Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία αφορά την ανάπτυξη και υλοποίηση μιας σύγχρονης, διαδικτυακής e- πλατφόρμας η οποία αφορά τη συλλογή στοιχείων για την διαχείριση/παρακολούθηση αποθήκης και τις προμήθειες υλικών. Η πλατφόρμα αναπτύχθηκε, προκειμένου να διευκολύνει την επικοινωνία με την Υγειονομική Περιφέρεια (ΥΠΕ), ως ένα εργαλείο διοίκησης που υποστηρίζει την τηλεργασία την περίοδο της πανδημίας. Συγκεκριμένα, παρέχει την δυνατότητα αυτοματοποιημένης πληροφόρησης του φορέα και διασφάλισης της ασφαλούς πρόσβασης σε αυτή από κάθε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Νοσοκομειακής Μονάδας (ΝΜ), για την καθημερινή βέλτιστη/ορθή/ταχεία/έγκαιρη/αξιόπιστη συλλογή στοιχείων των Τμημάτων. Τα καθημερινά τελικά δεδομένα συγκεντρώνονται σε μορφή υπολογιστικού φύλλου(πλήρους ανάλυσης), τα οποία υποβάλλονται στην αρμόδια Υγειονομική Περιφέρεια (ΥΠΕ) και αφορούν τον έλεγχο και αποτύπωση της διαθεσιμότητας υλικών και εξοπλισμού της ΝΜ. Η e-Πλατφόρμα αποτελεί μια πρωτότυπη πρακτική, που μπορεί να εφαρμοστεί από την εκάστοτε ΥΠΕ προς τη σχετιζόμενη ΝΜ. Η καινοτομία είναι αποτέλεσμα έργου του Προσωπικού Υποδιεύθυνσης Πληροφορικής της ΝΜ, σε συνεργασία των εμπλεκομένων Τμημάτων (Νοσηλευτικών και μη) της ΝΜ, προκειμένου να παραχθεί το καλύτερο και εύχρηστο δυνατό αποτέλεσμα.

Η πλατφόρμα δημιουργεί, σε ημερήσια βάση (βάσει φίλτρου), συγκεντρωτικό (και με πλήρη επιμέρους ανάλυση ανά Τμήμα) «φιλικό» για τον χρήστη υπολογιστικό αρχείο, με την πλήρη και ορθή «εικόνα» για τις ανάγκες προμηθειών της ΝΜ. Η πρώτη έκδοση υλοποιήθηκε τον Μάρτιο του 2020 με την διαμόρφωση Διακομιστή INTRAWEB.

Στη συνέχεια υλοποιήθηκε σε δεύτερο χρόνο (μέχρι Μάϊο 2021), μία γενικευμένη διαδικτυακή έκδοση της e- πλατφόρμας. Η πλατφόρμα είναι ιδιαίτερα εύχρηστη, καθώς οι χρήστες λαμβάνουν σαφείς-κατανοητές υποδείξεις των λαθών τους για να καταστεί δυνατή-επιτυχής η υποβολή των δεδομένων/ στοιχείων. Για την χρήση της εφαρμογής δεν απαιτείται επιπρόσθετη εγκατάσταση/γνώση εφαρμογών, ενώ οι χρήστες έχουν πλήρη-άμεση ηλεκτρονική αποτύπωση των δηλώσεών τους, για το καθημερινό τους e-αρχείο και γίνεται άμεση αυτόματη ηλεκτρονική ενημέρωση των εποπτευόντων νοσοκομειακών υπαλλήλων και της Υποδιεύθυνσης Πληροφορικής) μέσω email. Η απόδοση/έκδοση ανά επιτυχή υποβολή υλοποιείται μέσω μοναδικού γραμμωτού κώδικα QRcode.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:

 

1) Η καλύτερη ανταπόκριση σε τρέχουσες υπηρεσιακές ανάγκες όπως η τηλεργασία, λόγω της κρίσης της πανδημίας,

2) Η ανάγκη για έγκαιρη και σωστή παρακολούθηση των αναγκών και ενημέρωσης της αρμόδιας ΥΠΕ για την προμήθεια υλικών και εξοπλισμού,

3) Η διαχείριση των λαθών που οφείλονται αφενός στην ύπαρξη αστάθμητων γνωστικών κενών σε θέματα πληροφορικής, αφετέρου στην επιτακτική/πιεστική κατάσταση για την άσκηση του κυρίου έργου του νοσηλευτικού προσωπικού σε διαδικασίες που αφορούν την υποβολή των στοιχείων και την ενημέρωση των αρμοδίων,

4) Η διαρκής προσπάθεια του φορέα για ανάπτυξη, υποστήριξη και παροχή σύγχρονων τεχνολογικών εργαλείων για την εξοικονόμηση χρόνου και την επίτευξη μέγιστης εγκυρότητας και αξιοπιστίας.

Στόχοι της Καινοτομίας

Κύριοι στόχοι της καινοτομίας είναι οι εξής:

 

1) Η μείωση του απαιτούμενου χρόνου κατά την διαδικασία υποβολής στοιχείων και ενημέρωσης σχετικά με την διαθεσιμότητα σε απαραίτητο υλικό και εξοπλισμό,

2) Η μείωση του κόστους σε ανθρώπινους πόρους που απαιτείται για τις διαδικασίες της καινοτομίας,

3) Η χρήση της καινοτομίας ως εργαλείο διοίκησης εργασιών κατά την διάρκεια της εφαρμογής της τηλεργασίας,

4) Η αύξηση της ασφάλειας, εγκυρότητας και πληρότητας των στοιχείων που υποβάλλονται ψηφιακά και σε ομοιογενή μορφή, μέσω διεξαγωγής στοιχειώδους ηλεκτρονικού ελέγχου,

5) Η επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού του φορέα.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Μέχρι σήμερα, οι στόχοι της καινοτομίας έχουν επιτευχθεί σε μεγάλο βαθμό. Τα κυριότερα αποτελέσματα είναι:

- Εξοικονόμηση κατά 90% (πολύτιμου, ιδιαίτερα για τα νοσηλευτικά τμήματα λόγω νοσηλευτικών αναγκών για την πανδημία Covid-19) χρόνου ως προς την πρότερη διοικητική διαδικασία.

- Η μείωση κατά 100% των λαθών και παραλείψεων στις διαδικασίες διαχείρισης/ παρακολούθησης αποθήκης και προμηθειών υλικών.

Σύμφωνα με ποσοτικούς δείκτες στο χρονικό διάστημα 13/04/2020-12/04/2021, διακινήθηκαν αυτοματοποιημένα 34.167 emails, έγιναν επιτυχώς από τα επιμέρους τμήματα συνολικά 11.353 ομάδες(set) εγγραφών/υποβολών για τα είδη που διαχειρίζονται(κάθε ομάδα/set εγγραφής απαρτίζεται το μέγιστο από 52 πεδία τιμών καθώς και από ελεύθερα συγκεντρωτικά πεδία για σχόλια).

Μετά από σχετική έρευνα, στα μέσα του 2021, η καινοτόμα εφαρμογή, αξιολογήθηκε από τους χρήστες με μέσο όρο βαθμολογίας 9.3/10 σε ποικίλους δείκτες: α) φιλικότητα περιβάλλοντος χρήσης, β) ευχρηστία εφαρμογής(αποτροπή λαθών), γ) χρησιμότητα εφαρμογής, δ) ταχύτητα (μη απαίτηση «εξειδικευμένων» γνώσεων και χρόνος πέραν της συμπλήρωσης των στοιχείων στην εφαρμογή), ε) ικανοποίηση (κατά πόσο ικανοποίησε το αποτέλεσμα και οι αυτοματισμοί του συστήματος, εμπνέοντας ασφάλεια και αξιοπιστία), και στ) μείωση γραφειοκρατίας (κατά πόσο περιορίστηκε/μηχανισμοί e-ενημέρωσης).

Η καινοτομία βρίσκεται στο στάδιο της διάδοσης

Στάδιο σχεδιασμού

Η ηλεκτρονική πλατφόρμα σχεδιάστηκε, από την Υποδιεύθυνση Πληροφορικής της Νοσοκομειακής Μονάδας. Συγκεκριμένα, με έναυσμα τις ιδιαίτερα αυξημένες ανάγκες και τις πρωτόγνωρες συνθήκες που ανέκυψαν από την πανδημία, συμπεριλαμβανόμενης και της ανάγκης για τηλεργασία, η Υποδιεύθυνση υπέβαλε πρόταση για διαμόρφωση ενός συστήματος διαχείρισης στοιχείων για τα υλικά και τον εξοπλισμό που χρειάζεται το Νοσοκομείο. Κατόπιν αυτού, ζητήθηκε από όλα τα Τμήματα του Νοσοκομείου να υποβάλουν προτάσεις σχετικά με την ανάπτυξη της σχετικής δράσης. Στο στάδιο αυτό, για τις προδιαγραφές της καινοτομίας που αφορούν τους Μηχανισμούς/Iστοσελίδες του Συστήματος, προβλέφθηκε η υλοποίησή τους με χρήση σύγχρονων τεχνολογιών (HTML, JavaScript, PHP), χωρίς κόστος για το Φορέα.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Η νέα υπηρεσία τέθηκε σε ολιγοήμερη πιλοτική λειτουργία, λόγω χρονικών πιέσεων εν πλήρη εξελίξει της πανδημίας, ενώ παράλληλα συλλέγονταν τα στοιχεία και με τον προηγούμενο τρόπο. Στόχος, της πιλοτικής εφαρμογής ήταν η πλήρης και απόλυτη συγκριτική αξιολόγηση των αποτελεσμάτων που συλλέγονταν και με τους δύο τρόπους. Στις υποβολές στοιχείων συμμετείχε το σύνολο των τμημάτων του Νοσοκομείου. Τα συλλεχθέντα στοιχεία για κάθε ημέρα πιλοτικής λειτουργίας, αξιολογήθηκαν ως προς την αξιοπιστία τους και την πληρότητά τους αρχικά από το προσωπικό της υποδιεύθυνσης πληροφορικής της ΝΜ, και στην συνέχεια από τους χρήστες του/της των νοσηλευτικών τμημάτων (ΝΤ) και της Νοσηλευτικής Υπηρεσίας (ΝΥ).

Στην φάση αυτή, αξιολογήθηκε το νέο σύστημα από τους υπαλλήλους/χρήστες του ως εύχρηστο και αξιόπιστο, αφού τους διευκόλυνε απλοποιώντας την διαδικασία μόνο σε δήλωση τιμών σε πεδία. Παράλληλα, η στοιχειώδης εγκυρότητα των πεδίων ελέγχονταν προτού γίνει η υποβολή τους, ενώ οι υπάλληλοι λάμβαναν σαφείς/κατανοητές υποδείξεις των λαθών τους ώστε να μπορούν να υποβάλουν με επιτυχία τα στοιχεία. Για την χρήση της πλατφόρμας δεν απαιτούνταν η εγκατάσταση/γνώση εφαρμογών ούτε γνώσεις επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων και χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email), ενώ οι υπάλληλοι που υπέβαλαν στοιχεία είχαν πλήρη ηλεκτρονική αποτύπωση των δηλώσεών τους για το καθημερινό τους e-αρχείο. Παράλληλα με την υποβολή, πραγματοποιούνταν άμεση ηλεκτρονική ενημέρωση των εποπτευόντων. Με βάση τις διαπιστώσεις αυτές κατά την καθολική (σε επίπεδο τμημάτων) πιλοτική δοκιμή του με πραγματικά δεδομένα, από τα μέσα Απριλίου 2020 και όσο υφίσταται η πανδημία, το σύστημα πλέον υλοποιείται σε πλήρη εφαρμογή και αξιοποιείται πλήρως.

Στάδιο εφαρμογής

Κατά την διάρκεια της πανδημίας, η νέα e-Πλατφόρμα αξιοποιείται σε επίπεδο intraweb. Tα συλλεχθέντα στοιχεία για κάθε ημέρα σταθερά αξιολογούνται με ελέγχους του προσωπικού της Υποδιεύθυνσης Πληροφορικής της ΝΜ, αφετέρου από τους χρήστες των τμημάτων που αποστέλλουν τα στοιχεία, είτε εργάζονται με φυσική παρουσία είτε από απόσταση, για το τμήμα τους (λαμβάνοντας αυτοματοποιημένα από το Σύστημα και ηλεκτρονική αποτύπωση για το e-Αρχείο τους καθημερινά).

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό της νοσοκομειακής μονάδας, μέσω χρήσης δικτύου επικοινωνίας, με αποστολή email και την πραγματοποίηση παρουσιάσεων στο προσωπικό . Η διάδοση της καινοτομίας στο εξωτερικό της δημόσιας οργάνωσης πραγματοποιείται μέσω της ιστοσελίδας του φορέα, συνεδρίων, εκδηλώσεων, ημερίδων κτλ.

Το 2021, η καινοτομία διακρίθηκε στα Healthcare Business Awards με το βραβείο BRONZE στην κατηγορία «e-Health: Ψηφιακές εφαρμογές για τη διαχείριση/υποστήριξη μονάδων υγείας» με τίτλο: «Διαδικτυακό πληροφοριακό σύστημα (e-ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ) Συλλογής Στοιχείων Υλικών/Εξοπλισμού Νοσοκομειακής Μονάδας, για τον προγραμματισμό και ενημέρωση της ΥΠΕ, σχετικά με την πανδημία του Κορωνοϊού Covid-19».

 

Συνεργασίες

Για την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας δεν πραγματοποιήθηκαν συνεργασίες με άλλους φορείς αλλά μόνο εσωτερικά με τις υπηρεσίες του φορέα.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η καινοτομία αναπτύχθηκε με απολύτως μηδενικό κόστος για το φορέα, καθώς αξιοποιήθηκαν οι υφιστάμενες υποδομές του Νοσοκομείου και οι γνώσεις και δεξιότητες του προσωπικού της Υποδιεύθυνσης Πληροφορικής της ΝΜ.

 

Για την ανάπτυξη/υλοποίηση της καινοτομίας απασχολήθηκε 1 (ένας) Μηχανικός Η/Υ Συστημάτων της Υποδιεύθυνσης Πληροφορικής της Νοσοκομειακής Μονάδας για χρονικό διάστημα 1,5 μηνών, ενώ για τη συντήρηση της καινοτομίας απαιτείται εργασία 1 (ενός) Μηχανικού Η/Υ Συστημάτων της Υποδιεύθυνσης Πληροφορικής της Νοσοκομειακής Μονάδας σε εβδομαδιαία βάση για 3 ώρες, δηλαδή 12 ώρες μηνιαίως.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Μετά το στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής και στην πλήρη εφαρμογή της καινοτομίας δεν αναφέρθηκαν από τους τελικούς χρήστες της ΝΜ προβλήματα.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η καινοτομία μπορεί να χρησιμοποιείται ανεξάρτητα από την περίπτωση ανάγκης αντιμετώπισης της πανδημίας, ωστόσο για να αποδειχθεί επιτυχημένη και βιώσιμη πρέπει να: 1) πείθει πρακτικά τους φυσικούς χρήστες πως διευκολύνει τις διαδικασίες, περιορίζοντας τον φόρτο εργασίας τους, 2) κάμπτει άμεσα, κάθε αβάσιμη αντίρρηση και ένσταση από την πλευρά των χρηστών/αποδεκτών, 3) βασίζεται σε ίδιες δυνάμεις του φορέα, 4) εδράζεται σε σύγχρονες/ανοιχτές τεχνολογίες, 5) τυγχάνει διαχρονικά, ιεραρχικά, αξιοκρατικά ανάλογης Διοικητικής στήριξης.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η e-πλατφόρμα απευθύνεται στους υπαλλήλους, επομένως πρέπει να ανταποκρίνεται στις ανάγκες τους και μετά το πέρας υλοποίησής της για προσθήκες, με κίνητρο το όφελος για τον φορέα. Κυριότερη πρόκληση για την καινοτομία είναι η συνεχής προσπάθεια διασφάλισης μέγιστης δυνατής ασφάλειας, φερεγγυότητας, αξιοπιστίας.

Σύμφωνα με την μέχρι τώρα εμπειρία, έχει επιτευχθεί καθολική αξιοποίηση και αποδοχή του νέου ψηφιακού συστήματος/πλατφόρμας από όλα τα σχετιζόμενα τμήματα της ΝΜ, ανεξάρτητα από το αν οι αρμόδιοι υπάλληλοι εργάζονται απομακρυσμένα.

Φορέας: Γενικό Νοσοκομείο Αττικής "Σισμανόγλειο- Αμαλία Φλέμιγκ"

Επίπεδο διακυβέρνησης: Περιφερειακό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Διαχείριση λοιπών και οικονομικών πόρων

Έτος Σχεδιασμού Καινοτομίας: 2020

Τύπος Καινοτομίας: Διαχείριση υποδομών και χρηματοοικονομικών πόρων, Διαχείριση δεδομένων και λήψη αποφάσεων 

Στάδιο Καινοτομίας: Διάδοση

Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι, Δημόσιες Οργανώσεις

Αριθμός ωφελουμένων: 2020: 35  / 2021: 35 (Αφορά Τμήματα με πολλούς υπαλλήλους λόγω βαρδιών)

Πηγές Χρηματοδότησης: Δεν απαιτήθηκε χρηματοδότηση

Βράβευση καινοτομίας: Healthcare Business Awards 2021: BRONZE βραβείο στην κατηγορία «e-Health: Ψηφιακές εφαρμογές για την διαχείριση/υποστήριξη μονάδων υγείας»

URL: https://www.sismanoglio.gr/it/#32 , https://www.sismanoglio.gr/it/ETC-YLIKO/ITdpt-Sismanoglio-PARASKEVAS-G-PAPADOPOULOS-Health-IT-Conference-15-06-2021.pdf, https://www.sismanoglio.gr/it/ETC-YLIKO/ITdpt-Sismanoglio-PARASKEVAS-G-PAPADOPOULOS-0621-Healthcare%20BusinessAwards2021-ePLATFORM-COVID19.pdf , https://www.sismanoglio.gr/it/#3 , https://www.boussiasconferences.gr/files/_boussias_conferences_content/presentations/health_it/2021/Papadopoulos_HealthIT2021.pdf , https://www.healthcareawards.gr, https://www.sismanoglio.gr/prizes.sismanoglio.gr

 

 

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 4.2 / 5. Αριθμός ψήφων: 6

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.