Περιγραφή της Καινοτομίας

Το ερευνητικό έργο “QualiChain: Αποκεντρωμένη Επιβεβαίωση/Επαλήθευση και Διαχείριση Προσόντων για την Ενδυνάμωση της Διαδικασίας Μάθησης, την Αναδιάρθρωση της Εκπαίδευσης και τον Μετασχηματισμό του Δημόσιου Τομέα” είναι πιλοτικό σύστημα του Ανώτατου Συμβουλίου Επιλογής Προσωπικού (ΑΣΕΠ) για την διαχείριση των διαδικασιών επιλογής προσωπικού με σκοπό την στελέχωση των φορέων του δημοσίου τομέα. Εστιάζει στην αξιοποίηση του αποθετηρίου (ψηφιακής βάσης δεδομένων) εκπαιδευτικών τίτλων και προσόντων για να απλοποιήσει και να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες του ΑΣΕΠ που σχετίζονται με την αξιολόγηση, επιλογή και πρόσληψη δημοσίων υπαλλήλων λαμβάνοντας υπόψη τις ακόλουθες παραμέτρους: α) Τον έλεγχο δικαιολογητικών υποψηφίων για τη διαπίστωση της συνδρομής προσόντων διορισμού και των αξιολογούμενων (ή βαθμολογούμενων) κριτηρίων. β) Την παροχή προσωποποιημένης πληροφόρησης στους πολίτες γ) Τη χρήση Συστημάτων Υποστήριξης Αποφάσεων για τη Διαδικασία επιλογής Ειδικού Επιστημονικού Προσωπικού. Η καινοτομία αποτελεί βελτίωση της διαδικασίας προσλήψεων, σε εναρμόνιση με την αποστολή της Ανεξάρτητης Αρχής. Η τελική αξιολόγηση, η οποία ήταν πολύ θετική για όλες τις εφαρμογές της πλατφόρμας, πραγματοποιήθηκε τον Μάρτιο του 2022. Το πρόγραμμα βρίσκεται στο στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής, το οποίο απαιτεί πρόσθετες ενέργειες σε πολιτικό και τεχνικό επίπεδο που είναι υπό συζήτηση, για ενδεχόμενη παραγωγική εφαρμογή από το ΑΣΕΠ για τις διαδικασίες ελέγχου και αξιολόγησης υποψηφίων.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Η προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις και η εφαρμογή τεχνολογιών αιχμής όπως η τεχνολογία Blockchain, συμβάλλουν στην: 1) επιτάχυνση των διαδικασιών ελέγχου των δικαιολογητικών των υποψηφίων και 2) στη διασφάλιση αποδοτικότερων, ταχύτερων και αξιόπιστων διαδικασιών πρόσληψης, ειδικά στο πλαίσιο του νέου νόμου για τον «Εκσυγχρονισμό του συστήματος προσλήψεων και ενίσχυση του ΑΣΕΠ (Ν. 4765/2021)». Επιπρόσθετα, η εν λόγω καινοτομία προωθεί την αξιοποίηση περισσότερο ευέλικτων εργαλείων αξιολόγησης υποψηφίων όπως τα πολυκριτηριακά συστήματα αποφάσεων. Ως εκ τούτου, δίνεται η δυνατότητα στον οργανισμό να περιορίσει τις χρονοβόρες και συχνά ιδιαίτερα επιβαρυντικές σε ανθρώπινους πόρους διαδικασίες ελέγχου δικαιολογητικών, αξιοποιώντας νέες τεχνολογίες όπως το Blockchain.

Στόχοι της Καινοτομίας

Στόχοι της καινοτομίας είναι οι ακόλουθοι:

α) Ενδυνάμωση διαδικασιών πρόσληψης, επιλογής προσωπικού, έλεγχος από ΑΣΕΠ ακαδημαϊκών τίτλων υποψηφίων για την επιλογή κατάλληλου υποψηφίου για κατάλληλη θέση (βελτίωση χρόνου 90%),

β) Δημοσίευση από ΑΣΕΠ θέσεων εργασίας ώστε να παρέχονται στους χρήστες προσωποποιημένες ειδοποιήσεις σχετικά με κενές θέσεις εργασίας μέσω αντιστοίχισης των μεμονωμένων προφίλ τους με διαθέσιμες θέσεις εργασίας δημοσίου τομέα.

γ) Διασφάλιση αποδοτικότερων, ταχύτερων, αξιόπιστων διαδικασιών πρόσληψης μέσω επιτάχυνσης διαδικασίας επικύρωσης/επαλήθευσης ακαδημαϊκών, επαγγελματικών προσόντων των υποψηφίων. (Εκσυγχρονισμός συστήματος προσλήψεων και ενίσχυση ΑΣΕΠ (Ν. 4765/2021).

δ) Χρήση Συστημάτων Υποστήριξης Αποφάσεων --> Διαδικασία επιλογής Ειδικού Επιστημονικού Προσωπικού

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Η αξιολόγηση της πιλοτικής εφαρμογής έχει αναδείξει τα κυριότερα θετικά αποτελέσματα της καινοτομίας, που είναι τα ακόλουθα:

 

- Μείωση του μέσου χρόνου που απαιτείται για την επαλήθευση της εγκυρότητας πιστοποιητικών από ημέρες σε ώρες,

 

- 100% μείωση του αριθμού των αναπληρώσεων υποψηφίων λόγω εντοπισμού πλαστών δικαιολογητικών,

 

- Βελτίωση των διαδικασιών λόγω προσωποποιημένων ειδοποιήσεων των υποψηφίων σε θέσεις εργασίας μέσω αντιστοίχισης των μεμονωμένων προφίλ τους με τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας στο δημόσιο

 

- Το πολυκριτηριακό σύστημα (MCDSS) παρέχει χρήσιμη λειτουργικότητα στον τρόπο κατάταξης των υποψηφίων.

 

Από τα παραπάνω φαίνεται ότι η καινοτομία διαπιστωμένα συμβάλλει στην απλοποίηση και τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών του ΑΣΕΠ που σχετίζονται με την αξιολόγηση, επιλογή και πρόσληψη δημοσίων υπαλλήλων. Με την εφαρμογή της περιορίζεται η γραφειοκρατία, επιταχύνεται σημαντικά η ελεγκτική διαδικασία των ακαδημαϊκών, επαγγελματικών και λοιπών προσόντων των υποψηφίων και οι διαδικασίες πρόσληψης. Ακόμα, βελτιώνεται η διαδικασία επιλογής ώστε να διασφαλίζεται ότι θα επιλεγεί ο κατάλληλος υποψήφιος στην κατάλληλη θέση.

 

Στάδιο σχεδιασμού

Στο στάδιο του σχεδιασμού, o οποίος διήρκεσε 2,5 έτη, καθορίστηκε το πλαίσιο της συνεργασίας με τους εταίρους που επιλέχθηκαν για το Consortium. Συγκεκριμένα, τόσο για το σχεδιασμό όσο και για την υλοποίηση του έργου ορίστηκαν διακριτοί ρόλοι για τον καθορισμό των προδιαγραφών και των λειτουργιών της πλατφόρμας QualiChain, με συντονιστή το Εργαστήριο Συστημάτων Αποφάσεων και Διοίκησης (Decision Support Systems) της Σχολής Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών του Εθνικού Μετσόβιου Πολυτεχνείου.

Είκοσι πέντε (25) άτομα αποτέλεσαν την ομάδα έργου ως εξής: ένας (1) διοικητικός υπάλληλος από τη Βουλή των Ελλήνων, δεκατέσσερις (14) επιχειρησιακοί υπάλληλοι από το ΑΣΕΠ και δέκα (10) υπάλληλοι πληροφορικής από το ΑΣΕΠ.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Το πιλοτικό στάδιο εφαρμογής διήρκεσε περίπου 6 μήνες. Σε αυτό το στάδιο δημιουργήθηκαν μεικτές ομάδες εργασίας, τόσο οργανωτικά (από την Διεύθυνση Πληροφορικής και τις επιχειρησιακές Διευθύνσεις) όσο και ιεραρχικά (υπάλληλοι, Γενική Διευθύντρια, Ειδικό Επιστημονικό Προσωπικό, Μέλη του ΑΣΕΠ). Οι ομάδες συμμετείχαν στην αξιολόγηση των διαφορετικών βημάτων του σεναρίου στο πιλοτικό στάδιο του. Για την πιλοτική εφαρμογή χρησιμοποιήθηκε δείγμα από υποψήφιους υψηλών προσόντων για θέσεις Ειδικού Επιστημονικού Προσωπικού.

Κάθε partner ασχολήθηκε με την επί μέρους πιλοτική εφαρμογή που αφορούσε τη χώρα του και τις τοπικές ανάγκες. Ειδικότερα, τέσσερα (4) ήταν τα πεδία των πιλοτικών εφαρμογών: α) Υποστήριξη της δια βίου μάθησης, β) Βελτιστοποίηση Πανεπιστημιακών Διαδικασιών μέσω Έξυπνου Σχεδιασμού Προγράμματος Σπουδών και Ψηφιακής Διαπίστευσης Φοιτητών, γ) Στελέχωση του Δημόσιου Τομέα – Η περίπτωση της Ελλάδας και δ) Στελέχωση του Δημόσιου Τομέα – Η περίπτωση της Πορτογαλίας.

H oμάδα έργου υπό την καθοδήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου και το συνολικό συντονισμό του Project Coordinator αλλά και σε στενή συνεργασία με το ΕΜΠ (Project Manager) λειτούργησε σε υποομάδες εργασίας στα διάφορα στάδια σχεδιασμού και υλοποίησης της πιλοτικής εφαρμογής. Οι εργασίες αφορούσαν:

• Στην προετοιμασία/σχεδιασμό ερωτηματολογίων,

• Στην προετοιμασία για την καταχώριση δεδομένων στην πλατφόρμα (περιγραφές εργασίας, προφίλ τελικών χρηστών),

• Στη διαδικασία ελέγχου της πλατφόρμας (testing),

• Στη χάραξη επικοινωνιακής στρατηγικής και ενεργειών για την προβολή του έργου.

Επίσης καθορίστηκαν οι ενδεικτικοί δείκτες παρακολούθησης και αξιολόγησης όπως: • Ο αριθμός των προσόντων που επικυρώνονται στην πλατφόρμα QualiChain • To ποσοστό των ικανοποιημένων χρηστών του πολυκριτηριακού συστήματος λήψης αποφάσεων MCDSS (Multi Criteria Decision Support System) • Ο χρόνος (μ.ο.) που απαιτείται για την επικύρωση κάθε τίτλου υποψηφίου.

Συνεργασίες

Η καινοτομία αναπτύχθηκε με συνεργασία εταίρων στο πλαίσιο του Consortium που ανέλαβε το έργο μέσα από το πρόγραμμα HORIZON 2020. Διακριτοί ρόλοι ήταν το Project Management, οι Technical Partners και οι Πιλότοι. Στην Ελλάδα η καινοτομία υλοποιήθηκε σε συνεργασία με το Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο, και τη Βουλή των Ελλήνων. Συνολικά στο έργο συμμετέχουν δημόσιοι και ιδιωτικοί φορείς από την Ισπανία, τη Γερμανία, την Πορτογαλία και το Ηνωμένο Βασίλειο ως εξής: DSS Lab ΕΜΠ, ATOS, Fraunhofer IAIS, Knowledge Biz Consulting, The Open University, The Technische Informationsbibliothek (TIB), Instituto de Engenhariade Sistemas e Computadores, Investigacao e Desenvolvimento em Lisboa (INESC), Agência para a Modernização Administrativa (AMA), Βουλή των Ελλήνων, ΑΣΕΠ (τρίτο συνδεδεμένο μέρος), The Secretaria Regional de Saúde e Proteção Civil (SRS), Instituto de Desenvolvimento de Novas Tecnologias (UNINOVA).

 

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας ανήλθε σε 141.100 ευρώ, ενώ το ετήσιο κόστος για την συντήρησή της υπολογίζεται σε 47.033 ευρώ. Χρηματοδοτήθηκε από το Πρόγραμμα Πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης για την Έρευνα και την Καινοτομία HORIZON 2020. Για την ανάπτυξη της καινοτομίας, είκοσι πέντε (25) άτομα αποτελούν την ομάδα έργου και τα οποία απασχολήθηκαν ως εξής: ένας (1) διοικητικός υπάλληλος από τη Βουλή των Ελλήνων, δεκατέσσερις (14) επιχειρησιακοί υπάλληλοι από το ΑΣΕΠ και δέκα (10) υπάλληλοι πληροφορικής από το ΑΣΕΠ για περίπου 5 ώρες τον μήνα ο καθένας. Για την συντήρηση και λειτουργία του QualiChain στον φορέα, απαιτείται εργασία περίπου 1 υπαλλήλου σε καθημερινή βάση για τουλάχιστον 8 ώρες δηλαδή 160 ώρες μηνιαίως (1,15 ανθρωπομήνας).

Για τον σχεδιασμό της καινοτομίας απασχολήθηκαν 4 υπάλληλοι του Τμήματος Πληροφορικής για περίπου 3 ώρες την ημέρα. Στο στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής, υπήρχαν 2 εξειδικευμένοι υπάλληλοι με φυσική παρουσία από την εταιρεία και σε συνεργασία με το Τμήμα Πληροφορικής έλυναν τα προβλήματα .
Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Μια πρόκληση που παρουσιάστηκε στο αρχικό στάδιο του σχεδιασμού ήταν ο τρόπος εμπλοκής του ιδιωτικού τομέα σε σημαντικό μέρος του σχεδιασμού και η ιδιοκτησία της καινοτομίας. Ορισμένα προβλήματα αντιμετωπίστηκαν στο στάδιο των δοκιμών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του έργου.

Η συμμόρφωση με την Ελληνική και την Ευρωπαϊκή νομοθεσία (GDPR) (ΕΕ)2016/679 αποτελεί ακόμα ένα ειδικό θέμα το οποίο απασχολεί το σύνολο της δημόσιας διοίκησης ως προς την ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών και το οποίο παρακολουθείται στενά από το ΑΣΕΠ. Για την επίτευξη συμμόρφωσης, ώστε να είναι δυνατή η χρήση της πλατφόρμας, είναι απαραίτητη η συνεργασία σε ανώτερο επίπεδο μεταξύ των αρμόδιων Υπουργείων.

Για τα υπόλοιπα προβλήματα θα χρειαστούν πρόσθετες δράσεις οι οποίες είναι ήδη υπό συζήτηση στο ΑΣΕΠ, όπως η τροποποίηση του επίσημου καταστατικού λειτουργίας σχετικά με τον έλεγχο δικαιολογητικών.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Κρίσιμη συνθήκη για την επιτυχία της καινοτομίας είναι η εξωστρέφεια και η παροχή απτών λύσεων μέσω της εμπλοκής της ηγεσίας στον σχεδιασμό για να καμφθούν εσωτερικές αντιστάσεις και να προωθηθούν (νομοθετικές) αλλαγές.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Μέσα από το σχεδιασμό, αποκτήθηκε εμπειρία και ενισχύθηκε η ικανότητα για την διαχείριση ευαίσθητων ζητημάτων που βρίσκονται στον πυρήνα της κουλτούρας του Δημοσίου Τομέα. Ακόμη, αποκτήθηκε γνώση σχετικά με οργανωτικά ζητήματα, ενώ έγινε αντιληπτό ότι ο Δημόσιος Τομέας μπορεί μέσα από τέτοιες προσεγγίσεις και καινοτομίες μπορεί να αλλάξει.

Φορέας: Ανώτατο Συμβούλιο Επιλογής Προσωπικού

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Εφαρμογή νέου συστήματος διοίκησης

Έτος Σχεδιασμού Καινοτομίας: 2020

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Διαχείριση δεδομένων και λήψη αποφάσεων

Στάδιο Καινοτομίας: Πιλοτική εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Γενικός πληθυσμός, Δημόσιοι υπάλληλοι, Δημόσιες Οργανώσεις

Αριθμός ωφελουμένων: 100 χρήστες κατά την διάρκεια της πιλοτικής εφαρμογής

Πηγές Χρηματοδότησης: Horizon 2020

 

URL: https://qualichain-project.eu/

 

 

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.