Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία της Υγειονομικής Μονάδας Βέροιας του Γ.Ν. Ημαθίας αφορά την ανάπτυξη συστήματος καταγραφής, συλλογής και διαχείρισης ιατρικών πληροφοριών και ιατρικής περίθαλψης των ασθενών. Η καινοτομία «Ηλεκτρονικός Ιατρικός Φάκελος Ασθενούς - ΗΦΑ» αποτελεί υποδομή παροχής ψηφιακής πληροφορίας σχεδιασμένης με τρόπο που να εξασφαλίζει άμεση πρόσβαση στα ιατρικά δεδομένα του ασθενούς από πολλούς χρήστες από την γραμματεία των ιατρείων, το νοσηλευτικό προσωπικό, το ιατρικό προσωπικό κλπ. Η καινοτομία υποστηρίζει την εισαγωγή σε υπολογιστή και τη διαχείριση πραγματικών ιατρικών δεδομένων κατευθείαν όπως αυτά ανακτώνται από ιατρικά μηχανήματα. Παράλληλα, η καινοτομία υποστηρίζει την δημιουργία εφαρμογών με εξαιρετικές δυνατότητες ευελιξίας και ευκολίας στην διαχείριση όλων των ιατρικών πληροφοριών μέσω συσχετισμών στοιχείων, διαχρονικών διαγραμμάτων, έκδοση δεικτών αποτελεσματικότητας και ποιότητας.

Ο Ηλεκτρονικός Ιατρικός Φάκελος Ασθενούς, μέσα από το σύγχρονο και ασφαλές εσωτερικό δίκτυο του Νοσοκομείου, έχει στόχους:

1) την παροχή ποιοτικών ηλεκτρονικών υπηρεσιών μειώνοντας τον χρόνο για όλους τους εξεταζόμενους,

2) την εξοικονόμηση πόρων μέσα από την ανακατανομή του προσωπικού και την εξάλειψη των έγχαρτων αρχείων και φακέλων,

3) την βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας του προσωπικού καθώς η παροχή πληροφόρησης με όσο το δυνατόν πληρέστερη εικόνα για τα ιατρικά δεδομένα του ασθενή ευνοεί τη βέλτιστη λήψη αποφάσεων και την ποιότητα της παρεχόμενης ιατρονοσηλευτικής φροντίδας, καθώς παρέχει εύκολη, γρήγορη και ασφαλή πρόσβαση ταυτόχρονα από πολλούς χρήστες (ιατρονοσηλευτικό προσωπικό, υπάλληλοι γραμματείας) στα ιατρικά δεδομένα.

Η εφαρμογή, αξιοποιώντας τα πιο σύγχρονα και εξελιγμένα πληροφοριακά συστήματα, διασφαλίζει την ασφάλεια των δεδομένων καθώς είναι εγκατεστημένη στο σύγχρονο και ασφαλές εσωτερικό δίκτυο του Νοσοκομείου. Η καινοτομία του Ηλεκτρονικού Ιατρικού Φακέλου, λειτουργεί από το 2021 σε όλα τα τμήματα ενώ από τον Φεβρουάριο του 2023 λειτουργούν πλήρως το Διοικητικό - Οικονομικό Υποσύστημα, το Υποσύστημα Διαχείρισης Ασθενών και το Πληροφοριακό Σύστημα Εργαστηρίων (L.I.S).

Η καινοτομία ωφελεί έμμεσα τους ασθενείς, δέκτες των υπηρεσιών του Νοσοκομείου οι οποίοι κατά μέσο όρο ανέρχονται συνολικά στους 100.000/έτος στις κλινικές, στα Εξωτερικά Ιατρεία και στα Τ.Ε.Π.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Για την πρόσβαση στο σύστημα παρέχονται προσωπικοί κωδικοί. Οι ιατροί του Νοσοκομείου, έχουν πρόσβαση στον Ηλεκτρονικό Ιατρικό Φάκελο από οποιαδήποτε θέση εργασίας, ενώ έχουν την δυνατότητα να παραγγείλουν εξετάσεις αλλά και να δουν τα αποτελέσματά τους από το Εργαστηριακό Σύστημα Πληροφοριών (L.I.S) του Νοσοκομείου (διασύνδεση με πρότυπο ανταλλαγής μηνυμάτων HL7).

Η καινοτομία υποστηρίζει τις εξής λειτουργικότητες:

• ταυτοποίηση ασθενή με δυνατότητα εκτύπωσης στοιχείων σε βραχιόλι ταυτοποίησης, έκδοση ηλεκτρονικού εισιτηρίου και εξιτηρίου, καθώς και Ιατρικών Βεβαιώσεων.

• παραγγελία εργαστηριακών εξετάσεων και χρήση bar-code για λήψη αποτελεσμάτων και εκτύπωση εργαστηριακών εξετάσεων (L.I.S).

• σύγκρισης ιστορικών στοιχείων από παλαιότερες εργαστηριακές εξετάσεις.

• άμεση πληροφόρηση της φαρμακευτικής αγωγής που λαμβάνει ο ασθενής και ρύθμισή της σύμφωνα με πιθανές αλληλεπιδράσεις με άλλα φάρμακα.

• πρόσβαση του ασθενή στα ιατρικά δεδομένα που τον αφορούν, έχοντας έτσι καλύτερη γνώση της κατάστασης της υγείας του και μεγαλύτερη δυνατότητα αλληλεπίδρασης με το ιατρο-νοσηλευτικό προσωπικό.

• έκδοση στατιστικών αναφορών και επιδημιολογικών στοιχείων για τον γενικό πληθυσμό, που βοηθούν στη βελτίωση των παροχών υγείας και την οργάνωση προγραμμάτων προληπτικής ιατρικής.

Τον Απρίλιο του 2023 ολοκληρώθηκε η διασύνδεση του Ιατρικού Φακέλου του Νοσοκομείου με το Ηλεκτρονικό Αποθετήριο της ΗΔΙΚΑ ΑΕ δίνοντας έτσι την δυνατότητα στους πολίτες να λαμβάνουν (α) τις βεβαιώσεις νοσηλείας τους και (β) τα αποτελέσματα των εργαστηριακών εξετάσεων χωρίς να επισκέπτονται το Νοσοκομείο αλλά μέσα από το κινητό τους τηλέφωνο (smartphone) χρησιμοποιώντας την εφαρμογή MyHealth.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Κύριος λόγος ανάπτυξης της καινοτομίας ήταν η ανάγκη να αντιμετωπιστεί η έλλειψη δεδομένων και η συλλογή και αποτελεσματικότερη διαχείριση των ιατρικών πληροφοριών μέσα από την αξιοποίηση των νέων τεχνολογιών πληροφορικής.

Στόχοι της Καινοτομίας

Βασικός στόχος της καινοτομίας είναι η παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών στους ασθενείς χρήστες των υπηρεσιών του Νοσοκομείου. Ειδικότεροι στόχοι της καινοτομίας είναι:

1) H διασφάλιση της ασφάλειας στην καταχώριση ιατρικών δεδομένων στο σύστημα, ώστε να μην κινδυνεύουν να χαθούν και να μπορούν να αξιολογούνται καθώς και της άμεσης πρόσβασης σε αυτά.

2) H μείωση σε ποσοστό 100% των λαθών στη διαχείριση των ιατρικών δεδομένων καθώς και σε συνταγογραφήσεις ιατρικών εξετάσεων και φαρμάκων.

3) Η παροχή εξατομικευμένης φροντίδας στο 100% των ασθενών.

4)Η εξοικονόμηση κατά τουλάχιστον 60-70%, πόρων και εργατοωρών από την καταγραφή, αναζήτηση και επεξεργασία των πληροφοριών.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα σημαντικότερα αποτελέσματα από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι:

1) H μείωση του χρόνου εκτίμησης της κατάστασης του ασθενούς κατά τουλάχιστον 90%, λόγω άμεσης πρόσβασης στα ιατρικά δεδομένα που τον αφορούν (παλαιές νοσηλείες, καθίστανται γνωστά υποκείμενα ή χρόνια νοσήματα κ.τ.λ.).

2) Η ελαχιστοποίηση (σχεδόν μηδενισμός) των λαθών σε συνταγογραφήσεις και στη διαχείριση των ιατρικών δεδομένων.

3) Η παροχή εξειδικευμένης ιατρικής φροντίδας στο 100% των ασθενών, λόγω ύπαρξης του προσωπικού ιατρικού φακέλου του ασθενούς και της εύκολης πρόσβασης στην πληροφορία, καθώς καταργείται η χρήση χαρτιού και ακόμα περιορίζονται κατά πολύ οι γραφειοκρατικές δραστηριότητες καταγραφής, αναζήτησης και επεξεργασίας των πληροφοριών.

Επιπρόσθετα οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι τα ακόλουθα:

- Εύκολη, γρήγορη και ασφαλής πρόσβαση ταυτόχρονα από πολλούς χρήστες (ιατρονοσηλευτικό προσωπικό, υπάλληλοι γραμματείας) στα δεδομένα, τα οποία είναι ευανάγνωστα και κατανοητά καθώς εισάγονται στο σύστημα με προκαθορισμένο τρόπο βάσει πρότυπων κανόνων. Αυτό έχει ως συνέπεια την εξάλειψη των λαθών και των διπλών εγγραφών δεδομένων.

- Εξοικονόμηση πόρων και ανακατανομή προσωπικού λόγω μείωσης αναγκών για τα ιατρικά αρχεία και για αποθηκευτικό χώρο και κινδύνου απώλειας των ιατρικών φακέλων. Η άμεση πρόσβαση στα δεδομένα επιτρέπει την αποτελεσματικότερη διαμόρφωση των προγραμμάτων θεραπείας, της παρακολούθησης της χορήγησης φαρμάκων και της συνταγογράφησης των εξετάσεων, ώστε να αποτρέπεται η σπατάλη πόρων από το Νοσοκομείο.

- Μείωση του χρόνου εκτίμησης της κατάστασης του ασθενούς χάρη στην δυνατότητα άμεσης πρόσβασης στις πληροφορίες που σχετίζονται με αυτόν. Η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων από το ιατρικό προσωπικό, καθώς και την κλινική και επιδημιολογική παρακολούθηση των φαρμάκων και των πλάνων φροντίδας των ασθενών.

- Συλλογή πληροφοριών για καλύτερη λήψη αποφάσεων από την Διοίκηση.

Στάδιο σχεδιασμού

Το στάδιο του σχεδιασμού της καινοτομίας διήρκησε από τον Οκτώβριο έως τον Δεκέμβριο του 2021. Στο στάδιο αυτό απασχολήθηκε ομάδα εργασίας αποτελούμενη από στελέχη του Νοσοκομείου η οποία σε συνεργασία με εξωτερική εταιρεία ανέπτυξε τις απαιτήσεις για εφαρμογή του Ιατρικού Φακέλου.

Για την καινοτομία χρησιμοποιήθηκε το πρότυπο ανταλλαγής πληροφοριών μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων στο χώρο της υγείας HL7 (Health Level 7). Ο λόγος επιλογής του προτύπου έγκειται στο ότι η πλειοψηφία των ευφυών διαγνωστικά μηχανημάτων (ιατροτεχνολογικός εξοπλισμός) υποστηρίζουν το HL7 και σχεδόν όλα τα ιατρικά πληροφοριακά συστήματα υψηλού επιπέδου είναι σε θέση να στείλουν και να λάβουν τα κατάλληλα HL7 μηνύματα, χρησιμοποιώντας τους κανόνες ανταλλαγής μηνυμάτων του πρωτοκόλλου του HL7 επιτρέποντας σε ετερογενή ιατρικά πληροφοριακά συστήματα να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Οι προδιαγραφές που λήφθηκαν υπόψη για την διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων ήταν:

• Πιστοποίηση : Ο έλεγχος της αυθεντικότητας της ταυτότητας των μερών μιας ανταλλαγής δεδομένων (αποστολέας και παραλήπτης).

• Εξουσιοδότηση : Η εξουσιοδοτημένη και η βασιζόμενη σε δικαιώματα πρόσβαση του χρήστη η οποία αποκλείει μη εξουσιοδοτημένα άτομα.

• Εμπιστευτικότητα : Η τήρηση του απορρήτου των δεδομένων καθώς η πληροφορία διατίθεται μόνο σε εκείνους τους χρήστες που είναι εξουσιοδοτημένοι.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Μετά την ανάπτυξη των επιμέρους στοιχείων και την διασύνδεση των δυο ετερογενών συστημάτων ακολούθησε το στάδιο πειραματικής λειτουργίας που διήρκησε από τον Δεκέμβριο του 2021 έως τον Μάρτιο του 2022. Επιπρόσθετα στο στάδιο αυτό πραγματοποιήθηκε η θεωρητική και πρακτική εκπαίδευση του προσωπικού. Σε αυτό το στάδιο για την διασφάλιση της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος ενσωματώθηκαν όσες αλλαγές και διορθώσεις επισημάνθηκαν κατά την διάρκεια εκπαίδευσης.

Στάδιο εφαρμογής

Η λειτουργία της καινοτομίας παρακολουθείται από το Τμήμα Πληροφορικής του Νοσοκομείου το οποίο καταγράφει ελλείψεις, ανάγκες και δυσλειτουργίες και σε στενή συνεργασία με το Ιατρικό προσωπικό τις υποβάλλει εγγράφως προς τις εταιρείες ανάπτυξης τόσο του Ιατρικού Φακέλου όσο και του LIS. Για την πλήρη εφαρμογή της καινοτομίας τόσο το Διοικητικό προσωπικό αλλά κυρίως το Ιατρικό παρακολούθησαν επί δυο εβδομάδες εκπαίδευση πάνω στον χειρισμό της εφαρμογής του Ιατρικού Φακέλου σε όλα τα σημεία (ΤΕΠ, ΤΕΙ,ΑΕΙ, Κλινικές κλπ).

Συνεργασίες

Κατά το σχεδιασμό, υπήρξε συνεργασία των στελεχών ιδιωτικών εταιρειών με την διοίκηση και με το προσωπικό του τμήματος Πληροφορικής και Οργάνωσης, του Μικροβιολογικού εργαστηρίου αλλά και το Ιατρικό Προσωπικό. Η διοίκηση του Νοσοκομείου σε συνεργασία με το τμήμα Πληροφορικής έχοντας γνώση του τρόπου λειτουργίας όλων των σημείων του Νοσοκομείου κατέγραψε τις διαδικασίες που θα έπρεπε να ενταχθούν στο σύστημα, όπως αντίστοιχα έκανε και το Μικροβιολογικό Εργαστήριο. Στη συνέχεια οι διαδικασίες αλλά και οι επιπρόσθετες ανάγκες διατυπώθηκαν στους μηχανικούς των εταιρειών έτσι ώστε να προσαρμόσουν τα συστήματα τους σύμφωνα με τις ανάγκες. Το τμήμα Πληροφορικής φρόντισε για την σωστή συνεργασία των εταιρειών καθώς επίσης στην τήρηση όλων όσων είχαν προβλεφθεί.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η χρηματοδότηση της διασύνδεσης του Ιατρικού Φακέλου και του συστήματος LIS έγινε εξ ολοκλήρου από τον προϋπολογισμό του Νοσοκομείου και συγκεκριμένα του ΚΑΕ του Τμήματος Πληροφορικής με συνολικό κόστος 32.000 ευρώ με ΦΠΑ.

Στον σχεδιασμό – παρακολούθηση – εκπαίδευση – εφαρμογή απασχολήθηκαν οι υπάλληλοι του τμήματος πληροφορικής του Νοσοκομείου Βέροιας (2 άτομα), οι μηχανικοί –προγραμματιστές της εταιρείας OR-CO (5 άτομα), οι μηχανικοί –προγραμματιστές της εταιρείας Hygeia Informatics (2 άτομα).

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η ανάπτυξη της καινοτομίας «συνοδεύτηκε» και με προβλήματα όπως (α) έλλειψη Ιατρικού προσωπικού και (β) η νοοτροπία του ιατρικού προσωπικού, που είναι κατά το μεγαλύτερο μέρος αρνητικό στη χρήση Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, θεωρώντας ότι η ηλεκτρονική καταχώρηση δεν αποτελεί ιατρικό εργαλείο, μη αποδεχόμενο την αλλαγή των κανόνων της λειτουργίας και των διαδικασιών που απαιτούνται κατά την εφαρμογή της Πληροφορικής. Οι λόγοι δυσκολίας της εφαρμογής χρήσης του Ιατρικού Φακέλου είναι η έλλειψη αφοσίωσης και επαγγελματισμού, οι αλλαγές που επιφέρουν οι νέες τεχνολογίες στην κατανομή των εργασιών και η αδυναμία ανταπόκρισης στις αλλαγές του προσωπικού μεγαλύτερης ηλικίας.

Τα παραπάνω προβλήματα σε θέματα προσωπικού αντιμετωπίστηκαν από την διοίκηση με πρόσληψη επιπλέον προσωπικού και στελεχώνοντας με διοικητικό προσωπικό καίρια σημεία όπως Γραμματεία ΤΕΠ, η Γραμματεία Ε.Ι αλλά και με Ιατρικό προσωπικό τις κλινικές που είχαν ανάγκη.

Για την αλλαγή νοοτροπίας στη χρήση Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και εφαρμογής του Ιατρικού Φακέλου, από το Ιατρικό και Νοσηλευτικό προσωπικό, γίνεται εντατική προσπάθεια τόσο από την διοίκηση και το τμήμα Πληροφορικής όσο και από τις συνεργαζόμενες εταιρείες μέσω εκπαιδεύσεων αλλά και περιορισμών των διαδικασιών μόνο με ηλεκτρονικό τρόπο αναγκάζοντας έτσι τους χρήστες να χρησιμοποιούν μόνο τις ηλεκτρονικές διαδικασίες.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η επιτυχία και βιωσιμότητα της καινοτομίας εξαρτάται (α) από την επαρκή στελέχωση του Νοσοκομείου σε Ιατρικό, Διοικητικό Προσωπικό (β) την διασφάλιση, αυτοματοποίηση και πιστή εφαρμογή των διαδικασιών από το ιατρικό και διοικητικό προσωπικό (γ) την εξασφάλιση χρημάτων για την αναβάθμιση και ανάπτυξη των Πληροφοριακών Συστημάτων του Νοσοκομείου (τη δια-λειτουργικότητα μεταξύ των ετερογενών συστημάτων που λειτουργούν στο Νοσοκομείο σε ένα πλήρες σύστημα και την συνεχή εκπαίδευση του προσωπικού.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Tα αποτελέσματα χρήσης του Ιατρικού Φακέλου και της διασύνδεσης τους με το LIS είναι ορατά (ιστορικό ασθενή, κατάργηση γραφειοκρατίας, άμεση ενημέρωση ιατρών για εργαστηριακά αποτελέσματα, διαχείριση ραντεβού κλπ) και συνεχώς η εφαρμογή υπόκειται σε διορθώσεις και αναβαθμίσεις με νέες λειτουργικότητες (άρνηση θεραπείας, καταγραφή τοκετών, ταυτοποίηση ασθενή κλπ) πάντα με τις παρατηρήσεις και την βοήθεια του Ιατρικού προσωπικού. Ήδη το Νοσοκομείο βρίσκεται στην εγκατάσταση της νέας έκδοσης του ιατρικού Φακέλου και συστήματος (web based) διαχείρισης ασθενή, προσθέτοντας νέες λειτουργίες διευκολύνοντας ακόμη περισσότερο το Ιατρικό, Νοσηλευτικό και Διοικητικό προσωπικό.

Φορέας: Γενικό Νοσοκομείο Ημαθίας - Οργανωτική Μονάδα Βέροιας

Επίπεδο διακυβέρνησης: Τοπικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021

Στάδιο καινοτομίας: Εφαρμογή

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Ωφελούμενοι: Λήπτες υπηρεσιών υγείας (ασθενείς) από το γενικό πληθυσμό, ιατρικό προσωπικό

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2023: Η καινοτομία ωφελεί  τους ασθενείς, δέκτες των υπηρεσιών του Νοσοκομείου οι οποίοι κατά μέσο όρο ανέρχονται συνολικά στους 100.000/έτος στις κλινικές, στα Εξωτερικά Ιατρεία και στα Τ.Ε.Π. και το ιατρικό προσωπικό (περίπου 140 ιατροί).

Πηγές Χρηματοδότησης: Ίδια μέσα




URL: Παρουσιάση - Ηλεκτρονικός Ιατρικός Φάκελος Διασύνδεση με LIS

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.