Εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Έργου και Ψηφιοποίηση Υπηρεσιών Επιτροπής Ανταγωνισμού

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η Διεύθυνση Συντονισμού παρακολουθεί και διατηρεί στατιστικά στοιχεία των εργασιών της ΕΑ οι οποίες υλοποιούνται μέσω του συστήματος τηλεργασίας. (πχ. μέσος χρόνος διεκπεραίωσης των υποθέσεων, αριθμός των τηλεσυνατήσεων, των νέων εγγραφών στις ψηφιακές υπηρεσίες, αριθμός χρηστών ψηφιακών υπηρεσιών και αριθμός των εισερχομένων μηνυμάτων ανώνυμης πληροφόρησης).

Τα αποτελέσματα της εφαρμογής της καινοτομίας αποτυπώθηκαν στην εξέλιξη των εργασιών της Επιτροπής, οι οποίες σημείωσαν πρόοδο. Για παράδειγμα, ο μέσος όρος του χρόνου των εκκρεμών υποθέσεων της Γενικής Διεύθυνσης Ανταγωνισμού μειώθηκε από 8 έτη το 2019 σε 1,4 έτη το 2020 και 1,1 έτη το 2021 και ο αριθμός των αποφάσεων από 25 το 2020 αυξήθηκε σε 42 το 2021 (αύξηση 75%) η οποία επιτεύχθηκε με 12% λιγότερο προσωπικό το 2021 σε σχέση με το 2019.

Επίσης, επετράπη η ανακατανομή των εργασιών ανάμεσα στους υπαλλήλους ανάλογα με το φόρτο εργασίας του καθένα, κατά 10%. Σε εσωτερική έρευνα που πραγματοποιήθηκε στο προσωπικό, η πλειοψηφία εκφράστηκε θετικά για τον τρόπο εφαρμογής της τηλεργασίας, ενώ οι εργαζόμενοι κατά ποσοστό 88% απάντησαν ότι η απόδοσή τους δεν επηρεάστηκε από αυτήν.

Η καινοτομία βρίσκεται στο στάδιο της διάδοσης

Στάδιο σχεδιασμού

Για τον σχεδιασμό της καινοτομίας εργάστηκε η ανώτερη διοίκηση (Προέδρος, Αντιπρόεδρος και Γενική Διευθύντρια), η διεύθυνση πληροφοριακών συστημάτων, το τμήμα ανθρωπίνου δυναμικού, οι διευθυντές των τομεακών διευθύνσεων, η διεύθυνση συντονισμού, το τμήμα ψηφιακής επικοινωνίας, ενώ συνεστήθη επιτροπή και ομάδα εργασίας από υπαλλήλους της Επιτροπής. Η ιδέα για την λειτουργία ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών προήλθε από τον Πρόεδρο της ΕΑ, έχοντας ως έναυσμα τις ιδιαίτερες ανάγκες που προέκυψαν με την εμφάνιση της πανδημίας Covid-19 και εμπειρία στον τρόπο διαχείρισης έργου σε εταιρείες start-up στον τεχνολογικό τομέα, ενώ οι ανθρώπινοι πόροι που χρησιμοποιήθηκαν για την ανάπτυξη της καινοτομίας προέρχονται από το υπάρχον προσωπικό.

Το σύστημα δεν τέθηκε σε πιλοτική εφαρμογή, καθώς οι έκτακτες συνθήκες της υγειονομικής κρίσης δεν το επέτρεψαν, αντίθετα εφαρμόστηκε ταχύτατα σε πραγματικό χρόνο, και κατά την διάρκεια της εφαρμογής του γίνονται βελτιώσεις, τροποποιήσεις και επεκτάσεις.

Στάδιο εφαρμογής

Στην εφαρμογή της καινοτομίας συμμετέχει όλο το προσωπικό της ΕΑ και όλες οι οργανικές μονάδες. Συγκεκριμένα, γίνεται προϋπολογισμός και απολογισμός του εργασιών ανά υπάλληλο, σε ημέρες ανά έργο, κάθε 8 εβδομάδες. Ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης δημιουργεί, με την χρήση του Asana ή προσεχώς του προγράμματος διαχείρισης έργου που δημιούργησε η ΕΑ με ιδίους πόρους (Zephyr), μια νέα υπόθεση (Case) και προσδιορίζει του Προϊστάμενο του έργου και αυτός αντίστοιχα ορίζει τον υπάλληλο/ υπαλλήλους που θα απασχοληθούν. Κάθε υπάλληλος της ΕΑ συμπληρώνει ένα αρχείο (excel) με τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί για τις επόμενες 8 εβδομάδες, ενώ απολογιστικά καταγράφει και το ποσοστό ολοκλήρωσής τους. Σε περίπτωση που το ποσοστό ολοκλήρωσης είναι μικρότερο του 80% πρέπει να αναφέρεται και η σχετική αιτιολογία. Οι αναφορές αυτές βασίζονται στις βασικές αρχές του Agile Project Management, όπου το κάθε έργο και τα στάδια ολοκλήρωσής του εξετάζονται και αξιολογούνται με σταδιακά ή περιοδικά βήματα, για την βελτίωση της ταχύτητας και της προσαρμοστικότητας. Η Διεύθυνση Συντονισμού συγκεντρώνει αυτά τα στοιχεία από τις επιμέρους οργανικές μονάδες της Γενικής Διεύθυνσης και αποστέλλει σχετική αναφορά στον Πρόεδρο της ΕΑ., ενώ την ίδια πληροφορία λαμβάνει και η Προϊσταμένη της Γενικής Διεύθυνσης Ανταγωνισμού. Για την βελτίωση της λειτουργίας του συστήματος διαχείρισης έργου, η ΕΑ πρόκειται να αντικαταστήσει το πρόγραμμα Asana με το Zephyr, το οποίο θα ενσωματωθεί μέσα στο intranet της Επιτροπής για ευκολότερη πρόσβαση από την Διοίκηση στην λογική της συγκέντρωσης όλης της πληροφόρησης σε μια εφαρμογή (All in One Place).

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εξωτερικό περιβάλλον του φορέα μέσω της ιστοσελίδας και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Για την ενσωμάτωση και εφαρμογή του συστήματος στις εργασίες της υπηρεσίας, έγιναν παρουσιάσεις και εκπαιδευτικά σεμινάρια στο προσωπικό, δημιουργήθηκαν εγχειρίδια χρήσης καθώς και αναβάθμιση συστημάτων. Τα θετικά αποτελέσματα της διαφημιστικής καμπάνιας ήταν ήδη ορατά από τον πρώτο μήνα.

Συνεργασίες

Κατά την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας δεν υπήρξε συνεργασία με άλλους φορείς. Οι συνεργασίες αφορούσαν όπως αποτυπώθηκε στο στάδιο του σχεδιασμού την ηγεσία και τις μονάδες της υπηρεσίας.

Χρηματοδότηση και κόστος

Η χρηματοδότηση της καινοτομίας προήλθε από εθνικούς πόρους και από τον προϋπολογισμό του φορέα, και ανήλθε περίπου στα 45.800 ευρώ. Το οικονομικό κόστος ετησίως για την συντήρηση της καινοτομίας είναι περίπου 5.000 ευρώ.

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας, κατ’ εκτίμηση απασχολήθηκαν: Ένα (1) άτομο από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για μια εβδομάδα, τρία (3) άτομα από την Διεύθυνση Πληροφοριακών Συστημάτων για ένα μηνά, ένα (1) άτομο από το Τμήμα Ψηφιακής Επικοινωνίας για μια εβδομάδα και ένα (1) άτομο από την Διεύθυνση Συντονισμού για μια εβδομάδα, ενώ συστάθηκε ομάδα εργασίας 4 ατόμων των τομεακών διευθύνσεων για τρεις μέρες.

Για την συντήρηση της λειτουργίας της καινοτομίας απασχολείται ένα (1) άτομο από το Τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού, ένα (1) άτομο από την Διεύθυνση Πληροφοριακών Συστημάτων για 32 ώρες μηνιαίως και ένα (1) άτομο από τη Διεύθυνση Συντονισμού για 24 ώρες μηνιαίως. Ο συνολικός χρόνος που αφιερώνουν όλοι οι υπάλληλοι που τροφοδοτούν με πληροφορία τα συστήματα παρακολούθησης των εργασιών (project management) δεν μπορεί να υπολογιστεί με ακρίβεια.

Τέλος, η Υπηρεσία προχωράει στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας προετοιμασίας των reports εξοικονομώντας χρόνο.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Καθώς οι συνθήκες που διαμόρφωσε η τρέχουσα πανδημία δεν επέτρεψε την πιλοτική εφαρμογή της καινοτομίας υπήρξαν κάποια επουσιώδη προβλήματα κατά την εφαρμογή που ξεπεράστηκαν με διάφορους τρόπους πχ. αναβάθμιση συστημάτων για την αύξηση της ταχύτητας των δικτύων , επανασχεδιασμός διαδικασιών με ομάδες εργασίας από τους ίδιους τους χρήστες, συνεχείς εκπαιδεύσεις για την αποτελεσματικότερη χρήση των συστημάτων κλπ.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Σημαντικός παράγοντας για τη βιωσιμότητα της καινοτομίας είναι η συμμετοχή των υπαλλήλων στη χρήση των συστημάτων που αναπτύχθηκαν για την παρακολούθηση του έργου της ΕΑ. Ο ρόλος της ηγεσίας είναι πολύ σημαντικός, καθώς ήταν η πηγή προέλευσης της ιδέας και επίσης συμμετέχει ενεργά στην εφαρμογή της καινοτομίας, παρακολουθώντας τα στοιχεία για την υλοποίηση των έργων και για την λειτουργία των ψηφιακών υπηρεσιών, αξιοποιώντας τα ως εργαλεία αποφάσεων για την αποτελεσματικότερη λειτουργία του φορέα.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Με αφορμή την πανδημία έγινε ένα άλμα στην ψηφιοποίηση των εργασιών της ΕΑ. Το σύστημα διαχείρισης έργου καθώς και οι ψηφιακές υπηρεσίες προς τους πολίτες, συμπεριλαμβανομένης και της υπηρεσίας ανώνυμης παροχής πληροφοριών, θα συνεχίσουν να είναι σε εφαρμογή, ανεξάρτητα από την ύπαρξη των συνθηκών υγειονομικής κρίσης, κατά την διάρκεια της οποίας προστατεύτηκε η υγεία των υπαλλήλων αλλά και των πολιτών. Η αξία της εφαρμογής τους συνίσταται επιπλέον στο ότι το προσωπικό ανάπτυξε νέες σύγχρονες δεξιότητες προς όφελος της Υπηρεσίας και των πολιτών. Τελος η προώθηση του συστήματος ανώνυμης πληροφόρησης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στην ελληνική ραδιοτηλεόραση είχε ως αποτέλεσμα την εκτίναξη των εισερχομένων μηνυμάτων σε ένα μόλις μήνα.