Στις 10 Οκτωβρίου υλοποιήθηκε διαδικτυακά εργαστήρι καινοτομίας από το Τμήμα Καινοτομίας και Βέλτιστων Πρακτικών με σκοπό τη διάγνωση εμποδίων στη διαδικασία ανάπτυξης καινοτομίας με τη μορφή πρωτοτύπου, αξιοποιώντας τη συμπεριφορική επιστήμη.
Στο εργαστήρι, συμμετείχαν 11 στελέχη από τους δήμους: Αθηναίων, Θεσσαλονίκης, Παλαιού Φαλήρου, Πάτρας, Θεσσαλονίκης, Πειραιά, Ηρακλείου Κρήτης, Λάρισας και Τρικκαίων. Το εργαστήρι υλοποιήθηκε με την υποστήριξη του Ινστιτούτου Έρευνας, Τεκμηρίωσης και Καινοτομίας του Ε.Κ.Δ.Δ.Α..
Το εργαστήρι εντάσσεται στην πρωτοβουλία «Ακαδημία Sludge» η οποία υλοποιείται με την καθοδήγηση της Μονάδας Behavioral Insights της Νέας Νότιας Ουαλίας της Αυστραλίας και την υποστήριξη της Ομάδας Behavioral Insights του Οργανισμού Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης.
Το αντικείμενο του εργαστηρίου ήταν η επικύρωση του Χάρτη Διαδρομής (Journey Map), ο οποίος περιλαμβάνει τα βήματα και τους τύπους συμπεριφοράς που εκδηλώνονται από τους υπαλλήλους κατά τη διαδικασία ανάπτυξης μιας καινοτομίας σε μορφή πρωτοτύπου.
Με την ολοκλήρωση του Εργαστηρίου Καινοτομίας μετά τρεις (3) ώρες συζήτησης και μέσα από 140 ερωτήσεις και απαντήσεις, ο Χάρτης Διαδρομής διαμορφώθηκε ως εξής:
Η υφιστάμενη διαδικασία περιλαμβάνει 20 βήματα και προκαλεί σημαντικό κόστος σε χρόνο και χρήμα υπολογισμένο σε εργατοώρες.
Επίσης κατά την υλοποίηση της διαδικασίας εκδηλώνονται κατά μέσο όρο 13 μοναδικές συμπεριφορές οι οποίες εμφανίζονται σε διάφορα βήματα συνολικά 71 φορές. Τα παραπάνω στοιχεία σε συνδυασμό με ποσοτικά και ποιοτικά δεδομένα που συλλέχθηκαν αναφορικά με την εμπειρία (cx) των στελεχών για κάθε βήμα που υλοποιούν, συγκλίνουν στην διαπίστωση ότι με την υπάρχουσα διαδικασία οι φορείς δεν ενθαρρύνονται στην ανάπτυξη μιας καινοτομίας.
Τα επόμενα βήματα
Εντός του Οκτωβρίου αναμένεται η ολοκλήρωση της αξιολόγησης του Χάρτη Διαδρομής. Ειδικότερα, θα γίνει εμβάθυνση για την ανάλυση των δεδομένων που αφορούν τον χρόνο, το κόστος σε χρήμα και τους αποκλεισμούς ή την ευκολία πρόσβασης των υπαλλήλων για κάθε ένα βήμα της υφιστάμενης κατάστασης που αφορά την διαδικασία της καινοτομίας.
Ο έλεγχος πραγματοποιείται στο «Matrix Προτεραιοτήτων», που έχει δημιουργηθεί το οποίο αποτελεί εργαλείο για την ταξινόμηση και προτεραιοποίηση των εμποδιών που χρειάζεται να επιλυθούν.
Συγκεκριμένα, όπως φαίνεται και από τον πίνακα 1, οι 71 τύποι συμπεριφοράς οι οποίοι ανιχνεύθηκαν να εμφανίζονται σε διαφορετικά βήματα της διαδικασίας κατηγοριοποιούνται ως προς τις παρακάτω προτεραιότητες:
- Μεγάλος χρόνος και χειρότερη εμπειρία.
- Συντομότερος χρόνος και χειρότερη εμπειρία.
- Μεγάλος χρόνος και καλύτερη εμπειρία.
- Σύντομος χρόνος και καλύτερη εμπειρία.
Figure 1 Matrix Προτεραιοτήτων Διαδικασίας Καινοτομίας
Επίσης αναλύονται τα βήματα της διαδικασίας ανάπτυξης καινοτομίας:
- ως προς την προσβασιμότητα, η οποία αφορά την ευκολία ή την δυσκολία να έχει πρόσβαση ένας υπάλληλος σε κάποιο βήμα της διαδικασίας καινοτομίας,
Figure 2 Κατάταξη ως προς την προσβασιμότητα
- ως προς την ποιότητα της εμπειρίας των υπαλλήλων, η οποία αφορά την ικανοποίηση από κάθε τύπο συμπεριφοράς,
Figure 3 Κατάταξη βάσει εμπειρίας cx
- ως προς τον χρόνο που απαιτείται για κάθε τύπο συμπεριφοράς ανά βήμα αλλά και συναθροιστικά για όλη τη διαδικασία:
Figure 4 Συναθροιστικός χρόνος διαδικασίας
Ο στόχος της ανωτέρω ανάλυσης, είναι η ομάδα του Τμήματος Καινοτομίας να εντοπίσει και στη συνέχεια να επικεντρωθεί στα σημεία που παρατηρούνται κρίσιμα εμπόδια, ώστε αυτά να επιλυθούν με προτάσεις βελτίωσης.
Τι σχεδιάζουμε
Μέσα από την εφαρμογή του εργαλείου ελέγχου σχεδιάζουμε τον ανασχεδιασμό της διαδικασίας ανάπτυξης καινοτομίας σε μορφή πρωτοτύπου που αποτελεί το αντικείμενο της παρ. 6 του ν.5027/23. Ο ανασχεδιασμός στοχεύει να δημιουργηθεί, με την εφαρμογή μεθόδων service design, μια νέα περισσότερο χρηστοκεντρική διαδικασία υποστήριξης της ανάπτυξης καινοτομίας με τη μορφή πρωτοτύπου.
Στην συνέχεια προγραμματίζεται η υλοποίηση ενός νέου εργαστηρίου καινοτομίας εντός του Νοεμβρίου, στο οποίο θα κληθούν οι εκπρόσωποι δήμων που επιθυμούν να συμμετέχουν, να αξιολογήσουν α) τις προτάσεις επίλυσης των εμποδίων που διαμορφώθηκαν μετά την εφαρμογή του εργαλείου ελέγχου και β) να αξιολογήσουν την εμπειρία τους από τη νέα προτεινόμενη διαδικασία.
Η γνώση που θα αποκτηθεί με την ολοκλήρωση της πρωτοβουλίας και την συνεισφορά των στελεχών των φορέων, θα αξιοποιηθεί προκειμένου να σχεδιαστούν τα νέα εργαλεία του Συστήματος Καινοτομίας τα οποία αφορούν τον Οδηγό Καινοτομίας και τα Προγράμματα Επιτάχυνσης. Αυτά αναμένεται σύντομα, να αποτελέσουν αντικείμενο δύο Υπουργικών αποφάσεων οι οποίες προβλέπεται να εκδοθούν στο πλαίσιο του ν.5027/23.
Οι φορείς που ενδιαφέρονται να συμμετέχουν στο νέο εργαστήρι καινοτομίας «Βελτίωση της Εμπειρίας στην Ανάπτυξη Καινοτόμων Πρωτοτύπων» παρακαλούνται να συμπληρώσουν την φόρμα δήλωσης ενδιαφέροντος.
