Α.1.Περιγραφή της Καινοτομίας
Η εφαρμογή παρακολουθεί όλα τα στάδια κατάρτισης και παρακολούθησης της Στοχοθεσίας (Ανάλυση SWOT, Εντοπισμός Στρατηγικών Προτεραιοτήτων, Καθορισμός Στρατηγικών-Επιχειρησιακών-Λειτουργικών Στόχων, Καθορισμός Δεικτών, Έκδοση αποφάσεων, Παρακολούθηση υλοποίησης μέσω αναφορών, Επισήμανση αποκλίσεων και λήψη διορθωτικών ενεργειών).
Α.2. Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Έλλειψη ανθρώπινων πόρων, Αναδιοργάνωση του φορέα, Επιθυμία για αύξηση παραγωγικότητας, Ανταπόκριση και προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις.
Λόγω του ιδιαίτερα μεγάλου όγκου της πληροφορίας που συγκεντρώνεται μέσω της Στοχοθεσίας των Υπηρεσιών της Περιφέρειας (μεγάλος σε μέγεθος και πολυδιάστατος σε αρμοδιότητες φορέας - 6 Γενικές Διευθύνσεις, 36 Διευθύνσεις και 147 τμήματα που λειτουργούν σε 4 Περιφερειακές Ενότητες), κρίνεται αναγκαία η λειτουργία ηλεκτρονικής εφαρμογής. Το Σύστημα αυτό θα συμβάλλει στη βελτίωση της λειτουργικότητας και στην καλύτερη αξιοποίηση των Δεικτών και μετά την πρώτη εφαρμογή του στην Περιφέρεια Δυτικής Μακεδονίας, θα μπορούσε να εφαρμοστεί και από άλλες Περιφέρειες/φορείς.
Α.3. Στόχοι της Καινοτομίας
Η βελτίωση της καταχώρησης, παρακολούθησης και αξιολόγησης των Δεικτών Στοχοθεσίας της Περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας.
Ο όγκος των πληροφοριών δεν είναι δυνατό να παρακολουθείται κεντρικά μέσω αρχείων word ή φύλλων excel, καθώς δεν υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης συγκέντρωσης των δεδομένων, σύγκρισης κλπ). Γι’ αυτό αποφασίστηκε ο σχεδιασμός διαδικτυακής εφαρμογής που θα παρέχει όλες τις ανωτέρω δυνατότητες, θα τροφοδοτείται με πληροφορίες από χρήστες διαφόρων βαθμίδων (τμηματάρχες, διευθυντές, γεν. διευθυντές, υπεύθυνους στοχοθεσίας) και η πληροφορία θα είναι εύκολα και ανά πάσα στιγμή διαθέσιμη στην Ηγεσία.
Β.1 Αποτελέσματα της καινοτομίας
Βελτίωση αποτελεσματικότητας, Βελτίωση αποδοτικότητας, Βελτίωση ποιότητας υπηρεσιών: αξιοπιστία.
Β2. Περιγραφή αποτελέσματος
Αν και η καινοτομία βρίσκεται σε πειραματικό στάδιο, εκτιμάται ότι:
- Η εφαρμογή θα συντελέσει στην ευκολότερη υιοθέτηση και παρακολούθηση του Συστήματος Διοίκηση μέσω Στόχων (ΔμΣ) στην Περιφέρεια.
- Ο σαφής καθορισμός στόχων και μετρήσιμων δεικτών θα συντελέσει στη βελτίωση αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας, καθώς εφαρμογή της στοχοθεσίας σημαίνει: α) επιλογή δράσεων βάσει σχεδίου και β) υλοποίηση δράσεων με βέλτιστη αξιοποίηση των πόρων.
- Η παρακολούθηση της στοχοθεσίας μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής δίνει τη δυνατότητα για επικαιροποιημένα αξιόπιστα δεδομένα.
Γ.1 Στάδιο Σχεδιασμού Χρήση εργαλείων – πηγών έμπνευσης: Τα στάδια υλοποίησης ήταν τα εξής:
1. Μελέτη των εντύπων που προβλέπονται στο θεσμικό πλαίσιο
2. Μελέτη των απαιτούμενων διαδικασιών
3. Προσδιορισμός ρόλων/χρηστών
4. Ανάπτυξη της εφαρμογής
5. Επέκταση της εφαρμογής με δυνατότητες που δεν περιγράφονται στο θεσμικό πλαίσιο (π.χ. δυνατότητα εμφάνισης όλων των εργασιών που εκτελούνται από έναν υπάλληλο ή μια μονάδα, είτε για εφαρμογή της στοχοθεσίας της μονάδας είτε λόγω εμπλοκής σε ενέργειες που επηρεάζουν τη στοχοθεσία άλλης μονάδος.
6. Επέκταση της εφαρμογής ώστε να μπορεί να διαχειριστεί Στοχοθεσίες πολλών φορέων ταυτόχρονα (π.χ. της Περιφέρειας και όλων των Δήμων της).
Γ.2 Στάδιο Πειραματικής εφαρμογής Χρήση εργαλείων - μεθοδολογίας: Στο πλαίσιο ανάπτυξης της εφαρμογής καταχωρίσθηκαν δεδομένα που συγκεντρώθηκαν κατά την εφαρμογή της Στοχοθεσίας με τον κλασσικό τρόπο (συγκέντρωση εντύπων word).
Γ.3 Στάδιο Εφαρμογής Χρήση εργαλείων – πόρων: PHP, MySQL, MS Word, 0 ευρώ, 2 ανθρωπομήνες
Γ.4 Στάδιο Διάδοσης Μέσα διάδοσης εντός της οργάνωσης: Παρουσιάσεις
Γ.5 Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση: -
Γ.6 Συνεργασίες: Συνεργασία με Υπουργείο Εσωτερικών και ΕΥΡΩΣΥΜΒΟΥΛΟΙ στο πλαίσιο υλοποίησης του έργου του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης (νυν Εσωτερικών) με τίτλο «ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ: ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑ» (e-goal setting) το οποίο περιλαμβάνει:
- Προτυποποίηση διαδικασιών/εντύπων κατάρτισης στοχοθεσίας
- Βάση γνώσης/αποθετηρίου εντύπων/αρχείων σχετικών με τη στοχοθεσία.
Υπήρξε συνεργασία με τον ανάδοχο του ανωτέρω έργου και με το Υπουργείο η οποία αφορούσε στην προτυποποίηση εντύπων/διαδικασιών. Αυτές είναι οι διαδικασίες που αναφέρονται στα βήματα 1 και 2 σχεδιασμού της εφαρμογής.
Γ.7 Επέκταση - υιοθέτηση της καινοτομίας: -
Δ.1 Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας στη δημόσια οργάνωση και γενικότερα:
Συνθήκες επιτυχίας:
1. Δέσμευση Ηγεσίας/Ανώτερης διοίκησης
2. Χρήση της εφαρμογής από όσο το δυνατό μεγαλύτερο αριθμό εμπλεκομένων (τον προβλεπόμενο στα στάδια κατάρτισης/ παρακολούθησης της ΔμΣ)
3. Πρόβλεψη των απαιτούμενων ρόλων και αρμοδιοτήτων στο οργανωτικό πλαίσιο του φορέα για μεγαλύτερη δέσμευση εφαρμογής.
Δ.2 Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις κ.α.:
Η μέχρι τώρα χρήση της εφαρμογής, αποδεικνύει την αξία δημιουργίας της, καθώς έχει γίνει ευκολότερη και ταχύτερη η διαδικασία παρακολούθησης της πορείας εφαρμογής του Συστήματος Διοίκησης με Στόχους και ανατροφοδότησης – λήψης τεκμηριωμένων αποφάσεων βελτίωσης της διοικητικής λειτουργίας (ενημέρωση των Δεικτών, εντοπισμός αποκλίσεων, διορθωτικές ενέργειες βάσει δεδομένων).
Οι αποκλίσεις εντοπίζονται τόσο ως καθυστερήσεις υλοποίησης ενεργειών όσο και ως διαφοροποιήσεις από τις τιμές στόχους των δεικτών, ενώ υπάρχει η δυνατότητα συγκριτικής αξιολόγησης εντός της εφαρμογής (π.χ. σε δείκτες δύο τμημάτων που λειτουργούν σε διαφορετικές Περιφερειακές Ενότητες).
Η συνδυαστική χρήση των πληροφοριών σχετικά με την επίτευξη των στόχων των υπηρεσιών και τα αίτια των αποκλίσεων βοηθά τις ίδιες τις υπηρεσίες και τη διοίκηση στην εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων για τη βέλτιστη αντιμετώπιση δυσλειτουργιών και προβλημάτων. Με τον τρόπο αυτό, τα συμπεράσματα που θα αποτυπωθούν στις επιμέρους Εκθέσεις Αξιολόγησης μπορούν να μετατραπούν σε κοινά συμφωνημένη λήψη μέτρων για την αντιμετώπιση προβλημάτων που μπορεί να αφορούν, για παράδειγμα, στο εσωτερικό ή εξωτερικό περιβάλλον, στους διαθέσιμους ανθρώπινους ή άλλους πόρους ή και σε διαφορετικό χειρισμό - διαφορετικές ενέργειες/διαδικασίες ανά ομοειδή υπηρεσία.