Ολοκληρωμένη Λύση Managed Print Services

Περιγραφή της Καινοτομίας

Η υφιστάμενη κατάσταση στην Περιφέρεια Θεσσαλίας αφορούσε την ύπαρξη εκτυπωτικού εξοπλισμού ποικίλλων μοντέλων, εταιρειών και δυνατοτήτων, με αποτέλεσμα την πανσπερμία αναλωσίμων και την ύπαρξη προβλημάτων σχετικά με τη λήξη του ή/και τη συσσώρευσή του. Απόρροια αυτών, ήταν το αυξημένο κόστος λειτουργίας του εξοπλισμού και δυσκολίες στη συντήρησή του. Τα παραπάνω προβλήματα επιλύθηκαν μέσω ολοκληρωμένης λύσης εκτυπωτικών συστημάτων μεγάλης παραγωγής και παροχής υπηρεσιών εκτύπωσης (Managed Print Services - MPS) σε ένα χρονικό ορίζοντα 5 ετών, με στόχο την ανανέωση του εκτυπωτικού εξοπλισμού, και την πλήρωση των κανόνων ασφάλειας σε όλες τις Διευθύνσεις της ΠΕ Λάρισας (στο πλαίσιο GDPR), ώστε να επιτυγχάνεται:

1. η άμεση διαθεσιμότητα των αναλωσίμων από τον ανάδοχο

2. η ελαχιστοποίηση των χρόνων επίλυσης βλαβών, με την άμεση παρέμβαση του αναδόχου σε περίπτωση βλάβης

3. η μείωση του κόστους και η κεντρική διαχείριση του συνόλου του εξοπλισμού.

Απόρροια αυτών είναι η αύξηση της παραγωγικότητας και συνακόλουθα η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες.

Επιπλέον, η λύση αυτή προσέφερε τα παρακάτω πλεονεκτήματα:

1. πλήθος νέων υπηρεσιών (scan-to-email, fax-to-email, pc-to-fax, κα), και σε ορισμένες περιπτώσεις χωρίς να απαιτείται πρόσβαση του χρήστη στο μηχάνημα (π.χ. pc-to-fax),

2. υψηλή διαθεσιμότητα και ευκολία (η εκτύπωση μπορεί να παραληφθεί από οποιαδήποτε συσκευή),

3. ο έλεγχος των εκτυπώσεων και η ασφάλεια των εγγράφων (καθώς απαιτείται ταυτοποίηση των χρηστών).

Λόγοι ανάπτυξης της Καινοτομίας

Συγκράτηση του κόστους, Επιθυμία για αύξηση παραγωγικότητας, Ανταπόκριση και προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις

Στόχοι της Καινοτομίας

Ολοκληρωμένη διαχείριση εκτυπωτικού εξοπλισμού.

Πηγές χρηματοδότησηςΠεριφερειακό Ταμείο Θεσσαλίας
Αρχικό οικονομικό κόστος της καινοτομίας (έτος ανάπτυξης της καινοτομίας)111.332,63 € προμήθεια
Οικονομικό κόστος προηγούμενου έτους ή εκτίμηση τρέχοντος έτους για την εφαρμογή και συντήρηση της καινοτομίας7.084 (συντήρηση ανά έτος σε ορίζοντα 5ετίας)
Αρχικό κόστος σε ανθρωποώρες της καινοτομίας (έτος ανάπτυξης της καινοτομίας)4.400 ανθρωποώρες

1. Μελέτη: 1 Υπάλληλος Διεύθυνσης Πληροφορικής - 4 μήνες (4 ανθρωπομήνες)

2. Σύνταξη τευχών δημοπράτησης: 3 Υπάλληλοι Διεύθυνσης Πληροφορικής - 2 μήνες (6 ανθρωπομήνες)

3. Υλοποίηση: 3 Υπάλληλοι Διεύθυνσης Πληροφορικής κι 1 υπάλληλος του αναδόχου - 3 μήνες (12 ανθρωπομήνες)

Ανθρώπινο κόστος προηγούμενου έτους ή εκτίμηση τρέχοντος έτους για την εφαρμογή και συντήρηση της καινοτομίας σε ανθρωποώρες14.160 ανθρωποώρες (ανθρωποώρες ανά έτος σε ορίζοντα 5ετίας)

1. Παρακολούθηση του έργου από αντίστοιχη τριμελή επιτροπή

2. Υπάλληλοι Διεύθυνσης Πληροφορικής (2 υπάλληλοι) για αναφορά πιθανών βλαβών & ένταξη νέων χρηστών στο σύστημα

3. Υπάλληλοι του αναδόχου για την παρακολούθηση της κατάστασης των αναλωσίμων και του πλήθους των εκτυπώσεων. (Εκτίμηση: απασχόληση 1 υπαλλήλου).

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Βελτίωση αποδοτικότητας, Βελτίωση ποιότητας υπηρεσιών: ασφάλεια

Περιγραφή αποτελέσματος

Μείωση κόστους και αύξηση της παραγωγικότητας με συνακόλουθη τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες. Επίσης, μεγάλη μείωση του χρόνου ενασχόλησης στελεχών της Δ/νσης Πληροφορικής, για την υποστήριξη ποικίλων συσκευών, αλλά και του Τμήματος Προμηθειών, για την κάλυψη των διαδικασιών προμήθειας και διανομής μιας πανσπερμίας αναλωσίμων.

Αριθμός ωφελούμενων πρώτου έτους εφαρμογής430 άτομα κατ'εκτίμηση (εργαζόμενοι & αιρετοί στην ΠΕ Λάρισας, εργαζόμενοι Α' βάθμιας Εκπαίδευσης Λάρισας , εργαζόμενοι Β' βάθμιας Εκπαίδευσης Λάρισας)
Αριθμός ωφελούμενων, εκτίμηση τρέχοντος έτους430
Μείωση δαπανών πρώτου έτους εφαρμογής23.000 € (εκτίμηση ανά έτος σε ορίζοντα 5ετίας)
Αύξηση εσόδων ή μείωση δαπανών, εκτίμηση τρέχοντος έτους23.000 € 
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, πρώτου έτους εφαρμογής-
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, εκτίμηση τρέχοντος έτους-

Στάδιο Σχεδιασμού:

  1. Καταγραφή του υπάρχοντος εξοπλισμού.
  2. Καταγραφή εκτυπώσεων κάθε οργανικής μονάδας σε χρονικό ορίζοντα ενός μήνα, με στόχο τον προσδιορισμό των αναγκών κάθε οργανικής μονάδας.
  3. Καθορισμός αναγκών σε παρεχόμενες υπηρεσίες (π.χ. υπηρεσία pc-to-fax, δυνατότητα παραλαβής εκτυπώσεων των χρηστών από το σύνολο των εκτυπωτών).
  4. Αξιολόγηση διαθέσιμων επιλογών.
  5. Επιλογή της λύσης με γνώμονα τη μείωση του κόστους και την αποδοτικότερη κάλυψη των αναγκών των χρηστών.

Στάδιο Πειραματικής εφαρμογής:

Δεν πραγματοποιήθηκε πειραματική εφαρμογή.

Στάδιο Εφαρμογής:

  1. Μελέτη: 1 Υπάλληλος Διεύθυνσης Πληροφορικής - 4 μήνες (4 ανθρωπομήνες)
  2. Σύνταξη τευχών δημοπράτησης: 3 Υπάλληλοι Διεύθυνσης Πληροφορικής - 2 μήνες (6 ανθρωπομήνες)
  3. Υλοποίηση: 3 Υπάλληλοι Διεύθυνσης Πληροφορικής και 1 υπάλληλος του αναδόχου - 3 μήνες (12 ανθρωπομήνες)

Στάδιο Διάδοσης:

Μέσα διάδοσης εντός της οργάνωσης:Χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, Έγγραφη ενημέρωση των χρηστών για τις δυνατότητες του νέου συστήματος και των τρόπο μετάβασης σε αυτόν, Εγχειρίδια χρηστών

Μέσα διάδοσης εκτός της οργάνωσης: -

 

Προκλήσεις και τρόποι αντιμετώπισης κατά το σχεδιασμό, δοκιμή και υλοποίηση:

Δεν παρουσιάστηκαν προβλήματα.

Συνεργασίες: 

Συνεργασία με ανάδοχο έργου.

Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας στη δημόσια οργάνωση και γενικότερα: 

  Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις, κ.α.

Φορέας: Περιφέρεια Θεσσαλίας

Πεδίο εφαρμογής: Περιφερειακή Ενότητα Λάρισας

Τομέας πολιτικής: Δημόσια Διοίκηση

Έτος: 2018

Τύπος καινοτομίας: Παροχή υπηρεσιών, Νέες τεχνολογίες

Ωφελούμενοι: Δημόσιες οργανώσεις, Δημόσιοι υπάλληλοι

Στάδιο καινοτομίας: Εφαρμογή

Πηγές χρηματοδότησης: Περιφερειακό Ταμείο Θεσσαλίας

Πόσο χρήσιμη βρίσκεις αυτήν την καινοτομία;

Πάτησε για να βαθμολογήσεις!

Μέση Βαθμολογία 0 / 5. Αριθμός ψήφων: 0

Καμία αξιολόγηση μέχρι στιγμής! Αξιολόγησε αυτήν την καινοτομία.

Πες μας τη γνώση σου για τη συγκεκριμένη καλή πρακτική!

Βοήθησέ μας να βελτιώσουμε αυτήν την δημοσίευση!

Εγγραφείτε στο newsletter
Σε περίπτωση δημοσίου υπαλλήλου, συμπλήρωσε το υπηρεσιακό σου email.