Περιγραφή της Καινοτομίας

Η Ανάλυση Συνεπειών Ρύθμισης (ΑΣυΡ) αποτελεί μια συστημική προσέγγιση για την κριτική αξιολόγηση των θετικών και αρνητικών επιπτώσεων των προτεινόμενων κανονισμών από τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης και τη σύνοψη των τροποποιημένων ή καταργούμενων διατάξεων. Η πλατφόρμα ΑΣυΡ αναπτύχθηκε από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ ΑΕ), σε συνεργασία με την Γενική Γραμματεία Νομικών και Κοινοβουλευτικών Θεμάτων της Προεδρίας της Κυβέρνησης (ΓΓΝΚΘ).

Η πλατφόρμα συγκεντρώνει όλες τις εκθέσεις αξιολόγησης συνεπειών σε ένα μόνο σημείο, δημιουργώντας έτσι μια βάση γνώσεων για τον αντίκτυπο όλων των προηγούμενων κανονισμών και καθοδηγώντας μια καλύτερη διαχείριση των νομοθετικών ρυθμίσεων στο μέλλον. Η πλατφόρμα και η διαδικασία ΑΣυΡ υιοθετούν τις κατευθυντήριες αρχές και συστάσεις του ΟΟΣΑ για την ποιότητα και την απόδοση των κανονιστικών ρυθμίσεων, που αφορούν τη δημιουργία ανοικτών δεδομένων μετατρέποντας ένα δημόσιο μέχρι πρότινος PDF (που αποτελούσε την εκάστοτε έκθεση ΑΣυΡ) σε ένα σύνολο δεδομένων που μπορεί να αξιοποιηθεί ποικιλοτρόπως. Η ΑΣυΡ είναι σημαντική επειδή επιτρέπει τον έλεγχο της ποιότητας μιας ρύθμισης και αποτελεί ένα βήμα προς τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των ρυθμιστικών φορέων. Υποστηρίζει τη χάραξη πολιτικής που βασίζεται σε στοιχεία και βελτιώνει τη διαφάνεια τόσο στην κυβέρνηση όσο και στην κοινωνία. Τέλος, περιγράφει τον αντίκτυπο με απλή γλώσσα και δεδομένα που είναι κατανοητά για όλους και πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα.

Οι συντάκτες των εκθέσεων ΑΣυΡ και όλες οι διοικητικές επιτροπές που είναι υπεύθυνες για τη δημιουργία και τη διαχείριση μιας αναφοράς, καθώς και για τη συλλογή και επαλήθευση όλων των δεδομένων που περιέχει επωφελούνται από την πλατφόρμα, καθώς μπορούν πλέον να συνεισφέρουν τα δεδομένα τους ανά πάσα στιγμή από οποιοδήποτε μέρος. Η πλατφόρμα υποστηρίζει πολλαπλούς χρήστες με διαφορετικούς ρόλους (π.χ. συντάκτες υπουργείων, στελέχη επιτροπών της ΓΓΝΚΘ, στελέχη του ΓΛΚ κλπ) ο καθένας από τους οποίους έχει την ευθύνη για τη συμπλήρωση διαφορετικών τμημάτων της έκθεσης. Επίσης υποστηρίζει διαφορετικούς τύπους εκθέσεων (Σχέδιο Νόμου, Προσχέδιο νόμου, Κατευθυντήριες γραμμές, Επείγον ή κατεπείγον νομοσχέδιο κλπ) που μπορεί να δημιουργήσουν οι χρήστες.

Η σύνταξη της έκθεσης (δλδ η συμπλήρωση των πεδίων) γίνεται συνεργατικά, και οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να επεξεργαστούν την έκθεση τμηματικά και να την αποθηκεύσουν οποιαδήποτε στιγμή. Η ολοκλήρωση της έκθεσης γίνεται όταν συμπληρωθούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες, και η οριστικοποίησή της γίνεται όταν μέσω της πλατφόρμας συγκεκριμένες επιτροπές της ΓΓΝΚΘ δώσουν την έγκριση. Με τη διαδικτυακή πλατφόρμα, οι χρήστες μπορούν να έχουν τον πλήρη έλεγχο του κύκλου ζωής της επεξεργασίας της έκθεσης ΑΣυΡ και να ειδοποιούνται για την ανάγκη συνεισφοράς τους. Τα Υπουργεία και η Γενική Γραμματεία Νομικών και Κοινοβουλευτικών Υποθέσεων είναι πλέον σε θέση να παρακολουθούν την πρόοδο όλων των εκθέσεων ΑΣυΡ και να φτάνουν στο τελικό αποτέλεσμα πολύ πιο γρήγορα και με την ανταλλαγή πολύ λιγότερων email. Τέλος, μπορούν να εξάγουν την αναφορά ΑΣυΡ ανά πάσα στιγμή σε PDF και επίσης να ελέγχουν τις διαφορές μεταξύ των διαφόρων εκδόσεων μιας αναφοράς που υποβάλλεται σε επεξεργασία.

Μακροπρόθεσμα, δεδομένου ότι όλα τα δεδομένα από τις αναφορές αποθηκεύονται πλέον σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων, είναι δυνατή η εξαγωγή χρήσιμων δεδομένων και μεταδεδομένων και η ανάπτυξη ενημερωτικών πινάκων εργαλείων και αναφορών που καλύπτουν πολλαπλές κανονιστικές μεταρρυθμίσεις και τις αντίστοιχες εκθέσεις, ενισχύοντας έτσι περαιτέρω τη ρυθμιστικό διαδικασία και αυξάνοντας τη διαφάνειά της.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Οι λόγοι που οδήγησαν στην ανάπτυξη της καινοτομίας ήταν:

- Η υλοποίηση της στρατηγικής του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΥΨΔ) για την ψηφιοποίηση διαδικασιών του Δημοσίου,

- Η ανταπόκριση στις ανάγκες της Γενικής Γραμματείας Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών (ΓΓΨΔΑΔ) για καλύτερη παρακολούθηση της διαδικασίας ΑΣυΡ. Η πλατφόρμα ΑΣυΡ έλαβε υπόψη τις αρχές της Βίβλου Ψηφιακού Μετασχηματισμού (ΒΨΜ)

- Η υποστήριξη της χάραξης πολιτικής που βασίζεται σε στοιχεία και η ενίσχυση της διαφάνειας και της αξιοπιστίας της λειτουργίας της Δημόσιας Διοίκησης.

Στόχοι της Καινοτομίας

Στόχος της καινοτομίας είναι να αντικαταστήσει την offline διαδικασία που υπάρχει ως τώρα και περιλαμβάνει επικοινωνία ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω email, χωρίς καμία έκδοση ή παρακολούθηση αλλαγών. Επίσης αντικαθίσταται το τελικό αποτέλεσμα που είναι ένα ηλεκτρονικό έγγραφο (PDF) με πολλές πληροφορίες που είναι δύσκολο να αναλυθούν και να επεξεργαστούν, σε επίπεδο δεδομένων.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Ο αντίκτυπος της καινοτομίας είναι περιορισμένος, καθώς βρίσκεται ακόμη σε πιλοτική φάση. Οι πρώτες εκπαιδευτικές συνεδρίες με περισσότερους από 40 υπαλλήλους έδειξαν ότι η πλατφόρμα καλύπτει τις βασικές τους ανάγκες και εξοικονομεί χρόνο και πόρους, καθώς παρατηρείται σημαντική μείωση του αριθμού των email που ανταλλάσσονται μέχρι την τελική σύνταξη της έκθεσης, που ανέρχεται πλέον σε μερικές μόνο δεκάδες. Επιπλέον, επιτυγχάνεται καλύτερος συντονισμός, που πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω της πλατφόρμας, ενώ υπάρχει πλήρης διαφάνεια κατά την διαδικασία σύνταξης των εκθέσεων ΑΣυΡ.

Στάδιο σχεδιασμού

Το έργο ξεκίνησε τον Ιανουάριο του 2022 με πρωτοβουλία της ΓΓΝΚΘ της Προεδρίας της Κυβέρνησης, η οποία διαμόρφωσε το αρχικό σχέδιο Εγχειριδίου και σε συνεργασία με στελέχη της ΕΔΥΤΕ έθεσε τις αρχικές προδιαγραφές για την πλατφόρμα. Η αρχική ομάδα έργου περιελάμβανε στελέχη από τη ΓΓΝΚΘ, τη ΓΓΨΔΑΔ και την ΕΔΥΤΕ και στην πορεία ενσωματώθηκαν και απαιτήσεις από το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους (ΓΛΚ). Βάση για τη δημιουργία της πλατφόρμας αποτέλεσε το έντυπο Εγχειρίδιο, το οποίο μετατράπηκε σε φόρμες που συμπληρώνουν οι χρήστες. Ο τρόπος με τον οποίο συμπληρώνεται η έκθεση και διακινείται μεταξύ των εμπλεκόμενων μέχρι την ολοκλήρωσή της αποτυπώθηκε στα αντίστοιχα ψηφιακά βήματα.

Η σχεδίαση αξιοποίησε την νέα δομή της έκθεσης ΑΣυΡ που σχεδιάστηκε από την ΓΓΝΚΘ και συνεντεύξεις με χρήστες κλειδιά σε όλη τη διαδικασία, από τη ΓΓΝΚΘ, το ΓΛΚ και τα υπουργεία. Η έντυπη έκθεση μεταφέρθηκε online και σχεδιάστηκαν οι διαφορετικοί τύποι εκθέσεων που υποστηρίζονται, οι καταστάσεις μιας έκθεσης στον κύκλο ζωής της και οι ρόλοι που εμπλέκονται. Αναπτύχθηκε ένα ελάχιστο λειτουργικό πρωτότυπο (Minimum Viable Product) το οποίο επιδείθηκε σε χρήστες και σταδιακά εξελίσσεται.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Η πλατφόρμα ολοκληρώθηκε την άνοιξη του 2022 και έκτοτε ξεκίνησε η εκπαίδευση του προσωπικού μέσω του ΕΚΔΔΑ, σε κύκλους σεμιναρίων στους οποίους για 3 ημέρες οι συμμετέχοντες εισάγονται στη διαδικασία της ΑΣυΡ και την 4η ημέρα χρησιμοποιούν την πλατφόρμα για να συντάξουν ηλεκτρονικά πλέον τις εκθέσεις. Το MVP είναι ακριβώς αυτή η έκδοση που προσφέρει την απαιτούμενη λειτουργικότητα για να μπορούν οι εμπλεκόμενοι να συντάσσουν τις εκθέσεις ΑΣυΡ. Σε συνεργασία με το ΥΨΔ, την ΓΓΨΔΑΔ και την ΓΓΝΚΘ ενσωματώθηκε στις εκπαιδεύσεις χρηστών ΑΣυΡ που πραγματοποιούνται μέσω του Ινστιτούτου Επιμόφωσης (ΙΝΕΠ) του ΕΚΔΔΑ εκπαιδεύσεις με μια ημέρα παρουσίασης και πρακτικής χρήσης της πλατφόρμας κάθε φορά. Αυτή η ημέρα λειτουργεί ως πιλότος για την πλατφόρμα και ανατροφοδοτεί με απαιτήσεις και επισημάνσεις.

Στάδιο εφαρμογής

Η πλατφόρμα ΑΣυΡ αναμένεται να τεθεί σε πλήρη λειτουργία τον Ιανουάριο του 2023 και βρίσκεται επί του παρόντος σε πιλοτική φάση, προσελκύοντας και εκπαιδεύοντας χρήστες από τη ΓΓΝΚΘ και χρήστες αρμόδιους για τη λειτουργία της διαδικασίας ΑΣυΡ στο υπουργείο τους. Οι εκπαιδευτικές συνεδρίες είναι διαδικτυακές και σύγχρονες και βοηθούν τόσο τους τελικούς χρήστες να μάθουν την πλατφόρμα και τη συνολική ροή της ψηφιακής διαδικασίας, όσο και την ομάδα ανάπτυξης να κατανοήσουν τις ειδικές απαιτήσεις που μπορεί να προκύψουν ανά περίπτωση. Παράλληλα, η ομάδα ανάπτυξης βελτιστοποιεί την πλατφόρμα, αναπτύσσει νέες δυνατότητες που δοκιμάζονται με τους χρήστες και αξιολογεί συνεχώς την καταλληλόλητα της καινοτομίας για την εργασία. Στην παράδοση της καινοτομίας ακολουθείται η ευέλικτη μεθοδολογία, που σημαίνει ότι το ελάχιστο βιώσιμο προϊόν που έχουμε ήδη σε λειτουργία θα εξελιχθεί σταδιακά σε μια πλήρως λειτουργική πλατφόρμα που θα καλύπτει όλες τις ανάγκες της διαδικασίας ΑΣυΡ. Για παράδειγμα, εξετάζεται η δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής της τελικής αναφοράς εντός της πλατφόρμας. Προβλέπεται διενέργεια αξιολόγησης της λειτουργίας της, η οποία θα οδηγήσει σε εκτίμηση μικροοικονομικών και μακροοικονομικών επιπτώσεων, παραγωγικότητας κ.λπ.

Συνεργασίες

Στο στάδιο του σχεδιασμού η συνεργασία αφορούσε αποκλειστικά τη ΓΓΨΔΑΔ με τη ΓΓΝΚΘ με σκοπό τη βελτιστοποίηση της λειτουργικότητας του αρχικού πρωτοτύπου μέχρι αυτό να είναι ευρύτερα επιδείξιμο. Επίσης υπήρξε συνεργασία με το ΓΛΚ για την προσαρμογή της πλατφόρμας ως προς τη διαδικασία και λοιπές απαιτήσεις. Στο στάδιο της πειραματικής εφαρμογής υπάρχει συνεργασία όλων των προηγουμένων και του ΕΚΔΔΑ για τη διάχυση της πλατφόρμας και την πιλοτική λειτουργία με περισσότερους χρήστες.

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 30.000 ευρώ και χρηματοδοτήθηκε από ΠΔΕ, ενώ το κόστος για την λειτουργία της πλατφόρμας αναμένεται να είναι 5.000 ευρώ ανά έτος. Η ανάπτυξη της καινοτομίας από την ΕΔΥΤΕ έγινε κατά κύριο λόγο από έναν αναλυτή στα πρώτα στάδια (καταγραφή απαιτήσεων, σχεδιασμός) και έναν προγραμματιστή (υλοποίηση και αποσφαλμάτωση) στη συνέχεια. Η συνολική ανθρωποπροσπάθεια υπολογίζεται σε 6 ανθρωποώρες ανά μήνα για 12 μήνες. Κατά την πλήρη λειτουργία της καινοτομίας, αναμένεται να απασχολούνται 50-100 εμπλεκόμενοι λαμβάνοντας υπόψη τους εκπροσώπους των υπουργείων και της ΓΓΝΚΘ.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η βασική πρόκληση ήταν οι διαφορετικές προτεραιότητες των ενδιαφερομένων. Η offline διαδικασία επεξεργασίας της έκθεσης ΑΣυΡ είναι αρκετά περίπλοκη και δύσκολα σειριοποιήσιμη, με πολλές διακυμάνσεις μέχρι να επιτευχθεί μια τελική συναίνεση. Η ηλεκτρονική έκδοση πρέπει να εδραιώσει την εμπιστοσύνη όλων των ενδιαφερομένων, να παράσχει εγγυήσεις ότι θα έχουν τον έλεγχο όλων των αλλαγών και εκδόσεων κλπ.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η σημαντικότερη προϋπόθεση για την επιτυχία της καινοτομίας είναι η συνεργασία του ΥΨΔ και της Προεδρίας της Κυβέρνησης ως προς τον καθορισμό του νομικού πλαισίου για τη χρήση της πλατφόρμας. Η καινοτομία απαιτεί περιορισμένη υποδομή για να λειτουργήσει, τουλάχιστον στην τρέχουσα κλίμακα, και η ομάδα ανάπτυξης έχει πραγματικά κίνητρα για να την πετύχει.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Το κύριο μάθημα που αντλήθηκε από την καινοτομία σχετίζεται με τη συλλογή και την εκκίνηση απαιτήσεων, οι οποίες στην περίπτωση της πλατφόρμας ΑΣυΡ ήρθαν σταδιακά, σε ορισμένες περιπτώσεις εγείροντας συγκρούσεις και ζητήματα προς επίλυση. Ωστόσο, η ενσωμάτωση όλων των ενδιαφερομένων στο τέλος επέτρεψε την οριστικοποίηση και ανάπτυξη του ελάχιστου λειτουργικού προτύπου (MVP) και την επιτυχημένη οργάνωση της πιλοτικής εφαρμογής .

Φορέας: Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας ΕΔΥΤΕ ΑΕ

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2022

Πεδίο καινοτομίας: Χρήση καινοτόμων προσεγγίσεων και B.I. στη διαμόρφωση πολιτικής και έργων

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Στάδιο Καινοτομίας: Πειραματική εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι

Αριθμός ωφελουμένων: 100-200 (στελέχη που εμπλέκονται στην ΑΣυΡ ανά υπουργείο, τη ΓΓΝΚΘ και τα στελέχη της)

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, ΠΔΕ

URL: https://ria.demo.gov.gr/

 

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 1

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.