Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία που ανέπτυξε η Δημόσια Υπηρεσία Απασχόλησης αφορά στην ανάπτυξη εφαρμογής η οποία εξασφαλίζει την πρόσβαση των πολιτών στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες της Δ.ΥΠ.Α. από το κινητό τους και συνεισφέρει στην ενίσχυση του ψηφιακού μετασχηματισμού της. Η Δ.ΥΠ.Α. διαθέτει ηλεκτρονική πλατφόρμα για τους πολίτες («eservices») η οποία είναι προσβάσιμη κυρίως μόνο από υπολογιστή. H καινοτομία αποσκοπεί στην δημιουργία ενός ακόμα καναλιού εξυπηρέτησης για όσους δεν έχουν πρόσβαση σε υπολογιστή ή δυσκολεύονται να τον χρησιμοποιήσουν.

Η πρωτοπορία της καινοτομίας σε σχέση με άλλες αντίστοιχες εφαρμογές έγκειται στο ότι η συγκεκριμένη εφαρμογή δεν είναι απλώς πληροφοριακή, ούτε περιορισμένης δυνατότητας διάδρασης του χρήστη όπως συνήθως είναι οι εφαρμογές της δημόσιας διοίκησης αλλά περιλαμβάνει μια μεγάλη γκάμα δυνατοτήτων. Μέσα από την εφαρμογή της Δ.ΥΠ.Α παρέχεται η δυνατότητα σύνδεσης με τα taxisnet στοιχεία και πρόσβασης σε μία πληθώρα πληροφοριών και λειτουργιών, βελτιώνοντας την εμπειρία του χρήστη και εισάγοντας μια νέα προσέγγιση στην παροχή υπηρεσιών. Η καινοτομία διασφαλίζει ένα φιλικό και εύχρηστο περιβάλλον παροχής υπηρεσιών που ανταποκρίνεται στις σύγχρονες ανάγκες χρηστών, γεγονός που εγγυάται την βιωσιμότητά της και τη δυνατότητα μεταφοράς της σε άλλα πεδία πολιτικής με τις κατάλληλες προσαρμογές.

 

Η καινοτομία αναμένεται να προσδώσει πολλαπλά οφέλη στο φορέα και στους χρήστες, με σημαντικότερα:

 

1) την βελτίωση της πρόσβασης των χρηστών ειδικά όσων δεν έχουν πρόσβαση σε υπολογιστή.

 

2) την βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών και την αύξηση της ικανοποίησης των χρηστών και της αξιοπιστίας του φορέα.

 

Ήδη η χρησιμότητα της εφαρμογής έχει αναδειχθεί από τον υψηλό αριθμό χρηστών της γεγονός που αποδεικνύει ότι μέσα από τις λειτουργίες της διευκολύνεται το συναλλασσόμενο κοινό.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Η χρήση της εφαρμογής υποστηρίζεται από τις πλατφόρμες της Apple (iphone), Google (Android) και Huawei. Ο χρήστης μπορεί να εισέλθει εισάγοντας τους κωδικούς Taxisnet και να έχει πρόσβαση σε ένα πλήθος λειτουργιών. Μέσα από την εφαρμογή μπορεί o πολίτης:

 

• Να πραγματοποιήσει έκδοση δελτίου ανεργίας.

 

• Να πραγματοποιήσει ανανέωση του δελτίου ανεργίας εύκολα και γρήγορα με 2click!.

 

• Να βρει το Ιστορικό των δελτίων ανεργίας του.

 

• Να ζητήσει έκδοση αιτήσεων και βεβαιώσεων με δυνατότητα αποστολής στο προσωπικό του e-mail για να έχει μαζί του άμεσα ό,τι χρειάζεται.

 

• Να ελέγξει και να επεξεργαστεί τα στοιχεία του βιογραφικού του, καθώς και να ανεβάσει το αρχείο του βιογραφικού του με δυνατότητα αποστολής σε εργοδότες.

 

• Να ενημερωθεί για όλα τα νέα της Δ.ΥΠ.Α.

 

• Να βρει την Υπηρεσία σε όλη την Ελλάδα που τον εξυπηρετεί.

 

• Να επικοινωνήσει με το εξειδικευμένο μας προσωπικό μέσα από τη φόρμα επικοινωνίας.

 

• Να βρει το ιστορικό των αιτήσεων και των βεβαιώσεων που έχει πραγματοποιήσει.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Κύριοι λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:

 

1) H προσαρμογή σε νέες ανάγκες χρηστών και η ανάγκη για ευχρηστία, καθώς πλέον οι πολίτες προτιμούν τη χρήση του κινητού τους για την πρόσβαση σε όλες τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες, διότι αυτό είναι εύκολα διαθέσιμο και πιο οικείο ειδικά σε χρήστες που δεν έχουν εξοικείωση με την χρήση υπολογιστή ή δεν διαθέτουν καθόλου υπολογιστή.

 

2) Η επίτευξη του στρατηγικού και επιχειρησιακού στόχου του φορέα για βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών.

 

3) Η προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις με σκοπό την ενίσχυση της προσβασιμότητας των χρηστών στις υπηρεσίες του φορέα.

Στόχοι της Καινοτομίας

Κύριοι στόχοι της καινοτομίας είναι:

 

1) Η εξυπηρέτηση πολιτών που δεν έχουν πρόσβαση σε υπολογιστή ή δυσκολεύονται να τον χρησιμοποιήσουν.

 

2) Η δημιουργία φιλικού και οικείου περιβάλλοντος προς τον χρήστη των υπηρεσιών της Δ.ΥΠ.Α. με σκοπό τη βελτίωση της εμπειρίας χρήστη (user experience).

Αποτελέσματα της καινοτομίας

 

Κυριότερα αποτελέσματα της καινοτομίας είναι:

 

1) Η αύξηση της ζήτησης για την εφαρμογή με σκοπό την πρόσβαση στις υπηρεσίες της Δ.ΥΠ.Α. από 30.000 εγκαταστάσεις το 2021 σε 57.000 το 2022.

 

2) Η ψηφιοποίηση περισσότερων από οκτώ υπηρεσιών και η ενσωμάτωσή τους στις λειτουργίες της εφαρμογής.

Στάδιο σχεδιασμού

Το στάδιο του σχεδιασμού ξεκίνησε τον Απρίλιο του 2020 έως τον Σεπτέμβριο του 2020. Το περιεχόμενο της εφαρμογής ήταν εξ αρχής γνωστό καθώς αφορούσε σε υπηρεσίες που παρέχονταν από την e- Δ.ΥΠ.Α. για χρήστες υπολογιστή (eservices). Για την ανάπτυξη της εφαρμογής πραγματοποιήθηκε ανασχεδιασμός του περιβάλλοντος χρήστη σε σύγκριση με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω υπολογιστή (eservices) έτσι ώστε η εφαρμογή να είναι πιο ελκυστική και κατάλληλα προσβάσιμη σε κινητά. Για το σκοπό αυτό συνεργάστηκαν δύο ομάδες. Η μία ομάδα αποτελούνταν από τις Διευθύνσεις της Δ.ΥΠ.Α. αρμόδιες για τις παρεχόμενες υπηρεσίες (Διεύθυνση Σύζευξης Προσφοράς-Ζήτησης, Διεύθυνση Ασφάλισης & Κοινωνικών Πολιτικών, Διεύθυνση Ενεργητικών Πολιτικών Απασχόλησης), από την Διεύθυνση Ψηφιακής Διακυβέρνησης που είχε το project management και την συνεργασία ως προς τις τεχνικές εργασίες με τον ανάδοχο του έργου καθώς και τη Γραμματεία Διοικητή, υπεύθυνη για τις γενικότερες κατευθύνσεις και την θέσπιση στόχων για το έργο. Η δεύτερη ομάδα ήταν η ομάδα εργασίας του αναδόχου η οποία αποτελούνταν από γραφίστες, προγραμματιστές και project managers.

 

Η διαδικασία που ακολουθήθηκε ήταν η παραγωγή πολύ συχνών εκδόσεων της εφαρμογής με αυξανόμενα πεδία κάλυψης των διαδικασιών και συνεχείς βελτιώσεις και διόρθωση λαθών. Κάθε νέα έκδοση της εφαρμογής εξεταζόταν από την ομάδα της Δ.ΥΠ.Α. με σκοπό να επισημανθούν τα προβλήματα και ο ανάδοχος προχωρούσε στην έκδοση νέας βελτιωμένης έκδοσης.

 

Σχεδιάστηκαν ειδικά ηλεκτρονικά έντυπα για την παρακολούθηση των προβλημάτων, των περιπτώσεων bug και την υποβολή προτάσεων από την μεριά της Δ.ΥΠ.Α. στα οποία απαντούσε η ομάδα της αναδόχου εταιρείας.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Η πειραματική εφαρμογή διεξήχθη από τον Σεπτέμβριο 2020 έως τον Φεβρουάριο 2021. Η μέθοδος που ακολουθήθηκε στην πιλοτική εφαρμογή και βελτίωση της εφαρμογής ήταν αυτή του rapid prototype development. Δημιουργήθηκαν συνεχείς εκδόσεις της εφαρμογής (περίπου δύο τον μήνα) τις οποίες εξέταζε η ομάδα έργου της Δ.ΥΠ.Α.. Κατά την πειραματική εφαρμογή με χρήστες στελέχη της Δ.ΥΠ.Α., η καινοτομία ήταν συνδεδεμένη με βάση δοκιμών δεδομένων της Δ.ΥΠ.Α. και οι χρήστες δημιουργούσαν μια σειρά από σενάρια τα οποία είχαν καταγραφεί από πριν και δοκίμαζαν όλες τις λειτουργίες της.

Στάδιο εφαρμογής

Η ομάδα εργασίας της Δ.ΥΠ.Α. και του αναδόχου εξακολουθούν να συνεργάζονται κατά την εφαρμογή της καινοτομίας. Η καινοτομία αξιολογείται συνεχώς με ανάδραση (feedback) από τους πολίτες μέσω της φόρμας που παρέχει η εφαρμογή ή μέσω των σχολίων στα αντίστοιχα stores της Google και της Apple. Στα σχέδια της Δημόσιας Υπηρεσίας Απασχόλησης είναι η υλοποίηση ενός μηχανισμού μέτρησης της ικανοποίησης χρηστών αναφορικά με τις παρεχόμενες υπηρεσίες στους/στις πολίτες/επιχειρήσεις συμπεριλαμβανόμενων των λειτουργιών μέσω της εφαρμογής app.

Συνεργασίες

Για την καινοτομία συνεργάστηκε η Διεύθυνση Ψηφιακής Διακυβέρνησης, οι Διευθύνσεις Σύζευξης Προσφοράς Ζήτησης, Ασφάλισης και Απασχόλησης καθώς και η Γραμματεία Διοικητή της Δ.ΥΠ.Α. με την ανάδοχο εταιρεία. Η ανάδοχος εταιρεία ανέπτυξε το προϊόν ενώ η Δ.ΥΠ.Α. παρείχε τις προδιαγραφές, κατευθύνσεις, τις δοκιμές και τη διοίκηση έργου.

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 24.700 ευρώ και χρηματοδοτήθηκε από το Ταμείο Ανάκαμψης & Ανθεκτικότητας, ενώ το ετήσιο κόστος για την λειτουργία της καινοτομίας ανέρχεται στο ποσό των 128.811 ευρώ.

 

Για την ανάπτυξη της εφαρμογής απασχολήθηκαν περίπου δέκα (10) Διοικητικοί και τρεις (3) Τεχνικοί υπάλληλοι της Δ.ΥΠ.Α. για 11 μήνες. Εκ μέρους της αναδόχου εταιρείας απασχολήθηκαν τρεις (3) τεχνικοί, ένας (1) γραφίστας και ένας (1) στο project management. Για την παρακολούθηση και επαύξηση της εφαρμογής απασχολούνται δέκα (10) υπάλληλοι της Δ.ΥΠ.Α. και τέσσερις (4) τεχνικοί από την ανάδοχο εταιρεία από τον Φεβρουάριο 2021 έως σήμερα.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Τον Δεκέμβριο του 2021 έγινε μια μεγάλη αλλαγή στην κωδικοποίηση των επαγγελμάτων στα συστήματα της Δ.ΥΠ.Α. και κρίθηκε αναγκαίο να ανασταλεί η λειτουργία της εφαρμογής για λίγες εβδομάδες. Κατά καιρούς εμφανίζονται διάφορα προβλήματα, τα οποία αντιμετωπίζονται με συνεργασία και των δύο ομάδων. Ακόμα, παρουσιάστηκαν κάποια τεχνικά προβλήματα για τη λειτουργία της εφαρμογής (σύνδεση με τη Βάση Δεδομένων της Δ.ΥΠ.Α. σε λίγες περιπτώσεις) τα οποία έχουν πλέον αντιμετωπιστεί με συνεχείς διορθώσεις και με τη συνεργασία των ομάδων εργασίας και η εφαρμογή λειτουργεί κανονικά.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Ο κρίσιμος παράγοντας που συνεισφέρει στην επιτυχία της καινοτομίας είναι ότι έγινε ανασχεδιασμός του περιβάλλοντος χρήστη της εφαρμογής σε σύγκριση με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω υπολογιστή (eservices) έτσι ώστε η εφαρμογή να είναι πιο ελκυστική, εύχρηστη και κατάλληλα προσβάσιμη σε κινητά. Επίσης, η Δ.ΥΠ.Α. εξυπηρετεί καλύτερα το κοινό καθώς η χρήση κινητού είναι πλέον διαδεδομένη στους πολίτες

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Οι περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες που παρέχουν οι δημόσιοι φορείς θα πρέπει να είναι διαθέσιμες και από κινητά, διότι αυτά είναι πιο προσιτά στους πολίτες. Ωστόσο, κατά τη μεταφορά των υπηρεσιών από τον υπολογιστή στο κινητό πρέπει να προηγηθεί ανασχεδιασμός του περιβάλλοντος χρήστη ώστε να αυτό είναι πιο φιλικό και κατανοητό.

Βραβεύσεις

Κατά την απονομή των Mobile Excellence Awards, η εφαρμογή κέρδισε το Bronze βραβείο στην κατηγορία Mobile government ( 1/10/2020).

Φορέας: Δημόσια Υπηρεσία Απασχόλησης (Δ.ΥΠ.Α)

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021

Στάδιο καινοτομίας: Εφαρμογή

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Ειδικές κατηγορίες: Άνεργοι

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2022: 57.000 χρήστες, 2021 : 30.000 χρήστες

Πηγές Χρηματοδότησης: Ταμείο Ανάκαμψης & Ανθεκτικότητας

 





URL: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.oaed&hl=en&gl=US,  https://apps.apple.com/gr/app/oaed/id1549227933

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 1

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.