Περιγραφή της Καινοτομίας

Η Διεύθυνση Πληροφορικής & Επικοινωνιών της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Μακεδονίας Θράκης (ΑΔΜΘ), στο πλαίσιο του σχεδιασμού παροχής νέων ψηφιακών υπηρεσιών, της αναβάθμισης της εικόνας του φορέα και του εκσυγχρονισμoύ των παρεχόμενων υπηρεσιών του, προχώρησε στο πιο σημαντικό βήμα για την παροχή ολοκληρωμένων πια (επιπέδου 3) ψηφιακών υπηρεσιών, τόσο για τους υπαλλήλους της ΑΔΜΘ, όσο και για πολίτες, επιχειρήσεις και άλλους φορείς με την υλοποίηση νέας ολοκληρωμένης εφαρμογής Ηλεκτρονικής Υποβολής & Διακίνησης Εγγράφων. Η πανδημία του Covid-19 αποτέλεσε καταλυτικό παράγοντα για την ανάπτυξη της καινοτομίας. Η εφαρμογή διασυνδέεται με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης και Πρωτοκόλλησης εγγράφων του φορέα. Κατά τη χρήση της εφαρμογής το αίτημα - έγγραφο αποστέλλεται ηλεκτρονικά και πρωτοκολλείται αυτόματα στο ΣΗΔΕ Ίριδα. Άμεσα εμφανίζεται στον ενδιαφερόμενο ο αριθμός πρωτοκόλλου και η βεβαίωση πρωτοκόλλησης του αιτήματος. Στη συνέχεια το έγγραφο διακινείται, μέσω του Ίριδα με ηλεκτρονικό τρόπο, προς χρέωση και διεκπεραίωση στην αρμόδια υπηρεσία της ΑΔΜΘ. Ο κάθε αποστολέας αιτήματος αποκτά μια θυρίδα, μέσω της οποίας έχει τη δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας του αιτήματός του σε πραγματικό χρόνο, μέχρι το επίπεδο του Τμηματάρχη. Μόλις το έγγραφο απαντηθεί από τον αρμόδιο υπάλληλο, ο αποστολέας ενημερώνεται αυτόματα µέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SMS στο κινητό του, ότι η απάντηση βρίσκεται στη θυρίδα του. Σημειώνεται ότι από την επιλογή Ιστορικό, ο αποστολέας οποιαδήποτε στιγμή το επιθυμεί, έχει πρόσβαση στα αρχεία που έχει αποστείλει, στη βεβαίωση πρωτοκόλλησης, αλλά και στις απαντήσεις των αιτημάτων του από την ΑΔΜΘ.

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων είναι καινοτόμα γιατί έχει ψηφιοποιηθεί ολόκληρη η διαδικασία ενός αιτήματος και διεκπεραίωσης αυτού είτε ιδιώτη (υπάλληλου – πολίτη) είτε οντότητας (επιχείρησης – φορέα δημοσίου), χωρίς να παρεμβαίνει ανθρώπινη φυσική παρουσία σε κανένα στάδιο της και διασφαλίζεται η ασφάλεια με την σύνδεση είτε μέσω taxisnet είτε μέσω εγγραφής στην εφαρμογή και πιστοποίησης μέσω του δηλωθέντος email.

Η εφαρμογή εξυπηρετεί αιτήματα πολιτών, ιδιωτικών επιχειρήσεων, υπαλλήλων της ΑΔΜΘ και φορέων του Δημοσίου. Η καινοτομία είναι σήμερα παραγωγική στην πρώτη έκδοση της. Με τη νέα εφαρμογή, η χρήση της οποίας έχει καθιερωθεί για το σύνολο του φορέα, οι συναλλαγές πλέον έχουν τη μέγιστη διαφάνεια, αξιοπιστία και ταχύτητα. Επιτυγχάνεται καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, ενισχύεται η διαλειτουργικότητα με άλλα συστήματα, μειώνεται η γραφειοκρατία και εξοικονομούνται πόροι.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:

1) Η βελτίωση των διαδικασιών και των παρεχόμενων υπηρεσιών της ΑΔΜΘ,

2) Η αναδιοργάνωση της λειτουργίας του φορέα,

3) Ο εκσυγχρονισμός και η προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις,

4) Η ανταπόκριση στην πανδημία Covid-19.

Στόχοι της Καινοτομίας

Κύριοι στόχοι της καινοτομίας είναι:

• η μείωση της γραφειοκρατίας,

• η ενίσχυση της διαλειτουργικότητας των συστημάτων, της διαφάνειας των αιτημάτων, της αξιοπιστίας και της ταχύτητας των συναλλαγών,

• η βελτιστοποίηση μέσω του ανασχεδιασμού των διαδικασιών,

• η εξοικονόμηση πόρων,

• η βελτίωση της εμπειρίας των χρηστών μέσω της αυτοματοποίηση του τρόπου επικοινωνίας.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Από τα μέχρι τώρα αποτελέσματα της καινοτομίας διαπιστώνεται ότι οι στόχοι επιτυγχάνονται σε μεγάλο βαθμό, καθώς η εφαρμογή της έχει συμβάλει στην:

• Μείωση του χρόνου που απαιτείται κατά την υποβολή αιτημάτων,

• Βελτίωση και απλούστευση της διαδικασίας υποβολής αιτημάτων με την ηλεκτρονική δυνατότητα προσθήκης δικαιολογητικών,

• Αύξηση της ασφάλειας των συναλλαγών καθώς γίνεται πιστοποίηση των χρηστών μέσω του TaxisNet,

• Μείωση της γραφειοκρατίας και αύξηση της ταχύτητας διεκπεραίωσης των αιτημάτων, με συνέπεια στους χρόνους και την εξοικονόμηση εργατοωρών

• Διαφάνεια των συναλλαγών καθώς παρέχεται δυνατότητα παρακολούθησης του σταδίου της εξέλιξης της υπόθεσης σε πραγματικό χρόνο.

Από τα παραπάνω γίνεται κατανοητό ότι η καινοτομία έχει συμβάλει στην βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους χρήστες, καθώς και στην βελτίωση της λειτουργίας της ΑΔΜΘ.

Στάδιο σχεδιασμού

Η ομάδα σχεδιασμού της καινοτομίας αποτελείτο από τους παρακάτω υπαλλήλους του φορέα:

1.Διευθυντής της Διεύθυνσης Πληροφορικής και Επικοινωνιών,

2. Τμηματάρχη του Τμήματος Σχεδιασμού Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών για τον Πολίτη,

καθώς και από στέλεχος της αναδόχου εταιρείας. Υπήρξε οριζόντια συνεργασία και των τριών (3) μελών της ομάδας και η ενασχόληση τους ήταν συνεχής καθ’ όλη την διάρκεια ανάπτυξης της εφαρμογής από τον Μάιο του 2021 έως και τον Φεβρουάριο του 2022. Η ομάδα βασίστηκε στο γεγονός ότι στην ΑΔΜΘ γίνεται καθολική χρήση του ΣΗΔΕ Ίριδα και επιχείρησε να βρει έναν τρόπο άμεσης επικοινωνίας με όσους φορείς δεν χρησιμοποιούν το Σύστημα Ίριδα. Σε αυτό το στάδιο πραγματοποιήθηκε διερεύνηση των φορέων που επικοινωνούν με τον φορέα εκτός Ίριδας, έγινε κατηγοριοποίηση αυτών και πραγματοποιήθηκε διερεύνηση των αναγκών τους ανά περίπτωση, ώστε να δημιουργηθεί το κατάλληλο περιβάλλον επικοινωνίας. Τις εργασίες ανάπτυξης και υποστήριξης του λογισμικού ανέλαβε ανάδοχος εταιρεία, η οποία επιλέχθηκε λόγω προηγούμενης συνεργασίας και εξοικείωσης που είχε με το ΣΗΔΕ Ίριδα, γεγονός που έκανε ευκολότερη τη συνεργασία με τον φορέα και γρηγορότερη την υλοποίηση του έργου. Επιπλέον μετά από άτυπη έρευνα, το κόστος του έργου ήταν αρκετά χαμηλό σε σχέση με τις τιμές της αγοράς.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Η καινοτομία εφαρμόστηκε πιλοτικά από τον Ιούλιο του 2021 μέχρι και την πλήρη εφαρμογή της τον Φεβρουάριο του 2022. Στο διάστημα αυτό ελέγχθηκε η λειτουργικότητα της εφαρμογής στις διαδικασίες του φορέα για να εντοπιστούν δυσλειτουργίες και προβλήματα από τις δοκιμές και να αντιμετωπιστούν από την ομάδα εργασίας και τον ανάδοχο.

Στάδιο εφαρμογής

Η υποβολή και διαχείριση των αιτημάτων και των εγγράφων στο φορέα πραγματοποιείται πλέον αποκλειστικά μέσω της πλατφόρμας, η οποία είναι διαθέσιμη στον σύνδεσμο https://www.m-t.gov.gr/eplatform. Η χρήση της εφαρμογής υποστηρίζεται με εγχειρίδια που έχουν δημιουργηθεί για κάθε ξεχωριστή κατηγορία χρήστη είτε πρόκειται για πολίτη, για ιδιωτική επιχείρηση, για υπάλληλο της ΑΔΜΘ ή δημόσιο φορέα.

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του φορέα με την χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, ενημερωτικών σημειωμάτων και διανομή έντυπου υλικού και στο εξωτερικό μέσω του Γραφείου τύπου του φορέα αλλά και την διανομή εντύπων.

Συνεργασίες

Η Δ/νση Πληροφορικής και Επικοινωνιών ήρθε σε επαφή με τον Συντονιστή της Αποκεντρωμένης Διοίκησης, όπου παρουσιάσθηκε η ιδέα ανάπτυξης της εφαρμογής και πήρε την έγκριση για την ανάπτυξη της. Παράλληλα, υπήρξε συνεργασία με τον υπεύθυνο του συστήματος Ίριδα του Υπουργείου Εσωτερικών προκειμένου να υπάρξει διασύνδεση της Ίριδας με την εφαρμογή όπως επίσης και με την ΓΓΠΣ προκειμένου να πιστοποιούνται οι χρήστες μέσω Taxisnet. Ακόμα, ο φορέας ανέθεσε σε ανάδοχο, που επιλέχθηκε λόγω σχετικής εμπειρίας και εξοικείωσης με το ΣΗΔΕ Ίριδα, την ανάπτυξη και υποστήριξη του λογισμικού.

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος του έργου αφορά τη σύμβαση με τον ανάδοχο και ανέρχεται στο ποσό των 4.900,00 € (με ΦΠΑ 6.076,00 €). Η 3-μελής ομάδα έργου , συνεργάστηκε καθ όλη την διάρκεια ανάπτυξης της εφαρμογής από τον Μάιο του 2021 έως και τον Φεβρουάριο του 2022, και απασχολήθηκε για περίπου 2-3 ώρες την εβδομάδα.

Η εφαρμογή υποστηρίζεται καθολικά από την Διεύθυνση Πληροφορικής και Επικοινωνιών της ΑΔΜΘ 24/7, όπου σε όλο τον τομέα ευθύνης της (Κεντρική Μακεδονία και Ανατολική Μακεδονία και Θράκη) έχει στο δυναμικότητα της 21 υπαλλήλους. Από αυτούς, όσοι βρίσκονται σε ώρα εργασίας ελέγχουν την λειτουργία της πλατφόρμας.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις και όποια τυχόν προβλήματα που εμφανίσθηκαν κατά την διάρκεια της ανάπτυξης και της πιλοτικής εφαρμογής αντιμετωπίσθηκαν άμεσα και επιτυχώς σε συνεργασία με τους υπαλλήλους, τον ανάδοχο αλλά και δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς, οι οποίοι επεσήμαναν τυχόν ανάγκη για αλλαγές και διορθώσεις στην λειτουργία της πλατφόρμας.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η υποστήριξη της Ηγεσίας ήταν και παραμένει καταλυτικός παράγοντας για την επιτυχία και για τις οποιοδήποτε αντιστάσεις που θα μπορούσαν να προκύψουν κατά την διάρκεια της εφαρμογή της καινοτομίας. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι η ανάπτυξη και λειτουργία της καινοτομίας δεν συνάντησε αντιδράσεις από τους χρήστες, καθώς έχει γίνει αντιληπτή από όλους η βελτίωση που επιφέρει στην λειτουργία του φορέα. .

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η καινοτομία, η οποία αναπτύχθηκε σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα και χωρίς πολύ μεγάλο κόστος, επέφερε σημαντική βελτίωση στην λειτουργία του φορέα, στην παροχή υπηρεσιών προς τους χρήστες (πολίτες/ επιχειρήσεις, δημόσιοι και ιδιωτικοί φορείς) και ανέδειξε την σημασία της προσαρμογής στις νέες τεχνολογικές εξελίξεις.

Φορέας: Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας- Θράκης

Επίπεδο διακυβέρνησης: Περιφερειακό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Εφαρμογή νέου συστήματος διοίκησης

Έτος Σχεδιασμού Καινοτομίας: 2021

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Στάδιο Καινοτομίας: Διάδοση

Ωφελούμενοι: Γενικός πληθυσμός, Δημόσιοι Υπάλληλοι, Δημόσιες Οργανώσεις, Επιχειρήσεις

Αριθμός ωφελουμένων: Πληθυσμός Αποκεντρωμένης Διοίκησης (περίπου 2.500.000 κάτοικοι), 1300 υπάλληλοι του φορέα

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα

 

URL: https://www.m-t.gov.gr/eplatform/

 

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 133

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.