Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων (ΥΠΑΙΘ) αφορά σε ανάπτυξη Συστήματος Ασφαλούς Μετάδοσης (ΣΑΜ) θεμάτων για διεξαγωγή εξετάσεων και πιστοποιήσεων σε πανελλαδικό δίκτυο, με τη χρήση πληροφοριακού συστήματος. Κατά τον σχεδιασμό του συστήματος ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στην ασφάλεια καθώς εάν τα θέματα των πανελλαδικώς εξεταζόμενων μαθημάτων διαρρεύσουν, διακυβεύεται το κύρος και η αξιοπιστία των εξετάσεων. Αποτελεί καινοτομία καθότι δεν υπάρχει παρόμοιο σύστημα στην Ελλάδα. Ειδικότερα, το σύστημα σχεδιάστηκε από ομάδα του ΥΠΑΙΘ, οι εφαρμογές δημιουργήθηκαν από ομάδα προγραμματιστών του ΥΠΑΙΘ, ενώ οι εργασίες που αφορούσαν στην ανάπτυξη του hardware ανατέθηκαν σε ανάδοχο εταιρεία. Η προστιθέμενη αξία του συστήματος έγκειται στο γεγονός ότι υπάρχει ένα πανελλαδικώς εγκατεστημένο δίκτυο (έχει εγκατασταθεί στα σχολεία) μέσω του οποίου διενεργείται η αποστολή θεμάτων εξετάσεων, εγκυκλίων ή οποιουδήποτε εγγράφου. Επίσης, διατίθεται πλατφόρμα πάνω στην οποία μπορεί να αναπτυχθεί οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή χρειαστεί. Το εν λόγω σύστημα αφορά στους πανελλαδικώς εξεταζόμενους υποψηφίους στο μάθημα ή την εξέταση που θα επιλεχθεί. Επιπλέον αφορά σε σχολικές μονάδες και εκπαιδευτικούς για τη μεταξύ τους επικοινωνία. Το σύστημα έχει υιοθετηθεί και λειτουργεί από πέρυσι. Έως σήμερα έχουν υλοποιηθεί με αυτό: 1. οι πανελλαδικές εξετάσεις του 2021 και 2022 όλων των κατηγοριών (ΓΕΛ, ΕΠΑΛ, Ειδικών Μαθήματων και Μουσικών σχολείων), 2. οι εξετάσεις Ιθαγένειας 2021 και 2022 και 2023, 3. οι εξετάσεις Κρατικού Πιστοποιητικού Γλωσσομάθειας (ΚΠΓ) 2021 και 2022, 4. οι εξετάσεις ΑΣΕΠ του 2022 και του 2023.

Το προηγούμενο σύστημα λειτουργούσε με μετάδοση τηλεοπτικού σήματος και η ασφάλειά του ήταν πλημμελής για τα τωρινά δεδομένα (ο σχεδιασμός είχε υλοποιηθεί πριν από περίπου 20 χρόνια). Η νέα σχεδίαση έδωσε ιδιαίτερη έμφαση στην ασφάλεια, η οποία διασφαλίζεται σε πολλαπλά επίπεδα. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο έλεγχος ασφάλειας που πραγματοποιήθηκε πριν την πρώτη χρήση του συστήματος δεν ανέδειξε κάποιο κενό. Επιπλέον, η δομή της πλατφόρμας και η εφαρμογή της έχουν απεριόριστες δυνατότητες. Συνεχώς, από την πρώτη χρήση του συστήματος, η εφαρμογή βελτιώνεται και προστίθενται νέες δυνατότητες και λειτουργίες (1. Αποστολή πολλών τύπων θεμάτων π.χ. .pdf, .doc, μεγάλα αρχεία, όπως .zip, 2. Αποστολή θεμάτων σε ομάδα παραληπτών ή και μεμονωμένα, 3. Οι χρήστες των εξεταστικών κέντρων δύναται να οριστούν ως αποστολείς, παραλήπτες, αποστολείς και παραλήπτες, 4. Δημιουργία inventory εξοπλισμού σχολικών μονάδων, κ.α.).

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Υλοποιήθηκε η κεντρική υποδομή (τεχνολογία MS HCI – Private Cloud) που υποστηρίζει όλο το σύστημα και τα τερματικά σημεία που είναι οι παραλήπτες των αποστολών (με εξοπλισμό: Η/Υ, router, εκτυπωτή, 2FA token, USB data receiver). Αρχικά δημιουργείται η εξέταση μέσω εφαρμογής, όπου αναγράφονται ο τίτλος, η Η/Μ, τα εξεταστικά κέντρα, τα εξεταζόμενα μαθήματα, καθώς και ποια εξεταστικά κέντρα θα παραλάβουν ποιες αποστολές (δεν λαμβάνουν όλα τα εξεταστικά τις ίδιες αποστολές). Τα τερματικά σημεία, την ημέρα και ώρα της εξέτασης, συνδέονται στην κεντρική υποδομή μέσω ασφαλούς σύνδεσης VPN, και αυθεντικοποιούνται (Active Directory – Kerberos Authentication και με hardware token - 2FA). Η εκάστοτε επιτροπή εξετάσεων αποστέλλει τα θέματα από τον κλωβό του ΥΠΑΙΘ, μέσω άλλης εφαρμογής που αναπτύχθηκε και στη συνέχεια αυτά κρυπτογραφούνται, λαμβάνονται από τα τερματικά σημεία, αποκρυπτογραφούνται, τυπώνονται και διανέμονται στους εξεταζόμενους.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

1) Προσαρμογή σε νέες ανάγκες χρηστών ή υλοποίηση προτάσεων χρηστών.

2) Προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις.

3) Η αντιμετώπιση θεμάτων ασφαλείας.

Στόχοι της Καινοτομίας

Στόχος του ΣΑΜ, επιγραμματικά, είναι η δημιουργία πανελλαδικού δικτύου, ασφαλούς μετάδοσης θεμάτων εξετάσεων και κατ’ επέκταση μηνυμάτων ή άλλων πακέτων δεδομένων. Επίσης, έχει υλοποιηθεί η πλατφόρμα λογισμικού (framework), πάνω στην οποία μπορούν να δημιουργηθούν εφαρμογές για οτιδήποτε σχετικό απαιτηθεί στο μέλλον. Συγκεκριμένα:

1) η ασφαλής μετάδοση θεμάτων εξετάσεων και ο μηδενισμός (μείωση κατά 100%) των διαρροών. Εάν παραβιαστεί η ασφάλεια και γίνει υποκλοπή κάποιου θέματος κατά τη διάρκεια της εξέτασης, τότε υπάρχει θέμα αξιοπιστίας και εγκυρότητας της εξέτασης.

2) η χρήση του συστήματος και για άλλους σκοπούς (π.χ. άμεσης και εντελώς δωρεάν αποστολής εγκυκλίων/ οδηγιών/ μεγάλων ηλεκτρονικών αρχείων από το ΥΠΑΙΘ στα σχολεία, από ΔΔΕ σε σχολεία ή και από σχολεία σε άλλα σχολεία) εκτός από τα θέματα των Πανελλαδικών εξετάσεων. Το σημαντικότερο όμως είναι ότι έχει δημιουργηθεί μια πλατφόρμα με απεριόριστες δυνατότητες που σε συνδυασμό με το δίκτυο των σχολικών μονάδων ανά την Ελλάδα προσφέρει πρωτόγνωρες δυνατότητες άμεσης επικοινωνίας.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

 

Πρόκειται για ένα σύστημα πιο σύγχρονο και σίγουρα πολύ πιο ασφαλές. Έχουν προστεθεί νέες δυνατότητες, σε σχέση με το παλιό και υπάρχουν απεριόριστες δυνατότητες για νέες εφαρμογές.

Ο λόγος που δημιουργήθηκε το ΣΑΜ ήταν για να αντικαταστήσει το παλιό, παρωχημένης τεχνολογίας και επομένως επισφαλές σύστημα. Δεδομένου ότι αφορούσε στη μετάδοση θεμάτων εξετάσεων, δόθηκε ιδιαίτερη βάση στην ασφάλεια. Τα αναμενόμενα αποτελέσματα ήταν η ασφαλής μετάδοση των θεμάτων εξετάσεων στο 100% του στόχου, στόχος που επετεύχθη. Επίσης, ανταποκρίθηκε επιτυχώς στην αντιμετώπιση όλων των πιθανών βλαβών, π.χ.:

1. Η κεντρική υποδομή έχει τα πάντα σε διάταξη high availability:

i. διπλή ενσύρματη γραμμή internet και επιπλέον ασύρματη ζεύξη,

ii. διπλούς μεταγωγείς (switches), διπλό VPN concentrator, διπλά Firewall,

iii. όλες οι εικονικές μηχανές (VM) είναι διπλές,

iv. η υποδομή του Hyper-V / HCI έχει σχεδιαστεί να έχει resiliency 3,

v. υποδομή backup.

2. Στα τερματικά σημεία μπορεί να επιτευχθεί μετάδοση θεμάτων και στις παρακάτω περιπτώσεις:

i. όταν έχει βλάβη το router της υποδομής,

ii. όταν αποτύχουν όλες οι ενσύρματες γραμμές internet,

iii. όταν έχει βλάβη ο Η/Υ της υποδομής,

iv. όταν έχει βλάβη ο εκτυπωτής της υποδομής,

v. όταν έχει βλάβη το token (2FA) της υποδομής.

3. Όλη η υποδομή (κεντρική και τερματικά σημεία) συνοδεύεται από εγγύηση αντικατάστασης των υλικών σε βλάβη την επόμενη εργάσιμη ημέρα σε όλη την Ελλάδα. Επιπλέον, υπάρχει πλεονάζον υλικό στα δυσπρόσιτα σημεία (όλα τα μικρά νησιά σε άγονες γραμμές έχουν διπλό εξοπλισμό) και οι ΔΔΕ έχουν απόθεμα υλικού ώστε να μπορούν το πολύ σε 1 ώρα (στην ηπειρωτική Ελλάδα) να αντικαταστήσουν υλικό σε βλάβη σε κάθε σχολική μονάδα της περιφέρειάς τους.

Ένας άλλος στόχος ήταν η ασφάλεια, η οποία έχει επιτευχθεί με ασφαλιστικές δικλείδες σε πολλαπλά επίπεδα. Προς επίρρωσιν του αρχικού σχεδιασμού ήταν ο έλεγχος ασφάλειας που διενεργήθηκε αμέσως μετά την υλοποίηση και που δεν ανέδειξε κάποια αδυναμία ή τρωτό σημείο της υποδομής.

Στάδιο σχεδιασμού

Δεδομένου ότι προϋπήρχε ένα τεχνολογικά παρωχημένο σύστημα, το οποίο δεν μπορούσε να συνεχίσει να λειτουργεί, έπρεπε να σχεδιαστεί ένα νέο με πολλές λειτουργίες και δυνατότητες, το οποίο παράλληλα να είναι πολύ ασφαλές. Αρχικά πραγματοποιήθηκε ανάλυση απαιτήσεων βάσει του υπάρχοντος συστήματος και παράλληλα τέθηκαν ζητήματα ασφάλειας. Λήφθηκε επίσης υπόψη η απαίτηση για τη δημιουργία μιας πλατφόρμας που θα παρείχε απεριόριστες δυνατότητες αναφορικά με τη δημιουργία εφαρμογών και κάλυψη αναγκών που δεν ήταν γνωστές αρχικά ωστόσο πιθανώς να προκύψουν στο μέλλον. Ως ομάδα εργασίας ορίστηκαν υπάλληλοι του ΥΠΑΙΘ με αντίστοιχες γνώσεις ενώ ως εργαλείο λογισμικού ορίστηκε το εμπορικό πακέτο τεχνολογίας .ΝΕΤ, στο οποίο υπήρχε τεχνογνωσία. Για να αποφασιστεί η τελική αρχιτεκτονική τόσο στην κεντρική υποδομή όσο και στους τελικούς χρήστες, αναλύθηκαν οι δυνατότητες πολλών πακέτων σε επίπεδο hardware και software και έγιναν κάποια testbeds.

Ο σχεδιασμός της υποδομής ξεκίνησε τον Αύγουστο του 2016, ολοκληρώθηκε τον Δεκέμβριο του ίδιου έτους και περιελάβανε εκτός από την αρχιτεκτονική και την αυστηρή επιλογή του τελικού εξοπλισμού.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Η υλοποίηση έγινε κατόπιν διαγωνιστικής διαδικασίας. Κατά τη διάρκεια της υλοποίησης, πραγματοποιήθηκαν πολλές συναντήσεις με τον ανάδοχο προκειμένου να διευθετηθούν τεχνικά θέματα. Πριν την επίσημη λειτουργία του συστήματος διεξήχθησαν δοκιμαστικές λειτουργίες, προκειμένου να δοκιμαστεί η λειτουργία της εφαρμογής και η αντοχή της υποδομής. Οι δοκιμές διενεργήθηκαν με σχολικές μονάδες που θα ήταν και οι τελικοί χρήστες και αφορούσαν κυρίως σενάρια πανελλαδικών εξετάσεων. Οι δοκιμές είχαν ως αποτέλεσμα τις τροποποιήσεις των εφαρμογών και βελτιστοποιήσεις των ρυθμίσεων της κεντρικής υποδομής.

Η δοκιμαστική λειτουργία της υποδομής (κεντρική υποδομή, τερματικά σημεία, εφαρμογές) διήρκεσε περίπου 2,5-3 μήνες πριν την παραλαβή του έργου. Την ομάδα εργασίας αποτέλεσαν ορισμένοι υπάλληλοι του ΥΠΑΙΘ.

Στάδιο εφαρμογής

Κατά την διαδικασία της αρχικής εγκατάστασης στα τερματικά σημεία, δηλ. στα σχολεία, στάλθηκαν οδηγίες λειτουργίας του ΣΑΜ και αρχικά μετέβη τεχνικός για να κάνει τις αρχικές συνδέσεις και τις δοκιμές διασύνδεσης με την κεντρική υποδομή. Στη συνέχεια πραγματοποιήθηκαν οι δοκιμαστικές λειτουργίες, όπου επετεύχθη εξοικείωση των χρηστών με το σύστημα. Παράλληλα λειτουργούσε ομάδα υποστήριξης helpdesk τόσο τηλεφωνικά όσο και μέσω e-mail. Τα τερματικά σημεία παρακολουθούνταν από την κεντρική υποδομή και υπήρχε προληπτική υποστήριξη. Μετά την παραλαβή και με δεδομένες κάποιες νέες ανάγκες που προέκυψαν στην πορεία, δημιουργήθηκε νέα εφαρμογή και δόθηκε (deploy) στις σχολικές μονάδες και σήμερα υπάρχει μια ακόμα. Η εφαρμογή αξιολογείται από τις σχολικές μονάδες (που είναι οι χρήστες του ΣΑΜ, βάσει των σχολίων και των παρατηρήσεων που γίνονται). Δεν υπάρχουν δείκτες και αξιολόγηση της εφαρμογής. Ίσως ο μόνος δείκτης είναι η μέχρι τώρα 100% αξιοπιστία του συστήματος.

Συνεργασίες

Την υλοποίηση του έργου ανέλαβε, κατόπιν διαγωνισμού, η εταιρεία SPACE. Η συνεργασία (με την εταιρεία SPACE) αφορούσε στην υλοποίηση της σύμβασης για την ανάπτυξη του συστήματος. Ορίστηκε από το ΥΠΑΙΘ ομάδα παρακολούθησης υλοποίησης της σύμβασης που παράλληλα συμμετείχε σε όλες τις τεχνικές συναντήσεις με τον ανάδοχο. Το σύστημα ήταν αρκετά πολύπλοκο και ενσωμάτωνε πολλά στάδια συνεργασίας διαφορετικών τεχνολογιών που έπρεπε να αλληλοεπιδράσουν μεταξύ τους για το τελικό αποτέλεσμα. Αυτό είχε ως συνέπεια να προκύψουν πολλές τεχνικές δυσκολίες που έπρεπε να ξεπεραστούν.

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος ανάπτυξης ανήλθε στα 1.300.000€, ενώ το κόστος ετήσιας συντήρησης στα 60.000€. Από την πλευρά της εταιρείας απασχολήθηκαν σε όλα τα επίπεδα πάνω από 100 άτομα. Η αρχική διάρκεια υλοποίησης προβλέπονταν να διαρκέσει κατά προσέγγιση 6 μήνες. Από την πλευρά του ΥΠΑΙΘ οι υπάλληλοι που απασχολήθηκαν σε όλα τα στάδια του σχεδιασμού, της υλοποίησης και της λειτουργίας ήταν περίπου 20 και αρκετοί εξ’ αυτών είχαν πολλαπλούς ρόλους. Η υποδομή απαιτεί παρακολούθηση, έλεγχο για αναβαθμίσεις και τμηματική εφαρμογή αυτών, τόσο στην κεντρική υποδομή όσο και στα τερματικά σημεία. Επιπλέον πραγματοποιούνται κάθε χρόνο πολλών ειδών εξετάσεις, κάθε μια από τις οποίες έχει ιδιαιτερότητες και απαιτεί κατάλληλη προετοιμασία και δοκιμαστική λειτουργία. Παράλληλα υπάρχουν συμβάσεις οι οποίες πρέπει να παρακολουθούνται και να ανανεώνονται μέσω διαγωνιστικών διαδικασιών (π.χ. για τηλεπικοινωνίες). Υπάρχει και το helpdesk που λειτουργική σε μόνιμη βάση. Εκτιμάται ότι απαιτείται υποστήριξη 620 ανθρωποωρών ανά μήνα κατά μέσο όρο, από ομάδα υπαλλήλων του ΥΠΑΙΘ.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Κατά την ανάπτυξη της καινοτομίας προέκυψαν διοικητικά προβλήματα, κυρίως λόγω γραφειοκρατίας και διαδικασιών που έπρεπε να ακολουθηθούν, όπως επικοινωνία μεταξύ υπηρεσιών του δημοσίου που πραγματοποιείται με έγγραφα, αλλαγές διευθυντών, κτλ. τα οποία αντιμετωπίστηκαν με εντατικοποίηση της επικοινωνίας για την ανταλλαγή πληροφοριών. Αναφορικά με τα προβλήματα που προέκυψαν σχετικά με τους χρόνους υλοποίησης των διαγωνισμών, έγιναν προσπάθειες επίσπευσης και απλοποίησης των διαδικασιών διενέργειάς τους.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Αφορά κυρίως στη διεξαγωγή πανελλαδικώς εξεταζόμενων μαθημάτων, οπότε η επιτυχία είναι μονόδρομος. Σε αυτό συμβάλει και ο ρόλος της ηγεσίας του ΥΠΑΙΘ, καθώς η άρτια διεξαγωγή των εξετάσεων είναι σημαντική για τον εκάστοτε Υπουργό. Όμως το φιλικό περιβάλλον χρήστη, η ασφάλεια του συστήματος, οι απεριόριστες δυνατότητες της πλατφόρμας και η επεκτασιμότητά του εγγυόνται την επιτυχία του.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Πρόκειται για ένα μεγάλο εγχείρημα, το οποίο υλοποιήθηκε εσωτερικά από υπαλλήλους του ΥΠΑΙΘ και αυτό από μόνο του είναι μια επιτυχία. Θα πρέπει να επιδεικνύεται πίστη και εμπιστοσύνη στις δυνατότητες των στελεχών της εκάστοτε Υπηρεσίας και μόνο έτσι μπορούν να έρχονται εις πέρας τόσο μεγάλα έργα. Το ΣΑΜ θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί οπουδήποτε παρουσιάζεται ανάγκη για άμεση και ασφαλή επικοινωνία (έγγραφα και αρχεία) μεταξύ αποκεντρωμένων σημείων, όπως: αστυνομία, λιμενικό, πυροσβεστική και εν γένει σώματα ασφαλείας, στρατός, δήμοι και πρεσβείες.

Φορέας: Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Διαχείριση και ασφάλεια δεδομένων

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2016 (Συνεχής εμπλουτισμός με νέες δυνατότητες)

Στάδιο καινοτομίας: Αρχιτεκτονική, υλοποίηση συστήματος και ανάπτυξη της Εφαρμογής

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Ωφελούμενοι: Γενικός Πληθυσμός (όλες οι κατηγορίες πολιτών του επιπέδου εφαρμογής της καινοτομίας), Δημόσιοι υπάλληλοι

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2023 : Οι συμμετέχοντες στις πανελλαδικές εξετάσεις του 2021 και 2022, στις εξετάσεις Ιθαγένειας 2021 και 2022, στις εξετάσεις ΚΠΓ 2021 και 2022, στις εξετάσεις ΑΣΕΠ του 2022. Ο αριθμός των συμμετεχόντων δεν είναι σταθερός. Κατά μέσο όρο η εκτίμηση είναι, για όλες τις εξετάσεις, γύρω στις 200.000 υποψήφιους κάθε χρόνο

Πηγές Χρηματοδότησης: Εθνικοί πόροι, ΠΔΕ

 





URL: Σύστημα Ασφαλούς μετάδοσης θεμάτων εξετάσεων και Πιστοποιήσεων edited(1).docx-EmbeddedFile(1)

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 8

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.