Περιγραφή της Καινοτομίας

 

Η καινοτομία που ανέπτυξε το Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών αφορά στη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου ηλεκτρονικού συστήματος (εφεξής «Σύστημα») συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων με χρήση Open Data Kit (ODK), δηλαδή ενός δωρεάν και ανοιχτού κώδικα συνόλου εργαλείων για συλλογή, διαχείριση και ανάλυση δεδομένων έπειτα από μια φυσική καταστροφή. Το εν λόγω «Σύστημα» αποτελείται από λογισμικό ηλεκτρονικής συλλογής πληροφοριών εγκατεστημένο στο κέντρο συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων που βρίσκεται σε χώρο του Υπουργείου, φορητές μονάδες συλλογής δεδομένων τεχνολογίας Android με δυνατότητα επικοινωνίας μέσω δικτύου κινητής τηλεφωνίας και φορητούς υπολογιστές για τη λειτουργία συντονιστικού κέντρου.

 

 

Το «Σύστημα» καταγράφει και επεξεργάζεται τα δεδομένα για την ενίσχυση της ασφάλειας των υπηρεσιακών δεδομένων και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πολιτών, τα οποία συλλέγει η Διεύθυνση Αποκατάστασης Επιπτώσεων Φυσικών Καταστροφών Κεντρικής Ελλάδος Δ.Α.Ε.Φ.Κ.-Κ.Ε.(Δ26), στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της (άρθρο 48 του π. δ. 123/2017), όταν οριοθετεί και χαρακτηρίζει μια περιοχή της χώρας ως πληγείσα, με βάση τις καταγραφείσες ζημιές προκειμένου να χορηγηθεί στεγαστική συνδρομή στους πληγέντες από φυσικές καταστροφές. Χρήστες της καινοτομίας είναι η Δ26 του Υπουργείου για την διεκπεραίωση του έργου της, η Υπηρεσιακή και πολιτική ηγεσία, οι δημόσιες αρχές, στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας καθώς και Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα (ΑΕΙ) στο πλαίσιο ερευνητικών έργων και εργασιών. Το Open Data Kit (ODK) είναι ένα δωρεάν και ανοιχτού κώδικα σύνολο εργαλείων για συλλογή, διαχείριση και ανάλυση δεδομένων με σημαντικά οφέλη όπως:

 

Προσαρμόσιμες φόρμες για συλλογή δεδομένων,

 

1) Συλλογή δεδομένων εκτός σύνδεσης στο Διαδίκτυο και τοπική αποθήκευσή τους στη συσκευή που είναι εγκατεστημένο το «Σύστημα».

 

2) Ασφάλεια δεδομένων με κρυπτογράφηση, έλεγχο ταυτότητας και εξουσιοδότηση, τα οποία διασφαλίζουν το απόρρητο και την ασφάλεια των συλλεγόμενων δεδομένων. Εύκολη διαχείριση δεδομένων μέσω πρόσβασης σε διαδικτυακή πλατφόρμα. Οικονομική αποδοτικότητα καθώς είναι δωρεάν και ανοιχτού κώδικα και λειτουργεί σε συσκευές χαμηλού κόστους, όπως smartphone και tablet.

 

3) Τυποποίηση: Το ODK χρησιμοποιεί τυποποιημένες μορφές δεδομένων, οι οποίες διευκολύνουν την κοινή χρήση δεδομένων με άλλα εργαλεία και συστήματα. Συνολικά, η χρήση του ODK μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα, να βελτιώσει την ποιότητα των δεδομένων και να κάνει τη συλλογή και ανάλυση δεδομένων πιο αποτελεσματική.

 

Τα εργαλεία που χρησιμοποιεί το ODK για την λειτουργία του είναι:

 

• Συλλογή ODK (ΟDK Collect) : Είναι μία ανοικτού κώδικα εφαρμογή για Android, όπου επιτρέπει την συλλογή δεδομένων σε απομακρυσμένες περιοχές µέσω της Android συσκευής. Διατίθεται µέσω του Google Play Store.

 

• Κτίσιμο ODK (ODK Build) : Το ODK Build χρησιµοποιείται για την δημιουργία ή τον σχεδιασμό φορμών. Λειτουργεί µε αρκετά απλό τρόπο.

 

• Αισθητήρες ODK (ODK Sensors) : Το ΟDK χρησιμοποιεί αισθητήρες για την συλλογή ακριβέστερων δεδομένων όπως GPS για τοποθεσία, εικόνα, ήχο κτλ.

 

• Συσσωμάτωση ODK (ODK aggregate) : Το ODK Aggregate είναι η υποδομή που λαμβάνει τα δεδομένα από όλες τις φορητές συσκευές. Αποθηκεύει, αναλύει και παρουσιάζει τα δεδομένα. Οι αποφάσεις βασίζονται στα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί.

 

Η καινοτομία έχει αναπτυχθεί πλήρως, βρίσκεται στο στάδιο ολοκλήρωσης της πειραματικής εφαρμογής και αναμένεται να τεθεί σε πλήρη εφαρμογή με την έκδοση Υπουργικής Απόφασης.

 

Επιλύει κρίσιμα προβλήματα στη διαδικασία συλλογής και καταγραφής δεδομένων η οποία και αντικαθιστά το υπάρχον σύστημα το οποίο βασίζεται σε έντυπη μορφή, δηλαδή φόρμες και γίνεται από μηχανικούς στο πεδίο του συμβάντος και στη διαβίβαση των στοιχείων από το πεδίο της καταστροφής, και άμεση και ελαχιστοποιεί την πιθανότητα λάθους στη συμπλήρωση των αντίστοιχων φορμών, όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται. Επίσης η καινοτομία συνεισφέρει στην επικοινωνία με την Διεύθυνση Αποκατάστασης Επιπτώσεων Φυσικών Καταστροφών Κεντρικής Ελλάδος (Δ26) για την παροχή διευκρινίσεων και οδηγιών και στην ασφάλεια των δεδομένων.

 

Η καινοτομία βασίζεται σε γνώση από αντίστοιχες εφαρμογές οι οποίες αναπτύχθηκαν με το ODK για να αντιμετωπίσουν καταστάσεις κρίσης, όπως κατά τη χαρτογράφηση των σημείων διανομής νερού στην Αϊτή μετά τον τυφώνα Μάθιου ή στην Ελλάδα, για τη δημιουργία ενός συστήματος καταχώρισης υγείας κατά την προσφυγική κρίση. Επίσης έχουν χρησιμοποιηθεί σε πολλά μετασεισμικά σενάρια για τη συλλογή και διαχείριση δεδομένων που σχετίζονται με τις επιπτώσεις των σεισμών, όπως του Νεπάλ, του Μεξικού και της Αϊτής.

 

Η καινοτομία έχει συμβάλλει σημαντικά στην αναβάθμιση των επιχειρησιακών δυνατοτήτων της Διεύθυνσης Αποκατάστασης Επιπτώσεων Φυσικών Καταστροφών Κεντρικής Ελλάδος Δ.Α.Ε.Φ.Κ.-Κ.Ε.(Δ26) όσον αφορά στην ενημέρωση των προσπαθειών λήψης αποφάσεων και κατανομής πόρων, αλλά και την αύξηση της εμπιστοσύνης της τοπικής κοινωνίας που έχει πληγεί, στην αποτελεσματικότητα της κρατικής δράσης.

 

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

 

Το «Σύστημα» παραμετροποιήθηκε με λογισμικό ανοικτού κώδικα (ODK) συλλογής δεδομένων, που επιτρέπει την ασφαλή συλλογή και αποθήκευση δεδομένων (και ευαίσθητων) τοπικά (μέσω ηλεκτρονικών φορμών που περιλαμβάνονται στην εφαρμογή και τη χρήση αισθητήρων π.χ. GPS κλπ) σε μια Android συσκευή. Ο μηχανικός που βρίσκεται στο πεδίο του συμβάντος καταχωρεί τα στοιχεία σε κινητή συσκευή ή tablet και μόλις επιτευχθεί ασφαλής σύνδεση με το Διαδίκτυο αυτά αποστέλλονται αυτόματα σε server του Υπουργείου, ώστε να παραληφθούν από την αρμόδια Διεύθυνση (Δ26).

 

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

 

Οι βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:

 

1) Η ανάγκη για προστασία των δεδομένων στοιχείων, καθώς η διατήρησή τους για σημαντικό χρονικό διάστημα εκτός ασφαλούς αποθήκευσης της Δ26, παρέχει τη δυνατότητα σε τρίτους να εκμεταλλευτούν τα τρωτά σημεία της υποστηρικτικής υποδομής, με αποτέλεσμα την επέλευση απευκταίων γεγονότων π.χ. αθέμιτη πρόσβαση στα εν λόγω προσωπικά δεδομένα.

 

2) H αντιμετώπιση των κινδύνων που ενέχει η προηγούμενη διαδικασία της διαβίβασης των δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιδιαίτερα αν ληφθεί υπόψιν ο συνεχώς αυξανόμενος αριθμός περιστατικών ασφάλειας (μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων) που καταγράφονται.

 

3) Η ανάγκη για βελτίωση των διαδικασιών επεξεργασίας των στοιχείων για την απονομή αποζημιώσεων στους δικαιούχους των φυσικών καταστροφών, με εξοικονόμηση πόρων (χρόνου, έγχαρτου αρχείου κτλ).

 

Στόχοι της Καινοτομίας

 

Οι βασικοί στόχοι της καινοτομίας είναι:

 

1) Η ελαχιστοποίηση του κίνδυνου παραβίασης των δεδομένων, από όσους επιθυμούν να πλήξουν την αξιοπιστία και την αποτελεσματικότητα ενός δημοσίου φορέα ή απώλειας από τυχαίο γεγονός, περιορίζοντας τα τρωτά σημεία στη διαδικασία συλλογής και στη διαβίβαση των δεδομένων. Μείωση των λαθών στην καταγραφή των δεδομένων και μείωση των απαραίτητων πόρων (χρόνος, ανάγκες σε χαρτί) για την επεξεργασία τους.

 

2) Βελτίωση της διαδικασίας αποζημίωσης και αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πληγέντες με μείωση του χρόνου χαρακτηρισμού του κτιρίου και την συνεπακόλουθη μείωση του χρόνου καταβολής των οικονομικών ενισχύσεων σε αυτούς.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

 

Καθώς η καινοτομία βρίσκεται σε πιλοτική εφαρμογή από την λειτουργία της εφαρμογής με τη χρήση των εργαλείων ODK, αναμένεται σύμφωνα με μελέτες αξιολόγησης της χρήσης τους σε χώρες του εξωτερικού να:

 

1) βελτιώσει την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα της συλλογής δεδομένων, μειώνοντας τα σφάλματα εισαγωγής δεδομένων κατά 95%,

 

2) μειώσει το χρόνο καταβολής των αποζημιώσεων στους δικαιούχους φυσικών καταστροφών κατά 50%,

 

3) μειώσει το κόστος για συλλογή και καταγραφή δεδομένων πάνω από 50%,

 

4) μειώσει το χρόνο καταβολής των οικονομικών ενισχύσεων στους δικαιούχους των φυσικών καταστροφών,

 

5) παρέχει βελτιωμένη πρόσβαση στα δεδομένα μέσα από τη χρήση διαδικτυακής πλατφόρμας.

Στάδιο σχεδιασμού

Κατά το στάδιο του σχεδιασμού, που διήρκεσε 15 μήνες, ορίστηκε μία ομάδα ανάπτυξης με στελέχη των εμπλεκόμενων Υπηρεσιών (Δ8 και Δ26) και της αναδόχου εταιρείας. Η ομάδα πραγματοποίησε σχετική έρευνα: κατέγραψε την υφιστάμενη διαδικασία , συγκέντρωσε το σύνολο των φορμών που χρησιμοποιούν οι μηχανικοί στο πεδίο για την καταγραφή και τον χαρακτηρισμό των πληγέντων κτιρίων και πρότεινε λύσεις για θέματα που δεν αντιμετωπίζονταν με συγκεκριμένη τυποποιημένη διαδικασία. Χρησιμοποιήθηκε η τεχνική των συνεντεύξεων με τους εμπλεκόμενους υπαλλήλους και Προϊσταμένους Υπηρεσιών, κατά τη διενέργεια της αυτοψίας και της σύνταξης των απογραφικών δελτίων. Στη συνέχεια, ανατέθηκε σε ανάδοχο εταιρεία η ανάπτυξη της εφαρμογής με βάση τα αποτελέσματα της εν λόγω έρευνας, τα οποία της παρείχαν τα στελέχη του φορέα. Μια ομάδα υπαλλήλων της Δ26 εκπαιδεύτηκε στο τρόπο σχεδιασμού των φορμών αυτών.

Στο στάδιο της εφαρμογής θα υφίστανται οι ρόλοι:

• Επόπτης: Διασφαλίζει τη διαθεσιμότητα και είναι υπεύθυνος για την ενσωμάτωση ενημερώσεων του λογισμικού και την παροχή υπηρεσιών συντήρησής του.

• Διαχειριστής: Εποπτεύει τον εξοπλισμό και είναι υπεύθυνος για την άμεση διαθεσιμότητά του σε περίπτωση κινητοποίησης του μηχανισμού σε περίπτωση φυσικής καταστροφής. Εκτελεί δειγματοληπτικούς ελέγχους για τη διασφάλιση της ορθής λειτουργίας του εξοπλισμού.

• Επόπτης έργου: Δημιουργεί συμβάντα, αντιστοιχεί τις φόρμες με τις οποίες θα γίνει η συλλογή στοιχείων και εποπτεύει τη διαδικασία συλλογής δεδομένων.

• Επιτροπή συλλογής δεδομένων: Συλλέγει δεδομένα.

• Σύμβουλος εφαρμογής και προστασίας δεδομένων: Πιστοποιημένος στο λογισμικό ανοιχτού κώδικα ODK και υπεύθυνος για την παροχή συμβουλών σε θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων. Ο εκάστοτε Προϊστάμενος της Δ26 φέρει την ευθύνη καλής λειτουργίας τόσο της εν λόγω Εφαρμογής, όσο και του απαραίτητου εξοπλισμού.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Κατά το στάδιο της πειραματικής εφαρμογής η οποία βρίσκεται σε εξέλιξη από το Δεκέμβριο του 2022 πραγματοποιείται περιορισμένη εφαρμογή της καινοτομίας σε ελεγχόμενο περιβάλλον (σε κτίρια ήδη ελεγμένα με τον παλαιό τρόπο), ώστε να καταστεί δυνατή η ανίχνευση ανεπαρκών ή λανθασμένων υλοποιήσεων. Από την διαδικασία αυτή προέκυψαν παρατηρήσεις από τα εμπλεκόμενα στην διαδικασία υπηρεσιακά στελέχη, τα οποία και διαφοροποίησαν σε συγκεκριμένα σημεία την τελική λύση. Αναλυτικότερα:

• Ζητήθηκε η προσθήκη νέων πεδίων στις φόρμες της εφαρμογής.

• Ζητήθηκε επιπλέον επιμόρφωση των στελεχών της Δ26, στη διαχείριση των φορμών συλλογής δεδομένων της εφαρμογής.

• Ζητήθηκε να εισαχθεί στις εν λόγω φόρμες κωδικοποίηση των Περιφερειών, Δήμων κλπ.

Υπεύθυνη για την παρακολούθηση της λειτουργίας της εφαρμογής έχει οριστεί η Υπηρεσιακή Γραμματέας, η οποία, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, θα παρακολουθεί τη λειτουργία και της εν λόγω καινοτομίας. Για την υποβοήθηση του έργου αυτού είναι πιθανή και η σύσταση ομάδας παρακολούθησης με δείκτες. Επειδή η καινοτομία αυτή σχεδιάστηκε κυρίως για να αναβαθμίσει τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους πληγέντες, θα μετρηθεί ο κοινωνικός αντίκτυπός της. Συγκεκριμένα η εν λόγω καινοτομία θα αξιολογηθεί με βάση κριτήρια, όπως η εξοικονόμηση χρόνου μέχρι τον οριστικό χαρακτηρισμό του κτιρίου και την έκδοση της σχετικής απόφασης. Επίσης, κριτήριο θα αποτελέσει και η μείωση της επιβάρυνσης στο ανθρώπινο δυναμικό του Υπουργείου (αριθμός επισκέψεων στις πληγείσες περιοχές, ώρες απασχόλησης για ένα πληγέν κτίριο κλπ.).Τέλος, θα εκτιμηθεί και η διαφοροποίηση στην άποψη που υφίσταται στην κοινωνία για το Υπουργείο μέσω σχετικής έρευνας.

Η εφαρμογή αναμένεται να τεθεί σε πλήρη λειτουργία με την έκδοση Υπουργικής Απόφασης.

Συνεργασίες

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας συνεργάστηκαν στελέχη από τις Διευθύνεις Δ26 και Δ8 του Υπουργείου και με στελέχη αναδόχου εταιρείας. Τα στελέχη του φορέα , μετά από διενέργεια ερευνών, διαμόρφωσαν τις απαιτήσεις της εφαρμογής, με βάση τις οποίες η ανάδοχος εταιρεία ανέλαβε με απευθείας ανάθεση την προμήθεια υλικού και υπηρεσιών για την ενίσχυση της ασφάλειας και τη δημιουργία του Ασφαλούς Ηλεκτρονικού Συστήματος Συλλογής Δεδομένων της ΔΑΕΦΚ–Κ.Ε. (Δ26).

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος για την ανάπτυξη της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 18.600 ευρώ και χρηματοδοτήθηκε από τον Τακτικό προϋπολογισμό του Υπουργείου. Για την καινοτομία, στο στάδιο του σχεδιασμού, απασχολήθηκαν 3 διοικητικοί υπάλληλοι και 2 μηχανικοί του φορέα για χρονικό διάστημα 15 μηνών. Για την παροχή της καινοτομίας, θα απαιτηθεί εργασία 6 υπαλλήλων του φορέα σε καθημερινή βάση για το χρονικό διάστημα συλλογής και επεξεργασίας των δεδομένων, μετά την φυσική καταστροφή.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Σημαντική πρόκληση κατά την ανάπτυξη της καινοτομίας, αποτέλεσε το ότι η όλη διαδικασία πραγματοποιήθηκε κατά τη διάρκεια ενός χρονικού διαστήματος όπου συνέβαιναν διαρκώς σημαντικές φυσικές καταστροφές, γεγονός που κατέστησε δύσκολες τις διαδικασίες ολοκλήρωσής της. Το πρόβλημα ωστόσο, αντιμετωπίστηκε με διαρκείς αναθεωρήσεις της λειτουργικότητας της εφαρμογής σύμφωνα με τις νέες ανάγκες που προέκυπταν κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Η εν λόγω καινοτομία αποτελούσε ανάγκη για το Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών και για το λόγο αυτό υπήρξε απόλυτη υποστήριξη τόσο από Πολιτική και Υπηρεσιακή Ιεραρχία, όσο και από τα στελέχη της αρμόδιας Διεύθυνσης (Δ26). Αναγκαία συνθήκη για την επιτυχία της καινοτομίας είναι να διαμορφωθεί μία «οργανωσιακή» κουλτούρα που θα ενισχύει τη λειτουργία της καινοτομίας, δεδομένου ότι θα πρέπει το οργανωτικό κλίμα να είναι ευνοϊκό. Δίνεται ιδιαίτερη σημασία στο ότι η θέση του Υπουργείου, απέναντι στους πληγέντες πολίτες, θα είναι ευνοϊκότερη έπειτα από την καινοτομία αυτή.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η ανάπτυξη της καινοτομίας βοήθησε ήδη την αρμόδια Υπηρεσία να αναπτύξει ένα ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τις νέες ιδέες και τις γνώμες και να αρχίσει να εγκαταλείπει σταδιακά παλιά οργανωτικά μοντέλα (παραδόσεις, κάθετα κανάλια επικοινωνίας, κλπ). Το παραπάνω αναμένεται να ολοκληρωθεί από την πλήρη εφαρμογή της εν λόγω καινοτομίας. Εφαρμογές με τη χρήση ODK μπορούν να αναπτυχθούν και από άλλους φορείς της δημόσιας διοίκησης, καθώς παρέχουν ασφαλή και γρήγορη μεταφορά δεδομένων, εξοικονομούν πόρους και σε κάθε περίπτωση αποτελούν εργαλεία για τη βελτίωση των διαδικασιών και τη λήψη αποφάσεων.

Φορέας: Υπουργείο Υποδομών και Μεταφορών

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Διοίκηση και ασφάλεια δεδομένων

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021

Στάδιο καινοτομίας: Πειραματική εφαρμογή

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Δημόσιες Οργανώσεις

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2023 και 2022: 800 μηχανικοί του φορέα, 300 υπάλληλοι της Γενικής Διεύθυνσης Φυσικών Καταστροφών, ο πληθυσμός της χώρας (11.000.000 κάτοικοι)

Πηγές Χρηματοδότησης: Προϋπολογισμός φορέα

 





URL: https://www.youtube.com/watch?v=JLKoZvFmgyg

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 4.6 / 5. Αριθμός ψήφων: 9

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.