Το Σύστημα Τηλεματικής Διαχείρισης του Στόλου των Οχημάτων του Δήμου Πλατανιά έγκειται στη χρησιμοποίηση συστημάτων τηλεματικής με την μεγαλύτερη ακρίβεια μέτρησης σύμφωνα με τις πιο σύγχρονες μεθόδους της τεχνολογίας, τα οποία απαρτίζονται από:
– λογισμικό τηλεματικής διαχείρισης Στόλου οχημάτων
– λογισμικό διαχείρισης ανεφοδιασμού καυσίμου
– λογισμικό διαχείρισης διαταγών πορείας και δελτίων κίνησης
– λογισμικό διαχείρισης αποθήκης λιπαντικών, μπαταριών, ελαστικών & γενικότερων αναλωσίμων
– συσκευή τηλεματικής / όχημα
– ηλεκτρονικές ταυτότητες (i-button) / οδηγό
– έξυπνες κάρτες ανεφοδιασμού / όχημα
– αναγνώστες έξυπνων καρτών ανεφοδιασμού καυσίμων /πρατήριο
– αναγνώστης ηλεκτρονικών ταυτοτήτων i-button οδηγών τεχνολογία 1-w / όχημα
αποσκοπώντας αφενός μεν στη καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών του Δήμου και αφετέρου στην αποτελεσματικότερη παρακολούθηση του στόλου οχημάτων του Δήμου καθώς και στην ολοκληρωμένη διαχείριση των ανεφοδιασμών καυσίμων, στην ενίσχυση προστασίας και ασφάλειας του προσωπικού των οχημάτων και στη διασφάλιση διαδικασιών ποιότητας. Το σύστημα διαχείρισης εφαρμόζεται στο σύνολο του στόλου των οχημάτων άρα και στις υπηρεσίες που κινούν – χειρίζονται τα οχήματα δηλαδή η Δ/νση Περιβάλλοντος και Ανάπτυξης, η Δ/νση Τεχνικών Υπηρεσιών, η Δ/νση Διοικητικού, οι κοινωνικές υπηρεσίες του Δήμου, οι αιρετοί και γενικότερα στο σύνολο του Δήμου, δεδομένου ότι οι υπηρεσίες που παρέχονται από το στόλο εξυπηρετούν το σύνολο των δημοτών.
Η προστιθέμενη αξία της εφαρμογής είναι:
– η ορθή διαχείριση του στόλου, μέσω της πληροφορίας σε πραγματικό χρόνο με αντίστοιχη αποτύπωση σε χάρτες google maps,
– ο ορθολογισμός δαπανών μέσω της διαχείρισης καυσίμων, ανταλλακτικών, λιπαντικών, μπαταριών και λοιπών αναλωσίμων καθώς και έλεγχος – καταγραφή των τακτικών συντηρήσεων (services),
– η εξαγωγή ρεαλιστικών δελτίων κίνησης και διαταγών πορείας, φιλική προς το περιβάλλον δεδομένου ότι αποθηκεύονται στο cloud χωρίς να απαιτείται εκτύπωση,
– η βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών στους δημότες.
Το σύνολο των υπαλλήλων που κινούν δημοτικά οχήματα (20) καθώς κα οι δημότες που λαμβάνουν δημοτικές υπηρεσίες
Λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
1) Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του Δήμου Πλατανιά, ο οποίος αποτελεί μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που καλείται η Δημοτική Αρχή να αντιμετωπίσει προχωρώντας με γρήγορους ρυθμούς και απώτερο στόχο τόσο τη βελτίωση της ποιότητας ζωής των δημοτών όσο και την εξοικονόμηση πόρων.
2) Οι παρούσες οικονομικές, κοινωνικές και περιβαλλοντικές συνθήκες (μείωση των εκπομπών του διοξειδίου του άνθρακα (CO2), οι οποίες εμφανίζουν επιτακτική την ανάγκη χρήσης νέων τεχνολογιών, προκειμένου να αντιμετωπισθούν τα προβλήματα που προκύπτουν από τον μη ορθό συντονισμό, τη διαχείριση και τη συντήρηση του στόλου οχημάτων.
Σε κάθε όχημα τοποθετήθηκε συσκευή τηλεματικής, συνδεδεμένη με κεντρικό λογισμικό. Κάθε οδηγός φέρει ατομική ηλεκτρονική ταυτότητα i-button, η οποία κατά την είσοδο ταυτοποιείται με το όχημα που οδηγεί. Ως εκ τούτου εξάγεται πληροφορία, μέσω του κεντρικού λογισμικού του πότε – ποιος και πού οδηγεί το κάθε όχημα, με αντίστοιχη αποτύπωση σε χάρτες google maps, σε πραγματικό χρόνο, και εκδίδεται ηλεκτρονικό δελτίο κίνησης και διαταγή πορείας μέσω των ρεαλιστικών δεδομένων που εξάγονται, τα οποία αποθηκεύονται σε cloud, σε ηλεκτρονική μορφή και εντυπώνονται μονάχα στη περίπτωση που ζητηθεί.
Κάθε όχημα φέρει συσκευή τηλεματικής (του έχει ενσωματωθεί) καθώς και κάρτα καυσίμου. Κατά την είσοδό του στο συμβεβλημένο πρατήριο καυσίμων, που φέρει συσκευή ανάγνωσης της παραπάνω κάρτας, ενημερώνεται το κεντρικό σύστημα, μέσω του λογισμικού που έχει εγκατασταθεί στο πρατήριο. Ο οδηγός επιδεικνύει την έξυπνη κάρτα καυσίμου που έχει στη διάθεσή του. Σε περίπτωση μη ταύτισης της έξυπνης κάρτας καυσίμου με το όχημα δίνεται υπόδειξη στον πρατηριούχο να μην προχωρήσει στον ανεφοδιασμό. Κατά την ολοκλήρωση ανεφοδιασμού ενημερώνεται το λογισμικό ως προς το πότε, ποιος, σε ποιο όχημα, πόση ποσότητα καυσίμου ανεφοδιάστηκε και από ποιο πρατήριο. Ως εκ τούτου, τα δελτία καυσίμων άρα και ο έλεγχος, και η προμήθεια αυτών γίνεται αποκλειστικά μέσω του λογισμικού ανεφοδιασμού καυσίμων. Σε περίπτωση μη εφαρμογής της παραπάνω διαδικασίας κανένα όχημα δεν επιτρέπεται να ανεφοδιαστεί καύσιμα και στην περίπτωση που γίνει, τότε δεν εκτελείται δαπάνη στο πρατήριο. Το κεντρικό σύστημα ενημερώνεται κατά τον ανεφοδιασμό οπότε και οι δαπάνες καυσίμων εξάγονται αυτοματοποιημένες. Δεν πληρώνεται καμία δαπάνη καυσίμου, η οποία εκτελέστηκε εκτός εφαρμογής. Κάθε οδηγός προμηθεύεται με ηλεκτρονική ταυτότητα i-button, η οποία κατά την είσοδό του στο όχημα εισάγεται σε συσκευή που έχει ενσωματωθεί στο όχημα. Τα δελτία κίνησης εξάγονται αυτόματα από το κεντρικό σύστημα "διαβάζοντας" το i-button του οδηγού. Η πληροφορία για το ποιο όχημα και από ποιον οδηγό αποθηκεύεται σε πραγματικό χρόνο στο cloud που συντηρείται για την εφαρμογή, οπότε δεν υπάρχει έντυπη μορφή δελτίου κίνησης μέσα στο όχημα. Κάθε όχημα έχει δημιουργηθεί ταυτότητα λιπαντικών, ανταλλακτικών, μπαταριών, αναλωσίμων. Όλες οι σχετικές προμήθειες γίνονται σύμφωνα με την ηλεκτρονική αποθήκη που συντηρείται από το σύστημα.
Στόχοι της καινοτομίας είναι:
1) Η επιλογή βέλτιστων διαδρομών κίνησης και ελαχιστοποίηση της κίνησης του δημοτικού στόλου, ειδικά κατά τους καλοκαιρινούς μήνες όπου το οδικό δίκτυο του Δήμου, λόγω της τουριστικής περιόδου, ασφυκτιεί
2) Η ορθή διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού με την μείωση του χρόνου διαχείρισης του στόλου των οχημάτων
3) Η μείωση της ενεργειακής κατανάλωσης των οχημάτων, μέσω της επιλογής βέλτιστων διαδρομών κίνησης όπου και επιτυγχάνεται τόσο η μείωση εκπομπών διοξειδίου του άνθρακα (CO2) όσο και η εξοικονόμηση πόρων από την κατανάλωση καυσίμων
4) Η σωστή επιλογή διαδρομών και ελέγχου κίνησης στόλου σε περίπτωση διαχείρισης κρίσεων
5) Η μείωση του χρόνου εξυπηρέτησης των δημοτών.
Το κόστος της καινοτομίας ανήλθε στο ποσό των 37.200 ευρώ το οποίο χρηματοδοτήθηκε με ίδια μέσα, ενώ για την λειτουργία της 2.500 ευρώ ετησίως. Για την ανάπτυξη της καινοτομίας απασχολήθηκε 1 ΠΕ Μηχανικός Παραγωγής και Διοίκησης από το φορέα, ενώ για τη λειτουργία της 2 άτομα από το γραφείο κίνησης, για τα οποία δεν απαιτείται επιπλέον χρόνος, δεδομένου ότι αποτελεί το "κύριο εργαλείο" της εργασίας τους.
Τα βασικότερα αποτελέσματα από τη λειτουργία της καινοτομίας είναι:
1) Η μείωση της κίνησης του δημοτικού στόλου οχημάτων που επιτεύχθηκε μέσα από τη λειτουργία του λογισμικού για άμεση ενημέρωση του γραφείου κίνησης και τη δημιουργία ταυτότητας χρήστη-οδηγού οχήματος, τη δημιουργία ταυτότητας οχήματος,
2) Η δυνατότητα διαχείρισης ηλεκτρονικής αποθήκης λιπαντικών, ανταλλακτικών, μπαταριών, ελαστικών και λοιπών αναλωσίμων και η μείωση κατά 55% των δαπανών καθώς και η δαπάνες προμήθειας κατά 75%,
3) Η μείωση κατανάλωσης καυσίμων κατά 24% και η μείωση δαπανών σε συνεργεία, ανταλλακτικά, λιπαντικά κλπ κατά 40%,,
4) H μείωση κατά 35% των ανθρωποωρών δεδομένου ότι επιτυγχάνεται κεντρικός συντονισμός κίνησης και εργασιών,
5) Η μείωση της κατανάλωσης ενέργειας και της εκπομπής διοξειδίου του άνθρακα λόγω της μείωσης της κίνησης των οχημάτων.
Ομάδα στελεχών εντόπισε την ανάγκη της ορθής διαχείρισης του δημοτικού στόλου, ο οποίος απαρτίζεται πλέον με περισσότερα των 50 οχημάτων, οπότε και ήταν αδύνατη η διαχείρισή του μέσω πρακτικών μεθόδων. Μετά από έρευνα του Αυτοτελούς Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης & ΤΠΕ διαπιστώθηκε ότι δεν υπήρχε καταγεγραμμένη εφαρμογή η οποία θα κάλυπτε τις ανάγκες, όπως περιγράφονται παραπάνω, για την ορθή διαχείριση του στόλου οπότε και εμφανίστηκε η ανάγκη δημιουργίας καινοτομίας, προσαρμοσμένη στις απαιτήσεις του Δήμου.
Επικεφαλής του εγχειρήματος ήταν η προϊσταμένη του Αυτοτελούς Τμήματος Προγραμματισμού, Οργάνωσης & ΤΠΕ, η οποία σε συνεργασία με εταιρεία – εξωτερικό συνεργάτη που έχει ως αντικείμενο τον σχεδιασμό και την υλοποίηση εξειδικευμένων ολοκληρωμένων λύσεων τηλεματικής, αποτύπωσε τις ανάγκες και σχεδιάστηκε ειδικά για το δήμο η εν λόγω εφαρμογή.
Σε κάθε όχημα τοποθετήθηκε συσκευή τηλεματικής, συνδεδεμένη με κεντρικό λογισμικό. Κάθε οδηγός φέρει ατομική ηλεκτρονική ταυτότητα i-button, η οποία κατά την είσοδο ταυτοποιείται με το όχημα που οδηγεί. Ως εκ τούτου εξάγεται πληροφορία, μέσω του κεντρικού λογισμικού του πότε – ποιος και πού οδηγεί το κάθε όχημα, με αντίστοιχη αποτύπωση σε χάρτες google maps, σε πραγματικό χρόνο, και εκδίδεται ηλεκτρονικό δελτίο κίνησης και διαταγή πορείας μέσω των ρεαλιστικών δεδομένων που εξάγονται, τα οποία αποθηκεύονται σε cloud, σε ηλεκτρονική μορφή και εντυπώνονται μονάχα στη περίπτωση που ζητηθεί.
Κάθε όχημα φέρει συσκευή τηλεματικής (του έχει ενσωματωθεί) καθώς και κάρτα καυσίμου. Κατά την είσοδό του στο συμβεβλημένο πρατήριο καυσίμων, που φέρει συσκευή ανάγνωσης της παραπάνω κάρτας, ενημερώνεται το κεντρικό σύστημα, μέσω του λογισμικού που έχει εγκατασταθεί στο πρατήριο. Ο οδηγός επιδεικνύει την έξυπνη κάρτα καυσίμου που έχει στη διάθεσή του. Σε περίπτωση μη ταύτισης της έξυπνης κάρτας καυσίμου με το όχημα δίνεται υπόδειξη στον πρατηριούχο να μην προχωρήσει στον ανεφοδιασμό. Κατά την ολοκλήρωση ανεφοδιασμού ενημερώνεται το λογισμικό ως προς το πότε, ποιος, σε ποιο όχημα, πόση ποσότητα καυσίμου ανεφοδιάστηκε και από ποιο πρατήριο. Ως εκ τούτου, τα δελτία καυσίμων άρα και ο έλεγχος, και η προμήθεια αυτών γίνεται αποκλειστικά μέσω του λογισμικού ανεφοδιασμού καυσίμων. Σε περίπτωση μη εφαρμογής της παραπάνω διαδικασίας κανένα όχημα δεν επιτρέπεται να ανεφοδιαστεί καύσιμα και στην περίπτωση που γίνει, τότε δεν εκτελείται δαπάνη στο πρατήριο. Το κεντρικό σύστημα ενημερώνεται κατά τον ανεφοδιασμό οπότε και οι δαπάνες καυσίμων εξάγονται αυτοματοποιημένες. Δεν πληρώνεται καμία δαπάνη καυσίμου, η οποία εκτελέστηκε εκτός εφαρμογής. Κάθε οδηγός προμηθεύεται με ηλεκτρονική ταυτότητα i-button, η οποία κατά την είσοδό του στο όχημα εισάγεται σε συσκευή που έχει ενσωματωθεί στο όχημα. Τα δελτία κίνησης εξάγονται αυτόματα από το κεντρικό σύστημα "διαβάζοντας" το i-button του οδηγού. Η πληροφορία για το ποιο όχημα και από ποιον οδηγό αποθηκεύεται σε πραγματικό χρόνο στο cloud που συντηρείται για την εφαρμογή, οπότε δεν υπάρχει έντυπη μορφή δελτίου κίνησης μέσα στο όχημα. Κάθε όχημα έχει δημιουργηθεί ταυτότητα λιπαντικών, ανταλλακτικών, μπαταριών, αναλωσίμων. Όλες οι σχετικές προμήθειες γίνονται σύμφωνα με την ηλεκτρονική αποθήκη που συντηρείται από το σύστημα.
Ο Δήμος Πλατανιά συνεργάστηκε με ιδιωτική εταιρεία υπηρεσιών και προϊόντων τηλεματικής και πληροφορικής για την ανάπτυξη της εφαρμογής και για τον έλεγχο των καταναλώσεων σε καύσιμα, ανταλλακτικά, λιπαντικά, μπαταρίες κλπ.. Ο Δήμος Πλατανιά σε συνεργασία με την εταιρεία αποτύπωσαν τις ανάγκες και στη συνέχεια η εταιρεία προχώρησε στο σχεδιασμό του λογισμικού.
Ο συντονισμός των χρηστών των οχημάτων στο να χρησιμοποιούν κατά την είσοδό τους την ατομική τους κάρτα δημιούργησε αρχικά κάποια προβλήματα, τα οποία και ξεπεράστηκαν με την υποχρεωτική και καθολική χρήση του συστήματος.
Απαραίτητες προϋποθέσεις για την επιτυχή λειτουργία της καινοτομίας είναι η στήριξη από την ηγεσία του φορέα για τη συντήρησή της καθώς και η υποχρεωτική και καθολική αξιοποίηση του συστήματος από όλους τους χρήστες των οχημάτων.
Η καινοτομία που ανέπτυξε ο Δήμος Πλατανιά αξιοποιεί τις νέες τεχνολογίες τηλεματικής ώστε να συμβάλλει στη βελτίωση της διοίκησης στο Δήμο, στην ορθή διαχείριση πόρων και του ανθρώπινου δυναμικού, στη μείωση κατανάλωσης ενέργειας και εκπομπών CO2, καθώς και στη βελτιστοποίηση παροχών προς τους δημότες.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.