Το Εθνικό Κέντρο Οπτικοακουστικών Μέσων και Επικοινωνίας (ΕΚΟΜΕ) ανέπτυξε ένα καινοτόμο επιχειρησιακό μοντέλο με τεχνολογίες αιχμής και δυνατότητα λειτουργίας εξ’ ολοκλήρου ψηφιακά στα πρότυπα του μοντέλου «Εικονικής Επιχείρησης», χωρίς να στερείται των δυνατοτήτων που παρέχουν οι φυσικές εγκαταστάσεις. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αποτελεί απαραίτητη στρατηγική επιλογή για να λειτουργεί ο ΕΚΟΜΕ αδιαλείπτως και να επεκτείνει τις ψηφιακές του υπηρεσίες προς τρίτους. Αξιοποιώντας τις δυνατότητες που παρέχει το κυβερνητικό νέφος, τους online συνεργατικούς χώρους και εφαρμογές, καθώς και την επιχειρησιακή συνέχεια που πρέπει να διέπει έναν δημόσιο φορέα, η Διεύθυνση Πληροφορικής σχεδίασε και υλοποίησε μια αρχιτεκτονική που επιτρέπει την κάλυψη των αναγκών του.
Η εφαρμογή του ψηφιακού μοντέλου απαίτησε τη μεταφορά στο cloud όλων των εφαρμογών λογιστηρίου, μισθοδοσίας, προσωπικού, τις εφαρμογές γραφείου (MSOffice365), καθώς και συστήματα όπως η πλατφόρμα ελέγχου έργων, το ειδικό μητρώο ελεγκτών και το υπό υλοποίηση Portal, για τον συντονισμό 15 τοπικών γραφείων σε Περιφέρειες και Δήμους, όπου θα παρέχονται υπηρεσίες προς τους παραγωγούς οπτικοακουστικών έργων και τους πολίτες. Παράλληλα, εξοπλίζοντας το προσωπικό με φορητούς υπολογιστές διευκόλυνε την εργασία του, ειδικότερα σε έκτακτες συνθήκες, καθώς και την ανάγκη απομακρυσμένης εργασίας λόγω αντικειμένου δραστηριοποίησης του ΕΚΟΜΕ.
500 ωφελούμενοι εργαζόμενοι (2022) και 60 ωφελούμενοι (2021)
Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
Το Εθνικό Κέντρο Οπτικοακουστικών Μέσων και Επικοινωνίας (ΕΚΟΜΕ) ανέπτυξε ένα καινοτόμο επιχειρησιακό μοντέλο με τεχνολογίες αιχμής και δυνατότητα λειτουργίας εξ’ ολοκλήρου ψηφιακά στα πρότυπα του μοντέλου «Εικονικής Επιχείρησης», χωρίς να στερείται των δυνατοτήτων που παρέχουν οι φυσικές εγκαταστάσεις. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αποτελεί απαραίτητη στρατηγική επιλογή για να λειτουργεί ο ΕΚΟΜΕ αδιαλείπτως και να επεκτείνει τις ψηφιακές του υπηρεσίες προς τρίτους. Αξιοποιώντας τις δυνατότητες που παρέχει το κυβερνητικό νέφος, τους online συνεργατικούς χώρους και εφαρμογές, καθώς και την επιχειρησιακή συνέχεια που πρέπει να διέπει έναν δημόσιο φορέα, η Διεύθυνση Πληροφορικής σχεδίασε και υλοποίησε μια αρχιτεκτονική που επιτρέπει την κάλυψη των αναγκών του.
Η εφαρμογή του ψηφιακού μοντέλου απαίτησε τη μεταφορά στο cloud όλων των εφαρμογών λογιστηρίου, μισθοδοσίας, προσωπικού, τις εφαρμογές γραφείου (MSOffice365), καθώς και συστήματα όπως η πλατφόρμα ελέγχου έργων, το ειδικό μητρώο ελεγκτών και το υπό υλοποίηση Portal, για τον συντονισμό 15 τοπικών γραφείων σε Περιφέρειες και Δήμους, όπου θα παρέχονται υπηρεσίες προς τους παραγωγούς οπτικοακουστικών έργων και τους πολίτες. Παράλληλα, εξοπλίζοντας το προσωπικό με φορητούς υπολογιστές διευκόλυνε την εργασία του, ειδικότερα σε έκτακτες συνθήκες, καθώς και την ανάγκη απομακρυσμένης εργασίας λόγω αντικειμένου δραστηριοποίησης του ΕΚΟΜΕ.
Βασικοί στόχοι της καινοτομίας είναι:
1) Ο πλήρης (100%) ψηφιακός μετασχηματισμός του φορέα, μέσω του οποίου στοχεύει στην εξοικονόμηση πόρων λόγω της μείωσης κόστους συντήρησης φυσικών υποδομών καθώς και ανθρωποωρών εργασίας για διαχείριση των πληροφοριακών συστημάτων. Παράλληλα, προβλέπεται η ανάπτυξη στο υπό υλοποίηση Portal περιβάλλοντος ενοποίησης και συντονισμού 15 τοπικών γραφείων (Film Offices) Περιφερειών-Δήμων λόγω της ανάγκης για κεντρική διαχείριση περιεχομένου, καθώς και η υιοθέτηση αρχιτεκτονικής εικονικών μηχανών (VMs) στο Microsoft Azure cloud της ΓΓΠΣΔΔ, για όλες τις εφαρμογές, ακολουθώντας τις διεθνείς τάσεις για χρήση εικονικών υποδομών, με μεγαλύτερη ασφάλεια, διαχείριση, οικονομία πόρων, σύμφωνα με οδηγίες της Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης, για κεντρική διαχείριση των υποδομών πληροφορικής των δημόσιων υπηρεσιών - ν.4623/2019 (ΦΕΚ 134/Α/9.8.2019).
2) Η παροχή ψηφιακών υπηρεσιών προς πολίτες και επιχειρήσεις σε ποσοστό 100%, μέσα από την αυτοματοποίηση και απλοποίηση διαδικασιών με ανάπτυξη εφαρμογών όπως: Πλατφόρμα Ελέγχου Έργων, εφαρμογής Παραστατικών από επιδοτούμενους παραγωγούς και Ειδικού Μητρώου Ελεγκτών.
3) Η δυνατότητα, όταν το απαιτούν οι συνθήκες, άμεσης λειτουργίας του Οργανισμού εξ’ αποστάσεως για όλο το προσωπικό του σε ποσοστό 100%. Για το λόγο αυτό προβλέπεται η εφαρμογή σχεδίου ανάκαμψης από έκτακτες συνθήκες, σχεδιάζοντας και υλοποιώντας ολοκληρωμένες λύσεις απομακρυσμένης εργασίας με MSOffice365, SharePoint, φορητούς Η/Υ για το προσωπικό, ψηφιακών υπογραφών, ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, πλατφόρμα ελέγχου έργων και μητρώου ελεγκτών με στόχο την αδιάλειπτη λειτουργία του Οργανισμού. Ακόμη, ο εξοπλισμός φυσικών εγκαταστάσεων για διευκόλυνση της μετακίνησης του προσωπικού μεταξύ έδρας και υποκαταστήματος, διαθέτοντας εξοπλισμό με docking stations και οθόνες, καθώς και η οργάνωση σχεδίου εκτροπής τηλεφώνων σε κινητές συσκευές όταν απαιτείται.
4) Η βελτίωση της ασφάλειας των συστημάτων του φορέα λόγω αρχιτεκτονικής, λόγω αναγκαιότητας απομακρυσμένης εργασίας και ανάκαμψη της λειτουργίας έπειτα από έκτακτες συνθήκες.
Εθνικοί πόροι, προϋπολογισμός φορέα και ΕΣΠΑ
Για τον σχεδιασμό και υλοποίηση του έργου απαιτήθηκαν συνολικά να εργαστούν κατά μέσο όρο 12 άτομα. Ειδικά από την Δ/ση Πληροφορικής του ΕΚΟΜΕ απασχολήθηκαν 4 άτομα για 10 μήνες. Επίσης απασχολήθηκαν 2 στελέχη και 2 συνεργάτες της ΓΓΠΣΔΔ καθώς και στελέχη των αναδόχων του έργου.
Κατά τη φάση σχεδιασμού ο εκτιμώμενος χρόνος που απαιτήθηκε σε εργασία των 12 ατόμων ήταν για 6 ώρες ημερησίως, ενώ κατά τη φάση υλοποίησης (από τον Μάιο του 2022 μέχρι και τον Δεκέμβριο του 2022) ο χρόνος απασχόλησης ανήλθε σε 4 ώρες ημερησίως.
Τα σημαντικότερα αποτελέσματα και άμεσα οφέλη που προκύπτουν από την υλοποίηση της καινοτομίας είναι τα εξής:
Επιπρόσθετα ο ψηφιακός μετασχηματισμός του μοντέλου λειτουργίας του ΕΚΟΜΕ οδήγησε στην επίτευξη ποιοτικών αποτελεσμάτων όπως:
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας ξεκίνησε τον Ιανουάριο του 2021. Αρχικά, τέσσερα στελέχη της Διεύθυνσης Πληροφορικής, σχεδίασαν το επιθυμητό επιχειρησιακό μοντέλο, βάσει των αναγκών του ΕΚΟΜΕ και της προοπτικής που έχει. Η Διεύθυνση Πληροφορικής σε συνεργασία με στελέχη της ΓΓΠΣΔΔ και των αναδόχων των συστημάτων, συνεργάστηκαν για εννιά μήνες περίπου ώστε να σχεδιαστεί η αρχιτεκτονική λύση και να υλοποιηθεί για το σύνολο των δράσεων που απαιτούνταν και οδηγούσαν σε καινοτομία ως προς τον τρόπο λειτουργίας. Βασιζόμενοι στη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού και τις τεχνολογίες αιχμής, σχεδιάστηκε ένα πλαίσιο υλοποίησης για σταδιακή μετάπτωση και ομαλή διαχείριση των αλλαγών.
Οι πειραματικές εφαρμογές πραγματοποιήθηκαν για τις διαφορετικές τεχνολογικές οντότητες που συνέβαλαν στην καινοτομία του επιχειρησιακού μοντέλου. Οι οντότητες αυτές είναι: ο φορητός εξοπλισμός που θα έπρεπε να διατεθεί και το μοντέλο σύνδεσης και λειτουργίας αυτού μέσω των cloud εφαρμογών, οι υλικοτεχνικές υποδομές στις φυσικές εγκαταστάσεις για σύνδεση των χρηστών σε οποιοδήποτε σημείο χωρίς να επηρεάζεται η διαβάθμιση που έχει, οι εκτροπές των σταθερών τηλεφώνων σε κινητές συσκευές, οι εφαρμογές του διοικητικού και οικονομικού τμήματος, οι εφαρμογές των χρηματοδοτικών εργαλείων (έλεγχος έργων και ειδικό μητρώο), οι εφαρμογές επικοινωνίας και συνεργατικών χώρων (Office 365), καθώς και το υπό υλοποίηση Portal. Όλες οι οντότητες δοκιμάστηκαν πιλοτικά πριν την επέκταση του σχεδίου υλοποίησης του μοντέλου, δημιουργώντας σε ότι αφορά τον εξοπλισμό, νησίδες που θα λειτουργούσαν δοκιμαστικά για τους χρήστες. Σε ότι αφορά τις εφαρμογές στο cloud, αυτές μετέπεσαν με τις βάσεις δεδομένων τους στο νέο περιβάλλον, ενώ τη χρονική στιγμή έναρξης αυτών, ενημερώθηκαν τα δεδομένα τους από το προηγούμενο περιβάλλον. Σε συνεργασία με τη ΓΓΠΣΔΔ η μετάπτωση των δεδομένων πραγματοποιήθηκε δοκιμαστικά για κάθε εφαρμογή, πριν την τελική ημερομηνία μετάπτωσης, σε ένα μικρό δείγμα δεδομένων, ώστε να επιβεβαιωθεί η ακεραιότητα των δεδομένων και να εντοπιστούν τυχόν προβλήματα.
Το Εθνικό Κέντρο Οπτικοακουστικών Μέσων και Επικοινωνίας (ΕΚΟΜΕ) ανέπτυξε ένα καινοτόμο επιχειρησιακό μοντέλο με τεχνολογίες αιχμής και δυνατότητα λειτουργίας εξ’ ολοκλήρου ψηφιακά στα πρότυπα του μοντέλου «Εικονικής Επιχείρησης», χωρίς να στερείται των δυνατοτήτων που παρέχουν οι φυσικές εγκαταστάσεις. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αποτελεί απαραίτητη στρατηγική επιλογή για να λειτουργεί ο ΕΚΟΜΕ αδιαλείπτως και να επεκτείνει τις ψηφιακές του υπηρεσίες προς τρίτους. Αξιοποιώντας τις δυνατότητες που παρέχει το κυβερνητικό νέφος, τους online συνεργατικούς χώρους και εφαρμογές, καθώς και την επιχειρησιακή συνέχεια που πρέπει να διέπει έναν δημόσιο φορέα, η Διεύθυνση Πληροφορικής σχεδίασε και υλοποίησε μια αρχιτεκτονική που επιτρέπει την κάλυψη των αναγκών του.
Η εφαρμογή του ψηφιακού μοντέλου απαίτησε τη μεταφορά στο cloud όλων των εφαρμογών λογιστηρίου, μισθοδοσίας, προσωπικού, τις εφαρμογές γραφείου (MSOffice365), καθώς και συστήματα όπως η πλατφόρμα ελέγχου έργων, το ειδικό μητρώο ελεγκτών και το υπό υλοποίηση Portal, για τον συντονισμό 15 τοπικών γραφείων σε Περιφέρειες και Δήμους, όπου θα παρέχονται υπηρεσίες προς τους παραγωγούς οπτικοακουστικών έργων και τους πολίτες. Παράλληλα, εξοπλίζοντας το προσωπικό με φορητούς υπολογιστές διευκόλυνε την εργασία του, ειδικότερα σε έκτακτες συνθήκες, καθώς και την ανάγκη απομακρυσμένης εργασίας λόγω αντικειμένου δραστηριοποίησης του ΕΚΟΜΕ.
Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του φορέα με τη χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, με παρουσιάσεις καθώς και με ενημερωτικά – υπηρεσιακά σημειώματα.
Η καινοτομία του μοντέλου επεκτείνεται με το Portal και τη δημιουργία ενιαίας πλατφόρμας συντονισμού 15 απομακρυσμένων γραφείων σε Περιφέρειες και Δήμους.
Το ψηφιακό επιχειρησιακό μοντέλο, τύγχανε της έγκρισης του Προέδρου του ΕΚΟΜΕ από την αρχή, καθώς αποτελούσε προαπαιτούμενο, για να προχωρήσει η διαδικασία. Σε όλες τις φάσεις, υπήρχε διαρκής ενημέρωση των αρμοδίων με σκοπό να αποδεχτούν τις αλλαγές και να καμφθούν οι όποιες αντιδράσεις και απαξιώσεις τμημάτων ή συνόλου του μοντέλου.
Το ψηφιακό επιχειρησιακό μοντέλο, τύγχανε της έγκρισης του Προέδρου του ΕΚΟΜΕ από την αρχή, καθώς αποτελούσε προαπαιτούμενο, για να προχωρήσει η διαδικασία. Σε όλες τις φάσεις, υπήρχε διαρκής ενημέρωση των αρμοδίων με σκοπό να αποδεχτούν τις αλλαγές και να καμφθούν οι όποιες αντιδράσεις και απαξιώσεις τμημάτων ή συνόλου του μοντέλου.
Σε όλα τα στάδια υλοποίησης του επιχειρησιακού μοντέλου αποκτήθηκε σημαντική τεχνογνωσία και εμπειρία για την ανάπτυξη συστημάτων και το σχεδιασμό νέων υπηρεσιών για το προσωπικό, τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Η εμπιστοσύνη και υποστήριξη που παρείχε η Διοίκηση συνέβαλαν στην επίτευξη οικονομιών κλίμακας και τη επιχειρησιακής συνέχειας του φορέα μέσω της ανάπτυξης και εφαρμογής του ψηφιακού μοντέλου λειτουργίας.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.