Πλατφόρμα Εργασιακής Δικτύωσης & Επικοινωνίας

Περιγραφή της Καινοτομίας

Για την καλύτερη αξιοποίηση των υποδομών και πόρων με παράλληλη ελαχιστοποίηση του κόστους, καθώς επίσης και για την κάλυψη του κενού στην ενιαία και οριζόντια πληροφοριακή οργάνωση προς όλα τα στελέχη του Δήμου, ο Δήμος Καλαμαριάς δημιούργησε μια ενιαία πλατφόρμα εργασιακής δικτύωσης και επικοινωνίας, που βασίζεται στην τεχνολογία Web Based cloud μιας τεχνολογίας που έχει αναπτυχθεί τα τελευταία χρόνια αποτελεί το βασικό πυλώνα της παγκόσμιας προσαρμογής των πληροφορικών συστημάτων και πλέον οι εφαρμογές βασίζονται πάνω σε αυτήν.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας 

Αναδιοργάνωση του φορέα, Επιθυμία για αύξηση παραγωγικότητας, Ανταπόκριση και προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις.

Στόχοι της Καινοτομίας

Η δημιουργία ενός συνεργατικού εργαλείου ώστε υπάλληλοι του Δήμου και αιρετοί να αποτελούν μία ομάδα που εργάζονται για το δημόσιο όφελος.

Πηγές χρηματοδότησηςΠροϋπολογισμός φορέα
Αρχικό οικονομικό κόστος της καινοτομίας (έτος ανάπτυξης της καινοτομίας)9.000 €
Οικονομικό κόστος προηγούμενου έτους ή εκτίμηση τρέχοντος έτους για την εφαρμογή και συντήρηση της καινοτομίας-
Αρχικό κόστος σε ανθρωποώρες της καινοτομίας (έτος ανάπτυξης της καινοτομίας)1.130
Ανθρώπινο κόστος προηγούμενου έτους ή εκτίμηση τρέχοντος έτους για την εφαρμογή και συντήρηση της καινοτομίας σε ανθρωποώρες-

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Με τη χρήση της πλατφόρμας, επιτεύχθηκαν τα ακόλουθα: 
  • Δυναμική παρακολούθηση και διαχείριση οργανογράμματος των υπηρεσιών και ανθρώπινων πόρων του Δήμου με τμήματα και ρόλους. Το οργανόγραμμα αποτελεί σημαντικό πυλώνα της λειτουργίας του προγράμματος αφού σε αυτό βασίζονται αυτοματισμοί, κοινοποιήσεις, ενημερώσεις και δυνατότητες που μπορεί να έχει στη διάθεση του ο κάθε χρήστης από την εφαρμογή ανάλογα με τον ρόλο του. Στο οργανόγραμμα σχεδιάζονται όλες οι Διευθύνσεις και τα τμήματα σε ιεραρχική δομή, συμπληρώνονται με εύκολη διαδικασία drag-drop, τα στελέχη που συμμετέχουν σε κάθε τμήμα και ο ρόλος τους και αποτυπώνονται οι ιεραρχικές σχέσεις.
  • Δημιουργία πρότυπων διαδικασιών για αυτοματοποίηση ενεργειών και καθοδήγηση στελεχών.
  • Ενοποίηση των εργαλείων επικοινωνίας μέσα από ένα περιβάλλον (email, εσωτερικά μηνύματα, chat), της διαχείρισης αρχείων και φακέλων.
  • Ενιαία γνωσιακή βάση του Δήμου διαθέσιμη προς όλα τα στελέχη του Δήμου.
  • Παροχή ολοκληρωμένης πληροφόρησης στα στελέχη των υπηρεσιών για άμεση διεκπεραίωση αιτημάτων/θεμάτων πολιτών και επιχειρήσεων μέσα από ένα περιβάλλον με εξοικονόμηση χρόνου και κόπου.
  • Real time ενημέρωση εμπλεκομένων στελεχών βάσει οργανογράμματος.
  • Προσωπικό ημερολόγιο εργασιών, αναθέσεις ενεργειών και πλάνο εργασιών και εκκρεμοτήτων τμήματος/Διεύθυνσης.
  • Εποπτεία, αναφορές και στατιστικά της λειτουργίας των υπηρεσιών και Διοικητικής πληροφόρησης για υποστήριξη αποφάσεων.
  • Κάλυψη περιφερειακών αναγκών διαχείρισης με ενσωμάτωση εφαρμογών, όπως διαχείρισης οχημάτων και κίνησης, διαχείρισης καυσίμων, υπηρεσιακών σημειωμάτων, διαχείριση νομικών συμβούλων, διαχείριση ΚΑΠΗ, διαχείριση Κολυμβητηρίου.
  • Ηλεκτρονική άμεση διακίνηση εγγράφων μεταξύ κτιρίων και Διευθύνσεων.
  • Χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών για emails & έγγραφα. (Η πλατφόρμα υποστηρίζει πλήρως το θεσμικό πλαίσιο και τις διαδικασίες ψηφιακών υπογραφών και εγκρίσεων).
Αριθμός ωφελούμενων πρώτου έτους εφαρμογής331
Αριθμός ωφελούμενων, εκτίμηση τρέχοντος έτους331
Μείωση δαπανών πρώτου έτους εφαρμογήςΜείωση δαπανών παρατηρείται από την αντικατάσταση έντυπου υλικού με ψηφιακό, καθώς και ελαχιστοποίηση εξόδων συντήρησης και λειτουργίας εξοπλισμού (εκτυπωτών, φαξ, μελάνια).
Αύξηση εσόδων ή μείωση δαπανών, εκτίμηση τρέχοντος έτους-
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, πρώτου έτους εφαρμογής100 - 150 ανά εργαζόμενο. Καθώς η πλατφόρμα λειτουργεί στο Cloud και οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση με οποιαδήποτε συσκευή και η συνεργασία και επικοινωνία καθώς και ο διαμοιρασμός αρχείων γίνεται εύκολα και απλά μέσω των βασικών Comidor ενοτήτων, έχουν μειωθεί οι ανθρωποώρες κατά 25-30% για τις χειροκίνητες εργασίες.
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, εκτίμηση τρέχοντος έτους-
Επιπρόσθετα:

Στάδιο Σχεδιασμού:

Οριζόντια πληροφοριακή οργάνωση, αποτύπωση δομών και πόρων που μπορούν να αξιοποιηθούν, δημιουργία ενιαίας φιλοσοφίας δουλειάς, απλοποίηση διαδικασιών, ανάδειξη της προσωπικής εργασίας και της ομαδικής δουλειάς, υποστήριξη της εργασίας με αυτοματισμούς και καθοδήγηση, κοινή πολιτική διαχείρισης και εποπτείας από τη Διοίκηση του επιπέδου εξυπηρέτησης των πολιτών και των επιχειρήσεων, βελτίωση χρόνων διεκπεραίωσης θεμάτων, δημιουργία ολοκληρωμένου φακέλου πληροφοριών για αρχείο, ιστορικότητα και ιχνηλασιμότητα.

Μεθοδολογία υλοποίησης του έργου
  • Μοντελοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών (Business Modeling). Πρόκειται για την διαδικασία κατανόησης καταγραφής και συμφωνίας των επιχειρηματικών διαδικασιών,
  • Ανάλυση απαιτήσεων. «Μετάφραση» της μοντελοποίησης σε απαιτήσεις από το σύστημα,
  • Ανάλυση και σχεδιασμός του συστήματος. Μεταφορά των απαιτήσεων σε αρχιτεκτονική λογισμικού,
  • Υλοποίηση. Κατασκευή λογισμικού που εμπίπτει στις παραπάνω προδιαγραφές,
  • Έλεγχος σωστής λειτουργίας και ύπαρξη όλων των προβλεπόμενων συμπεριφορών του λογισμικού,
  • Configuration & Change Management. Αφορά την διαχείριση όλων των διαφορετικών εκδόσεων του λογισμικού,
  • Διαχείριση Έργου,
  • Οργάνωση και διαχείριση του περιβάλλοντος ανάπτυξης και ελέγχου,
  • Εγκατάσταση και εφαρμογή. Αφορά οτιδήποτε σχετικό με την τελική λειτουργία του συστήματος.

Στις διαδικασίες εντάχθηκε και η αποστολή όλων των αποφάσεων των συλλογικών οργάνων του Δήμου με ψηφιακή υπογραφή στην Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης.

Όλα τα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου έχουν λογαριασμό στην πλατφόρμα και ενημερώνονται από το Γραφείο Υποστήριξης Πολιτικών Οργάνων, για όλες τις εισηγήσεις που τους αφορούν, Δ.Σ., Ο.Ε., Ε.Π.Ζ

Στάδιο Πειραματικής εφαρμογής:

Συνεργατικά εργαλεία υπήρχαν μόνο στο ιδιωτικό τομέα, οπότε έγινε προσπάθεια μεταφοράς αυτών των εργαλείων που υπάρχουν στον ιδιωτικό τομέα, προσαρμοσμένα στις δικές ανάγκες του Δήμου.

Φυσικά υπήρχαν προβλήματα ως προς την αποδοχή της πλατφόρμας COMIDOR από υπαλλήλους, τα οποία ξεπεράστηκαν με στοχευμένη εκπαίδευση σύμφωνα με τις ανάγκες του καθενός και της υπηρεσίας στην οποία ανήκαν.

Δημιουργήθηκαν ροές εργασίας για τις ποιο σημαντικές υπηρεσίες του Δήμου μας, όπως Οικονομική, προμήθειες, μελέτες, διαδικασίες ωφελούμενων κοινωνικών υπηρεσιών, εισαγγελικών παραγγελιών, διαδικασία αυτοψίας εκσκαφής, διαδικασία έκθεσης ελέγχου κοινόχρηστων χώρων.

Σημαντική επίσης η απόκτηση γνώσης για τις διαδικασίες άλλων φορέων και το αντίκτυπο των διαδικασιών τους στο σύνολο του φορέα.

Στάδιο Εφαρμογής:

Λογισμικά:
  • Linux Ubuntu 64bit OS
  • MySQL RDBMS Community edition
  •  Apache Tomcat Web Server
  • Jplaton Platform
  • Comidor Application

Το Comidor λειτουργεί στους υπολογιστές των χρηστών μέσω του φυλλομετρητή διαδικτύου (web browser).

Η βασική εκπαίδευση των χρηστών έγινε σταδιακά ανά τμήμα του Δήμου σύμφωνα με τη διαθεσιμότητα των υπαλλήλων του τμήματος. Μετά την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης κάθε τμήματος, ο κάθε εκπαιδευόμενος αξιολογούσε την εκπαίδευση (με την βαθμολόγηση: 5=Πάρα πολύ, 4=Πολύ, 3=Μέτρια, 2=Λίγο, 1=Πολύ λίγο). Υπάρχει μέσα στην πλατφόρμα COMIDOR manual που ο κάθε χρήστης μπορεί να το συμβουλεύετε, φυσικά ανανεώνεται όταν προστίθενται νέες λειτουργίες .

Στάδιο Διάδοσης:

Μέσα διάδοσης εντός της οργάνωσης: Χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, Παρουσιάσεις, Σεμινάρια

Μέσα διάδοσης εκτός της οργάνωσης: Σεμινάρια

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση:

Η αντίσταση στην αλλαγή δημιούργησε κάποιες καθυστερήσεις στην υλοποίηση όμως με τη συνεχιζόμενη κατάρτιση οι υπάλληλοι κατάφεραν να αντιληφθούν τα οφέλη της εφαρμογής στην εξοικονόμηση χρόνου και τη βελτίωση της οργανωτικότητάς τους.

Συνεργασίες:

Στο στάδιο του σχεδιασμού υπήρξε συνεργασία με το Α.Π.Θ. για την απλοποίηση και ανασχεδιασμό των διαδικασιών στο Δήμο  καθώς και στο στάδιο της εφαρμογής με την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας - Θράκης για θέματα διαλειτουργικότητας.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας στη δημόσια οργάνωση και γενικότερα: 

Διαχειριζόμαστε την εφαρμογή καθημερινά. Είναι μεγάλο το εύρος των ενοτήτων οι οποίες εξυπηρετούν με διάφορους τρόπους, όπως:

  • Ενότητα διαχείρισης αρχείων: δημιουργία, ανέβασμα, μετακίνηση, αντιγραφή, διαγραφή, διαμοιρασμός.
  • Ενότητα εργασίες-ημερολόγιο εργασιών ανά κατηγορία: προγραμματισμένες εργασίες που μπορεί να βάλει ο κάθε χρήστης στο ημερολόγιο του, και αυτές να μπορούν να συνδεθούν με οποιαδήποτε άλλη σχετική οντότητα (π.χ. με έναν λογαριασμό ή μια επαφή), ώστε να συνοδεύει την καρτέλα του έργου ή το ιστορικό της επαφής.
  • Ενότητα γεγονότα: γεγονός αποτελεί μια κοινωνική εκδήλωση, μια συνάντηση, ένα Δημοτικό συμβούλιο κ.ά., οτιδήποτε συσχετίζεται με τον οργανισμό και πρέπει να ενημερωθούν καθολικά οι χρήστες καθώς και η δυνατότητα «παρακολούθησης-follow» ώστε ο χρήστης να ενημερώνεται αυτόματα στην αρχική του οθόνη για οποιαδήποτε αλλαγή συμβεί στο γεγονός που ακολουθεί.
  • Ενότητα διαλειτουργικότητα: η διαλειτουργικότητα ήδη από το πρώτο στάδιο εφαρμογής του Comidor έχει επιτευχθεί σε μεγάλο βαθμό, τουλάχιστον με τους φορείς εκείνους που έχουν την αντίστοιχη τεχνολογική δομή και επάρκεια ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν διαδραστικά και με ασφάλεια με τον Δήμο μας. Γίνονται ουσιώδεις κινήσεις ώστε η ανταλλαγή πληροφορίας ανάμεσα στους φορείς να γίνεται ηλεκτρονικά. Στα πλαίσιο αυτό ήδη ο Δήμος Καλαμαριάς εδώ και 3 χρόνια έχει υλοποιήσει την διασύνδεση με την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης, όλες οι αποφάσεις των συλλογικών οργάνων αποστέλλονται ψηφιοποιημένες και με ψηφιακή υπογραφή ενώ με την ολοκλήρωση της αποστολής λαμβάνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου της Αποκεντρωμένης Διοίκησης.
  • Ενότητα e-collaboration: σε όλους τους Δημοτικούς Συμβούλους των παρατάξεων του Δήμου έχει δοθεί πρόσβαση στην πλατφόρμα και μέσω του Γραφείου Υποστήριξης των Πολιτικών Οργάνων ενημερώνονται για όλα τα θέματα που τους αφορούν όπως: Ημερήσια, Θέματα με τις εισηγήσεις για το Δ.Σ., Οικονομική Επιτροπή, Επιτροπή Ποιότητας Ζωής κ.λπ.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις κ.α.

Η εφαρμογή επεκτείνεται και σε άλλους τομείς και τμήματα του Δήμου, εκτός από Διοικητικές διαδικασίες:

Εφαρμογή για ΚΑΠΗ

Πρόσβαση στις υποενότητες της ενότητας ΚΑΠΗ έχουν οι χρήστες ανάλογα με τους ρόλους τους: Φυσιοθεραπευτής, Κοινωνικός Λειτουργός, Νοσηλευτής / Γιατρός Εργοθεραπευτής.

Λειτουργίες:

  • Δημιουργία συνδρομών και αιτήσεων ένταξης για νέα μέλη
  • Διαχείριση Παραρτημάτων και Τμημάτων ΚΑΠΗ
  • Διαχείριση των ατομικών επισκέψεων μελών και συμμετοχών σε ομαδικές δραστηριότητες.
  • Διαχείριση Ομάδων- Δραστηριοτήτων-Επισκέψεων και δυνατότητα σύνδεσης τους με τμήματα και Παραρτήματα ΚΑΠΗ.
  • Απολογισμός δραστηριότητας χρηστών

Τμήμα Αθλητισμού

Το Τμήμα Αθλητισμού του Δήμου Καλαμαριάς δημιουργήθηκε με σκοπό την διαχείριση και οργάνωση των αθλητικών δραστηριοτήτων στο Δημοτικό Κολυμβητήριο και Γυμναστήριο Καλαμαριάς. Μέσω της πλατφόρμας Comidor οι χρήστες της συγκεκριμένης ενότητας έχουν πρόσβαση στις παρακάτω λειτουργίες: Διαχείριση Τμημάτων ανά Παράρτημα

  • Προγραμματισμός τμημάτων
  • Καταχώρηση γενικών και ειδικών εκπτώσεων
  • Καταχώρηση και επισκόπηση πληρωμών
  • Δημιουργία εγγραφών μελών
  • Διαχείριση μελών, εγγραφή σε ενεργά τμήματα
  • Δημιουργία προγράμματος χειμερινής/ καλοκαιρινής περιόδου ανά τμήμα και ανά παράρτημα

Οχήματα

Η ενότητα Οχημάτων του Δήμου Καλαμαριάς δημιουργήθηκε με σκοπό την διαχείριση και οργάνωση του στόλου του Δήμου καθώς και την διαχείριση όλων των κινήσεων των οχημάτων. Μέσω της ενότητας αυτής είναι δυνατή η:

  • Καταγραφή στόλου και κατηγοριοποίηση οχημάτων με βάση τον τύπο
  • Διαχείριση ορίων ταχύτητας
  • Καταχώρηση δελτίων κίνησης
  • Καταχώρηση δελτίων καυσίμων
  • Διαχείριση προγραμματισμένων ελέγχων
  • Διαχείριση ασφαλειών οχημάτων

Φορέας: Δ. Καλαμαριάς

Πεδίο εφαρμογής: Στο σύνολο του Δήμου

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διοίκηση

Έτος: 2014

Τύπος Καινοτομίας: Σχεδιασμός και ανασχεδιασμός διαδικασιών, Διαχείριση δεδομένων και λήψη αποφάσεων

Ωφελούμενοι: Ο Δήμος και οι υπάλληλοι του Δήμου

Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή

Πηγές Χρηματοδότησης: Προϋπολογισμός φορέα

URL: https://services.kalamaria.gr/ 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 4 / 5. Αριθμός ψήφων: 4

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.