Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 21 Μαϊου 2024

 

Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία αποτελεί δομή που αντιμετωπίζει το θέμα της διαχείρισης των Γεωχωρικών Δεδομένων στο τοπικό επίπεδο της Πολεοδομίας του Δήμου Ηρακλείου με χρήση Τεχνολογίες Πληροφορικής & Επικοινωνιών (ΤΠΕ), στην κατεύθυνση του ισχύοντος θεσμικού πλαισίου περί συλλογής, διάθεσης και κοινοχρησίας δεδομένων. Βασικές συνιστώσες της Υποδομής αποτελούν:

• σύνολα γεωχωρικών δεδομένων πολεοδομικού ενδιαφέροντος

• μεθοδολογία συλλογής - οργάνωσης και τροφοδότησης – επικαιροποίησής τους

• εφαρμογές για τη βέλτιστη διαχείρισή τους κατά περίπτωση, κατ’ εφαρμογή του εκάστοτε ισχύοντος θεσμικού πλαισίου και των υπηρεσιακών αναγκών, όπως αυτές καθορίζονται, ιεραρχούνται και υλοποιούνται σταδιακά από το ανθρώπινο υπηρεσιακό δυναμικό.

Για την ευχερέστερη άντληση των δεδομένων από το χρήστη, δημιουργήθηκαν σταδιακά εφαρμογές διαχείρισης κατά θέματα πολεοδομικής πληροφορίας. Από την έναρξη της λειτουργίας της Υποδομής, για πρώτη φορά σημαντικά σύνολα πολεοδομικών δεδομένων όπως τα ρυμοτομικά σχέδια, τα όρια οικισμών, οι χρήσεις γης, οι οριοθετήσεις ρεμάτων, οι αρχαιολογικές ζώνες κ.ά., απεικονίστηκαν διανυσματικά σε ενιαίο υπόβαθρο ορθοφωτογραφιών και διατέθηκαν μέσω της Γεωπύλης ελεύθερα στο ενδιαφερόμενο κοινό.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Η Υποδομή περιλαμβάνει τις ενότητες:

-Εισαγωγική σελίδα, με πληροφορίες για την Υπηρεσία (στελέχωση, επικοινωνία, υπηρεσιακά νέα).

-Γεωπύλη, όπου φιλοξενούνται τα γεωχωρικά δεδομένα πολεοδομικού ενδιαφέροντος. Σημαντικότατο τμήμα του αναλογικού αρχείου της Πολεοδομίας έχει ψηφιοποιηθεί και γεωκωδικοποιηθεί και διατίθεται οργανωμένο σε θεματικά σύνολα πολεοδομικού ενδιαφέροντος.

Σε περιβάλλον διαδραστικού χάρτη ο χρήστης εμφανίζει συνδυαστικά κατ’ επιλογή του τα θεματικά επίπεδα πολεοδομικών δεδομένων σε διανυσματική μορφή είτε σε μορφή γεωαναφερμένου διαγράμματος στο σημείο ενδιαφέροντος που υποδεικνύει.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασική επιδίωξη από τη δημιουργία της καινοτομίας, ήταν ο ψηφιακός μετασχηματισμός της διαδικασίας λήψης ενημερωμένου αρχειακού υλικού της Πολεοδομίας (Σχέδια Πόλης, τοπικά ρυμοτομικά, όρια οικισμών, Γενικά Πολεοδομικά Σχέδια, κ.ά.) με χρήση ΤΠΕ (Τεχνολογίες Πληροφορικής & Επικοινωνιών) απαλλάσσοντας τον επαγγελματία μηχανικό και το ενδιαφερόμενο κοινό από επισκέψεις στην Υπηρεσία, χρονοβόρες τόσο για τον επισκέπτη, όσο και για τον υπάλληλο.

Παράλληλα, σε ενδοϋπηρεσιακό επίπεδο η δυνατότητα εντοπισμού και χρήσης ενημερωμένου αρχειακού υλικού αφορά σε ευρύτερο φάσμα δεδομένων, εξυπηρετώντας τον υπάλληλο για την εύρεση και το συνδυασμό στοιχείων μελετώμενων υπηρεσιακών θεμάτων.

Η ανάπτυξη της Υποδομής στη σημερινή της μορφή, με λογισμικό ανοικτού κώδικα σχετίζεται άμεσα με την εξοικονόμηση οικονομικών, καθώς και ανθρώπινων πόρων (εργατοώρες προσωπικού) για την απόκριση σε πλήθος αιτημάτων χορήγησης αρχειακού υλικού στους αιτούντες με φυσική παρουσία στην Υπηρεσία, που σήμερα μέσω της Υποδομής πραγματοποιείται διαδικτυακά επ’ ωφελεία Υπηρεσίας και κοινού.

Οι σταδιακά δημιουργούμενες εφαρμογές διαχείρισης, επιχειρούν να καλύψουν ευχερέστερα ανάγκες χρηστών με αυτοματοποιημένες διαδικασίες δημιουργίας δικαιολογητικών για διοικητικές πράξεις από γεωχωρικά δεδομένα, με διαρκή μέριμνα εναρμόνισης με τις εκάστοτε ισχύουσες θεσμικές ρυθμίσεις και περιορισμούς.

Στόχοι της Καινοτομίας

Το εγχείρημα του ψηφιακού μετασχηματισμού της διαδικασίας χορήγησης πολεοδομικού αρχειακού υλικού περιέλαβε το στόχο της απόλυτης ελαχιστοποίησης του χρόνου εξυπηρέτησης (κατά 90% και πλέον), δηλ. άμεση διαδικτυακή απόκριση στα αντίστοιχα αιτήματα που άλλοτε εξυπηρετούνταν με φυσική παρουσία του ενδιαφερόμενου στην Υπηρεσία. Αντίστοιχα συμβαίνει σε ενδοϋπηρεσιακό επίπεδο εντός της Διεύθυνσης Πολεοδομίας και του φορέα του Δήμου σε ευρύτερο φάσμα δεδομένων. Παράλληλη επιδίωξη και απαραίτητη προϋπόθεση για την εγκυρότητα των δεδομένων είναι η διαρκής επικαιροποίηση και τεκμηρίωσή τους και η επέκτασή της Υποδομής τόσο σε πληρότητα και τεκμηρίωση περιεχομένου, όσο και σε λειτουργίες.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Βασικά αποτελέσματα από τη λειτουργία της καινοτομίας είναι:

1) H ελαχιστοποίηση του χρόνου εξυπηρέτησης (κατά 90% και πλέον),

2) Η δυνατότητα αναζήτησης από τον υπάλληλο για αρχειακό υλικό σε ευρύ φάσμα γεωχωρικών δεδομένων.

Τα στατιστικά επισκεψιμότητας στο διάστημα λειτουργίας της Υποδομής από το 2017 έως το 2023 καταγράφουν πάνω από 71.000 χρήστες σε άνω των 439.000 περιόδων σύνδεσης, ενώ στο τελευταίο έτος αντιστοιχούν σχεδόν 10.000 χρήστες. Από τις απαντήσεις της ενότητας της Υποδομής [Πείτε μας τη γνώμη σας] προκύπτουν χρήσιμα στοιχεία για το σχεδιασμό εξέλιξής της. Η πλειοψηφία των χρηστών (άνω του 85%), όπως είναι αναμενόμενο, είναι μηχανικοί, ενώ ποσοστό που προσεγγίζει το 88% δηλώνουν στις απαντήσεις τους από [Αρκετά ευχαριστημένοι] έως και [πάρα πολύ ευχαριστημένοι] με τη λειτουργία της Υποδομής.

Στάδιο σχεδιασμού

Πρόδρομος της Υποδομής δημιουργήθηκε με την δυνατότητα ευρωπαϊκής χρηματοδότησης που αξιοποιήθηκε από την Πολεοδομία με απασχόληση μιας αρχιτέκτονος μηχανικού της Υπηρεσίας με τη στήριξη του Διευθυντή, για την υλοποίηση έργου το 2009 στο «καποδιστριακό» αυτοδιοικητικό τοπίο, μέσω συνεργασίας εξωτερικού αναδόχου με χρήση εμπορικού λογισμικού Γεωγραφικών Συστημάτων Πληροφοριών [GIS] για την διαχείριση των γεωχωρικών δεδομένων. Βασικό κίνητρο για την τότε προσπάθεια ήταν η αντιμετώπιση του προβληματικού τρόπου άντλησης ενημερωμένων δεδομένων και η εξοικονόμηση πολύτιμου εργασιακού χρόνου. Μετά το Πρόγραμμα ΚΑΛΛΙΚΡΑΤΗΣ, το αρμόδιο Τμήμα της Διεύθυνσης Πολεοδομίας προχώρησε σταδιακά σε συλλογή, οργάνωση και κατάλληλο ψηφιακό μετασχηματισμό δεδομένων και υλικού τεκμηρίωσης από τα άλλα Τμήματα της Διεύθυνσης και άλλους φορείς, με συμμετοχή δύο αρχιτεκτόνων. Στη συνέχεια, με την αποκτηθείσα τεχνογνωσία και εμπειρία, από το Τμήμα εκπονήθηκε μελέτη για την υιοθέτηση ανοικτών προτύπων και λογισμικού ανοικτού κώδικα στο σύστημα, η οποία υλοποιήθηκε το 2017 με παροχή υπηρεσιών εξωτερικού συνεργάτη. Η επιδιωκόμενη μείωση των απαιτούμενων οικονομικών πόρων για τη συντήρηση και επέκταση της Υποδομής προέκρινε την υιοθέτηση λογισμικού ανοιχτού κώδικα. Έκτοτε η Υποδομή με διαδοχικές επεκτάσεις έφτασε σταδιακά στη σημερινή της μορφή βάσει μελετών του Τμήματος Τεχνικού Αρχείου/ Μηχανοργάνωσης/ Εξυπηρέτησης Πολιτών της Πολεοδομίας, που υλοποιούνται με παροχή υπηρεσιών εξωτερικού αναδόχου.

Στάδιο εφαρμογής

Η εφαρμογή της καινοτομίας στη Διεύθυνση Πολεοδομίας υποστηρίζεται από την ομάδα εργασίας που συγκροτείται από την προϊσταμένη και 2 υπαλλήλους του Τμήματος Τεχνικού Αρχείου, Μηχανοργάνωσης, Εξυπηρέτησης Πολιτών (2 αρχιτέκτονες μηχανικοί και 1 τεχνικός δομικών έργων). Η ομάδα εργασίας για την συντήρηση και επέκταση της Υποδομής:

- ανιχνεύει τις υπηρεσιακές ανάγκες από τα Τμήματα της Διεύθυνσης και κατόπιν ιεράρχησης τις περιλαμβάνει στο σχεδιασμό και μελέτη κάθε επί μέρους επέκτασης με γνώμονα την εναρμόνιση στο μεταβαλλόμενο θεσμικό πλαίσιο και την απάντηση στις ανάγκες των χρηστών με το βέλτιστο δυνατό τρόπο,

- συνεργάζεται με εξωτερικό συνεργάτη παροχής υπηρεσιών (ανάδοχο) για την υλοποίηση των εφαρμογών βάσει της υπηρεσιακής μελέτης,

- συλλέγει και επεξεργάζεται σύνολα δεδομένων από το φορέα μας και άλλους φορείς που σταδιακά εμπλουτίζουν το περιεχόμενο της Υποδομής.

Οι ποσοτικοί δείκτες παρακολούθησης της χρήσης της Υποδομής προκύπτουν από τα στατιστικά στοιχεία της Γεωπύλης και η αξιολόγηση ποιοτικών χαρακτηριστικών ή θεματικών ενοτήτων από τα υποβαλλόμενα σχόλια των χρηστών.

Συνεργασίες

Η δημιουργία της Υποδομής πραγματοποιήθηκε με συνεργασία παροχής υπηρεσιών εξωτερικού αναδόχου στη βάση μελέτης σχεδιασμού που εκπονήθηκε από το Δήμο. Αντίστοιχα, οι επεκτάσεις της Υποδομής με νέες εφαρμογές και περιεχόμενο δεδομένων, υλοποιούνται κατόπιν μελετών του αρμόδιου Τμήματος της Πολεοδομίας με συνεργασία εξωτερικού αναδόχου. Συνεργασίες με άλλους φορείς έχουν πραγματοποιηθεί για τη συλλογή δεδομένων, καθώς και για την απεικόνισή τους στην Υποδομή, με χαρακτηριστικό παράδειγμα την εφαρμογή απεικόνισης αδειών δόμησης, που πραγματοποιείται μέσω εισαγωγής δεδομένων στην Υποδομή από το σύστημα [e-Άδειες] του ΥΠ.ΕΣ., καθώς και των τακτοποιήσεων αυθαιρέτων κατασκευών σε διαχείριση του ΤΕΕ.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η ανάπτυξη της καινοτομίας χρηματοδοτήθηκε με ίδια μέσα του φορέα.

Η πολυπλοκότητα και οι απαιτήσεις κάθε νέας σχεδιαζόμενης καινοτόμας εφαρμογής που προστίθεται στην Υποδομή και κυρίως η κατάσταση των δεδομένων (συλλογή, ομογενοποίηση, απαιτούμενοι μετασχηματισμοί) προδιαγράφουν κατά περίπτωση τις απαιτήσεις και τη διάρκεια απασχόλησης των υπαλλήλων. Στην τελευταία επέκταση εκτιμάται ότι απασχολήθηκαν δύο μηχανικοί του αρμόδιου Τμήματος σε κατά μέσον όρο 3ωρη απασχόληση ημερησίως για διάστημα τριών (3) μηνών. Η εφαρμογή της χαρτογραφικής απεικόνισης των αδειών δόμησης για παράδειγμα, η οποία πραγματοποιείται με την ανταλλαγή δεδομένων με την ηλεκτρονική πλατφόρμα [e-Άδειες] αποτελεί πλέον για την Υποδομή αυτοματοποιημένη διαδικασία με ελάχιστο χρόνο μαζικής εισαγωγής δεδομένων. Αντίθετα άλλες θεματικές ενότητες δεδομένων προϋποθέτουν πιο απαιτητικούς ελέγχους και μετασχηματισμούς ενσωμάτωσης.

Για την λειτουργία της καινοτομίας απασχολούνται 3 υπάλληλοι του Τμήματος Τεχνικού Αρχείου, Μηχανοργάνωσης της Πολεοδομίας σε χρόνο που εκτιμάται σε 3ωρη απασχόληση ημερησίως. Για την υλοποίηση νέων εφαρμογών γίνεται ανίχνευση αναγκών και μελέτη από την Υπηρεσία που υλοποιείται με την παροχή υπηρεσιών εξωτερικού συνεργάτη. Σε κάθε περίπτωση καταγράφεται η εξοικονόμηση εργασιακού χρόνου για την εξυπηρέτηση της Υπηρεσίας και του κοινού με τη χρήση της Υποδομής.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η αρχική δυσπιστία ορισμένων χρηστών για τη χρήση της Υποδομής υποχωρεί με τη σταδιακή εδραίωση της χρήσης της, παράλληλα με την εξέλιξη της τεχνογνωσίας των αρμόδιων στελεχών. Η τεχνογνωσία των αρμόδιων στελεχών εξελίσσεται σταδιακά και αντίστοιχα καθίσταται δυνατή η αξιοποίηση τεχνολογικών δυνατοτήτων για τη διαχείριση του κεφαλαίου των γεωχωρικών δεδομένων.

Το θεσμικό πλαίσιο για την κοινοχρησία των δεδομένων παραμένει σε μεγάλο βαθμό ανεφάρμοστο για λόγους που σχετίζονται με την έλλειψη εφαρμοστικών διατάξεων. Επίσης, το στελεχιακό δυναμικό που διαθέτει την εμπειρία διαδικασιών και νόμων, συχνά είναι απομακρυσμένο από τις τεχνολογικές εξελίξεις για την «κωδικοποίηση» και αξιοποίηση της εμπειρίας του.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η οργάνωση διαδικασιών και η επιμόρφωση στελεχών είναι κομβικά για την βιωσιμότητα της Υποδομής. Η σημασία του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας της Υποδομής, με καταγεγραμμένους ρόλους υπηρεσιακών χρηστών, είναι βασική για τη λειτουργία της Υποδομής, προκειμένου να επιτυγχάνεται η βέλτιστη δυνατή διαχείριση του «κεφαλαίου» των γεωχωρικών δεδομένων του φορέα.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η καινοτομία του Δήμου Ηρακλείου έχει συμβάλει σε μεγάλο βαθμό στη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους ενδιαφερόμενους χρήστες όσον αφορά στην πρόσβαση σε γεωχωρικά δεδομένα και κρίνεται σκόπιμο αντίστοιχες καινοτομίες να αναπτυχθούν και από άλλους φορείς στο πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού της Δημόσιας Διοίκησης.

Τίτλος Φορέα: Δήμος Ηρακλείου Κρήτης

Επίπεδο διακυβέρνησης: Τοπικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2016

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Στάδιο Καινοτομίας: Διάδοση

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Δημόσιοι υπάλληλοι

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 10.000 ωφελούμενοι χρήστες για το έτος 2023

Πηγές χρηματοδότησης: Ίδια μέσα

URL: http://gis.heraklion.gr/

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 21

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.