Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ) αφορά την ανάπτυξη διαδραστικής διαδικτυακής εφαρμογής δημοσιονομικής αξιολόγησης με σκοπό την υποστήριξη της διενέργειας του τακτικού δημοσιονομικού ελέγχου που ασκείται από το Υπουργείο Οικονομικών στους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης. Η καινοτομία συνίσταται στην, εντός ενός δημοσιονομικού έτους, δημοσιονομική αξιολόγηση των φορέων, μέσω νέας μεθοδολογίας, η οποία περιλαμβάνει τη συμπλήρωση κατάλληλα διαμορφωμένων θεματικών ερωτηματολογίων, με παράλληλη ανάρτηση του υλικού που τεκμηριώνει τις απαντήσεις. Από τις απαντήσεις των φορέων και το υλικό τεκμηρίωσης, το εργαλείο σχεδιάζεται να εξάγει αυτόματα τη βαθμολογία δημοσιονομικής επίδοσης του φορέα, θα παράγονται και θα αποστέλλονται σε κάθε φορέα αυτοματοποιημένα έγγραφα ενημέρωση, στα οποία θα αναφέρεται η βαθμολογία. Επίσης, θα επισημαίνονται οι αστοχίες και θα ορίζεται ο χρόνος επαναξιολόγησης του φορέα με επανάληψη της διαδικασίας αξιολόγησης στα σημεία που χρήζουν βελτίωσης.

Μέσω της σχεδιαζόμενης καινοτομίας γίνεται φανερό ότι παρέχεται η δυνατότητα διενέργειας αυτοματοποιημένου και περισσότερο αποτελεσματικού ελέγχου του συνόλου των φορέων του Δημοσίου, έναντι της τρέχουσας κατάστασης, όπου η ολοκλήρωση ενός πλήρους κύκλου ελέγχου έχει συνήθως μεγάλη διάρκεια και περιλαμβάνει περιορισμένο αριθμό φορέων. Η προστιθέμενη αξία της καινοτομίας είναι η εξοικονόμηση σε ετήσια βάση σημαντικού αριθμού εργατοωρών η οποία αντιστοιχεί σε αύξηση της παραγωγικότητας. Επίσης, επεκτείνεται η διαδικασία ελέγχου στο σύνολο των φορέων έχοντας ως αποτέλεσμα τη δυνατότητα ευρύτερης ελεγκτικής κάλυψης. Παράλληλα, καλλιεργείται κουλτούρα χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης στο σύνολο των φορέων του δημοσίου, ενώ χαρτογραφούνται οι εγγενείς κίνδυνοι εκάστου φορέα, επιτρέποντας στην Γενική Κυβέρνηση να χαράξει στοχευμένες πολιτικές μείωσης αυτών.

Συνολικά στην αξιολόγηση μέσω της πλατφόρμας εντάσσονται όλοι οι ελεγκτικοί φορείς και όλοι οι φορείς που εποπτεύονται της κεντρικής και γενικής κυβέρνησης και γενικά όλοι οι φορείς που επιχορηγούνται άμεσα ή έμμεσα από τον προϋπολογισμό.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι δημιουργίας της καινοτομίας από τη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων είναι:

1) Η αδυναμία ελέγχου του συνόλου των φορέων Γενικής Κυβέρνησης σε ετήσια βάση, με αποτέλεσμα να μην υπάρχει πλήρης δημοσιονομικός έλεγχος,

2) Η ανάγκη για ύπαρξη βάσης δεδομένων δημοσιονομικού ελέγχου για αυτοματοποίηση της διαδικασίας αξιολόγησης,

3) Η ανάγκη για τη χάραξη στοχευμένων πολιτικών όσον αφορά τη βελτίωση της δημοσιονομικής διαχείρισης για κάθε φορέα ξεχωριστά,

4) Η ανίχνευση φαινομένων απάτης και διαφθοράς, που μπορεί να υπάρχουν λόγω ελλιπούς δημοσιονομικού ελέγχου.

Στόχοι της Καινοτομίας

Η καινοτομία στοχεύει στο να επιλύσει τις βασικές προκλήσεις που αντιμετωπίζει η Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων της. Συγκεκριμένα με την υλοποίηση της καινοτομίας αναμένεται:

1) Αύξηση του αριθμού των ελέγχων μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής δημοσιονομικής αξιολόγησης, ώστε αυτοί να καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος, με στόχο το σύνολο, των φορέων Γενικής Κυβέρνησης, εντός ενός δημοσιονομικού έτους,

2) Δημιουργία βάσης δεδομένων δημοσιονομικού ελέγχου για αυτοματοποίηση της διαδικασίας αξιολόγησης,

3) Εξοικονόμηση τουλάχιστον 20% του εργάσιμου χρόνου που δαπανούν σήμερα οι υπάλληλοι για την διενέργεια ελέγχων.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η καινοτομία αναμένεται να έχει σαν άμεσα αποτελέσματα την αύξηση της παραγωγικότητας και τη βελτίωση της αποδοτικότητας του ανθρώπινου δυναμικού. Επίσης με την καινοτομία αυξάνεται η αποτελεσματικότητα της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων και επιταχύνεται η διενέργεια του ελεγκτικού έργου.

Ένας τακτικός έλεγχος απαιτεί σήμερα ένα χρονικό διάστημα 3 έως 6 μηνών για την υλοποίηση του και περιλαμβάνει 1 μήνα για την προετοιμασία, 15 έως 20 ημέρες για την διενέργεια του επιτόπιου ελέγχου και 40 έως 120 ημέρες για την σύνταξη της έκθεσης προσωρινών αποτελεσμάτων ελέγχου.

Με την εφαρμογή της καινοτομίας ο παραπάνω απαιτούμενος χρόνος ελαχιστοποιείται, καθώς δεν απαιτείται χρόνος προετοιμασίας, αφού τα ερωτηματολόγια ελέγχου είναι ήδη αναρτημένα στη διαδικτυακή εφαρμογή και οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν άμεσα να ξεκινήσουν να απαντούν στις ερωτήσεις, αναρτώντας το απαιτούμενο υλικό τεκμηρίωσης. Για την συμπλήρωση του ερωτηματολογίου ελέγχου, τόσο από την Διοίκηση του φορέα, όσο και από την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου αυτού, συμπεριλαμβανομένης και της ανάρτησης του υλικού τεκμηρίωσης χρειάζονται μόνο 2 ημέρες, ενώ δεν απαιτείται χρόνος για την σύνταξη της έκθεσης αποτελεσμάτων ελέγχου, καθώς αυτή παράγεται αυτόματα από την εφαρμογή που θα δημιουργηθεί.

Σύμφωνα με τα παραπάνω, η διαδικασία δημοσιονομικής αξιολόγησης αναμένεται να διαρκεί μόλις μερικές ημέρες, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που χρειάζεται ο φορέας για να συγκεντρώσει όλα τα απαραίτητα προς ανάρτηση στην πλατφόρμα στοιχεία.

Η μείωση της διάρκειας των δημοσιονομικών ελέγχων θα συνεισφέρει σε αύξηση του συνολικού αριθμού των τακτικών ελέγχων που προγραμματίζεται κατ’ έτος και που σήμερα ανέρχεται στους εκατό είκοσι(120). Επίσης, σήμερα, η επιλογή των προς έλεγχο φορέων γίνεται με την μέθοδο της δειγματοληψίας. Με την εφαρμογή της καινοτομίας θα επιτυγχάνεται ο άμεσος και συνεχής έλεγχος του συνόλου των φορέων Γενικής Κυβέρνησης, ο αριθμός στόχος των οποίων ανέρχεται σε περίπου τρεις χιλιάδες πεντακόσιους(3.500), ενώ παρέχεται η δυνατότητα πολλαπλών ετησίων, ανά φορέα. Παράλληλα καθίσταται πλέον εφικτή η επέκταση του δημοσιονομικού ελέγχου στο σύνολο των φορέων που χρηματοδοτούνται άμεσα ή έμμεσα από τον Κρατικό Προϋπολογισμό, μέρος των οποίων, όπως τα κληροδοτήματα και οι ΜΚΟ, δεν ελέγχεται.

Στο τέλος κάθε οικονομικού έτους θα υπάρχουν διαθέσιμα δεδομένα ελέγχου για το σύνολο του δημοσίου τομέα. Η επεξεργασία των δεδομένων αυτών θα οδηγήσει σε χρήσιμα συμπεράσματα για τα μέτρα που πρέπει να λάβει ο φορέας για να βελτιώσει τον τρόπο λειτουργίας και την οικονομική διαχείριση του. Η εξαγωγή ελεγκτικών δεδομένων θα συμβάλει αποφασιστικά στην πρόληψη της απάτης και στην εδραίωση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

Η καινοτομία, αναμένεται να εξοικονομήσει οικονομικούς πόρους και ανθρώπινο δυναμικό που θα αξιοποιηθούν για την διενέργεια στοχευμένων ελέγχων διαχείρισης καθώς και έκτακτων ελέγχων απάτης, οι οποίοι προβλέπεται να αυξηθούν κατά περίπου 20%.

Τέλος η καινοτομία αναμένεται να συμβάλει στην άμεση ένταξη και αξιοποίηση του θεσμού του εσωτερικού ελέγχου σαν δικλείδα ελέγχου σε μια συνολική ελεγκτική προσέγγιση των φορέων γενικής κυβέρνησης.

Στάδιο σχεδιασμού

Η καινοτομία σχεδιάζεται από πενταμελή ομάδα στελεχών του Υπ. Οικονομικών με την καθοδήγηση επίβλεψη και έγκριση του Γενικού Διευθυντή Δημοσιονομικών Ελέγχων. Η πρόκληση που έχει να διαχειριστεί η ομάδα της καινοτομίας συνίσταται στην ανάγκη ελέγχου μεγάλου αριθμού φορέων (1730 φορείς που ανήκουν στο Μητρώο της ΕΛΣΤΑΤ) ενώ σήμερα υπάρχει δυνατότητα ελέγχου έως 120 φορέων το χρόνο. Η ανάπτυξη της καινοτομίας βασίζεται στο μοντέλο Double Scorecard για την βαθμολόγηση της δημοσιονομικής επίδοσης των φορέων Γενικής Κυβέρνησης, με την χρήση δεικτών KPIs που έχει αναπτύξει με ειδικό οδηγό η ΓΔΔΕ. Η ψήφιση του νόμου 4795/2021, για το σύστημα του εσωτερικού ελέγχου σε συνδυασμό με την προσέγγιση του συνεχούς ελέγχου και του θεσμικού ρόλου που έχει αποδοθεί στην ΓΔΔΕ να ελέγχει και αξιολογεί την επάρκεια και αποτελεσματικότητα των φορέων Γενικής Κυβέρνησης προσδίδει ιδιαίτερη σημασία για την ανάπτυξη αυτής της καινοτομίας δημοσιονομικού ελέγχου. Για αυτό τον σκοπό θεωρείται αναγκαία η προσαρμογή των ερωτηματολογίων της ΓΔΔΕ στις ανάγκες της μηχανογραφικής εφαρμογής.

Σύμφωνα με τον σχεδιασμό της πλατφόρμας για τη καινοτομία ελέγχου, οι επιχορηγούμενοι φορείς θα συνδέονται στη βάση δεδομένων μέσω κωδικών που θα λαμβάνουν από το Υπουργείο Οικονομικών και στη συνέχεια θα συμπληρώνουν το διαδραστικό ερωτηματολόγιο επισυνάπτοντας τα κατά περίπτωση απαιτούμενα έγγραφα. Η βάση δεδομένων της καινοτομίας θα διασυνδέεται με άλλες βάσεις δεδομένων του Υπουργείου Οικονομικών με σκοπό την διασταύρωση και επαλήθευση των απαντήσεων των φορέων και του υλικού τεκμηρίωσης που αναρτούν.

Με οδηγό τα συμπεράσματα από την πιλοτική εφαρμογή της καινοτομίας και την επιδιόρθωση τυχόν σχεδιαστικών ή τεχνικών σφαλμάτων τα οποία θα ανακύψουν θα είναι δυνατή η εφαρμογή της καινοτομίας στο σύνολο των φορέων γενικής κυβέρνησης.

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας θα υπάρξει άμεση στενή συνεργασία μεταξύ της ΓΔΔΕ, των Γεν. Διευθύνσεων Οικονομικών Υπηρεσιών των Υπουργείων και των Μονάδων Εσωτερικού Ελέγχου σε όλους τους φορείς της Γενικής Κυβέρνησης.

Στο στάδιο της εφαρμογής της, η καινοτομία θα αξιολογείται με δείκτες ποσοτικούς KPIs ( π.χ ελεγχόμενοι φορείς) και ποιοτικούς (σφάλματα δημοσιονομικής διαχείρισης που αναδείχθηκαν και επιλύθηκαν). Επίσης θα αποτιμάται η προκαλούμενη βελτίωση των δημοσιονομικών μεγεθών του προϋπολογισμού.

Η ομάδα σχεδιασμού της καινοτομίας σε αυτή τη φάση επεξεργάζεται το σχεδιασμό και τη διάδοση της ιδέας στο εσωτερικό του φορέα με την χρήση του εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας.

Συνεργασίες

Η ανάπτυξη της καινοτομίας απαιτεί τη συνεργασία της ΓΔΔΕ με τους τρεις πυλώνες του «Μοντέλου των Τριών Γραμμών Άμυνας», δηλαδή της Εποπτεύουσας Αρχής, της Διοίκησης και της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του εποπτευόμενου φορέα. Η εποπτεύουσα αρχή καθορίζει την αποστολή του φορέα, ορίζοντας το όραμα, τις αξίες και τους αναλαμβανόμενους κινδύνους. Η διοίκηση ενημερώνει την εποπτεύουσα αρχή σχετικά με τον προγραμματισμό των φορέων, τα αποτελέσματα που αναμένονται βάσει αυτού και τον απολογισμό αποτελεσμάτων των δράσεων που αναλήφθηκαν. Η ανεξαρτησία του εσωτερικού ελέγχου από τη διοίκηση διασφαλίζει την άρση των εμποδίων στον προγραμματισμό και στην εκτέλεση των εργασιών του, παρέχοντας απεριόριστη πρόσβαση στους ανθρώπους, τους πόρους και τις πληροφορίες που απαιτούνται. Ωστόσο, πρέπει να υπάρχει αλληλεπίδραση μεταξύ εσωτερικού ελέγχου και διοίκησης για να διασφαλιστεί ότι το έργο του εσωτερικού ελέγχου είναι σχετικό και ευθυγραμμισμένο με τις στρατηγικές και λειτουργικές ανάγκες του φορέα.

Χρηματοδότηση και κόστος

Στο στάδιο του σχεδιασμού δεν έχει προκληθεί χρηματικό κόστος ενώ έχουν απαιτηθεί 720 ώρες εργασίας συνολικά σε επίπεδο ομάδας.

Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας προβλέπεται να ανέρχεται περίπου στα 10.000 ευρώ,. Το κόστος συνίσταται κυρίως στις ανθρωποώρες των υπαλλήλων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων καθώς και στην αμοιβή των μελών της επιτροπής του Υπουργείου Οικονομικών, η οποία θα κληθεί να αναμορφώσει τα ερωτηματολόγια, έτσι ώστε να είναι κατάλληλα για χρήση, μέσω μηχανογραφικής εφαρμογής και αντιπροσωπευτικά για να καλύπτουν όλους τους πιθανούς κινδύνους.

Η συντήρηση της καινοτομίας απαιτεί τους συνήθεις πόρους συντήρησης μια μηχανογραφικής εφαρμογής του Δημοσίου πχ Taxisnet, Gov.gr κλπ. Η ανάπτυξη της στο Κυβερνητικό Νέφος προκαλεί οικονομία κλίμακας καθώς συντηρείται και ασφαλίζεται ταυτόχρονα με τις υπόλοιπες εφαρμογές. Για την συντήρηση της εκτιμάται ότι χρειάζεται να απασχολείται ένας τεχνικός υπολογιστών για τον server, καθώς και μία ομάδα 8-10 ατόμων τα οποία θα εκτυπώνουν, πρωτοκολλούν και διανέμουν στους αντίστοιχους εποπτεύοντες φορείς τις εκθέσεις που θα παράγει το σύστημα.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Οι προκλήσεις που θα αντιμετωπιστούν είναι οι ακόλουθες:

1) Η ανάγκη για ανασχεδιασμό των ερωτηματολογίων ελέγχων που χρησιμοποιούνται σήμερα από την Γενική Δ/νση Δημοσιονομικών Ελέγχων έτσι ώστε να καταστούν κατάλληλα για χρήση μέσω μηχανογραφικής εφαρμογής, καθώς και η κατάρτιση θεματικών ερωτηματολογίων που να είναι προσαρμοσμένα στην νομική μορφή και το αντικείμενο της δραστηριότητας των φορέων Γενικής Κυβέρνησης. Για παράδειγμα, το ερωτηματολόγιο απαιτείται για τον έλεγχο των φορέων πολιτισμού και διαφορετικό από αυτό που απαιτείται για τους φορείς αθλητισμού.

2) Η άμεση επικαιροποίηση των ερωτηματολογίων, ώστε να παρακολουθούν τις αλλαγές του θεσμικού πλαισίου. Αυτό είναι απαραίτητο για να διατηρούν την λειτουργικότητα τους, όσον αφορά τον δημοσιονομικό έλεγχο, αλλά και για να συνεχίσουν να αποτελούν έναν οδηγό (manual) χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης για την διοίκηση των φορέων Γενικής Κυβέρνησης.

3) Η σύσταση επιτροπών παραλαβής και αξιολόγησης των εκθέσεων αποτελεσμάτων ελέγχου και των στοιχείων εν γένει που παράγει η εφαρμογή της καινοτομίας, για τους φορείς Γενικής Κυβέρνησης που βρίσκονται υπό την εποπτεία τους. Αυτό είναι απαραίτητο για την λήψη των κατάλληλων αποφάσεων πολιτικής. Ταυτόχρονα, οι πληροφορίες που παρέχει η εφαρμογή θα είναι άμεσα διαθέσιμες στον Υπουργό Οικονομικών, που αρμόδιος για την δημοσιονομική πολιτική της χώρας.

4) Βαρύνουσα σημασία αποδίδεται στη συνεργασία και διάχυση της τεχνογνωσίας που θα προέλθει από την πιλοτική εφαρμογή της πρότασης μέσω της επιμόρφωσης τόσο των ελεγκτών, όσο και των οικονομικών φορέων που ελέγχονται προκειμένου να γνωρίσουν και εξοικειωθούν με τις απαιτήσεις της καινοτομίας κατά την εφαρμογή της.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η υποστήριξη της πολιτικής και υπηρεσιακής ηγεσίας αναμένεται να έχει θετική στάση για την καινοτομία, διότι προσφέρει άμεση επιτάχυνση του ελεγκτικού έργου, χωρίς ανάλωση επιπλέον πόρων, σε φάση λειτουργίας, προσφέρει πλήρη χαρτογράφηση των δημοσιονομικών κινδύνων, σαν εργαλείο άσκησης πολιτικής, συμβάλει στην δημοσιονομική διαφάνεια, και διευρύνει τέλος την κάλυψη των ελέγχων σε όλους τους φορείς της ΕΛΣΤΑΤ. Επίσης, απαιτείται η κατάλληλη νομοθετική ρύθμιση μέσω της τροποποίησης του Κανονισμού Ελέγχων και Ερευνών που έχει υιοθετήσει η ΓΔΔΕ και του συναφούς ιδρυτικού ν. 3492/2006 που θα καθιστά νόμιμη και υποχρεωτική την συμπλήρωση των ερωτηματολογίων ελέγχου, από την διοίκηση των φορέων και από την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου αυτών, καθώς και την ανάρτηση υλικού τεκμηρίωσης.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η ομάδα σχεδιασμού, διαπίστωσε ότι η πρακτική εμπειρία και τα συμπεράσματα της στο αντικείμενο των δημοσιονομικών ελέγχων επιβεβαιώνεται μέσα από την ερμηνεία ανάλυση των Διεθνών Ελεγκτικών Προτύπων αλλά και την επιστημονική αρθρογραφία, σχετικά με τον αυτοματοποιημένο συνεχή έλεγχο.

Φορέας: Υπουργείο Οικονομικών-Ειδική Γραμματεία Δημοσιονομικών Ελέγχων-Γενική Δ/νση Δημοσιονομικών Ελέγχων

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Τρόπος εργασίας - σύστημα διοίκησης εργασιών

Έτος Σχεδιασμού Καινοτομίας: 2021

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Στάδιο Καινοτομίας: Σχεδιασμός

Ωφελούμενοι: Δημόσιοι Υπάλληλοι, Δημόσιες Οργανώσεις

Αριθμός ωφελουμένων: Όλοι το ελεγκτικό στελεχιακό δυναμικό της ΓΔΔΕ (συνολικά 400 εν δυνάμει ελεγκτές), 1730 φορείς στην λίστα της EΛΣΤΑΤ που υπάγονται για έλεγχο στο Υπ. Οικονομικών

Πηγές Χρηματοδότησης: ΕΣΠΑ

 

URL: Σύστημα αυτοματοποίησης δημοσιονομικών ελέγχων

 

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 2

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.