Περιγραφή της Καινοτομίας
Το Ινστιτούτο Τεχνολογίας Υπολογιστών και Εκδόσεων «Διόφαντος»- ΙΤΥΕ ανέπτυξε σε συνεργασία με την Περιφέρεια Δυτικής Ελλάδας (ΠΔΕ) Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) υποστήριξης του σχεδιασμού και της ανάπτυξης των δρομολογίων της μεταφοράς μαθητών στην ΠΔΕ. Το ΠΣ αξιοποιεί εργαλεία που βασίζονται στις εφαρμογές συλλογής, διαχείρισης και ανάλυσης γεωχωρικών δεδομένων (Geographic Information Systems- GIS). Ωφελούμενοι της υπηρεσίας είναι μαθητές, σχολεία, επιχειρήσεις μεταφορών καθώς και οι αρμόδιοι υπάλληλοι των Περιφερειών.
Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας:
Οι μαθητές, ως δικαιούχοι βάσει διαφόρων κριτηρίων που προβλέπονται από το νόμο για την χρήση υπηρεσιών μεταφοράς για την καθημερινή τους διαδρομή από και προς το σχολείο, υποβάλουν αίτηση στη Διεύθυνση του σχολείου. Ο Διευθυντής του σχολείου με τη χρήση κωδικών καταχωρεί τις αιτήσεις στο ΠΣ, το οποίο αυτόματα αξιολογεί αν οι αιτούντες είναι δικαιούχοι της υπηρεσίας καθώς και αν δικαιούνται μαθητικό δελτίο μετακίνησης με ΜΜΜ ή αν απαιτείται η μίσθωση ειδικών δρομολογίων για τη μεταφορά τους. Στη συνέχεια αρμόδιοι υπάλληλοι της Περιφέρειας σύμφωνα με τα αποτελέσματα που προκύπτουν από την ανωτέρω διαδικασία, τοποθετούν σε ψηφιακό χάρτη τα σημεία (διευθύνσεις) της κατοικίας των μαθητών για τους οποίους απαιτείται η μίσθωση ειδικών δρομολογίων μεταφοράς. Το ΠΣ με την χρήση των εφαρμογών GIS, αυτόματα δημιουργεί και απεικονίζει στο χάρτη τα δρομολόγια που χρειάζεται να μισθωθούν για την παροχή της υπηρεσίας. Η καινοτομία αποτελεί βελτίωση της προϋπάρχουσας διαδικασίας, η οποία βασιζόταν σε μη αυτόματη παραλαβή και επεξεργασία των αιτήσεων και διαμόρφωση των δρομολογίων μεταφοράς χωρίς την χρήση τεχνολογικών εργαλείων.
Κατά το διάστημα Ιανουάριος 2021-Ιούλιος 2022 το ΙΤΥΕ συνεργάστηκε, μετά από σύναψη σύμβασης, με την Περιφέρεια Αττικής για την ανάπτυξη αντίστοιχης εφαρμογής, η οποία αναπτύχθηκε σε νέο περιβάλλον και είναι εξελιγμένη με τη δυνατότητα νέων λειτουργιών. Πιο συγκεκριμένα, η εφαρμογή αναπτύχθηκε σε νέο πληροφοριακό περιβάλλον με πρόσθετες δυνατότητες όπως η κοστολόγηση των υπηρεσιών, η δυνατότητα χρήσης τόσο για τα θαλάσσια μέσα μεταφοράς, όσο για το Μετρό, καθώς και η διατήρηση ιστορικού αρχείου (αιτήσεις, δρομολόγια). Επιπλέον, η εφαρμογή αναμένεται να εμπλουτιστεί με νέες λειτουργίες, όπως η παρακολούθηση εκτέλεσης των δρομολογίων.
Η πρωτοπορία της καινοτομίας οφείλεται στους ακόλουθους παράγοντες:
1) Το ΠΣ ήταν από τα πρώτα στην χώρα που αναπτύχθηκε και λειτουργεί με βάση τη λογική του σχεδιασμού βάσει διαδρομής (route planning).
2) Το σύστημα ακολουθεί μια ολιστική προσέγγιση που στηρίζει όλη τη διαδικασία από τις αιτήσεις μέχρι τη δημιουργία δρομολογίων με βάση τη σχετική νομοθεσία.
Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας
Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
1) Η ανάγκη για την επίτευξη του επιχειρησιακού στόχου της ΠΔΕ για βελτίωση της ποιότητας των συνολικών παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες.
2) Η ανάγκη επιτάχυνσης ή η επίλυση προβλημάτων με καθυστερήσεις στη διαδικασία. Όσον αφορά την υπηρεσία μεταφοράς μαθητών διαπιστώθηκε η ανάγκη για επιτάχυνση της διαδικασίας επεξεργασίας των αιτήσεων, επιλογής των δικαιούχων και διαμόρφωσης των δρομολογίων προκειμένου να ολοκληρώνονται πριν από την έναρξη του σχολικού έτους και να αποφεύγονται οι καθυστερήσεις, έχοντας διασφαλίσει τις κατάλληλες υπηρεσίες μεταφοράς μαθητών όπου απαιτείται.
3) Το αυξημένο κόστος των μετακινήσεων και η μειωμένη διασφάλιση της τήρησης των κριτηρίων της νομοθεσίας σχετικά με τους δικαιούχους των υπηρεσιών μεταφοράς.
Στόχοι της Καινοτομίας
Η καινοτομία έχει ως κύριους στόχους:
1) Τη μείωση του χρόνου για την διαμόρφωση των απαιτούμενων δρομολογίων για την εξυπηρέτηση των μεταφορών.
2) Την ελαχιστοποίηση των αστοχιών στην αξιολόγηση των αιτήσεων για επιλογή μαθητών βάσει κριτηρίων.
3) Την εναρμόνιση με τον στόχο της στρατηγικής της ΠΔΕ για αύξηση της ικανοποίησης των πολιτών μέσω της παροχής ποιοτικών υπηρεσιών.
Αποτελέσματα της καινοτομίας
Τα σημαντικότερα αποτελέσματα που έχουν προκύψει από την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας είναι:
1) Η μείωση του χρόνου, σχεδόν κατά 100%, που απαιτείται για τη διαμόρφωση μισθωμένων δρομολογίων μέσω της χρήσης ειδικού εργαλείου που παρέχει το Πληροφοριακό Σύστημα και χρησιμοποιούν οι διαβαθμισμένοι χρήστες, δηλαδή οι υπάλληλοι της κάθε περιφερειακής ενότητας.
2) Η ενίσχυση της ικανοποίησης των συναλλασσόμενων χρηστών, σε ποσοστό σχεδόν 100%, αφού με τη χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος μειώθηκε κατά πολύ ο χρόνος ανταπόκρισης στις αιτήσεις μεταφοράς, ενώ τα δρομολόγια διαμορφώνονται με μεγαλύτερη ακρίβεια ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες τους.
3) Η ενίσχυση της αξιοπιστίας του φορέα λόγω της αντικειμενικής αξιολόγησης των αιτήσεων που παρέχει αυτόματα το Πληροφοριακό Σύστημα με βάση τη σχετική νομοθεσία και ο μηδενισμός των λαθών.
Κατά τη διάρκεια της παραγωγικής χρήσης, συγκεντρώνονται ανά σχολικό έτος πάνω από 13 χιλιάδες έγκυρες αιτήσεις μεταφοράς οι οποίες υποβάλλονται από περισσότερα από 600 σχολεία, χρησιμοποιούνται πάνω από 200 τακτικές γραμμές μεταφοράς, οι οποίες υποστηρίζονται από 7 εταιρείες μεταφορών ενώ πάνω από 2 χιλιάδες μισθωμένες διαδρομές δημιουργούνται από τους χρήστες στην ΠΔΕ, για μαθητές που ζουν σε απομακρυσμένες ή δύσκολα προσβάσιμες περιοχές.
Στάδιο σχεδιασμού
Αφετηρία για την ανάπτυξη της καινοτομίας αποτέλεσε η διαπίστωση για την ανάγκη βελτίωσης της διαδικασίας για την παροχή υπηρεσιών μεταφοράς μαθητών. Δημιουργήθηκε ομάδα εργασίας από στελέχη της Περιφέρειας και του ΙΤΥΕ Διόφαντος, η οποία ανέλυσε και κατέγραψε τα προβλήματα και τις δυσλειτουργίες του προ υπάρχοντος συστήματος και εντόπισε τις δυνατότητες βελτίωσης. Στη συνέχεια αναζητήθηκαν τα πλέον κατάλληλα και πρόσφορα τεχνολογικά μέσα και εργαλεία για την υποστήριξη της σχεδιαζόμενης βελτίωσης και τελικά επελέγη ως βέλτιστη λύση η ανάπτυξη Πληροφοριακού Συστήματος. Το στάδιο αυτό διήρκεσε 2 μήνες. Ακολούθως, στελέχη του ΙΤΥΕ Διόφαντος ανέπτυξαν, σε διάστημα 6 μηνών, το ΠΣ σύμφωνα με τις προδιαγραφές που ορίστηκαν από την ομάδα εργασίας.
Στάδιο πειραματικής εφαρμογής
Κατά το στάδιο αυτό, που διήρκεσε 6 μήνες, πραγματοποιήθηκε δοκιμαστική λειτουργία της πρώτης έκδοσης του συστήματος με εικονικά δεδομένα που καταχωρήθηκαν από αρμόδια στελέχη – χρήστες της Περιφέρειας ώστε να ελεγχθεί η αποδοτική λειτουργία του. Στη συνέχεια τα στελέχη παρείχαν ανατροφοδότηση για ενδεχόμενες προτάσεις βελτίωσης.
Στάδιο εφαρμογής
Το στάδιο εφαρμογής της καινοτομίας περιλάμβανε την ενημέρωση και εκπαίδευση των χρηστών (αρμόδιων υπαλλήλων των Περιφερειών) σχετικά με την λειτουργία του ΠΣ, καθώς και τη δημιουργία σχετικών αναλυτικών οδηγιών και εγκυκλίων της Περιφέρειας. Παράλληλα, για την υποστήριξη των χρηστών της εφαρμογής, δημιουργήθηκε υπηρεσία helpdesk από υπαλλήλους του ΙΤΥΕ.
Για την παρακολούθηση και αξιολόγηση της καινοτομίας αρμόδια στελέχη της Περιφέρειας αναλύουν ποσοτικούς δείκτες, όπως ο αριθμός των σχολείων και των μαθητών που υποβάλουν αίτηση για υπηρεσία μεταφοράς και το πλήθος δρομολογίων που μισθώνονται, ενώ εξακολουθούν να παρέχουν ανατροφοδότηση στα στελέχη του ΙΤΥΕ. Η εφαρμογή αναμένεται να ενισχυθεί με νέες λειτουργίες, όπως η παρακολούθηση εκτέλεσης των δρομολόγιών, οι οποίες επίσης θα τεθούν υπό αξιολόγηση.
Στάδιο διάδοσης
Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του ΙΤΥΕ καθώς και της ΠΔΕ μέσω παρουσιάσεων και ενημερωτικών – υπηρεσιακών σημειωμάτων και σε άλλους φορείς με την πραγματοποίηση συνεδρίων, εκδηλώσεων, ημερίδων και με παρουσιάσεις σε ομάδες εργασίας.
Συνεργασίες
Στελέχη του ΙΤΥΕ συνεργάστηκαν για τον από κοινού σχεδιασμό, τον καθορισμό των προδιαγραφών καθώς και τον έλεγχο υλοποίησης της καινοτομίας με στελέχη της ΠΔΕ. Αντίστοιχη συνεργασία υπήρξε και για την επέκταση της εφαρμογής της καινοτομίας στην Περιφέρεια Αττικής.
Χρηματοδότηση και κόστος
Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας στην ΠΔΕ ανήλθε στο ποσό των 25.000 ευρώ και χρηματοδοτήθηκε από ίδιους πόρους της Περιφέρειας, ενώ το ετήσιο κόστος λειτουργίας της ανέρχεται στο ποσό των 5.000 ευρώ ανά έτος. Επιπλέον δαπανάται το ποσό των 1.000 ευρώ ετησίως για τη χρήση υπηρεσιών api χαρτών google.
Για την πρώτη έκδοση της εφαρμογής για την Περιφέρεια Δυτικής Ελλάδας απασχολήθηκαν 2 Μηχανικοί Η/Υ και Πληροφορικής οι οποίοι αφιέρωσαν 6 ανθρωποώρες εργασίας ανά μήνα έκαστος. Για τη συντήρηση της εφαρμογής απαιτείται 1,5 ανθρωποώρα εργασίας ανά μήνα.
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση
Στο πλαίσιο της υιοθέτησης της νέας εφαρμογής ανέκυψαν αντιδράσεις από φορείς παροχής υπηρεσιών μεταφορικού έργου που θεωρούσαν ότι η εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος θα περιόριζε τον αριθμό των εξυπηρετούμενων χρηστών των υπηρεσιών τους.
Για την αντιμετώπιση των αντιδράσεων πραγματοποιήθηκαν ενέργειες παρουσίασης και ενημέρωσης μέσα από τις οποίες στοχεύθηκε η επικοινωνία ότι τέτοιου είδους συστήματα συμβάλουν στην ορθή εφαρμογή της νομοθεσίας και την αποδοτικότερη – γρηγορότερη υλοποίηση των προβλεπόμενων από αυτή.
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας
Αναγκαίες προϋποθέσεις για την επιτυχή λειτουργία της εφαρμογής είναι:
1) Η εκπαίδευση και ενημέρωση του προσωπικού.
2) Η ύπαρξη ενός πυρήνα από έμπειρα στελέχη τα οποία λειτουργούν αρχικά ως «πολλαπλασιαστές» υποστηρίζοντας τα υπόλοιπα στελέχη τα οποία δυσκολεύονται στο πρώτο στάδιο εφαρμογής της καινοτομίας.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις
Με βάση την έως τώρα εμπειρία προκύπτει η δυνατότητα για μια σειρά από εφικτές επεκτάσεις:
1) Προσθήκη λειτουργιών για επέκταση σε άλλες Περιφέρειες με πρόσθετες ανάγκες (ήδη έχει ξεκινήσει σχετική εφαρμογή στην Αττική).
2) Παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο της θέσης των οχημάτων μεταφοράς.
3) Αποστολή ειδοποιήσεων προς τους γονείς/κηδεμόνες σε περίπτωση καθυστερημένης άφιξης του οχήματος και άλλων συμβάντων.
4) Παροχής υπηρεσιών μεταφοράς για την αρτιότερη οργάνωση εκπαιδευτικών εκδρομών.
Βράβευση της καινοτομίας
Η καινοτομία έχει βραβευτεί στα Βραβεία Αριστείας Ψηφιακής Κυβέρνησης του 2017 (Πορτογαλία 12-13 / 6/2017).
Φορέας: Ινστιτούτο Τεχνολογίας Υπολογιστών και Εκδόσεων «Διόφαντος»- ΙΤΥΕ
Επίπεδο διακυβέρνησης: Περιφερειακό
Τομέας πολιτικής: Δημόσια διακυβέρνηση
Πεδίο καινοτομίας: Διαχείριση υποδομών
Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2022 αναβαθμισμένη έκδοση και εφαρμογή
Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών
Ωφελούμενοι: Ειδικές κατηγορίες: Μαθητές
Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): Αριθμός ωφελούμενων έτους 2022 (εκτίμηση): 13.000 μαθητές. Αριθμός ωφελούμενων έτους 2021: 13.000
Πηγές Χρηματοδότησης: Προϋπολογισμός Περιφέρειας Δυτικής Ελλάδας (για την πρώτη εφαρμογή) και
Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία; Πάτησε για να βαθμολογήσεις! Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 1 Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία. Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική! Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!