Η καινοτομία του Γενικού Νοσοκομείου Λάρισας αφορά στην ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, με τη χρήση λογισμικού, για την παρακολούθηση και ιχνηλασιμότητα της ενδονοσοκομειακής διαχείρισης Επικίνδυνων Αποβλήτων Υγειονομικών Μονάδων (ΕΑΥΜ) με δείκτες. Συνιστά τον ακρογωνιαίο λίθο της περιβαλλοντικής νομοθεσίας. Η πρωτοπορία της υποβαλλόμενης πρακτικής καινοτομίας έγκειται στην αυτοματοποίηση της ιχνηλασιμότητας με τη χρήση πληροφοριακού συστήματος το οποίο συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα που «εγγυώνται» την προέλευση του αποβλήτου, όπως ο τόπος παραγωγής του (κλινική κλπ), η ημερομηνία, η κατηγορία του και η ποσότητά του. Συμπληρωματικά παρέχεται και η πληροφορία του αύξοντος αριθμού του περιέκτη (σημείου αποθήκευσης) που χρησιμοποιήθηκε.
Οι υγειονομικές μονάδες βρίσκονται στην αρχή της αλυσίδας της διαχείρισης ως παραγωγοί αποβλήτων. Η χρήση του συστήματος παρέχει τη δυνατότητα για ερμηνεία των μετρήσεων και στατιστική επεξεργασία για: 1. τη δημιουργία ομάδων στόχων για εκπαίδευση σε νέες πρακτικές και 2. την αξιολόγηση της επίτευξης των περιβαλλοντικών στόχων του Νοσοκομείου.
Το εργαλείο είναι πρωτοποριακό και καινοτόμο καθότι δίνει προστιθέμενη αξία στον οργανισμό βελτιώνοντας την περιβαλλοντική του επίπτωση. Παράλληλα, εξασφαλίζει αποδοτικότερη διαχείριση των ΕΑΥΜ μέσω του ελέγχου του κόστους και καθιστά δυνατή την απόλυτη τεκμηρίωση της παραγωγής των επικίνδυνων αποβλήτων. Η παρακολούθηση της καθημερινής παραγωγής επιτρέπει την άμεση επέμβαση σε θέματα υπερβολικής ή μειωμένης παραγωγής, σωστού διαχωρισμού κλπ.
Έως τον Απρίλιο του 2023 καταγράφηκε η μηνιαία παραγωγή κάθε κατηγορίας επικίνδυνων αποβλήτων από όλα τα τμήματα του νοσοκομείου. Με την καινοτομία εντοπίστηκαν τα τμήματα στα οποία πραγματοποιείται υπερδιαλογή των αποβλήτων ενώ, ταυτόχρονα, δημιουργήθηκε ομάδα-στόχος για εκπαίδευση. Η καινοτομία έχει εφαρμογή σε νοσοκομεία και τη δεδομένη στιγμή βρίσκεται στη φάση της διάδοσης. Μελλοντικά, ως εργαλείο ελέγχου της διαδικασίας, αναμένεται να τεκμηριώσει την αποτελεσματικότητα ενεργειών που πρόκειται να πραγματωθούν με σκοπό τη μείωση της παραγωγής των επικίνδυνων αποβλήτων και να συμβάλει καθοριστικά στη λήψη αποφάσεων σχετικά με τη διαχείριση του κόστους.
Γενικό Νοσοκομείο Λάρισας
Βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
Κάθε μήνα διανέμονται σημασμένοι περιέκτες στα τμήματα ενώ κάθε πρωί πραγματοποιείται η αποκομιδή και η ζύγισή τους, που διαρκεί 20-40 λεπτά, πριν τοποθετηθούν στους χώρους αποθήκευσης. Πάνω στον περιέκτη των αποβλήτων τοποθετείται μια κωδικοποιημένη ετικέτα, η οποία περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικές με το τμήμα, την κατηγορία του αποβλήτου, το είδος και τον αύξοντα αριθμό του περιέκτη. Συνεπώς, κάθε τμήμα έχει τους δικούς του περιέκτες για κάθε κατηγορία αποβλήτου που παράγει. Κατά την απομάκρυνσή τους από το τμήμα και προτού αποθηκευτούν στον κατάλληλο χώρο, σε κεντρικό σημείο, σκανάρεται η ετικέτα και ο περιέκτης ζυγίζεται. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, τα δεδομένα καταχωρίζονται αυτόματα σε υπολογιστή (client) που βρίσκεται στο σημείο της ζύγισης ενημερώνοντας, έτσι, τη βάση δεδομένων που βρίσκεται σε έναν server. Με βάση αυτές τις καταχωρίσεις, υπάρχουν οι εξής κωδικοποιημένες πληροφορίες: 1. τα τμήματα του νοσοκομείου, 2. οι κατηγορίες των αποβλήτων, 3. οι ΕΚΑ (ευρωπαϊκός κωδικός αποβλήτου), 4. το είδος του περιέκτη, 5. η ημερομηνία εκτύπωσης και διανομής των περιεκτών στα τμήματα, 6. ο αύξων αριθμός του περιέκτη για κάθε τμήμα. Κατά τη ζύγιση, η εν λόγω βάση δεδομένων ενημερώνεται με το σκανάρισμα της κωδικοποιημένης ετικέτας του περιέκτη και προσθέτει τις παρακάτω πληροφορίες: 1. τα κιλά της ζύγισης και 2. την ημερομηνία και ώρα ζύγισης του περιέκτη. Με τον τρόπο αυτό ενημερώνεται η βάση δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος. Σε καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία ή/και ετήσια βάση, πραγματοποιείται εξαγωγή των δεδομένων και διεξάγεται στατιστική ανάλυση που απαντά σε διαφορετικά ερωτήματα κάθε φορά, όπως π.χ. ποια είναι η μηνιαία παραγωγή Επικίνδυνων Αποβλήτων Αμιγώς Μολυσματικών από τα εργαστήρια του νοσοκομείου για το έτος 2021.
Με αυτόν τον τρόπο, τα δεδομένα είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή για επεξεργασία και στατιστική ανάλυση.
Η παρακολούθηση της παραγωγής των επικίνδυνων αποβλήτων πραγματοποιείται σε καθημερινή βάση από την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων. Παράλληλα, η υπεύθυνη προβαίνει και σε άμεση διερεύνηση τυχόν παρεκκλίσεων από τα αναμενόμενα κάθε τμήματος. Σε αυτό συμβάλει το γεγονός ότι η διαδικασία έχει προτυποποιηθεί και, επομένως, οι ποσότητες αποβλήτων αλλά και των τμημάτων είναι γνωστές.
Η χρηματοδότηση αντλήθηκε από τον προϋπολογισμό του νοσοκομείου και ανήλθε στο ποσό των 6.000 ευρώ, ενώ το ετήσιο κόστος για τη συντήρηση της λειτουργίας της ανέρχεται στο ποσό των 500 ευρώ. Κατά τον σχεδιασμό της καινοτομίας απασχολήθηκαν 2 υπάλληλοι (υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων και υπεύθυνος ανάπτυξης λογισμικού). Για τη λειτουργία του συστήματος απαιτείται η απασχόληση 5-10 υπαλλήλων για 1-3 ώρες σε καθημερινή βάση, ο υπεύθυνος διαχείρισης αποβλήτων για την επίβλεψη της διαδικασίας και ο στατιστικολόγος για τη στατιστική ανάλυση των δεδομένων.
Η αυτοματοποίηση της ιχνηλασιμότητας των επικίνδυνων αποβλήτων στο Γενικό Νοσοκομείο Λάρισας:
Πηγή έμπνευσης για την ανάπτυξη της καινοτομίας αποτέλεσε η αρχή λειτουργίας των logistics, όπου σε μία κωδικοποιημένη ετικέτα (barcode) ενσωματώνεται όλη η πληροφορία της ιχνηλασιμότητας του προϊόντος. Ο σχεδιασμός της διαδικασίας πραγματοποιήθηκε από την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων του νοσοκομείου σε συνεργασία με ιδιωτική εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού. Το πρόβλημα, αρχικά, ήταν η συλλογή των δεδομένων της ιχνηλασιμότητας (σημείο παραγωγής, ημερομηνία παραγωγής, κατηγορία αποβλήτου, ποσότητα αποβλήτου) χωρίς αυτό να αποτελεί τροχοπέδη στην εύρυθμη λειτουργία των τμημάτων του νοσοκομείου και να αποσπά το προσωπικού από τα κύρια καθήκοντά του. Τέθηκαν στη συνεργάτη ανάδοχο εταιρεία όλες οι απαιτήσεις της διαδικασίας και εκείνη προχώρησε στην ανάπτυξη ενός εύχρηστου λογισμικού.
Ο σχεδιασμός της εν λόγω καινοτομίας διήρκησε περίπου 6 μήνες (Οκτώβριος 2019 - Μάρτιος 2020). Η ομάδα σχεδιασμού αποτελούνταν από την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων και τον υπεύθυνο ανάπτυξης λογισμικού. Τα στάδια του σχεδιασμού περιλάμβαναν αρχικά τη διάγνωση της υφιστάμενης κατάστασης (στάδιο 1) σε σχέση με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας περί διαχείρισης αποβλήτων υγειονομικών μονάδων (ΚΥΑ146163/2012) όσον αφορά την ιχνηλασιμότητα εντός της υγειονομικής μονάδας. Στη συνέχεια, αξιολογήθηκε η δυνατότητα τήρησης της νομοθεσίας με τη χρήση εντύπων και τη συμπλήρωσή τους από το προσωπικό σε καθημερινή βάση (στάδιο 2). Το αρνητικό αποτέλεσμα του προηγούμενου σταδίου σε συνδυασμό με την αρχή λειτουργίας των logistics οδήγησαν στο επόμενο στάδιο, του σχεδιασμού της κωδικοποιημένης ετικέτας που θα τοποθετείται πάνω στους περιέκτες (στάδιο 3). Στο στάδιο αυτό, σημαντικό ρόλο διαδραμάτισε ο υπεύθυνος ανάπτυξης λογισμικού, ο οποίος έπρεπε να ενσωματώσει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες στην κωδικοποιημένη ετικέτα. Στη συνέχεια, ακολούθησε ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη λογισμικού (στάδιο 4) για την εκτύπωση των ετικετών όπου είχαν καταχωριστεί όλα τα τμήματα του νοσοκομείου, οι κατηγορίες των επικίνδυνων αποβλήτων που παράγουν και οι περιέκτες που χρησιμοποιούν για κάθε κατηγορία.
Την ανάπτυξη του λογισμικού και την προμήθεια του εξοπλισμού ακολούθησε η πειραματική εφαρμογή που είχε ως στόχο τον εντοπισμό τυχόν παραλείψεων από τον αρχικό σχεδιασμό και τη διενέργεια διορθωτικών ενεργειών. Εκτυπώθηκαν οι κωδικοποιημένες ετικέτες, τοποθετήθηκαν στους περιέκτες και οι σημασμένοι πλέον περιέκτες μοιράστηκαν στα τμήματα προς χρήση. Κάθε πρωί και για διάστημα 3 μηνών οι γεμάτοι σημασμένοι περιέκτες ζυγίζονταν σε κεντρικό σημείο από την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων. Κατά το στάδιο αυτό το προσωπικό της καθαριότητας εκπαιδεύτηκε εντατικά στη χρήση των περιεκτών.
Κάθε μήνα διανέμονται σημασμένοι περιέκτες στα τμήματα ενώ κάθε πρωί πραγματοποιείται η αποκομιδή και η ζύγισή τους, που διαρκεί 20-40 λεπτά, πριν τοποθετηθούν στους χώρους αποθήκευσης. Πάνω στον περιέκτη των αποβλήτων τοποθετείται μια κωδικοποιημένη ετικέτα, η οποία περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικές με το τμήμα, την κατηγορία του αποβλήτου, το είδος και τον αύξοντα αριθμό του περιέκτη. Συνεπώς, κάθε τμήμα έχει τους δικούς του περιέκτες για κάθε κατηγορία αποβλήτου που παράγει. Κατά την απομάκρυνσή τους από το τμήμα και προτού αποθηκευτούν στον κατάλληλο χώρο, σε κεντρικό σημείο, σκανάρεται η ετικέτα και ο περιέκτης ζυγίζεται. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, τα δεδομένα καταχωρίζονται αυτόματα σε υπολογιστή (client) που βρίσκεται στο σημείο της ζύγισης ενημερώνοντας, έτσι, τη βάση δεδομένων που βρίσκεται σε έναν server. Με βάση αυτές τις καταχωρίσεις, υπάρχουν οι εξής κωδικοποιημένες πληροφορίες: 1. τα τμήματα του νοσοκομείου, 2. οι κατηγορίες των αποβλήτων, 3. οι ΕΚΑ (ευρωπαϊκός κωδικός αποβλήτου), 4. το είδος του περιέκτη, 5. η ημερομηνία εκτύπωσης και διανομής των περιεκτών στα τμήματα, 6. ο αύξων αριθμός του περιέκτη για κάθε τμήμα. Κατά τη ζύγιση, η εν λόγω βάση δεδομένων ενημερώνεται με το σκανάρισμα της κωδικοποιημένης ετικέτας του περιέκτη και προσθέτει τις παρακάτω πληροφορίες: 1. τα κιλά της ζύγισης και 2. την ημερομηνία και ώρα ζύγισης του περιέκτη. Με τον τρόπο αυτό ενημερώνεται η βάση δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος. Σε καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία ή/και ετήσια βάση, πραγματοποιείται εξαγωγή των δεδομένων και διεξάγεται στατιστική ανάλυση που απαντά σε διαφορετικά ερωτήματα κάθε φορά, όπως π.χ. ποια είναι η μηνιαία παραγωγή Επικίνδυνων Αποβλήτων Αμιγώς Μολυσματικών από τα εργαστήρια του νοσοκομείου για το έτος 2021.
Με αυτόν τον τρόπο, τα δεδομένα είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή για επεξεργασία και στατιστική ανάλυση.
Η παρακολούθηση της παραγωγής των επικίνδυνων αποβλήτων πραγματοποιείται σε καθημερινή βάση από την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων. Παράλληλα, η υπεύθυνη προβαίνει και σε άμεση διερεύνηση τυχόν παρεκκλίσεων από τα αναμενόμενα κάθε τμήματος. Σε αυτό συμβάλει το γεγονός ότι η διαδικασία έχει προτυποποιηθεί και, επομένως, οι ποσότητες αποβλήτων αλλά και των τμημάτων είναι γνωστές.
Η καινοτομία διαδίδεται στο εσωτερικό του φορέα μέσω παρουσιάσεων και ενημερωτικών σημειωμάτων και στο εξωτερικό του φορέα με συμμετοχή σε ημερίδες και παρουσιάσεις.
Για την ανάπτυξη της καινοτομίας ο φορέας συνεργάστηκε με ιδιωτική ανάδοχο εταιρεία στα πλαίσια σύμβασης που προέκυψε έπειτα από πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος. Μετά την κατακύρωση της σύμβασης, ο ανάδοχος του έργου ήρθε σε επαφή με την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων και μέσα από διαλογική συζήτηση συμφωνήθηκαν οι προδιαγραφές για τον σχεδιασμό του λογισμικού. Κατά την πλήρη εφαρμογή και εντρυφώντας στη λογική της ιχνηλασιμότητας, η ανάδοχος εταιρεία ενσωμάτωσε στο λογισμικό κάποιες επιπλέον εφαρμογές, οι οποίες διευκολύνουν τον χρήστη, αλλά και δικλείδες ασφαλείας της διαδικασίας. Τέτοιες εφαρμογές είναι 1. η μη καταχώριση ίδιων (διπλότυπων) κωδικοποιημένων ετικετών κατά τη ζύγιση, 2. κατά τη ζύγιση να είναι εμφανή στον χρήστη α) το τμήμα του νοσοκομείου που αφορά η σκαναρισμένη ετικέτα, β) το είδος του περιέκτη, γ) η κωδικοποίηση της ετικέτας καθώς και δ) το βάρος που δείχνει η οθόνη της ζυγαριάς, 3. η ομαδοποίηση παρουσίασης δεδομένων είτε ανά τμήμα για μεγάλο χρονικό διάστημα είτε ανά περιέκτη ή και ανά κατηγορία αποβλήτου. Η ανάγκη για εξωτερική συνεργασία διαπιστώθηκε καθότι το τμήμα πληροφορικής του νοσοκομείου δεν είχε τη δυνατότητα διεκπεραίωσης του έργου. Η συνεργασία ήταν ωφέλιμη γιατί υπήρξε άμεση ανταπόκριση, καλό πνεύμα συνεργασίας, ενδιαφέρον και αναβάθμιση του τελικού αποτελέσματος.
Τα στάδια 1 και 2 διεκπεραιώθηκαν εξ ολοκλήρου από την υπεύθυνη διαχείρισης αποβλήτων. Το στάδιο 3 υλοποιήθηκε με συνεργασία της υπεύθυνης διαχείρισης αποβλήτων και του υπεύθυνου ανάπτυξης λογισμικού. Το στάδιο 4 αποτέλεσε αποκλειστική εργασία του υπεύθυνου ανάπτυξης λογισμικού.
Τα προβλήματα που εντοπίστηκαν ήταν τεχνικά και αφορούσαν ιδίως στην επικοινωνία του υπολογιστή στο σημείο της ζύγισης με τον server και την καταχώριση των δεδομένων αλλά και τη συνέπεια του προσωπικού της καθαριότητας. Ειδικότερα, το προσωπικό κλήθηκε να χρησιμοποιεί τους σημασμένους περιέκτες (παρόλο που είχαν απομακρυνθεί από τα τμήματα οι μη σημασμένοι), να μην ενσωματώνει τον ένα περιέκτη μέσα στον άλλο και μην χρησιμοποιεί τους περιέκτες του ενός τμήματος σε άλλο.
Τα τεχνικά προβλήματα που εμφανίστηκαν κατά την πειραματική εφαρμογή αντιμετωπίστηκαν αποτελεσματικά από την ανάδοχο εταιρεία, ενώ τα προβλήματα χρήσης των περιεκτών από το προσωπικό αντιμετωπίστηκαν με κατάλληλη εκπαίδευση.
Αναγκαίες προϋποθέσεις για την επιτυχή λειτουργία του συστήματος είναι:
Κατά την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας το ενδιαφέρον των υπαλλήλων για το εγχείρημα αυτό, η συνέπεια και η δέσμευση που επέδειξαν στις απαιτήσεις του ήταν ιδιαίτερα υψηλό και κατέστη κατανοητή η σημαντικότητα του ελέγχου για τη βελτίωση της λειτουργίας του φορέα.
Σύμφωνα με τα αποτελέσματα, η λειτουργία της εν λόγω καινοτομίας έχει αποφέρει σημαντικά οφέλη για το φορέα. Κατά συνέπεια η διάδοσή της στο σύνολο των φορέων της δημόσιας διοίκησης κρίνεται ιδιαίτερα σημαντική.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.