Ολοκληρωμένο Σύστημα Ιατρονοσηλευτικού Φακέλου Ασθενών

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα σημαντικότερα αποτελέσματα από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι:

1) H μείωση του χρόνου εκτίμησης της κατάστασης του ασθενούς κατά τουλάχιστον 90%, λόγω άμεσης πρόσβασης στα ιατρικά δεδομένα που τον αφορούν (παλαιές νοσηλείες, καθίστανται γνωστά υποκείμενα ή χρόνια νοσήματα κ.τ.λ.).

2) Η ελαχιστοποίηση (σχεδόν μηδενισμός) των λαθών σε συνταγογραφήσεις και στη διαχείριση των ιατρικών δεδομένων.

3) Η παροχή εξειδικευμένης ιατρικής φροντίδας στο 100% των ασθενών, λόγω ύπαρξης του προσωπικού ιατρικού φακέλου του ασθενούς και της εύκολης πρόσβασης στην πληροφορία, καθώς καταργείται η χρήση χαρτιού και ακόμα περιορίζονται κατά πολύ οι γραφειοκρατικές δραστηριότητες καταγραφής, αναζήτησης και επεξεργασίας των πληροφοριών.

Επιπρόσθετα οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι τα ακόλουθα:

- Εύκολη, γρήγορη και ασφαλής πρόσβαση ταυτόχρονα από πολλούς χρήστες (ιατρονοσηλευτικό προσωπικό, υπάλληλοι γραμματείας) στα δεδομένα, τα οποία είναι ευανάγνωστα και κατανοητά καθώς εισάγονται στο σύστημα με προκαθορισμένο τρόπο βάσει πρότυπων κανόνων. Αυτό έχει ως συνέπεια την εξάλειψη των λαθών και των διπλών εγγραφών δεδομένων.

- Εξοικονόμηση πόρων και ανακατανομή προσωπικού λόγω μείωσης αναγκών για τα ιατρικά αρχεία και για αποθηκευτικό χώρο και κινδύνου απώλειας των ιατρικών φακέλων. Η άμεση πρόσβαση στα δεδομένα επιτρέπει την αποτελεσματικότερη διαμόρφωση των προγραμμάτων θεραπείας, της παρακολούθησης της χορήγησης φαρμάκων και της συνταγογράφησης των εξετάσεων, ώστε να αποτρέπεται η σπατάλη πόρων από το Νοσοκομείο.

- Μείωση του χρόνου εκτίμησης της κατάστασης του ασθενούς χάρη στην δυνατότητα άμεσης πρόσβασης στις πληροφορίες που σχετίζονται με αυτόν. Η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων από το ιατρικό προσωπικό, καθώς και την κλινική και επιδημιολογική παρακολούθηση των φαρμάκων και των πλάνων φροντίδας των ασθενών.

- Συλλογή πληροφοριών για καλύτερη λήψη αποφάσεων από την Διοίκηση.

Στάδιο σχεδιασμού

Το στάδιο του σχεδιασμού της καινοτομίας διήρκησε από τον Οκτώβριο έως τον Δεκέμβριο του 2021. Στο στάδιο αυτό απασχολήθηκε ομάδα εργασίας αποτελούμενη από στελέχη του Νοσοκομείου η οποία σε συνεργασία με εξωτερική εταιρεία ανέπτυξε τις απαιτήσεις για εφαρμογή του Ιατρικού Φακέλου.

Για την καινοτομία χρησιμοποιήθηκε το πρότυπο ανταλλαγής πληροφοριών μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων στο χώρο της υγείας HL7 (Health Level 7). Ο λόγος επιλογής του προτύπου έγκειται στο ότι η πλειοψηφία των ευφυών διαγνωστικά μηχανημάτων (ιατροτεχνολογικός εξοπλισμός) υποστηρίζουν το HL7 και σχεδόν όλα τα ιατρικά πληροφοριακά συστήματα υψηλού επιπέδου είναι σε θέση να στείλουν και να λάβουν τα κατάλληλα HL7 μηνύματα, χρησιμοποιώντας τους κανόνες ανταλλαγής μηνυμάτων του πρωτοκόλλου του HL7 επιτρέποντας σε ετερογενή ιατρικά πληροφοριακά συστήματα να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Οι προδιαγραφές που λήφθηκαν υπόψη για την διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων ήταν:

• Πιστοποίηση : Ο έλεγχος της αυθεντικότητας της ταυτότητας των μερών μιας ανταλλαγής δεδομένων (αποστολέας και παραλήπτης).

• Εξουσιοδότηση : Η εξουσιοδοτημένη και η βασιζόμενη σε δικαιώματα πρόσβαση του χρήστη η οποία αποκλείει μη εξουσιοδοτημένα άτομα.

• Εμπιστευτικότητα : Η τήρηση του απορρήτου των δεδομένων καθώς η πληροφορία διατίθεται μόνο σε εκείνους τους χρήστες που είναι εξουσιοδοτημένοι.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Μετά την ανάπτυξη των επιμέρους στοιχείων και την διασύνδεση των δυο ετερογενών συστημάτων ακολούθησε το στάδιο πειραματικής λειτουργίας που διήρκησε από τον Δεκέμβριο του 2021 έως τον Μάρτιο του 2022. Επιπρόσθετα στο στάδιο αυτό πραγματοποιήθηκε η θεωρητική και πρακτική εκπαίδευση του προσωπικού. Σε αυτό το στάδιο για την διασφάλιση της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος ενσωματώθηκαν όσες αλλαγές και διορθώσεις επισημάνθηκαν κατά την διάρκεια εκπαίδευσης.

Στάδιο εφαρμογής

Η λειτουργία της καινοτομίας παρακολουθείται από το Τμήμα Πληροφορικής του Νοσοκομείου το οποίο καταγράφει ελλείψεις, ανάγκες και δυσλειτουργίες και σε στενή συνεργασία με το Ιατρικό προσωπικό τις υποβάλλει εγγράφως προς τις εταιρείες ανάπτυξης τόσο του Ιατρικού Φακέλου όσο και του LIS. Για την πλήρη εφαρμογή της καινοτομίας τόσο το Διοικητικό προσωπικό αλλά κυρίως το Ιατρικό παρακολούθησαν επί δυο εβδομάδες εκπαίδευση πάνω στον χειρισμό της εφαρμογής του Ιατρικού Φακέλου σε όλα τα σημεία (ΤΕΠ, ΤΕΙ,ΑΕΙ, Κλινικές κλπ).

Συνεργασίες

Κατά το σχεδιασμό, υπήρξε συνεργασία των στελεχών ιδιωτικών εταιρειών με την διοίκηση και με το προσωπικό του τμήματος Πληροφορικής και Οργάνωσης, του Μικροβιολογικού εργαστηρίου αλλά και το Ιατρικό Προσωπικό. Η διοίκηση του Νοσοκομείου σε συνεργασία με το τμήμα Πληροφορικής έχοντας γνώση του τρόπου λειτουργίας όλων των σημείων του Νοσοκομείου κατέγραψε τις διαδικασίες που θα έπρεπε να ενταχθούν στο σύστημα, όπως αντίστοιχα έκανε και το Μικροβιολογικό Εργαστήριο. Στη συνέχεια οι διαδικασίες αλλά και οι επιπρόσθετες ανάγκες διατυπώθηκαν στους μηχανικούς των εταιρειών έτσι ώστε να προσαρμόσουν τα συστήματα τους σύμφωνα με τις ανάγκες. Το τμήμα Πληροφορικής φρόντισε για την σωστή συνεργασία των εταιρειών καθώς επίσης στην τήρηση όλων όσων είχαν προβλεφθεί.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η χρηματοδότηση της διασύνδεσης του Ιατρικού Φακέλου και του συστήματος LIS έγινε εξ ολοκλήρου από τον προϋπολογισμό του Νοσοκομείου και συγκεκριμένα του ΚΑΕ του Τμήματος Πληροφορικής με συνολικό κόστος 32.000 ευρώ με ΦΠΑ.

Στον σχεδιασμό – παρακολούθηση – εκπαίδευση – εφαρμογή απασχολήθηκαν οι υπάλληλοι του τμήματος πληροφορικής του Νοσοκομείου Βέροιας (2 άτομα), οι μηχανικοί –προγραμματιστές της εταιρείας OR-CO (5 άτομα), οι μηχανικοί –προγραμματιστές της εταιρείας Hygeia Informatics (2 άτομα).

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η ανάπτυξη της καινοτομίας «συνοδεύτηκε» και με προβλήματα όπως (α) έλλειψη Ιατρικού προσωπικού και (β) η νοοτροπία του ιατρικού προσωπικού, που είναι κατά το μεγαλύτερο μέρος αρνητικό στη χρήση Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, θεωρώντας ότι η ηλεκτρονική καταχώρηση δεν αποτελεί ιατρικό εργαλείο, μη αποδεχόμενο την αλλαγή των κανόνων της λειτουργίας και των διαδικασιών που απαιτούνται κατά την εφαρμογή της Πληροφορικής. Οι λόγοι δυσκολίας της εφαρμογής χρήσης του Ιατρικού Φακέλου είναι η έλλειψη αφοσίωσης και επαγγελματισμού, οι αλλαγές που επιφέρουν οι νέες τεχνολογίες στην κατανομή των εργασιών και η αδυναμία ανταπόκρισης στις αλλαγές του προσωπικού μεγαλύτερης ηλικίας.

Τα παραπάνω προβλήματα σε θέματα προσωπικού αντιμετωπίστηκαν από την διοίκηση με πρόσληψη επιπλέον προσωπικού και στελεχώνοντας με διοικητικό προσωπικό καίρια σημεία όπως Γραμματεία ΤΕΠ, η Γραμματεία Ε.Ι αλλά και με Ιατρικό προσωπικό τις κλινικές που είχαν ανάγκη.

Για την αλλαγή νοοτροπίας στη χρήση Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και εφαρμογής του Ιατρικού Φακέλου, από το Ιατρικό και Νοσηλευτικό προσωπικό, γίνεται εντατική προσπάθεια τόσο από την διοίκηση και το τμήμα Πληροφορικής όσο και από τις συνεργαζόμενες εταιρείες μέσω εκπαιδεύσεων αλλά και περιορισμών των διαδικασιών μόνο με ηλεκτρονικό τρόπο αναγκάζοντας έτσι τους χρήστες να χρησιμοποιούν μόνο τις ηλεκτρονικές διαδικασίες.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η επιτυχία και βιωσιμότητα της καινοτομίας εξαρτάται (α) από την επαρκή στελέχωση του Νοσοκομείου σε Ιατρικό, Διοικητικό Προσωπικό (β) την διασφάλιση, αυτοματοποίηση και πιστή εφαρμογή των διαδικασιών από το ιατρικό και διοικητικό προσωπικό (γ) την εξασφάλιση χρημάτων για την αναβάθμιση και ανάπτυξη των Πληροφοριακών Συστημάτων του Νοσοκομείου (τη δια-λειτουργικότητα μεταξύ των ετερογενών συστημάτων που λειτουργούν στο Νοσοκομείο σε ένα πλήρες σύστημα και την συνεχή εκπαίδευση του προσωπικού.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Tα αποτελέσματα χρήσης του Ιατρικού Φακέλου και της διασύνδεσης τους με το LIS είναι ορατά (ιστορικό ασθενή, κατάργηση γραφειοκρατίας, άμεση ενημέρωση ιατρών για εργαστηριακά αποτελέσματα, διαχείριση ραντεβού κλπ) και συνεχώς η εφαρμογή υπόκειται σε διορθώσεις και αναβαθμίσεις με νέες λειτουργικότητες (άρνηση θεραπείας, καταγραφή τοκετών, ταυτοποίηση ασθενή κλπ) πάντα με τις παρατηρήσεις και την βοήθεια του Ιατρικού προσωπικού. Ήδη το Νοσοκομείο βρίσκεται στην εγκατάσταση της νέας έκδοσης του ιατρικού Φακέλου και συστήματος (web based) διαχείρισης ασθενή, προσθέτοντας νέες λειτουργίες διευκολύνοντας ακόμη περισσότερο το Ιατρικό, Νοσηλευτικό και Διοικητικό προσωπικό.