Περιγραφή της Καινοτομίας

H καινοτομία αφορά τη διαχείριση πληροφοριών κατά τη νοσηλεία ασθενών μέσα από το πληροφοριακό σύστημα «ΠΑΝΑΚΕΙΑ» που ανάπτυξε η 7η Υγειονομική Περιφέρεια Κρήτης. Το σύστημα έχει σχεδιαστεί να διαλειτουργεί με άλλα συστήματα, όπως το σύστημα γραφείου κίνησης, το σύστημα εξωτερικών ιατρείων, το σύστημα LIS (Laboratory information System) και μερικώς με το RIS (radiology information system), με τη χρήση δικτυακών υποδομών.

Η καινοτομία αποτελεί ένα ολοκληρωμένο ηλεκτρονικό ιατρονοσηλευτικό φάκελο υγείας στην Ελλάδα, που χρησιμοποιείται από το σύνολο των κλινικών τμημάτων των νοσοκομείων της 7ης Υγειονομικής Περιφέρειας Κρήτης. Το σύστημα, εξασφαλίζει ένα περιβάλλον χωρίς την ανάγκη εγγράφων (parerless), ενώ ενισχύει τον τρόπο εργασίας και τον ρόλο των νοσηλευτών στην παροχή υπηρεσιών υγείας.

Η καινοτομία σχεδιάστηκε σύμφωνα με τη γνώση που παρείχε μια πλειάδα συμμετεχόντων ιατρών, νοσηλευτών και στελεχών πληροφορικής, ενώ έχει προσαρμοστεί πλήρως στις ιατρονοσηλευτικές ροές ενός νοσοκομείου.

Η καινοτομία αναπτύχθηκε το 2020-2021 βασιζόμενη σε προηγούμενη έκδοση και περιλαμβάνει πέντε αναβαθμίσεις:

Α. Τη δυνατότητα πιλοτικής εφαρμογής του συστήματος των Διαγνωστικά Ομοιογενών Ομάδων- DRG, το οποίο είναι σύστημα κατηγοριοποίησης ασθενών που εφαρμόζεται για πρώτη και μοναδική φορά στην Ελλάδα σε συνεργασία με το Κέντρο Τεκμηρίωσης και Κοστολόγησης Νοσοκομειακών Υπηρεσιών-ΚΕΤΕΚΝΥ.

Β. Την εισαγωγή ηλεκτρονικών φορμών στο πληροφοριακό σύστημα που αφορούν τη νοσηλεία του ασθενή όπως πτώσεις, παρενέργειες μετάγγισης, γενικά συμβάντα κτλ. για τη διασφάλιση της ποιότητας της νοσηλείας των ασθενών σε συνεργασία με τον Οργανισμό Διασφάλισης της Ποιότητας στην Υγεία (ΟΔΙΠΥ).

Γ. Την αξιοποίηση των προβλεπτικών αλγορίθμων για τον υπολογισμό της πιθανότητας ατυχημάτων/συμβάντων στους ασθενείς με βάση τα δεδομένα που συλλέγονται από τους ασθενείς (πχ πρόβλεψη κατακλίσεων κατά Morse, πρόβλεψη πιθανότητας πτώσης ασθενούς κτλ), σε συνεργασία με τον ΟΔΙΠΥ.

Δ. Την έκδοση αναφορών σχετικά με την αλληλεπίδραση και των αντενδείξεων της φαρμακευτικής αγωγής για τους νοσηλευόμενους ασθενείς.

E. Την εφαρμογή πρωτοκόλλων ανά ασθενή/κλινική.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Ο θεράποντας ιατρός έχοντας πρόσβαση στο σύστημα διαθέτει ολοκληρωμένη εικόνα για τον ασθενή του, με πληροφορίες από όλα τα νοσοκομεία της Κρήτης, μέσω ενός πλήρους νοσοκομειακού ηλεκτρονικού αρχείου, προσβάσιμο από οποιοδήποτε υπολογιστικό σύστημα (Η/Υ, tablet, smart phone κα).

Στο σύστημα έχει πρόσβαση επίσης το νοσηλευτικό προσωπικό, για την καταγραφή των νοσηλευτικών παρεμβάσεων. Πλέον, δεν χρειάζεται ο νοσηλευτής να καταγράφει με το χέρι τις εντολές νοσηλείας και τις απαιτούμενες δίαιτες, φυσικοθεραπείες, το διάγραμμα ζωτικών κτλ. που χρειάζονται, καθώς όλα αυτά προκύπτουν αυτόματα από το σύστημα.

Επίσης οι χρήστες του συστήματος, χρησιμοποιούν κωδικοποιημένη ιατρική πληροφορία σύμφωνα με το Σύστημα Διαγνωστικά Ομοιογενών Διαγνώσεων (DRG) και ο ιατρός καταχωρεί τη διάγνωση κατά τύπο νόσου icd10 και τις ιατρικές πράξεις, με βάση τις προδιαγραφές για τη Διεθνή Στατιστική Ταξινόμηση των Νόσων και των Σχετικών Προβλημάτων Υγείας.

Οι αρμόδιες υπηρεσίες μέσα από το σύστημα προχωρούν σε κοστολόγηση σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου, αντικαθιστώντας τα Κλειστά Ενοποιημένα Νοσήλια (ΚΕΝ).

Στο τέλος της νοσηλείας "οριστικοποιεί" τα παραπάνω, τα οποία μέσω web service ανεβαίνουν στον server του ΚΕΤΕΚΝΥ και επιστρέφεται το DRG και ένα βάρος νοσηλείας. Με βάση το DRG και το βάρος νοσηλείας, το νοσοκομείο στη συνέχεια μπορεί να αποζημιώνεται από τον ΕΟΠΥΥ.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Οι βασικοί λόγοι που οδήγησαν στην ανάπτυξή της καινοτομίας ήταν: 1) Η έλλειψη ανθρώπινων και οικονομικών πόρων, που οδήγησε στην ανάγκη για βελτίωση των διαδικασιών και την ελαχιστοποίηση των λαθών στην παροχή φροντίδας.

2) Η προσαρμογή σε νέα νομοθεσία (DRGS) η οποία προβλέπει την κατηγοριοποίηση των ασθενών και τη συστηματική συλλογή έγκυρων και αξιόπιστων δεδομένων με σκοπό την ταξινόμησή τους σε διαχειρίσιμο αριθμό κατηγοριών περιστατικών.

3) Η ανάγκη για αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών για γρήγορη, άμεση και αξιόπιστη πρόσβαση στις πληροφορίες νοσηλείας των ασθενών της κλινικής, την ομογενοποίηση διαδικασιών καθώς και τη διάχυση των υπαρχόντων βέλτιστων πρακτικών.

Στόχοι της Καινοτομίας

Η καινοτομία στοχεύει στην:

1) Μείωση της γραφειοκρατίας και την εξοικονόμηση πόρων και ανθρωποωρών εργασίας κατά τουλάχιστον 20%,

2) Αύξηση των διαθέσιμων πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τις νοσηλείες με σκοπό την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων του προσωπικού και της μείωση των λαθών σε ποσοστό σχεδόν 100%.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η καινοτομία έχει επιτύχει σημαντικά αποτελέσματα ως εξής:

1) Εξοικονόμηση περίπου 10-16 ωρών ανά κλινική (αρχική εκτίμηση) ανά ημέρα από τη διενέργεια γραφειοκρατικών διαδικασιών, καθώς παρέχει γρήγορη, άμεση και αξιόπιστη πρόσβαση στις πληροφορίες νοσηλείας των ασθενών, εξασφαλίζοντας περισσότερες ώρες στο ιατρονοσηλευτικό προσωπικό για τη φροντίδα των ασθενών.

2) Εξοικονόμηση πόρων λόγω της κατάργησης της αναγκαιότητας τήρησης χάρτινου φακέλου σε ποσοστό 90%.

3) Η ικανοποίηση του ιατρονοσηλευτικού προσωπικού από την καινοτομία, όπως προκύπτει από σχετική έρευνα που έγινε το 4ο τρίμηνο του 2022 καθώς το 70% περίπου του προσωπικού δηλώνει από αρκετά ως πολύ ικανοποιημένο.

Στάδιο σχεδιασμού

Πηγή έμπνευσης για τη δημιουργία του πληροφοριακού συστήματος ήταν η παροχή ανάλογων βασικών λειτουργικοτήτων με αυτές που παρέχονται στους επαγγελματίες υγείας στην Κρήτη, όπως οι ιατρικές επισκέψεις με tablet και η άμεση λήψη πληροφοριών για το περιστατικό (ιατρονοσηλευτικές οδηγίες, λογοδοσία, φάκελος υγείας, εργαστηριακές εξετάσεις, πορεία νόσου, ζωτικά σημεία, συγκριτική γραφική απεικόνιση ζωτικών/εργαστηριακών εξετάσεων και απεικονιστικών εικόνων).

Ο σχεδιασμός της καινοτομίας «ΠΑΝΑΚΕΙΑ» βασίστηκε στην ανάλυση απαιτήσεων που διατύπωσαν οι ίδιοι οι χρήστες μέσω συστήματος καταγραφής κλήσεων (ticketing system), το οποίο παραμετροποιήθηκε από στελέχη της Διεύθυνσης Πληροφορικής της 7ης ΥΠΕ Κρήτης (Open-source). Ο σχεδιασμός της καινοτομίας αποτέλεσε ένα πολύπλοκο εγχείρημα που περιλάμβανε τα ακόλουθα στάδια:

1) Αποτύπωση και αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης με τη χρήση ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων.

2) Ορισμό ομάδας εργασίας DRG ανά νοσοκομείο με ευθύνη για την πορεία και ολοκλήρωση του έργου. Στις ομάδες εργασίας συμμετείχαν στελέχη από διάφορες μονάδες όπως γραφεία κίνησης, νοσηλευτικής υπηρεσίας, ιατρικής υπηρεσίας, πληροφορικής και στελέχη από τη διοίκηση (Αν. Διοικητές ή Διοικητές).

3) Παράλληλα, ορίστηκε Κεντρική Ομάδα Διοίκησης Έργου σε επίπεδο ΥΠΕ, η οποία ανέλαβε το συντονισμό όλων των δράσεων σε συνεργασία με το ΚΕΤΕΚΝΥ τη συνεργασία, τακτική επικοινωνία και την οργάνωση συναντήσεων μεταξύ της ΥΠΕ Κρήτης, εμπλεκομένων και των ομάδων εργασίας DRG στα Νοσοκομεία.

4) Καθορισμός σχεδίου δράσης για την υλοποίηση του έργου (ανάπτυξη, εγκατάσταση συστήματος, εκπαίδευση χρηστών κτλ) με την χρήση εργαλείων χρονοπρογραμματισμού για την παρακολούθηση των οροσήμων και τη λήψη διορθωτικών μέτρων.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Το σύστημα αναπτύχθηκε και δοκιμάστηκε αρχικά στην Παθολογική κλινική του ΓΝ Ρεθύμνου και στην Νευροχειρουργική κλινική του ΠΑΓΝΗ.

Το στάδιο της πειραματικής εφαρμογής διήρκεσε έξι μήνες. Οι ομάδες εργασίας στα Νοσοκομεία κατά την πιλοτική λειτουργία υποστήριζαν, εκπαίδευαν και ενημέρωναν τους χρήστες για οποιοδήποτε συμβάν δεν ήταν σύμφωνο με τον προγραμματισμό.

Στάδιο εφαρμογής

Για την εφαρμογή του συστήματος πραγματοποιήθηκε ενσωμάτωση του Συστήματος Διαγνωστικά Ομοιογενών Ομάδων (DRG), παραμετροποίηση και εγκατάσταση του λογισμικού «ΠΑΝΑΚΕΙΑ» σε άνω των 120 κλινικών/τμημάτων των 8 νοσοκομείων της Κρήτης και ολοκλήρωση της διαλειτουργικότητας των εφαρμογών.

Το ιατρονοσηλευτικό προσωπικό καταρτίστηκε εξ’ αποστάσεως από τα στελέχη της Πληροφορικής, διοικητικών υπαλλήλων κτλ και στη συνέχεια πραγματοποιήθηκε οn the job training.

Για την αξιολόγηση της εφαρμογής της καινοτομίας πραγματοποιείται έλεγχος χρήσης του συστήματος κατά από το ΚΕΤΕΚΝΥ, με εκθέσεις συμμόρφωσης των νοσοκομείων και τη συνεχή αξιολόγηση από τους χρήστες. Επίσης πραγματοποιείται τακτικά καταγραφή της ικανοποίησης ασθενών μέσω ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων.

Για την επέκτασή της σε όλα τα νοσοκομεία της ΥΠΕ, πραγματοποιήθηκαν αρκετές ώρες τηλεκπαίδευσης (1131 συνδέσεις με επαγγελματίες υγείας - ιατροί, νοσηλευτές, υπάλληλοι πληροφορικής). Χρησιμοποιήθηκε ένα σύστημα διαχείρισης έργου που περιελάμβανε ομάδες εργασίας σε κάθε νοσοκομείο που συντονίζονταν από την ΥΠΕ, έτσι ώστε οι εκπαιδεύσεις να έχουν πολλαπλασιαστικό χαρακτήρα. Περιελάμβανε ακόμα τη δημιουργία ομάδων χρηστών-κλειδιών (key-users) σε κάθε κλινική και νοσοκομείο και στη συλλογή των παρατηρήσεών τους. Η κινητικότητα αυτή των στελεχών μεταξύ των νοσοκομείων αποτέλεσε ένα όχημα μεταφοράς καλών πρακτικών δημιουργώντας ένα άτυπο δίκτυο ομότιμων στελεχών σε επίπεδο Περιφέρειας Κρήτης.

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό της Υγειονομικής Περιφέρειας μέσα από διανομή έντυπου υλικού, ενημερωτικών – υπηρεσιακών σημειωμάτων, διεξαγωγή σεμιναρίων και εφαρμογή συστήματος τηλεκπαίδευσης. Στο εξωτερικό του φορέα διαδίδεται μέσω της ιστοσελίδας του φορέα και της συμμετοχής σε συνέδρια, εκδηλώσεις, ημερίδες κλπ.

Συνεργασίες

Για την υλοποίηση της καινοτομίας αναπτύχθηκαν συνεργασίες μεταξύ στελεχών της Διεύθυνσης Πληροφορικής της ΥΠΕ με στελέχη των επτά νοσοκομείων. Η ΥΠΕ είχε τον συντονιστικό ρόλο για την ανάπτυξη του συστήματος, ενώ τα νοσοκομεία ήταν υπεύθυνα για την εφαρμογή του συστήματος σε αυτά. Το ΚΕΤΕΚΝΥ επέβλεπε και συντόνιζε τα νοσοκομεία και την ΥΠΕ σε σχέση με την λειτουργία και εφαρμογή του συστήματος.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η καινοτομία αναπτύχθηκε από στελέχη της Υγειονομικής Περιφέρειας χωρίς κόστος. Για την ανάπτυξή του απασχολήθηκε ένας (1) προγραμματιστής Η/Υ του φορέα για διάστημα 2 ετών, ενώ για την υλοποίηση/συντήρηση/επέκταση απασχολείται επίσης ένας (1) προγραμματιστής Η/Υ του φορέα σε συνεχή βάση. Για την προσαρμογή του και την εξάπλωση/παραμετροποίησή του, απασχολήθηκαν ακόμα πλήθος στελεχών (ιατρών, νοσηλευτών, διοικητικών) από τα Νοσοκομεία της ΥΠΕ.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Αρχικά υπήρξε αντίδραση στην αλλαγή. Ο χρόνος σε συνδυασμό με την αναγνώριση των χρηστών ότι το εν λόγω σύστημα τους βοηθάει να κάνουν την εργασία τους αποτελεσματικά, οι εκπαιδεύσεις και τηλεκπαιδεύσεις από συναδέλφους τους και η εμπλοκή τους στο σχεδιασμό, συνέβαλλαν στην υιοθέτηση και τελικά στην επιτυχία του συστήματος στην ΥΠΕ Κρήτης.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Ως βασικοί παράγοντες επιτυχίας για την βιωσιμότητα της καινοτομίας κρίνονται: 1. η καταγραφή των αναγκών από τη βάση, δηλαδή από το ίδιο το ιατρονοσηλευτικό προσωπικό που χρησιμοποιεί το σύστημα, χωρίς περιορισμούς, 2. η άμεση υλοποίηση των προτάσεων, 3. η συνεχής υποστήριξη των χρηστών, 4. το κοινό όραμα στο επίπεδο της 7ης ΥΠΕ Κρήτης, 5. ο κεντρικός συντονισμός από την 7η ΥΠΕ Κρήτης. Ακριβώς επειδή αναπτύχθηκε από στελέχη του χώρου υγείας, είναι ιδιαίτερα φιλική και ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις του χρήστη (ιατρού/νοσηλευτή) για εύκολη, γρήγορη και αποτελεσματική επισκόπηση των περιστατικών νοσηλείας, προσφέροντας ενοποιημένη πληροφορία για όλες τις Μονάδες Υγείας της Κρήτης και προάγοντας την ευκολότερη διάγνωση, τη συνεργασία, την έγκαιρη και αξιόπιστη πληροφόρηση, συμβάλλοντας στην δημιουργία αξιόπιστου και ολοκληρωμένου ιατρικού φακέλου υγείας για τους ασθενείς.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η συνεργασία στελεχών μεταξύ νοσοκομείων αποτέλεσε όχημα μεταφοράς καλών πρακτικών, ενώ δημιούργησε ένα δίκτυο ομότιμων στελεχών σε επίπεδο Περιφέρειας Κρήτης, ενισχύοντας τη συνεργασία και αυξάνοντας την άμιλλα μεταξύ νοσοκομείων/επαγγελματιών υγείας. Η ανάπτυξη προηγμένων συστημάτων πληροφορικής από στελέχη του Δημοσίου είναι εφικτή και αναγκαία. Απαιτείται όμως η συνεχής προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις.

Φορέας: 7η Υγειονομική Περιφέρεια Κρήτης

Επίπεδο διακυβέρνησης: Περιφερειακό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2020

Στάδιο καινοτομίας: Διάδοση

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Ωφελούμενοι: Δημόσιες Οργανώσεις

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2023 :  8 Νοσοκομεία της ΥΠΕ Κρήτης, 2.548 χρήστες (1.139 γιατροί, 1.142 νοσηλευτές, 134 Προϊστάμενοι Τμημάτων κα)


Πηγές Χρηματοδότησης: Τακτικός προϋπολογισμός φορέα




URL: Πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης ιατρονοσηλευτικών ροών και πληροφοριών ΠΑΝΑΚΕΙΑ dibp2.URL(2).docx-EmbeddedFile(1)

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 1

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.