Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών | 09 Ιουλίου 2024

 

Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία του Βιοχημικού Εργαστηρίου του Βενιζέλειου Πανάνειου Γενικού Νοσοκομείου Ηρακλείου αφορά τη διαμόρφωση συστήματος παρακολούθησης και διαχείρισης αντιδραστηρίων και αναλωσίμων σε πραγματικό χρόνο. Το σύστημα περιλαμβάνει: 1) τεχνολογία RFID, 2) χρήση cloud για παραλαβή παραγγελίας, 3) αυτόματη καταχώρηση κατανάλωσης προϊόντων, 4) αυτόματη απόρριψη άδειων συσκευασιών, 5) δυνατότητα για συνολικό έλεγχο του κόστους/καταναλώσεων των ειδών εξετάσεων των ασθενών του Νοσοκομείου. Τα βασικότερα οφέλη από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι: 1) κέρδος σε ανθρωποώρες λόγω της απλοποίησης των διαδικασιών παραλαβής/ παραγγελίας, 2) δυνατότητα για δυνητική μελλοντική ενσωμάτωση διοικητικού προσωπικού στη χρήση, 3) εξάλειψη της ανάγκης για ετεροαπασχόληση σε διοικητικά καθήκοντα του ήδη μειωμένου προσωπικού καθώς εξοικονομούνται ώρες εργασίας, 4) δυνατότητα σύνδεσης με τον ηλεκτρονικό φάκελο του ασθενούς, 5) εξάλειψη λαθών πρόσθετης εργασίας λόγω χειροκίνητης παρακολούθησης, 6) μείωση κόστους διαχείρισης λόγω εξάλειψης σφαλμάτων καταγραφών (πχ ημερομηνιών λήξης ) λόγω παρεμβολής ανθρώπινου παράγοντα σε σύγκριση με χειροκίνητες διαδικασίες παρακολούθησης αποθέματος, 7) εξασφάλιση ποιοτικότερων όρων λειτουργίας αποθεμάτων εργαστηρίου, σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα ποιότητας, 8) ελαχιστοποίηση καθυστερήσεων λόγω επειγουσών παραγγελιών και αποτροπή αδυναμίας εκτέλεσης εξετάσεων ασθενών λόγω εξάντλησης απαιτούμενων ειδών, 9) δυνατότητα για ενσωμάτωση προηγμένων δυνατοτήτων ανάλυσης για παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης που σχετίζονται με διαχείριση αποθεμάτων.

Η καινοτομία αποτελεί πρωτοπορία στην ελληνική Δημόσια Διοίκηση, καθώς δεν εφαρμόζεται σε άλλα δημόσια νοσοκομεία. Στην ανάπτυξή της και στην υλοποίησή της συμμετέχει το προσωπικό του Βιοχημικού και το Τμήμα Πληροφορικής του Βενιζελείου Νοσοκομείου. Το σύστημα βρίσκεται σε στάδιο υλοποίησης στα πλαίσια του Βιοχημικού Εργαστηρίου και σχεδιάζεται η επέκτασή του προς το κεντρικό Τμήμα Διαχείρισης Υλικού του Νοσοκομείου.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Περιγραφή λειτουργίας:

1. Οι συσκευασίες των αντιδραστηρίων παραλαμβάνονται πρώτα στη Διαχείριση Υλικού ,τμήμα μακριά από το Βιοχημικό όπου γίνεται η αρχική είσοδος ειδών(δε γνωρίζουμε τον τρόπο).

Στο Βιοχημικό υπάρχει μία θέση εργασίας με υπολογιστή για τον χρήστη ,ένα scanner εισόδου ειδών και σε άλλο χώρο μία ασύρματη αντένα εξόδου ειδών.

2. Άφιξη των συσκευασιών στην είσοδο του εργαστηρίου , συνήθως δεκάδες κουτιά καθένα από τα οποία έχει μία ετικέτα rfid . Ολόκληρη η παλέτα και κάθε φελιζόλ μεταφοράς έχουν επίσης ένα συγκεντρωτικό rfid που περιλαμβάνει όλα τα είδη της παλέτας ή του φελιζόλ.

3.Στην είσοδο του χώρου αποθήκευσης υπάρχει ένας χρήστης του συστήματος που με scanner σκανάρει το rfid των συσκευασιών ,διαδικασία που τοποθετεί αυτόματα τη συσκευασία στην ηλεκτρονική αποθήκη.

4.Έλεγχος από τον ίδιο στην οθόνη του συστήματος για επιβεβαίωση εισόδου στην αποθήκη του εργαστηρίου (σε σχέση με τα συνοδευτικά έγγραφα των συσκευασιών) .

5 .Τοποθέτηση στα ράφια ή τα ψυγεία από κάποιον άλλο χρήστη.

6.Απόρριψη όταν τελειώσει η ποσότητα της συσκευασίας ,σε δεύτερο χρόνο, μέσω μίας ασύρματης αντένας που υπάρχει σε διπλανό χώρο, οπότε ακυρώνεται αυτόματα το rfid της συσκευασίας.

7.Καθημερινή αυτόματη πρόταση παραγγελιοδοσίας από το σύστημα διαμορφωμένη με βάση το απόθεμα και παρακολούθηση του αποθέματος σε πραγματικό χρόνο ακόμη και μέσω mail του εργαστηρίου.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι για την ανάπτυξη της καινοτομίας είναι:

1) Η εξοικονόμηση χρόνου με την κατάργηση της χρονοβόρας διαδικασίας χειροκίνητης διαχείρισης αποθεμάτων του εργαστηρίου που γινόταν κυρίως από γιατρούς του εργαστηρίου και η καλύτερη οργάνωση ως προς την εξάλειψη της ετεροαπασχόλησης, με συνέπεια την απόδοση ποιοτικότερου χρόνου στην εξάσκηση του ιατρικού καθήκοντος.

2) Η αξιοποίηση της τεχνολογίας για την βελτίωση της λειτουργίας του Νοσοκομείου. Αναζητήθηκαν λύσεις στην αγορά και τελικά η παροχή του νέου αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης έγινε μέσω διαγωνισμού του Δημοσίου που αφορά την προμήθεια αντιδραστηρίων μαζί με συνοδό εξοπλισμό.

Στόχοι της Καινοτομίας

Οι στόχοι της καινοτομίας είναι οι κάτωθι:

1) Αποδοτικότερος έλεγχος των παραγγελιών και των καταναλώσεων σε αναλώσιμα και ο μηδενισμός (μείωση σχεδόν 100%) των λαθών, επιτυγχάνοντας ακρίβεια στη διαδικασία διαχείρισης αντιδραστηρίων αναλωσίμων που αποτελούν τα υλικά που χρησιμοποιούνται για εξετάσεις ασθενών.

2) Η μείωση του χρόνου απασχόλησης του επιστημονικού προσωπικού του εργαστηρίου στη διαδικασία διαχείρισης υλικών, προκειμένου να ασχοληθεί με το επιστημονικό-ιατρικό έργο, αλλά και παραϊατρικού προσωπικού από χρονοβόρες διαδικασίες. Εξάλειψη ετεροαπασχόλησης: σε πλήρη υλοποίηση στόχου διαδικασία διαχείρισης γίνεται με αυτοματοποιημένο τρόπο από το προσωπικό του τμήματος Διαχείρισης Υλικού που είναι αρμόδιο και ήδη εμπλέκεται στην αρχική παραλαβή ειδών /παραγγελίες. Άρα απλοποιείται η διαδικασία παραλαβής/παραγγελίας.

3) Η μείωση του κόστους της διαδικασίας διαχείρισης αποθεμάτων αναλωσίμων και αντιδραστηρίων.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα βασικότερα αποτελέσματα από την εφαρμογή της καινοτομίας είναι:

1) Η μείωση του κόστους σε ανθρωποώρες της συνολικής διαδικασίας διαχείρισης αποθέματος κατά 83% στην περίπτωση που π.χ. 1 άτομο κάνει παραλαβή και παραγγελιοδοσία 30 διαφορετικών κωδικών ειδών 2 φορές το μήνα.

2) Ποιοτική ,λεπτομερής, ακριβής καταγραφή αποθεμάτων αποθήκης σε πραγματικό χρόνο.

3) Διευκόλυνση –απλοποίηση παραγγελιοδοσίας.

4) Η μείωση της ανάγκης για ετεροαπασχόληση του επιστημονικού προσωπικού.

5) Η εξάλειψη λαθών που συμβαίνουν κατά τη χειροκίνητη διαδικασία εισόδου-εξόδου των αντιδραστηρίων στην αποθήκη.

Στάδιο σχεδιασμού

Η δημιουργία της καινοτομίας στηρίχθηκε αρχικά στην ανάγκη να καταργηθεί η χρονοβόρα διαδικασία χειροκίνητης διαχείρισης αποθεμάτων του εργαστηρίου που γινόταν κυρίως από γιατρούς του εργαστηρίου. Αναζητήθηκαν λύσεις στην αγορά και τελικά η παροχή του νέου αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης έγινε μέσω διαγωνισμού του Δημοσίου που αφορά την προμήθεια αντιδραστηρίων με συνοδό εξοπλισμό. Το νέο σύστημα προσφέρθηκε δωρεάν στο εργαστήριο από την εταιρία που προμηθεύει αντιδραστήρια . Το επιστημονικό προσωπικό του εργαστηρίου, μαζί με το Τμήμα Πληροφορικής του Νοσοκομείου και κάποιον ειδικό εξωτερικό συνεργάτη από την εταιρία, διαμόρφωσαν το σύστημα σύμφωνα με τις ανάγκες του και ενσωμάτωσαν αντιδραστήρια μίας ακόμη εταιρίας αντιδραστηρίων(διαφορετικής από την προμηθεύτρια). Πηγή έμπνευσης ήταν η εξάλειψη της ετεροαπασχόλησης και απόδοση ποιοτικότερου χρόνου στην εξάσκηση του ιατρικού καθήκοντος, διότι η χειροκίνητη προγενέστερη διαδικασία μαζί με την παραγγελιοδοσία και τον έλεγχο αντιδραστηρίων απασχολούσε κυρίως ιατρικό προσωπικό. Επίσης, η εξασφάλιση ποιοτικότερων διαδικασιών στα πλαίσια της υπάρχουσας διαδικασίας πιστοποίησης ISO αλλά και της επερχόμενης διαπίστευσης του εργαστηρίου. Κατά το στάδιο αυτό πραγματοποιήθηκαν εκπαιδευτικές διαδικασίες πάνω στο νέο πρόγραμμα καθώς και αναδιαμόρφωση -οργάνωση του χώρου αποθήκης του εργαστηρίου για να δεχθεί τις νέες εγκαταστάσεις.</

Στάδιο εφαρμογής

Η λειτουργία της καινοτομίας παρακολουθείται από το Βιοχημικό Εργαστήριο καθώς και το Τμήμα Πληροφορικής του Νοσοκομείου, ενώ σε αυτή τη φάση αναζητείται διοικητικό προσωπικό για την υποστήριξή της. Ακόμα, πραγματοποιείται δια ζώσης και απομακρυσμένη εκπαίδευση και γίνεται χρήση φυλλαδίων οδηγιών για τη χρήση του προγράμματος.

Συνεργασίες

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας πραγματοποιήθηκε συνεργασία μεταξύ γιατρών, βιολόγου, παραϊατρικού προσωπικού, μηχανικού Πληροφορικής και εξωτερικού συνεργάτη από την συνεργαζόμενη εταιρία . Η ανάγκη για συνεργασία οφείλεται στην έλλειψη διοικητικού προσωπικού που όφειλε να υπάρχει και να αναλάβει τη χρήση του νέου συστήματος διαχείρισης καθώς και στην απουσία ειδικού στη χρήση του νέου συστήματος στο Νοσοκομείο ο οποίος θα εκπαίδευε τους πρώτους χρήστες. Τα οφέλη της συνεργασίας έχουν ήδη αναφερθεί, η λειτουργία της καινοτομίας ωστόσο εξακολουθεί να στηρίζεται σε επιστημονικό προσωπικό.

Χρηματοδότηση και κόστος

Το σύστημα είναι συνοδός εξοπλισμός που παραχωρήθηκε από την προμηθεύτρια εταιρία αντιδραστηρίων του Βιοχημικού Εργαστηρίου.

Κόστος σε ανθρωποώρες.:Για χρονικό διάστημα περίπου 6 μηνών, που χρειάστηκε για να διαμορφωθεί το σύστημα , ασχολήθηκαν : 2 Ιατρoί Βιοπαθολόγοι, 1 Βιολόγος καθώς και το όλο το παραϊατρικό προσωπικό του εργαστηρίου που κάνει την αυτόματη απόρριψη συσκευασιών μέσω ασύρματης αντένας μετά τη χρήση και τη χειροκίνητη τοποθέτηση στα ψυγεία ή ράφια.. Επίσης σε μικρότερο βαθμό 1 μηχανικός Πληροφορικής και 1 εξωτερικός συνεργάτης (application) ειδικός στα πληροφοριακά συστήματα. Ο γενικός συντονισμός-έλεγχος έγινε από τη Διεύθυνση του Βιοχημικού.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Εμφανίζονται συχνά προβλήματα που οφείλονται στην έλλειψη ανθρωπίνων πόρων, καθώς η καινοτομία στηρίζει τη χρήση της σε άτομα που είναι το επιστημονικό προσωπικό του εργαστηρίου.

Η Διεύθυνση του Βιοχημικού προχώρησε ήδη στην εφαρμογή και υποστήριξη της καινοτομίας, διαχειρίστηκε τις αντιστάσεις και προχωρά στη καθημερινή χρήση της. Εξακολουθεί ωστόσο να υφίσταται το πρόβλημα της ετεροαπασχόλησης του οριακού προσωπικού του επιστημονικού προσωπικού του Βιοχημικού σε διοικητική εργασία.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Θα χρειαστεί διοικητικό προσωπικό για τη στήριξη της καινοτομίας καθώς και επέκταση με την Υποστήριξη της Πληροφορικής και των Διοικητικών Υπηρεσιών του Νοσοκομείου σε άλλα τμήματα όπως και στο Κεντρικό Τμήμα Διαχείρισης υλικού του νοσοκομείου.

Η επιτυχία και η βιωσιμότητα της καινοτομίας απαιτεί υποστήριξη από το την ηγεσία του Νοσοκομείου για την επίλυση των προβλημάτων έλλειψης προσωπικού, διαφορετικά η επιτυχία της θα είναι αβέβαιη.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η καινοτομία αποτελεί χωρίς αμφιβολία πρωτοπορία για την ελληνική Δημόσια Διοίκηση, καθώς εκσυγχρονίζει την εκτέλεση σημαντικών και χρονοβόρων, μέχρι σήμερα, διαδικασιών. Για το λόγο αυτό, η υλοποίηση παρόμοιων καλών πρακτικών και από άλλους φορείς κρίνεται απαραίτητη για τη βελτίωση της λειτουργία

Τίτλος Φορέα: Βενιζέλειο Πανάνειο Γενικό Νοσοκομείο Ηρακλείου Κρήτης

Επίπεδο διακυβέρνησης: Τοπικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια διακυβέρνηση, Υγεία

Πεδίο καινοτομίας: Νέες μέθοδοι εργασίας

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2023

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Δημόσιοι υπάλληλοι

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2023: 41.474 νοσηλευόμενοι ασθενείς

Πηγές χρηματοδότησης: Δεν απαιτήθηκε χρηματοδότηση

 

URL: https://1drv.ms/p/c/b19beda58c634613/EaayGvXz1ghAsXB9Tuva8rkB4NtLdkV3JE-PG18ENG08ew?e=ml7cVg

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 1

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.