Περιγραφή της Καινοτομίας

Το Εθνικό Κέντρο Οπτικοακουστικών Μέσων και Επικοινωνίας (ΕΚΟΜΕ) ανέπτυξε ένα καινοτόμο επιχειρησιακό μοντέλο με τεχνολογίες αιχμής και δυνατότητα λειτουργίας εξ’ ολοκλήρου ψηφιακά στα πρότυπα του μοντέλου «Εικονικής Επιχείρησης», χωρίς να στερείται των δυνατοτήτων που παρέχουν οι φυσικές εγκαταστάσεις. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αποτελεί απαραίτητη στρατηγική επιλογή για να λειτουργεί ο ΕΚΟΜΕ αδιαλείπτως και να επεκτείνει τις ψηφιακές του υπηρεσίες προς τρίτους. Αξιοποιώντας τις δυνατότητες που παρέχει το κυβερνητικό νέφος, τους online συνεργατικούς χώρους και εφαρμογές, καθώς και την επιχειρησιακή συνέχεια που πρέπει να διέπει έναν δημόσιο φορέα, η Διεύθυνση Πληροφορικής σχεδίασε και υλοποίησε μια αρχιτεκτονική που επιτρέπει την κάλυψη των αναγκών του.

Η εφαρμογή του ψηφιακού μοντέλου απαίτησε τη μεταφορά στο cloud όλων των εφαρμογών λογιστηρίου, μισθοδοσίας, προσωπικού, τις εφαρμογές γραφείου (MSOffice365), καθώς και συστήματα όπως η πλατφόρμα ελέγχου έργων, το ειδικό μητρώο ελεγκτών και το υπό υλοποίηση Portal, για τον συντονισμό 15 τοπικών γραφείων σε Περιφέρειες και Δήμους, όπου θα παρέχονται υπηρεσίες προς τους παραγωγούς οπτικοακουστικών έργων και τους πολίτες. Παράλληλα, εξοπλίζοντας το προσωπικό με φορητούς υπολογιστές διευκόλυνε την εργασία του, ειδικότερα σε έκτακτες συνθήκες, καθώς και την ανάγκη απομακρυσμένης εργασίας λόγω αντικειμένου δραστηριοποίησης του ΕΚΟΜΕ.

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:

1) H εφαρμογή της νομοθεσίας ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, ψηφιακών υπογραφών, λογιστηρίου, μισθοδοσίας, αδειών προσωπικού, καθώς και χρηματοδότησης επενδυτικών σχεδίων,

2) Η διαπίστωση της ανάγκης, ιδιαίτερα μετά και από την πανδημία του Covid-19, για την ψηφιοποίηση όλων των λειτουργιών του φορέα, προκειμένου για την διασφάλιση της απρόσκοπτης λειτουργίας του,

3) Η ανάγκη εξοικονόμησης πόρων για το ΕΚΟΜΕ,

4) Η μεγιστοποίηση της ασφάλειας των δεδομένων από κυβερνοεπιθέσεις, λόγω του προβλήματος της ραγδαίας αύξησής τους,

5) Η υποστήριξη του προσωπικού κατά τις μετακινήσεις του σε επαγγελματικά ταξίδια, λόγω της συχνότητας που επιβάλει ο σκοπός και ο στόχος του φορέα,

6) Η αντιμετώπιση έκτακτων συνθηκών, όπως η πανδημία COVID-19,

7) Η ανάγκη να αναπτυχθεί ένα περιβάλλον διαχείρισης των χρηματοδοτικών εργαλείων και των ενταγμένων έργων, ώστε να ολοκληρώνεται ο έλεγχος αυτών ψηφιακά, λόγω και της συνεργασίας με εξωτερικούς ελεγκτές.

Στόχοι της Καινοτομίας

Βασικοί στόχοι της καινοτομίας είναι:

1) Ο πλήρης (100%) ψηφιακός μετασχηματισμός του φορέα, μέσω του οποίου στοχεύει στην εξοικονόμηση πόρων λόγω της μείωσης κόστους συντήρησης φυσικών υποδομών καθώς και ανθρωποωρών εργασίας για διαχείριση των πληροφοριακών συστημάτων. Παράλληλα, προβλέπεται η ανάπτυξη στο υπό υλοποίηση Portal περιβάλλοντος ενοποίησης και συντονισμού 15 τοπικών γραφείων (Film Offices) Περιφερειών-Δήμων λόγω της ανάγκης για κεντρική διαχείριση περιεχομένου, καθώς και η υιοθέτηση αρχιτεκτονικής εικονικών μηχανών (VMs) στο Microsoft Azure cloud της ΓΓΠΣΔΔ, για όλες τις εφαρμογές, ακολουθώντας τις διεθνείς τάσεις για χρήση εικονικών υποδομών, με μεγαλύτερη ασφάλεια, διαχείριση, οικονομία πόρων, σύμφωνα με οδηγίες της Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης, για κεντρική διαχείριση των υποδομών πληροφορικής των δημόσιων υπηρεσιών - ν.4623/2019 (ΦΕΚ 134/Α/9.8.2019).

2) Η παροχή ψηφιακών υπηρεσιών προς πολίτες και επιχειρήσεις σε ποσοστό 100%, μέσα από την αυτοματοποίηση και απλοποίηση διαδικασιών με ανάπτυξη εφαρμογών όπως: Πλατφόρμα Ελέγχου Έργων, εφαρμογής Παραστατικών από επιδοτούμενους παραγωγούς και Ειδικού Μητρώου Ελεγκτών.

3) Η δυνατότητα, όταν το απαιτούν οι συνθήκες, άμεσης λειτουργίας του Οργανισμού εξ’ αποστάσεως για όλο το προσωπικό του σε ποσοστό 100%. Για το λόγο αυτό προβλέπεται η εφαρμογή σχεδίου ανάκαμψης από έκτακτες συνθήκες, σχεδιάζοντας και υλοποιώντας ολοκληρωμένες λύσεις απομακρυσμένης εργασίας με MSOffice365, SharePoint, φορητούς Η/Υ για το προσωπικό, ψηφιακών υπογραφών, ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, πλατφόρμα ελέγχου έργων και μητρώου ελεγκτών με στόχο την αδιάλειπτη λειτουργία του Οργανισμού. Ακόμη, ο εξοπλισμός φυσικών εγκαταστάσεων για διευκόλυνση της μετακίνησης του προσωπικού μεταξύ έδρας και υποκαταστήματος, διαθέτοντας εξοπλισμό με docking stations και οθόνες, καθώς και η οργάνωση σχεδίου εκτροπής τηλεφώνων σε κινητές συσκευές όταν απαιτείται

4) Η βελτίωση της ασφάλειας των συστημάτων του φορέα λόγω αρχιτεκτονικής, λόγω αναγκαιότητας απομακρυσμένης εργασίας και ανάκαμψη της λειτουργίας έπειτα από έκτακτες συνθήκες.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Τα σημαντικότερα αποτελέσματα και άμεσα οφέλη που προκύπτουν από την υλοποίηση της καινοτομίας είναι τα εξής:

• Η μείωση ανελαστικών δαπανών τουλάχιστον κατά 40.000€ ετησίως από άδειες και φιλοξενία υποδομών, κατά 10.000€/ετησίως από κόστη συντήρησης (βάσει συμβάσεων).

• Η μείωση ελαστικών δαπανών λόγω μείωσης ανθρωποωρών διαχείρισης και επέκτασης λειτουργιών πληροφοριακών συστημάτων με συμβάσεις.

• Αύξηση της ασφάλειας των δεδομένων. Το ΕΚΟΜΕ αξιολογήθηκε ως προς την ασφάλειά 760 (ADVANCED), με μέγιστη βαθμολογία το 900. Είσοδος στο Top 10% των επιχειρήσεων του κλάδου Media/Entertainment.

Επιπρόσθετα ο ψηφιακός μετασχηματισμός του μοντέλου λειτουργίας του ΕΚΟΜΕ οδήγησε στην επίτευξη ποιοτικών αποτελεσμάτων όπως:

• Δυνατότητα λειτουργίας εξ’ ολοκλήρου ONLINE στα πρότυπα του μοντέλου «Εικονικής Επιχείρησης».

• Δυνατότητα εργασίας των υπαλλήλων σε οποιαδήποτε σταθμό εργασίας, χάρη στον εξοπλισμό γραφείου που έχει εγκατασταθεί και τον φορητό Η/Υ που διαθέτει.

• Ενίσχυση στρατηγικών συμμαχιών με φορείς Δημοσίου Τομέα (ΓΓΠΣΔΔ, ΜΟΔ Α.Ε., ΚτΠ Α.Ε., ΕΔΥΤΕ Α.Ε.).

• Βελτίωση της εκπαίδευσης του προσωπικού λόγω της κατάρτισης πάνω στη χρήση σύγχρονων εργαλείων και υποδομών.

• Διευκόλυνση της εργασίας, της ικανοποίησης και ενίσχυση της αποδοτικότητας του προσωπικού, με πλήρη διαθεσιμότητα της πληροφορίας και παροχή απομακρυσμένης υποστήριξης με τη χρήση του κυβερνητικού νέφους.

• Δυνατότητα για κεντρική διαχείριση των συστημάτων και την άμεση επίλυση προβλημάτων μέσω της δημιουργίας alerts και αναφορών σε ένα ενιαίο περιβάλλον.

Στάδιο σχεδιασμού

Ο σχεδιασμός της καινοτομίας ξεκίνησε τον Ιανουάριο του 2021. Αρχικά, τέσσερα στελέχη της Διεύθυνσης Πληροφορικής, σχεδίασαν το επιθυμητό επιχειρησιακό μοντέλο, βάσει των αναγκών του ΕΚΟΜΕ και της προοπτικής που έχει. Η Διεύθυνση Πληροφορικής σε συνεργασία με στελέχη της ΓΓΠΣΔΔ και των αναδόχων των συστημάτων, συνεργάστηκαν για εννιά μήνες περίπου ώστε να σχεδιαστεί η αρχιτεκτονική λύση και να υλοποιηθεί για το σύνολο των δράσεων που απαιτούνταν και οδηγούσαν σε καινοτομία ως προς τον τρόπο λειτουργίας. Βασιζόμενοι στη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού και τις τεχνολογίες αιχμής, σχεδιάστηκε ένα πλαίσιο υλοποίησης για σταδιακή μετάπτωση και ομαλή διαχείριση των αλλαγών.

Στάδιο πειραματικής εφαρμογής

Οι πειραματικές εφαρμογές πραγματοποιήθηκαν για τις διαφορετικές τεχνολογικές οντότητες που συνέβαλλαν στην καινοτομία του επιχειρησιακού μοντέλου. Οι οντότητες αυτές είναι: ο φορητός εξοπλισμός που θα έπρεπε να διατεθεί και το μοντέλο σύνδεσης και λειτουργίας αυτού μέσω των cloud εφαρμογών, οι υλικοτεχνικές υποδομές στις φυσικές εγκαταστάσεις για σύνδεση των χρηστών σε οποιοδήποτε σημείο χωρίς να επηρεάζεται η διαβάθμιση που έχει, οι εκτροπές των σταθερών τηλεφώνων σε κινητές συσκευές, οι εφαρμογές του διοικητικού και οικονομικού τμήματος, οι εφαρμογές των χρηματοδοτικών εργαλείων (έλεγχος έργων και ειδικό μητρώο), οι εφαρμογές επικοινωνίας και συνεργατικών χώρων (MSOffice 365), καθώς και το υπό υλοποίηση Portal. Όλες οι οντότητες δοκιμάστηκαν πιλοτικά πριν την επέκταση του σχεδίου υλοποίησης του μοντέλου, δημιουργώντας σε ότι αφορά τον εξοπλισμό, νησίδες που θα λειτουργούσαν δοκιμαστικά για τους χρήστες. Σε ότι αφορά τις εφαρμογές στο cloud, αυτές μετέπεσαν με τις βάσεις δεδομένων τους στο νέο περιβάλλον, ενώ τη χρονική στιγμή έναρξης αυτών, ενημερώθηκαν τα δεδομένα τους από το προηγούμενο περιβάλλον. Σε συνεργασία με τη ΓΓΠΣΔΔ η μετάπτωση των δεδομένων πραγματοποιήθηκε δοκιμαστικά για κάθε εφαρμογή, πριν την τελική ημερομηνία μετάπτωσης, σε ένα μικρό δείγμα δεδομένων, ώστε να επιβεβαιωθεί η ακεραιότητα των δεδομένων και να εντοπιστούν τυχόν προβλήματα.

Στάδιο εφαρμογής

Με την ολοκλήρωση των πιλοτικών δοκιμών στις οντότητες που συμβάλλουν στην ολοκλήρωση και καινοτομία του μοντέλου, η Διεύθυνση Πληροφορικής προχώρησε σταδιακά στην καθολική υλοποίηση δράσεων διαθέτοντας φορητά συστήματα για το σύνολο του προσωπικού, πραγματοποιώντας εκτροπές τηλεφώνων σε κινητές συσκευές για επείγουσες συνθήκες λόγω COVID-19, ενισχύοντας τα μέτρα ασφάλειας, λόγω τηλεργασίας και παρέχοντας τη δυνατότητα εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στις βασικές εφαρμογές λογιστηρίου, μισθοδοσίας, προσωπικού και Office365. Ο φορέας σε συνεργασία με τη ΓΓΠΣΔΔ προέβη στη μετάπτωση όλων των συστημάτων σε περιβάλλον Azure Cloud, καθώς και στη χρήση του λογισμικού MSOffice365. Αρχικά μεταφέρθηκαν τα συστήματα λογιστηρίου, μισθοδοσίας, προσωπικού και MSOffice365, ενώ στη συνέχεια οι υπόλοιπες εφαρμογές.

Στη συνέχεια μετέπεσαν όλα τα παραπάνω συστήματα στο κυβερνητικό νέφος, καθώς και οι εφαρμογές που αναπτύχθηκαν για τους ελέγχους των έργων και ειδικού μητρώου ελεγκτών για τα έργα αυτά. Με συνεχείς τηλεδιασκέψεις, χρήση εργαλείων συνεργατικότητας και ανταλλαγής δεδομένων, καθώς και λογισμικό ελέγχου δοκιμών, ολοκληρώθηκε το νέο επιχειρησιακό μοντέλο, τμήμα του οποίου είχε δοκιμαστεί πολύ νωρίς, ικανοποιώντας πλέον και άλλες προϋποθέσεις όπως οικονομίες κλίμακας, επεκτασιμότητα αρχιτεκτονικής και συστημάτων, καθώς και ενιαία διαχείριση. Η καινοτομία του μοντέλου επεκτείνεται με το Portal και τη δημιουργία ενιαίας πλατφόρμας συντονισμού 15 απομακρυσμένων γραφείων σε Περιφέρειες και Δήμους.

Στάδιο διάδοσης

Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του φορέα με τη χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, με παρουσιάσεις καθώς και με ενημερωτικά – υπηρεσιακά σημειώματα.

Χρηματοδότηση και κόστος

Το κόστος ανάπτυξης της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 70.000 ευρώ και χρηματοδοτήθηκε από εθνικούς πόρους, τον προϋπολογισμό του φορέα και το ΕΣΠΑ.

Για τον σχεδιασμό και υλοποίηση του έργου απαιτήθηκαν συνολικά να εργαστούν κατά μέσο όρο 12 άτομα. Ειδικά από την Δ/ση Πληροφορικής του ΕΚΟΜΕ απασχολήθηκαν 4 άτομα για 10 μήνες. Επίσης απασχολήθηκαν 2 στελέχη και 2 συνεργάτες της ΓΓΠΣΔΔ καθώς και στελέχη των αναδόχων του έργου.

Κατά τη φάση σχεδιασμού ο εκτιμώμενος χρόνος που απαιτήθηκε σε εργασία των 12 ατόμων ήταν για 6 ώρες ημερησίως, ενώ κατά τη φάση υλοποίησης (από τον Μάιο του 2022 μέχρι και τον Δεκέμβριο του 2022) ο χρόνος απασχόλησης ανήλθε σε 4 ώρες ημερησίως.

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση

Τα προβλήματα αφορούσαν την υλοποίηση της αρχιτεκτονικής στο κυβερνητικό νέφος, δεδομένου ότι δεν υπήρχε αντίστοιχη πρακτική με αυτά τα χαρακτηριστικά. Επιπλέον, η ολοκλήρωση της μετάπτωσης των συστημάτων, έθετε την ανάγκη ενεργειών ώστε να μην χρειαστεί να γίνει ανανέωση των αδειών MSOffice 365 με επιβάρυνση του ΕΚΟΜΕ.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας

Το ψηφιακό επιχειρησιακό μοντέλο, τύγχανε της έγκρισης του Προέδρου του ΕΚΟΜΕ από την αρχή, καθώς αποτελούσε προαπαιτούμενο, για να προχωρήσει η διαδικασία. Σε όλες τις φάσεις, υπήρχε διαρκής ενημέρωση των αρμοδίων με σκοπό να αποδεχτούν τις αλλαγές και να καμφθούν οι όποιες αντιδράσεις και απαξιώσεις τμημάτων ή συνόλου του μοντέλου.

Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις

Σε όλα τα στάδια υλοποίησης του επιχειρησιακού μοντέλου αποκτήθηκε σημαντική τεχνογνωσία και εμπειρία για την ανάπτυξη συστημάτων και το σχεδιασμό νέων υπηρεσιών για το προσωπικό, τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Η εμπιστοσύνη και υποστήριξη που παρείχε η Διοίκηση συνέβαλαν στην επίτευξη οικονομιών κλίμακας και της επιχειρησιακής συνέχειας του φορέα μέσω της ανάπτυξης και εφαρμογής του ψηφιακού μοντέλου λειτουργίας.

Φορέας: Εθνικό Κέντρο Οπτικοακουστικών Μέσων και Επικοινωνίας

Επίπεδο διακυβέρνησης: Εθνικό

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διακυβέρνηση

Έτος σχεδιασμού καινοτομίας: 2021

Πεδίο καινοτομίας: Ψηφιακός μετασχηματισμός

Τύπος Καινοτομίας: Οργανωτική καινοτομία

Στάδιο Καινοτομίας: Εφαρμογή

Ωφελούμενοι: Δημόσιοι υπάλληλοι

Αριθμός ωφελουμένων: 500 ωφελούμενοι εργαζόμενοι (2022) και 60 ωφελούμενοι (2021)

Πηγές Χρηματοδότησης:

URL: EKOME- Ψηφιοποίηση λειτουργίας

 

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.