Περιγραφή της Καινοτομίας

Η καινοτομία του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων (ΥΠΑΙΘ) αφορά την ανάπτυξη GIS–based εφαρμογής, η οποία αξιοποιεί τη χρήση των γεωχωρικών δεδομένων για την οργάνωση και υποστήριξη της διαδικασίας χωροταξικής κατανομής των μαθητών / τριών Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης στα σχολεία της χώρας. Για την εφαρμογή χρησιμοποιείται πληροφοριακό σύστημα με όνομα «Χωροταξικό».

Η καινοτομία στοχεύει στην επίλυση του προβλήματος των ιδιαίτερα χρονοβόρων και πολύπλοκων διαδικασιών εγγραφής των μαθητών/-τριών στην Α’ τάξη των εκπαιδευτικών βαθμίδων πρωτοβάθμιας και δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης και της κατανομής τους στις σχολικές μονάδες. Για την ανάπτυξη καινοτομίας ήταν απαραίτητο να σχεδιαστεί και να αναπτυχθεί εξαρχής ένα γραφικό σύστημα σχεδιασμού γεωχωρικών δεδομένων και υπολογισμού πληροφοριών με χρήση λογισμικού ανοιχτού κώδικα και δωρεάν υπηρεσιών γεωεντοπισμού, καθώς δεν υπάρχει διαθέσιμο κάτι αντίστοιχο στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων.

Οι χρήστες του πληροφοριακού συστήματος είναι τα αρμόδια τμήματα των Διευθύνσεων Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης που κάνουν την χωροταξική κατανομή των μαθητών, οι σχολικές μονάδες που τροφοδοτούν το σύστημα με τα στοιχεία των μαθητών και οι κηδεμόνες που μπορούν να πληροφορούνται περί των σχολικών περιφερειών, μέσω της δυνατότητας που έχουν οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης να εξάγουν τα στοιχεία των χαρτών και να τις αναρτούν στην ιστοσελίδα της Διεύθυνσης που ανήκουν.

Το πληροφοριακό σύστημα GIS-based «Χωροταξικό» χρησιμοποιείται παραγωγικά από το 2020 και επιτυγχάνει:

• Διαφάνεια των διαδικασιών κατανομής των μαθητών σε σχολικές μονάδες,

• Εξοικονόμηση του χρόνου έκδοσης αποφάσεων για την κατανομή μαθητών, την αλλαγή ορίων σχολικών περιφερειών, τις τοποθετήσεις εκπαιδευτικών και την παροχή δωρεάν μεταφοράς,

• Περιορισμό της γραφειοκρατίας, μείωση των απαιτούμενων ανθρωποωρών και την ανακατανομή του προσωπικού σε άλλες διοικητικές εργασίες,

• Συμβολή στον ψηφιακό μετασχηματισμό του Υπουργείου και συνολικότερα του κράτους και ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

Τρόπος λειτουργίας καινοτομίας

Η εφαρμογή χρησιμοποιεί διαδραστικούς πίνακες με φίλτρα για την παρουσίαση δεδομένων και η επεξεργασία πραγματοποιείται απευθείας στους πίνακες αυτούς, που εμφανίζονται στην οθόνη του συστήματος και δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη για άμεση πρόσβαση και διαχείριση των δεδομένων. Το πληροφοριακό σύστημα διαλειτουργεί με το myschool, το ενιαίο πληροφοριακό σύστημα για την μηχανογραφική υποστήριξη των σχολικών μονάδων, στο οποίο τηρούνται τα σχετικά στοιχεία του μαθητικού δυναμικού, για την άντληση δεδομένων των μαθητών/τριών και σχολικών μονάδων. Οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης μπορούν να εξάγουν στοιχεία χαρτών για εισαγωγή σε google maps που στη συνέχεια μπορούν να αναρτήσουν στην ιστοσελίδα της Διεύθυνσης που ανήκουν.

Οι σχολικές μονάδες έχουν ρόλο μονάδας προέλευσης, ώστε να συμβάλλουν με επιπλέον στοιχεία-χρήσιμα για την κατανομή (περιπτώσεις συμφοίτησης αδερφών, ανάγκες τμημάτων ένταξης κ.λπ.), καθώς και να αντιπαραβάλλουν τις διευθύνσεις κατοικίας των μαθητών σε ψηφιακό χάρτη για εντοπισμό λαθών καταχώρισης στο myschool. Το σύστημα ρόλων της εφαρμογής επιτρέπει στους Διευθυντές των σχολικών μονάδων να συνδέονται και με ρόλο μονάδας προορισμού μαθητών/τριών από κατώτερη βαθμίδα, ώστε να ενημερωθούν για το ποιοι/ες μαθητές/τριες πρόκειται να εγγραφούν την επόμενη σχολική χρονιά στην σχολική τους μονάδα και να εξάγουν τα αποτελέσματα σε excel.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Η καινοτομία αναπτύχθηκε έχοντας ως εφαλτήριο τα παρακάτω:

1) Την ανάγκη για αποτελεσματική αντιμετώπιση του προβλήματος της έλλειψης ανθρώπινων πόρων και των χρονοβόρων διαδικασιών για την κατανομή μαθητών και εκπαιδευτικών σε σχολεία. Η διαδικασία της εγγραφής των μαθητών/τριών σε σχολείο ανώτερης βαθμίδας εκπαίδευσης (δηλαδή στο Προνήπιο, στην Α’ Τάξη Δημοτικού, Γυμνασίου και Λυκείου) μετά την ολοκλήρωση της φοίτησής τους αποτελούσε μια επίπονη και χρονοβόρα διαδικασία. Οι υπάλληλοι χρειαζόταν να προσδιορίσουν σε χάρτη χειροκίνητα τις ταχυδρομικές διευθύνσεις χιλιάδων μαθητών/τριών και στη συνέχεια να τους/τις κατανείμουν στις σχολικές μονάδες της βαθμίδας που πρόκειται να φοιτήσουν με βάση τη σχολική περιφέρεια, στην οποία ανήκει η διεύθυνση κατοικία τους, αλλά και λαμβάνοντας υπόψη τη χωρητικότητα έκαστης σχολικής μονάδας,

2) Την προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις, μέσα από την αξιοποίηση του πληροφοριακού συστήματος και τη βελτίωση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών,

3) Την επίτευξη στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων του Υπουργείου για βελτίωση της παροχής υπηρεσιών στους χρήστες και παράλληλα του ψηφιακού μετασχηματισμού του.

Στόχοι της Καινοτομίας

Η καινοτομία στοχεύει στα παρακάτω:

1) Βελτίωση της διαδικασίας και μείωση του χρόνου εκτέλεσης των εργασιών χωροταξικής κατανομής των μαθητών.

2) Μείωση των μετεγγραφών λόγω λάθους στην αρχική κατανομή των μαθητών σε σχολικές μονάδες.

3) Υποστήριξη με δεδομένα των διαδικασιών λήψης αποφάσεων που αφορούν τον έγκαιρο υπολογισμό των απαιτήσεων σε εκπαιδευτικούς, σε συνδυασμό με δεδομένα από άλλα πληροφοριακά συστήματα και την ανάγκη πιθανής επαναχάραξης των σχολικών περιφερειών.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Το σχολικό έτος 2022-23 το σύστημα χρησιμοποιήθηκε από 42 Διευθύνσεις Εκπαίδευσης επί συνόλου 116, για τον προσδιορισμό της τοποθέτησης 75.529 μαθητών/τριών σε σχολικές μονάδες. Χαρακτηριστικό στοιχείο χρήσης του συστήματος είναι η επίσκεψη της εφαρμογής "Αναζήτηση Σχολείου" από περίπου 34.000 μοναδικούς επισκέπτες, οι οποίοι/ες αναζήτησαν σχολικές μονάδες με βάση τον Τ.Κ. Τα αποτελέσματα της εφαρμογής GIS-based «Χωροταξικό» αντικατοπτρίζονται στα παρακάτω:

1) Μείωση κατά 75% των ανθρωποωρών που απαιτούνται για την εκτέλεση της διαδικασίας χωροταξικής κατανομής των μαθητών, καθώς η χρήση της εφαρμογής απαιτεί 2 ανθρωπομήνες για την κατανομή αντί για 8 με τον προηγούμενο τρόπο.

2) Αυτοματοποίηση της διαδικασίας χωροταξικής κατανομής.

3) Απλούστευση της διαδικασίας χωροταξικής κατανομής κατά 90%, καθώς οι Διευθύνσεις Εκπαίδευσης που αξιοποιούν την εφαρμογή βελτίωσαν άμεσα την εργασία τους με την τροφοδότηση του συστήματος μέσω διαλειτουργικότητας από το βασικό μητρώο των μαθητών και από το σύστημα ηλεκτρονικών εγγραφών στα ΓΕΛ και ΕΠΑΛ.

4) Μείωση των λαθών για μετεγγραφές.

5) Αύξηση των διαθέσιμων στοιχείων για υποστήριξη των σχετικών αποφάσεων τοποθετήσεων μαθητών και εκπαιδευτικών σε σχολικές μονάδες, καθώς και επαναχάραξης των ορίων των σχολικών περιφερειών.

Στάδιο σχεδιασμού

Η ανάγκη υλοποίησης μιας τέτοιας εφαρμογής προέκυψε ύστερα από πρόταση αρμόδιας υπαλλήλου, υπεύθυνης για την χωροταξική κατανομή μαθητών σε σχολεία Διεύθυνσης Εκπαίδευσης της Αττικής και της προϊσταμένης της. Δημιουργήθηκε ομάδα εργασίας η οποία αποτελείτο από στελέχη του Τμήματος Β’ της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών. Στη συνέχεια πραγματοποιήθηκε ανάλυση αναγκών. Η μέθοδος ανάλυσης βασίστηκε σε συνεντεύξεις αρμόδιων υπαλλήλων Διευθύνσεων Εκπαίδευσης και παρακολούθησης της εργασίας τους. Επίσης, εστάλη σχετικό ερωτηματολόγιο σε όλες τις Διευθύνσεις Εκπαίδευσης. Ακολούθησε έρευνα τεκμηρίωσης για τα προσφερόμενα τεχνικά μέσα υλοποίησης και αποφασίστηκε η εξαρχής ανάπτυξη του συστήματος βασισμένο σε τεχνικές προδιαγραφές, όπως είναι τα frameworks Node.js Express, Vue.js, Leaflet, Laravel, τον χάρτη OpenStreetMap, τα HERE Geocoder API, HERE Routing API κλπ. Το πληροφορικό σύστημα δίνει ιδιαίτερη έμφαση στην εμπειρία διεπαφής του χρήστη, καθώς χρησιμοποιεί τεχνολογίες αιχμής (GIS, SPA, Task Queue with notification), ώστε να οπτικοποιεί όλα τα στοιχεία διευθύνσεων και κατανομών σε ψηφιακούς χάρτες με μεγάλη ταχύτητα. Το εργαλείο σχεδίασης των ορίων των σχολικών μονάδων έχει κατασκευαστεί με βιβλιοθήκες ανοιχτού κώδικα και δίνει τη δυνατότητα στις Διευθύνσεις Εκπαίδευσης να καθορίζουν οπτικά τα όρια κάθε σχολικής περιφέρειας.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Η καινοτομία χρησιμοποιήθηκε αρχικά το καλοκαίρι του 2020 σε πιλοτική εφαρμογή, την οποία παρακολουθούσε ομάδα εργασίας του Τμήματος Β’ της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών και αφορούσε την κατανομή των μαθητών/τριών σε Ημερήσια Γενικά Λύκεια από 20 Διευθύνσεις Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης. Στο στάδιο αυτό η καινοτομία αξιολογήθηκε προκειμένου στη συνέχεια να επεκταθεί στις τέσσερις συνολικά βαθμίδες της Πρωτοβάθμιας και Δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Κατά το στάδιο αυτό δεν πραγματοποιήθηκαν σημαντικές αλλαγές στη λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος.

Στάδιο εφαρμογής

Μέχρι το Μάρτιο του 2023 η χρήση της εφαρμογής είναι προαιρετική, κυρίως σε Διευθύνσεις Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης. Για την υποστήριξη της εφαρμογής εκδόθηκαν εγχειρίδια χρήσης και υποστηρικτικό οπτικοακουστικό υλικό. Επίσης, πραγματοποιήθηκε εκπαίδευση των χρηστών.

Η ομάδα που συμμετείχε στην ανάπτυξη του συστήματος παρέχει τηλεφωνική και μέσω email, υποστήριξη στους αρμόδιους χρήστες υπαλλήλους των διευθύνσεων, ενώ παρακολουθεί και αξιολογεί τη λειτουργία του με βάσή δείκτες μέτρησης όπως είναι το ποσοστό μείωσης του απαιτούμενου χρόνου εκτέλεσης των διαδικασιών, τον αριθμό των χρηστών (Διευθύνσεις Εκπαίδευσης, Σχολικές Μονάδες, Μοναδικοί χρήστες) και τον αριθμό των λαθών στην κατανομή μαθητών και εκπαιδευτικών.

Συνεργασίες

Για την καινοτομία συνεργάστηκαν στελέχη του Τμήματος Β’ της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του ΥΠΑΙΘ. Η υλοποίηση σε επίπεδο ανάλυσης, σχεδίασης και ανάπτυξης έγινε από τον προγραμματιστή της ομάδας εργασίας, ο συντονισμός της λειτουργίας και της επικοινωνίας με τις αρμόδιες Διευθύνσεις του Υπουργείου από τη συντονίστρια της ομάδας, η συγγραφή των εγχειριδίων χρήσης και του υποστηρικτικού οπτικοακουστικού υλικού έγινε από μέλος της ομάδας, η εκπαίδευση των χρηστών και η παρουσίαση της εφαρμογής σε υπηρεσιακό επίπεδο και η τηλεφωνική υποστήριξη των χρηστών από τον ίδιο τον προγραμματιστή και το μέλος της ομάδας υπό την επίβλεψη της Προϊσταμένης του τμήματος.

Χρηματοδότηση και κόστος

Για την ανάπτυξη της καινοτομίας δεν απαιτήθηκε χρηματοδότηση, καθώς αυτή υλοποιήθηκε από υπαλλήλους του φορέα. Για την υλοποίηση πραγματοποιήθηκαν εργασίες ανάλυσης, σχεδίασης και ανάπτυξης από έναν προγραμματιστή, υπάλληλο ΠΕ Πληροφορικής, για χρονικό διάστημα δύο ετών. Ο συντονισμός της λειτουργίας και της επικοινωνίας με τις αρμόδιες Διευθύνσεις του Υπουργείου έγινε από μία διοικητική υπάλληλο. Επίσης, για την συγγραφή των εγχειριδίων χρήσης και του οπτικοακουστικού υλικού απασχολήθηκε μία υπάλληλος για χρονικό διάστημα 1 έτους, υπό την καθοδήγηση της Προϊσταμένης του τμήματος. Για την παροχή και περαιτέρω ανάπτυξη της καινοτομίας, απαιτείται εργασία ενός υπαλλήλου προγραμματιστή σε καθημερινή βάση για 8 ώρες, δηλαδή 160 ώρες μηνιαίως και δύο διοικητικών υπαλλήλων για δύο ώρες την ημέρα σε καθημερινή βάση, δηλαδή 40 ώρες μηνιαίως.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Η ανάπτυξη της καινοτομίας αντιμετώπισε προκλήσεις οι οποίες επηρεάζουν τη βιωσιμότητά της ως εξής:

1) Η έλλειψη ανθρώπινου δυναμικού για την διαρκή υποστήριξη ενός μεγάλου όγκου χρηστών που καθιστά αδύνατη την προώθηση της υποχρεωτικότητας της χρήσης της.

2) Ο δισταγμός και κάποια μορφή αντίστασης που παρατηρείται από μερίδα υπαλλήλων του φορέα στη χρήση της, που επιχειρείται να αντιμετωπιστεί με ενημέρωση και εκπαίδευση πάνω στη λειτουργία του συστήματος.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Σημαντικοί παράγοντες της επιτυχίας είναι η προαιρετική χρήση, η οποία κάμπτει τυχόν αντιστάσεις στο “επιβεβλημένο καινούριο”, η εκμηδένιση του κόστους καθώς υλοποιείται με ίδια μέσα, γεγονός που προωθεί το δημόσιο συμφέρον, η προσωπική υποστήριξη των χρηστών, η οποία παρέχει ασφάλεια και η συνεχής βελτίωση μέσω ανατροφοδότησης, που αποδεικνύει τη δυναμική υπόσταση της εφαρμογής.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Η καινοτομία, όπως μέχρι σήμερα προκύπτει, συμβάλλει σημαντικά στη βελτίωση των διαδικασιών του φορέα, στη βελτίωση των υπηρεσιών που παρέχει, αλλά και στην ενίσχυση των γνώσεων και δεξιοτήτων του ανθρώπινου δυναμικού του πάνω στη διαχείριση γεωχωρικών δεδομένων. Είναι φανερό ότι, προκειμένου για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της δημόσιας διοίκησης, ανάλογες καλές πρακτικές χρειάζεται να προτεραιοποιηθούν και να αναπτυχθούν από το σύνολο των δημόσιων οργανώσεων.

Βραβεύσεις

Το Πληροφοριακό Σύστημα GIS-based «Χωροταξικό», με τον πλήρη τίτλο «Αυτόματη χωροταξική κατανομή μαθητικού δυναμικού για όλες τις βαθμίδες εκπαίδευσης, με βάση τη σχεδίαση σε χάρτη των σχολικών περιφερειών» του Τμήματος Β’ - Διαλειτουργικότητας, Ψηφιακής Σύγκλισης και Διοικητικής Υποστήριξης, της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών, παρέλαβε το 1ο βραβείο στη διαγωνιστική διαδικασία του θεσμού των «Βραβείων Ψηφιακής Διακυβέρνησης» στην κατηγορία «Καλύτερη Εφαρμοσμένη Ιδέα» για τον τομέα Παιδεία-Πολιτισμός την Παρασκευή 8-07-2022.

Φορέας: Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός Μετασχηματισμός

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2020

Στάδιο καινοτομίας: Εφαρμογή

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και παροχή υπηρεσιών

Ωφελούμενοι: Ειδικές κατηγορίες: Οικογένειες, Μαθητές

Αποτελέσματα (αρ. ωφελ.): 2022: Μαθητές/τριες: 75.529, Διευθύνσεις Εκπαίδευσης: 42, Σχολικές Μονάδες: 1448, Επισκέπτες: 34.000 (αναζήτησαν σχολικές μονάδες με βάση τον Τ.Κ.) .

 2021: Μαθητές/τριες: 68.038, Διευθύνσεις Εκπαίδευσης: 40, Επισκέπτες: 28.000 (αναζήτησαν σχολικές μονάδες με βάση τον Τ.Κ.)

Πηγές Χρηματοδότησης: Ίδια μέσα


URL: https://xorotaksiko.gis.minedu.gov.gr/presentation

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 5 / 5. Αριθμός ψήφων: 2

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.