Web Εφαρμογή Περιφερειακού Συμβουλίου

Περιγραφή της Καινοτομίας

Web εφαρμογή, που δημιουργήθηκε για να υποστηρίξει την λειτουργία και οργάνωση των συνεδριάσεων του Περιφερειακού Συμβουλίου Θεσσαλίας και ταυτόχρονα να προσφέρει ενημέρωση στους πολίτες.

Πρόβλημα: Οι δυσχέρειες στην ενημέρωση των μελών του ΠΣ για τον τόπο και χρόνο των συνεδριάσεων (προβλήματα χρήσης των προσωπικών email τους), καθώς στην κοινοποίηση των θεμάτων στα μέλη (λόγω των περιορισμών στο μέγεθος διακίνησης αρχείων μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας).

Η υλοποίηση έγινε σε συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη.

Όφελος: Η άμεση ενημέρωση των μελών για τον τόπο, το χρόνο και τα θέματα κάθε συνεδρίασης. Εξάλειψη εκτυπώσεων των θεμάτων και συνεπώς φιλικότητα στο περιβάλλον (εξοικονόμηση χαρτιού και αναλωσίμων). Άμεση ενημέρωση και των πολιτών, καθώς βασικό μέρος των θεμάτων εμφανίζεται αυτόματα, με την ανάρτηση της πρόσκλησης. Μπορεί εύκολα να σταλεί διορθωτική ενημέρωση προς τα μέλη. Το όφελος σε εργατοώρες είναι μεγάλο.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας 

Διευκόλυνση του πολίτη/επιχείρησης, Επιθυμία για αύξηση παραγωγικότητας, Ανταπόκριση και προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις.

Στόχοι της Καινοτομίας

Η αυτοματοποίηση της λειτουργίας και της οργάνωσης του Περιφερειακού Συμβουλίου και η ενημέρωση των πολιτών για τα προς ψήφιση θέματα.

Πηγές χρηματοδότησηςΤακτικός προϋπολογισμός φορέα
Αρχικό οικονομικό κόστος της καινοτομίας (έτος ανάπτυξης της καινοτομίας)1.450 € 
Οικονομικό κόστος προηγούμενου έτους ή εκτίμηση τρέχοντος έτους για την εφαρμογή και συντήρηση της καινοτομίας0 € 
Κόστος σε ανθρώπινους πόρους του φορέα - ανθρωποώρες1.800 ανθρωποώρες (2 υπάλληλοι πληροφορικής, 1 εξωτερικός συνεργάτης για 9 μήνες)
Ανθρώπινο κόστος προηγούμενου έτους ή εκτίμηση τρέχοντος έτους για την εφαρμογή και συντήρηση της καινοτομίας σε ανθρωποώρες1 υπάλληλος ασχολείται με τη λειτουργία της εφαρμογής

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Βελτίωση αποδοτικότητας, Βελτίωση ικανοποίησης χρηστών – συναλλασσομένων, Βελτίωση ποιότητας υπηρεσιών: προσβασιμότητα, ανταπόκριση, αξιοπιστία, ασφάλεια.

Περιγραφή αποτελέσματος

Η ολοκληρωμένη εφαρμογή τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία το Σεπτέμβριο του 2019. Η διαδικασία αυτοματοποιήθηκε.

Η Γραμματεία του ΠΣ εξοικειώθηκε άμεσα με την χρήση αυτής της εφαρμογής.

Τα μέλη του Περιφερειακού Συμβουλίου ενημερώνονται με mail, sms και push notification για τον τόπο, χρόνο και τα θέματα της συνεδρίασης. Άμεσα και σε οποιοδήποτε χώρο, μέσω κινητού, tablet ή ΗΥ μπορούν να ενημερωθούν για όλα, όσα είναι απαραίτητα. Δεν υπάρχει πλέον η ανάγκη να εκτυπώσουν όλο αυτό τον όγκο εγγράφων. Σημαντική επίσης είναι και η άμεση ενημέρωση για τυχόν αλλαγές σε θέματα, αλλά και της ίδιας της συνεδρίασης.

Εξίσου σημαντική και η δυνατότητα να ενημερώνονται οι πολίτες για τα προς ψήφιση θέματα.

Τέλος, στα συν και η οικονομία σε χαρτί και αναλώσιμα αλλά και η ασφάλεια στην διακίνηση της πληροφορίας. 

Αριθμός ωφελούμενων πρώτου έτους εφαρμογής60 άμεσα ωφελούμενοι, ήτοι τα μέλη και η γραμματεία του Περιφερειακού Συμβουλίου, αλλά και το κοινό (συμπεριλαμβανομένων των τοπικών ΜΜΕ).
Αριθμός ωφελούμενων, εκτίμηση τρέχοντος έτους60
Αύξηση εσόδων ή μείωση δαπανών πρώτου έτους εφαρμογής-
Αύξηση εσόδων ή μείωση δαπανών, εκτίμηση τρέχοντος έτους-
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, πρώτου έτους εφαρμογήςέχουν μηδενιστεί οι χρόνοι ενημέρωσης των συμβούλων, τόσο για τον τόπο-χρόνο των συνεδριάσεων, όσο και για τα θέματα της συνεδρίασης
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, εκτίμηση τρέχοντος έτουςόμοια

Στάδιο Σχεδιασμού

Σε συνεργασία με τον πρόεδρο και τη γραμματεία του ΠΣ έγινε καταγραφή της διαδικασίας και των αναγκών ενημέρωσης των Περιφερικών Συμβούλων, καθώς και των πληροφοριών που θα ήταν καλό να δίνεται στους πολίτες. Η εφαρμογή σχεδιάστηκε να έχει δυνατότητες χρήσης όλων των γνωστών τεχνολογικά καναλιών επικοινωνίας: email (αποστολή link), web (αποστολή push-notification), sms (αποστολή link), και το γραφικό περιβάλλον να είναι όσον το δυνατό απλό και εύχρηστο.

Στάδιο Πειραματικής εφαρμογής Δεν πραγματοποιήθηκε πειραματική εφαρμογή.

Στάδιο Εφαρμογής

Εργαλεία: MS SQL Server, asp.NET, CSS Bootstrap, JScript, jQuery

Στάδιο Διάδοσης

Μέσα διάδοσης εντός της οργάνωσης: Χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, Ενημερωτικό - υπηρεσιακό σημείωμα.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Δεν υπήρχε σχεδιασμός αντίστοιχης εφαρμογής και στην πορεία χρειάστηκαν αρκετές βελτιώσεις ως προς την λειτουργικότητα κυρίως. Μέσα από την εμπειρία της χρήσης αυτής της εφαρμογής προκύπτουν συνεχώς νέες ιδέες για βελτιώσεις και προσθήκες νέων λειτουργιών.

Συνεργασίες

Συνεργασία με φορείς του ιδιωτικού τομέα στο στάδιο της εφαρμογής.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας στη δημόσια οργάνωση και γενικότερα:

Δεν απαιτούνται επιπλέον ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι για την επιτυχία και βιωσιμότητας της εφαρμογής αυτής. Η λειτουργία βασίζεται σε ένα και μόνο στέλεχος με τις υπάρχουσες υποδομές και μηδενικό κόστος.

Φορέας: Περιφέρεια Θεσσαλίας

Πεδίο εφαρμογής: Περιφερειακό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διοίκηση

Έτος: 2019

Τύπος καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Διαχείριση δεδομένων και λήψη αποφάσεων

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός και υπάλληλοι της Περιφέρειας

Στάδιο καινοτομίας: Εφαρμογή

Πηγές χρηματοδότησης: Τακτικός προϋπολογισμός φορέα

URL: https://ps.thessaly.gov.gr/

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 7

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.