακού στόχου του Δήμου για την παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών στους πολίτες, εισάγοντας έναν καινοτόμο τρόπο διεκπεραίωσης αιτημάτων των ενδιαφερομένων.

2) Η προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις, αξιοποιώντας τις δυνατότητες των Συστημάτων Γεωγραφικών Πληροφοριών. Με τον τρόπο αυτό επιδιώκεται η απλούστευση και η μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης των σχετικών διαδικασιών και η υποστήριξη των Υπηρεσιών του Δήμου Αθηναίων και του ΥΠΠΟΑ.

3) Η ανάγκη για έκδοση Απόφασης σχετικής με τη διαδικασία ίδρυσης και λειτουργίας ΚΥΕ, ορίζοντας ένα σαφές πλαίσιο μέσω της απεικόνισης των σχετικών όρων και προϋποθέσεων σε ένα χάρτη.

Στόχοι της Καινοτομίας

Κύριος στόχος της καινοτομίας ήταν η απλούστευση και η μείωση του χρόνου της διαδικασίας έκδοσης αδείας χρήσης και ελέγχου κατάληψης κοινοχρήστου χώρου, στο Δήμο Αθηναίων, κατά 50%, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα την ελαχιστοποίηση των λαθών κατά τις διαδικασίες ελέγχου των αιτήσεων.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα κυριότερα αποτελέσματα από τη λειτουργία του συστήματος είναι:

1) Η θεσμοθέτηση των διαδικασιών ελέγχου και αδειοδοτήσεων με την έκδοση σχετικής Απόφασης του ΥΠΠΟΑ (ΑΔΑ: Ω2ΚΦ4653Π4-Ψ3Γ),

2) Η μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης σχετικών αιτημάτων κατά 50-60%, παρακάμπτοντας τις χρονοβόρες γραφειοκρατικές διαδικασίες ελέγχου χρήσης ΚΥΕ και αδειοδότησης κατάληψης κοινοχρήστου χώρου σε αυτά,

3) Η μείωση των λαθών στην επεξεργασία των αιτήσεων σχεδόν κατά 100%.

Στάδιο σχεδιασμού

Ο Δήμος Αθηναίων αντιλαμβανόμενος, από κοινού με το ΥΠΠΟΑ, τη χρονοβόρο διαδικασία έναρξης λειτουργίας ΚΥΕ, αποφάσισε να εισάγει ένα νέο πλαίσιο, με το οποίο θα μειώνεται ο χρόνος εξυπηρέτησης των πολιτών. Ο συντονισμός αυτής της καινοτομίας ξεκίνησε τον Μάιο του 2020 και έγινε από τον Επικεφαλής Στρατηγικού Σχεδιασμού του Δημάρχου Αθηναίων και Συμβούλους της Υπουργού Πολιτισμού και Αθλητισμού. Το έργο υλοποιήθηκε μετά από πολύμηνη συνεργασία έμπειρων υπαλλήλων του Τμήματος Διαχείρισης Γεωχωρικών Δεδομένων Πόλεως της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού Ανθεκτικότητας, Καινοτομίας και Τεκμηρίωσης Δήμου Αθηναίων και Υπηρεσιών του ΥΠΠΟΑ (Εφορεία Αρχαιοτήτων Πόλης Αθηνών και Υπηρεσία Νεωτέρων Μνημείων και Τεχνικών Έργων Αττικής, Ανατολικής Στερεάς Ελλάδας και Κυκλάδων).

Μέσω αυτής της συνεργασίας, καταρχήν καθορίστηκαν οι όροι και οι προϋποθέσεις για την ίδρυση και λειτουργία ΚΥΕ, εντός περιοχών αρμοδιότητας του ΥΠΠΟΑ. Τα στελέχη του ΥΠΠΟΑ καθόρισαν τις περιοχές προστασίας (Μνημεία, Αρχαιολογικοί Χώροι), τις περιοχές ελέγχου χρήσης και τις επιτρεπόμενες ζώνες ανάπτυξης τραπεζοκαθισμάτων και τυχόν περιορισμούς.

Το Τμήμα Διαχείρισης Γεωχωρικών Δεδομένων Πόλεως προχώρησε στην ψηφιοποίηση όλων των απαραίτητων στοιχείων, ανέπτυξε εργαλεία διαχείρισης και τελικά, εισήγαγε ένα σύγχρονο τρόπο υποστήριξης των Υπηρεσιών του Δήμου και του ΥΠΠΟΑ. Αποτέλεσμα της συνεργασίας του ΥΠΠΟΑ και του Δήμου Αθηναίων ήταν η έκδοση σχετικής Απόφασης του ΥΠΠΟΑ (ΑΔΑ: Ω2ΚΦ4653Π4-Ψ3Γ) τον Μάιο του 2022, η οποία συνοδεύεται από παραγόμενους χάρτες.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Κατά το στάδιο αυτό πραγματοποιήθηκε εκπαίδευση των χρηστών της εφαρμογής, οι οποίοι, αφού εκπαιδεύτηκαν, χρησιμοποίησαν πειραματικά την εφαρμογή. Σε αυτό το στάδιο, προτάθηκαν τροποποιήσεις και επιπλέον λειτουργίες. Το Τμήμα Διαχείρισης Γεωχωρικών Δεδομένων Πόλεως υλοποίησε αυτές τις αλλαγές μέσω βελτίωσης των προσθέτων που είχαν αναπτυχθεί και ενεργοποίησης εξειδικευμένων ρυθμίσεων. Ωστόσο, δεν πραγματοποιήθηκαν ριζικές μεταβολές στη δομή της εφαρμογής που υλοποιήθηκε.

Στάδιο εφαρμογής

Η εφαρμογή της καινοτομίας αξιολογείται ως προς την αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού συστήματος. Αυτή, πραγματοποιείται από στελέχη των αρμοδίων Υπηρεσιών του Δήμου με δείκτες όπως ο χρόνος διεκπεραίωσης ενός αιτήματος αδειοδότησης.

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του φορέα με τη χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, μέσα από παρουσιάσεις, διανομή έντυπου υλικού, διενέργεια σεμιναρίων. Στο εξωτερικό του φορέα διαδίδεται μεσώ της ιστοσελίδας του φορέα, μέσα από δραστηριότητες του Γραφείου Τύπου και με τη χρήση μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Σχετική ενημέρωση των πολιτών γίνεται και μέσω της ιστοσελίδας του ΥΠΠΟΑ (https://www.culture.gov.gr/el/Information/SitePages/view.aspx?nID=4057#prettyPhoto)

Συνεργασίες

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας , πραγματοποιήθηκε συνεργασία μεταξύ στελεχών του Δήμου Αθηναίων και του ΥΠΠΟΑ. Τα στελέχη του ΥΠΠΟΑ καθόρισαν τις περιοχές αρμοδιότητάς του Υπουργείου και τυχόν περιορισμούς, ενώ στη συνέχεια τα στελέχη του Τμήματος Διαχείρισης Γεωχωρικών Δεδομένων Πόλεως του Δήμου Αθηναίων προχώρησε στην ψηφιοποίηση όλων των απαραίτητων στοιχείων και στην ένταξή τους στο περιβάλλον του λογισμικού QGIS.

Χρηματοδότηση και κόστος

Για την ανάπτυξη του συστήματος δεν απαιτήθηκε χρηματοδότηση, καθώς αυτή πραγματοποιήθηκε από υπαλλήλους των συνεργαζόμενων φορέων για χρονικό διάστημα δύο ετών με μερική απασχόληση στο συγκεκριμένο έργο. Συγκεκριμένα, απασχολήθηκαν: 1 Τοπογράφος Μηχανικός (με εξειδίκευση στα Συστήματα Γεωγραφικών Πληροφοριών), 2 διοικητικοί υπάλληλοι (Δήμος Αθηναίων), 2 Αρχαιολόγοι και 1 Αρχιτέκτονας Μηχανικός (ΥΠΠΟΑ). Ο συνολικός χρόνος απασχόλησης των παραπάνω ήταν, περίπου, 10 εργατο-μήνες.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η βασική πρόκληση αφορούσε στην προσαρμογή των απαιτήσεων του ηλεκτρονικού συστήματος σε ένα σύγχρονο τρόπο λήψης αποφάσεων αξιοποιώντας τις δυνατότητες των Συστημάτων Γεωγραφικών Πληροφοριών.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία της καινοτομίας έπαιξαν η άριστη συνεργασία των στελεχών των δύο φορέων, καθώς και η υψηλή κατάρτισή τους στο γνωστικό αντικείμενο αρμοδιότητάς τους. Ακόμα, σημαντικός παράγοντας επιτυχίας ήταν το σωστά δομημένο Σύστημα Γεωγραφικών Πληροφοριών του Δήμου και οι υποδομές του (δίκτυα κλπ.).

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η ανάπτυξη του ηλεκτρονικού συστήματος ελέγχου μέσω γεωχωρικών δεδομένων έχει αναμφισβήτητα συμβάλει στην βελτίωση των σχετικών διαδικασιών παροχής αδειοδοτήσεων από το Δήμο, αλλά και στην αναβάθμιση των δεξιοτήτων του προσωπικού στη χρήση Συστημάτων Γεωγραφικών Πληροφοριών. Ανάλογες πρακτικές θα μπορούσαν να υιοθετηθούν και από άλλους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

Φορέας: Δήμος Αθηναίων

Επίπεδο διακυβέρνησης: Τοπικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021

Στάδιο καινοτομίας: Διάδοση

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, Επιχειρήσεις

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): Αριθμός ωφελούμενων έτους 2022 (εκτίμηση): 30 Στελέχη Υπηρεσιών που εξυπηρετούν πολίτες, πάνω από 1.500 χρήστες που υπέβαλαν αιτήματα αδειοδότησης από τον Ιούλιο του 2022 μέχρι τον Απρίλιο του 2023

Πηγές Χρηματοδότησης: Υλοποίηση με ίδια μέσα


URL: Χρήση Ηλεκτρονικής Πλατφόρμας Γεωχωρικών Πληροφοριών για Ίδρυση και Λειτουργία Καταστημάτων Υγειονομικού Ενδιαφέροντος dibp.2.docx-EmbeddedFil

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 4

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.