Πληροφοριακό Σύστημα για την Διαχείριση Υδατικών Πόρων Ιονίων Νήσων

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα βασικότερα οφέλη από την λειτουργία της Γεωχωρικής Βάσης είναι:

1) Η μείωση κατά 50% του χρόνου για την αξιολόγηση αιτημάτων λόγω της ψηφιακής εμφάνισης της Γεωχωρικής πληροφορίας που απαιτείται σε χάρτη.

2) Η ελαχιστοποίηση (μείωση σχεδόν κατά 100%) του χρόνου αναζήτησης και ενημέρωσης για παλαιότερες αδειοδοτήσεις, παρέχοντας τη δυνατότητα ψηφιακής αποτύπωσης των πάνω από 1.350 αδειοδοτημένων εν χρήση υδροληψιών και 120 πεδίων διάθεσης επεξεργασμένων λυμάτων. Η δυνατότητα πρόσβασης σε αυτές τις αδειοδοτήσεις χωρίς να υπάρχει ανάγκη ενημέρωσης από υπαλλήλους που έχουν πιθανά αποχωρήσει διασφαλίζει τη συνέχεια της λειτουργίας της Υπηρεσίας.

3) Η αύξηση της αξιοπιστίας της Υπηρεσίας καθώς ελαχιστοποιούνται (μείωση σχεδόν κατά 100%) τα λάθη πχ η χορήγηση μιας άντλησης ύδρευσης σε μικρή απόσταση από πεδίο διάθεσης λυμάτων.

4) Ως προς την ενίσχυση της συμμετοχής των συναλλασσόμενων η πρόσβαση πολιτών και μελετητών, σε επίπεδο θέασης, σε τμήματα της πληροφορίας που περιέχει το Πληροφοριακό Σύστημα, μέσω της ηλεκτρονικής διεύθυνσης https://ionianrbmp.koujianos.gr/ και στο επόμενο χρονικό διάστημα και στο site της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, αναβαθμίζει την εικόνα του φορέα. Ταυτόχρονα δίνει σημαντική ενημέρωση στους πολίτες, στον τομέα της περιβαλλοντικής ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης, αλλά και στους μελετητές που υποβάλουν αιτήματα αρμοδιότητας της Διεύθυνσης Υδάτων.

5) Η συμβολή στη λήψη αποφάσεων, καθώς αποτελεί ήδη ένα σημαντικό εργαλείο για τις αρμοδιότητες και τον ρόλο της Διεύθυνσης Υδάτων, και ταυτόχρονα εξυπηρετεί τις ανάγκες μεσοπρόθεσμου σχεδιασμού στα πλαίσια των Σχεδίων Διαχείρισης Λεκανών Απορροής Ποταμών (ΣΔΛΑΠ) σε περιοχές που θα παρατηρηθούν πιέσεις λόγω αυξημένων αντλήσεων ή διάθεσης λυμάτων στο έδαφος.

Στάδιο σχεδιασμού

Η αναγκαιότητα ψηφιακής αποτύπωσης των υδροληψιών δημιουργήθηκε από το 2015 όταν με την αλλαγή της σχετικής νομοθεσίας υπήρξε εξαιρετικά μεγάλος αριθμός αιτημάτων σε όλη την Χώρα για αδειοδότηση υφιστάμενων γεωτρήσεων και πηγαδιών για υδρευτική και αρδευτική χρήση. Ταυτόχρονα η υλοποίηση των ΣΔΛΑΠ απαιτούσε την παρακολούθηση δράσεων συναρμόδιων υπηρεσιών (ΔΕΥΑ, Δήμων, και Περιφέρειας) των Ιονίων. Με αίτημα της Διεύθυνσης Υδάτων Ιονίου χρηματοδοτήθηκε από το ΕΣΠΑ η υλοποίηση του Πληροφοριακού Συστήματος. Οι γενικές απαιτήσεις για το Πληροφοριακό Σύστημα, με την συνεργασία 3 στελεχών της Διεύθυνσης Υδάτων, περιεγράφηκαν στην σχετική Διακήρυξη. Αμέσως μετά τις διαδικασίες δημοπράτησης/ανάθεσης, προστέθηκε επιπλέον 1 άτομο της υπηρεσίας στην ομάδα σχεδιασμού και εξειδικεύτηκαν οι ανάγκες της Διεύθυνσης Υδάτων μέσω διαδοχικών συσκέψεων με τον ανάδοχο του έργου. Μέσω συγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος και συγκεκριμένων στόχων, αναπτύχθηκε σταδιακά το Πληροφοριακό Σύστημα από τον ανάδοχο. Στην διαδικασία σχεδιασμού υπήρχαν παρουσιάσεις του περιβάλλοντος εργασίας του Πληροφοριακού Συστήματος όπου η ομάδα της Διεύθυνσης Υδάτων έκανε τις αναγκαίες παρεμβάσεις, αλλαγές, βελτιώσεις με βάση την εμπειρία των αναγκών σε επίπεδο αιτημάτων αδειοδότησης πολιτών αλλά και σχεδιασμού ως προς την αναγκαιότητα παρακολούθησης των είδους και των σταδίων υλοποίησης δράσεων των ΣΔΛΑΠ.

Για την ανάπτυξη του λογισμικού χρησιμοποιήθηκε Σύστημα διαχείρισης εκδόσεων (Version control system) και Σύστημα παρακολούθησης αιτημάτων (Issue tracking system). Παράλληλα, κατά τη διάρκεια των συσκέψεων προκύπταν και οργανωτικές βελτιώσεις της Υπηρεσίας που της επέτρεψαν να προσαρμοστεί καλύτερα στις δυνατότητες που προσφέρει η τεχνολογία (δημιουργήθηκαν ηλεκτρονικές φόρμες συμπλήρωσης από τους μελετητές που υποβάλλουν αιτήματα με τις απαραίτητες πληροφορίες, απλοποιήθηκε η διαδικασία εισαγωγής στο Σύστημα). Έτσι υπάρχει εξοικονόμηση χρόνου και ανθρώπινου δυναμικού (το δυναμικό της υπηρεσίας ασχολείται με τον έλεγχο της ορθής συμπλήρωσης και τυχόν διόρθωσης των στοιχείων που υποβλήθηκαν).

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Με βάση το συμφωνημένο σχεδιασμό και χρονοδιάγραμμα, ο ανάδοχος ανέπτυσσε τμηματικά τη λειτουργικότητα του Πληροφοριακού Συστήματος, συγκεντρώνοντας δεδομένα και εμπλουτίζοντας παράλληλα τη Γεωγραφική Βάση Δεδομένων. Στην περίπτωση που δεν ήταν ακόμα διαθέσιμα τα δεδομένα μιας συγκεκριμένης κατηγορίας, χρησιμοποιήθηκαν δοκιμαστικά δεδομένα ώστε να γίνει ο απαραίτητος έλεγχος των λειτουργιών. Μετά την υλοποίηση της εκάστοτε έκδοσης, ο ανάδοχος ενημέρωνε λεπτομερώς την Υπηρεσία για τις υλοποιημένες βελτιώσεις και στελέχη της Υπηρεσίας προέβαιναν σε δοκιμές της νέας λειτουργικότητας με σκοπό τον εντοπισμό πιθανών ελλείψεων και αδυναμιών, έως ότου αυτή είχε προσαρμοστεί στις ανάγκες της Υπηρεσίας.

Στάδιο εφαρμογής

Το Πληροφοριακό Σύστημα βρίσκεται ήδη σε λειτουργία και χρήση εντός της Διεύθυνσης Υδάτων Ιονίου και σε διαδικασία βελτιστοποίησης (μέχρι τα τέλη του 2023 που είναι και ο συμβατικός χρόνος του αναδόχου). Από το δυναμικό της Διεύθυνσης, 1 υπάλληλος ξεχωριστά απασχολείται για την καταχώρηση των δεδομένων και πληροφοριακών στοιχείων των υδροληψιών, των στοιχείων που αφορούν τα στάδια υλοποίησης των δράσεων των Σχεδίων Διαχείρισης Λεκανών Απορροής Ποταμών (ΣΔΛΑΠ) και των στοιχείων της διάθεσης επεξεργασμένων λυμάτων στο έδαφος, ενώ το σύνολο των στελεχών της Διεύθυνσης (5 άτομα) χρησιμοποιεί τα πληροφοριακά στοιχεία και δεδομένα που παρέχει το Πληροφοριακό Σύστημα στην αξιολόγηση νέων αιτημάτων για άδειες χρήσης νερού και γνωμοδοτήσεων δραστηριοτήτων. Δείκτες για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος αποτελούν η μείωση του χρόνου για την αξιολόγηση αιτημάτων καθώς και η μείωση των λανθασμένων αποφάσεων.

Συνεργασίες

Για την ανάπτυξη της εφαρμογής, η Διεύθυνση Υδάτων του φορέα συνεργάστηκε με ανάδοχο εταιρεία, στην οποία παρείχε τις αρχικές προδιαγραφές και απαιτήσεις για τη λειτουργία του συστήματος.

Σε επίπεδο αρχικής σχεδίασης των αρχικών απαιτήσεων του συστήματος υπήρξε αρχική συνεργασία με την Διεύθυνση Υδάτων Κεντρικής Μακεδονίας, με τις σχετικές διαδικασίες να έχουν προηγηθεί στην περίπτωση της Διεύθυνσης Υδάτων Ιονίου. Σε επίπεδο πειραματικής εφαρμογής εντός των υπηρεσιών και βελτιστοποίησης του συστήματος υπήρξε, και εξακολουθεί να υπάρχει, επικοινωνία της Διεύθυνσης Υδάτων Ιονίου με στελέχη της Διεύθυνσης Υδάτων Κεντρικής Μακεδονίας καθώς είναι υπηρεσίες με ίδιες αρμοδιότητες αλλά διαφορετικές περιοχές εφαρμογής αυτών των αρμοδιοτήτων και συνεπώς διαφορετικά προβλήματα ως προς την διαχείριση των Υδατικών πόρων. Ωστόσο υπήρξε κοινή αντιμετώπιση κοινών θεμάτων (τρόπος και υπόβαθρα αποτύπωσης Γεωχωρικής πληροφορίας, ποιοτικές και ποσοτικές πληροφορίες που εξάγονται από το πληροφοριακό σύστημα, φόρμες ενημέρωσης δραστηριοτήτων των Σχεδίων Διαχείρισης Λεκανών Απορροής Ποταμών και άλλα). Η προαναφερόμενη διαδικασία βοήθησε και τις δύο υπηρεσίες στην βελτιστοποίηση του Πληροφοριακού Συστήματος αλλά και στην δυνατότητα εφαρμογής του και σε άλλες Διευθύνσεις Υδάτων καθώς ήδη εφαρμόζεται πειραματικά σε δύο Διευθύνσεις με εντελώς διαφορετικό προφίλ περιοχών αρμοδιότητας (νησιωτική περιοχή στα Ιόνια, ηπειρωτική περιοχή στην Κεντρική Μακεδονία), συνεπώς και διαφορετικού είδους προβλήματα στην διαχείριση του Υδατικού δυναμικού τους.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η χρηματοδότηση της ανάπτυξης της καινοτομίας προήλθε από πόρους του ΕΣΠΑ και ανήλθε στο ποσό των 20.000 ευρώ, ενώ το ετήσιο κόστος για τη συντήρηση της λειτουργίας του συστήματος ανέρχεται στο ποσό των 4.000 ευρώ.

Κατά το στάδιο του σχεδιασμού απασχολήθηκαν 3 στελέχη της Διεύθυνσης Υδάτων, κατ’ εκτίμηση συνολικής αποκλειστικής ενασχόλησης, για χρονικό διάστημα 1 μήνα (Πανεπιστημιακής εκπαίδευσης σε κλάδους Περιβάλλοντος και Μηχανικών) , στο στάδιο πειραματικής εφαρμογής 4 στελέχη της Διεύθυνσης για χρονικό διάστημα 3 μηνών (Πανεπιστημιακής εκπαίδευσης σε κλάδους Περιβάλλοντος, Γεωτεχνικών και Μηχανικών), όχι κατά αποκλειστικότητα αλλά στα πλαίσια των καθημερινών αναγκών της εργασίας τους, ενώ στο στάδιο εφαρμογής απασχολείται το σύνολο των 5 στελεχών της Διεύθυνσης στα πλαίσια των καθημερινών αναγκών της εργασίας τους (Πανεπιστημιακής εκπαίδευσης σε κλάδους Περιβάλλοντος, Γεωτεχνικών, Μηχανικών και Διοικητικού) Στάδιο Διάδοσης 2 στελέχη της Διεύθυνσης (προϊστάμενος Διεύθυνσης και προϊστάμενος Τμήματος) μέσω παρουσίασης σε Συνέδριο, παροχής στοιχείων που αντλούνται από το Πληροφοριακό Σύστημα της Βάσης Δεδομένων, για την διαχείριση των υδατικών πόρων και την πορεία υλοποίησης, στους μελετητές της 2ης Αναθεώρησης των ΣΔΛΑΠ, των στελεχών του ΥΠΕΝ και άλλων Διευθύνσεων Υδάτων της Χώρας που εμπλέκονται στη διαδικασία της Αναθεώρησης. Η διαδικασία αυτή έχει ξεκινήσει τους τελευταίους 4 μήνες στα πλαίσια των καθημερινών αναγκών της εργασίας τους και αναμένεται να διαρκέσει έως το τέλος του 2023. Η συνολική εκτιμώμενη ανθρωποπροσπάθεια σε μηνιαία βάση για την συνεχή καταχώριση των στοιχείων στο Πληροφοριακό Σύστημα είναι 40 ώρες.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Κατά το στάδιο του σχεδιασμού υπήρξαν προβλήματα με κάποια σύνολα δεδομένων που είχαν καταχωρηθεί από την Διεύθυνση Υδάτων Ιονίου στο Εθνικό Μητρώο Σημείων Υδροληψίας (ΕΜΣΥ) και χρειάσθηκε χρόνος μέχρι να αποσταλούν σε αυτήν, με εντατική εργασία των αρμοδίων υπαλλήλων. Το μεγαλύτερο μελλοντικό πρόβλημα έγκειται στην έλλειψη κατάλληλο δυναμικό με γνώσεις χειρισμού Γεωχωρικών Βάσεων Δεδομένων , που αναμένεται να λυθεί με εξεύρεση της μικρής έστω χρηματοδότησης για την συντήρησή της από εξωτερικό ανάδοχο.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Βασικές προϋποθέσεις για την επιτυχία και τη βιωσιμότητα της λειτουργίας της καινοτομίας είναι:

1) Να ανταποκρίνεται σε υπαρκτές ανάγκες και προβλήματα.

2) Να οδηγεί σε λύσεις εύχρηστες σε υπηρεσιακό επίπεδο που ταυτόχρονα εξυπηρετούν τους πολίτες.

3) H γνώση του αντικειμένου, των προβλημάτων και ιεράρχηση πιθανών λύσεων και απαιτούμενων ενεργειών από στελέχη του φορέα.

4) Οι κατάλληλες συνθήκες (χρηματοδότησης ή/και στελεχιακού δυναμικού).

5) Η συνεχής ανάδραση βελτίωσης/ενσωμάτωση νέων δεδομένων.

6) Η συντήρηση των υποδομών.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η ανάπτυξη ανάλογων Πληροφοριακών Συστημάτων για την δημιουργία και διαχείριση Βάσεων Γεωχωρικών Δεδομένων μπορεί να συμβάλει ουσιαστικά στην βελτίωση των διοικητικών διαδικασιών καθώς και της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών στον πολίτη, ικανοποιώντας τις σύγχρονες ανάγκες. Για το λόγο αυτό κρίνεται ιδιαίτερα σημαντική για όλους τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης που διαχειρίζονται τέτοιου είδους δεδομένα, όπως είναι οι ΟΤΑ, Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, τα Υπουργεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα κα.