Η καινοτομία αναπτύχθηκε κατά την εφαρμογή της τηλεργασίας στην Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) την πρώτη περίοδο της εφαρμογής των περιοριστικών μέτρων εξαιτίας της πανδημίας (12/3- 29/5/2020). Συγκεκριμένα, η Διεύθυνση Στρατηγικού Σχεδιασμού (ΔΣΣ), προκειμένου να αντιμετωπίσει θέματα παρακολούθησης των εργασιών του προσωπικού που εργαζόταν από απόσταση, αλλά και του προσωπικού με φυσική παρουσία, αναζήτησε και προχώρησε στην πιλοτική υιοθέτηση ενός Συστήματος Διαχείρισης Εργασιών (Task Management System). Μετά από σύντομη διερεύνηση στην αγορά των ανοιχτών διαθέσιμων συστημάτων διαχείρισης εργασιών επιλέχτηκε το σύστημα Bitrix24 και σε αυτό εντάχθηκαν συνολικά 25 χρήστες, στελέχη της ΔΣΣ. Πρόκειται για υπολογιστικό περιβάλλον για τη διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται και υλοποιούνται σε μια δομή.
Το σύστημα, υποστηρίζειδιαδικασίες
• Σχεδιασμού και αποτύπωση των απαραίτητων εργασιών (tasks) για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή για συγκεκριμένη υπόθεση,
• Χρονοπρογραμματισμού των εργασιών,
• Ανάθεσης εργασιών σε υπαλλήλους,
• Ενημέρωσης της κατάστασης έργου/εργασιών (ποσοστό υλοποίησης), σχολιασμό και επισύναψη πληροφοριών από τον υπάλληλο,
• Παρακολούθησης των στοιχείων υλοποίησης από τον αναθέτοντα
• Κλείσιμο εργασίας.
Πέρα από τα παραπάνω,το σύστημα διαχείρισης εργασιών υποστηρίζει ποικίλες προβολές με πληροφορίες ανά εργασία, υπάλληλο, χρόνο ανάθεσης, χρόνο καθυστέρησης, κ.λπ. Επίσης υποστηρίζει την παραγωγή ποικίλων τύπων αναφορών, γραφικές αναπαραστάσεις, στατιστικά κ.λπ. ενώ υπάρχει και μηχανισμός επικοινωνίας μεταξύ των στελεχών (chat, mail, teleconference).
Οι 25 υπάλληλοι της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού της ΑΑΔΕ
Ο βασικός λόγος ανάπτυξης της καινοτομίας ήταν η υποστήριξη τηλεργασίας και η παρακολούθηση των εργασιών του προσωπικού που εργαζόταν από απόσταση, αλλά χρησιμοποιήθηκε και για το προσωπικό που εργάστηκε με φυσική παρουσία.
Η αποτελεσματικότερη διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται και υλοποιούνται σε μια δομή (προβολές με πληροφορίες ανά εργασία, υπάλληλο, χρόνο ανάθεσης, χρόνο καθυστέρησης, κ.λπ.)
Το κόστος για την λειτουργία της δωρεάν εκδοχής του συστήματος αφορούσε μόνο τους ανθρώπινους πόρους, καθώς είναι απαραίτητη η καθημερινή απασχόληση των υπαλλήλων της δομής στην οποία εφαρμόζεται. Ηδαπάνη για την αγορά του νέου συστήματος προϋπολογίζεται περίπου σε 230.000 €, με κόστος συντήρησης 5-10% και θα χρηματοδοτηθεί από πόρους του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας (RRF).
Με την χρήση του συστήματος έχει επιτευχθεί η βελτίωση της αποδοτικότητας της δομής που το χρησιμοποιεί, καθώς :
Η καινοτομία σχεδιάστηκε από το Τμήμα Γ΄- Συντονισμού και Παρακολούθησης Χαρτοφυλακίου Έργων και Δράσεων της Διεύθυνσης Στρατηγικού Σχεδιασμού της ΑΑΔΕ, η οποία αποφάσισε την προμήθεια πληροφοριακού συστήματος για την διαχείριση εργασιών. Μετά από μια σύντομη διερεύνηση στην αγορά των ανοιχτών διαθέσιμων συστημάτων επιλέχτηκε το σύστημα Bitrix24. Πρόκειται για υπολογιστικό περιβάλλον για τη διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται και υλοποιούνται σε μια δομή. H επιλογή βασίστηκε σε αξιολόγηση πλεονεκτημάτων όπως:
Το σύστημα χρησιμοποιήθηκε πιλοτικά κατά την περίοδο της πρώτης καραντίνας λόγω COVID-19 για χρονικό διάστημα 3 μηνών και συγκεκριμένα από 12/3/2020 έως 29/5/2020.
Για την πιλοτική εφαρμογή της καινοτομίας, η έκδοση τους συστήματος Bitrix24 που επιλέχθηκε ήταν με δυνατότητα για έως 50 χρήστες στη δωρεάν έκδοση, που διατέθηκε ως προσφορά λόγω της πανδημίας.
Η εφαρμογή της καινοτομίας με τη πιλοτική υιοθέτηση ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών (task management system) βοήθησε στο να αντιμετωπιστούν μια σειρά από προκλήσεις λόγω της πανδημίας του Covid-19, οι σημαντικότερες από τις οποίες αφορούσαν:
Μετά το στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής, λόγω έλλειψης χρηματοδότησης, η λειτουργία της καινοτομίας διακόπηκε, σε αναμονή της προμήθειας νέου συστήματος, ώστε να συνεχιστεί η λειτουργία του προγράμματος, με τις ωφέλειες, όπως προαναφέρθηκαν, στην λειτουργία του φορέα. Η διαδικασία προμήθειας είναι σε εξέλιξη και αναμένεται να ολοκληρωθεί το 2024, ενώ το σύστημα θα διατεθεί σε όλες τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ για την υποβοήθηση του έργου τους.
Το σύστημα προσφέρθηκε στους προϊστάμενους της Διεύθυνσης ως εναλλακτικός μηχανισμός ανάθεσης και παρακολούθησης της προόδου εργασιών για τους ίδιους και το προσωπικό κάθε τμήματος, αντικαθιστώντας ή συμπληρώνοντας την τηλεφωνική επικοινωνία ή την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το περιβάλλον χρησιμοποιήθηκε σε καθημερινή βάση, ανεξάρτητα εάν ο υπάλληλος ή ο προϊστάμενος ήταν σε εξ’ αποστάσεως εργασία, ώστε να υπάρχει ενιαία καθημερινότητα. Για λόγους ασφαλείας δεν χρησιμοποιήθηκε η δυνατότητα αποθήκευσης στο διαθέσιμο περιβάλλον cloud (δεν αναρτήθηκε κανένα αρχείο). Η καινοτομία διαδόθηκε στο εσωτερικό του φορέα με την έκδοση ενημερωτικών/ υπηρεσιακών σημειωμάτων.
Για την ανάπτυξη και υλοποίηση της καινοτομίας πραγματοποιήθηκε εσωτερική συνεργασία μεταξύ της
Η συγκεκριμένη έκδοση τους συστήματος που επιλέχθηκε για την εφαρμογή της καινοτομίας ήταν χωρίς κόστος. Για την συνέχιση, ωστόσο, της λειτουργίας της καινοτομίας απαιτείται έρευνα αγοράς για την επιλογή και απόκτηση αντίστοιχου συστήματος για μόνιμη χρήση.
Με τη χρήση του συστήματος επιλύθηκε το ζήτημα της παρακολούθησης των εργασιών του προσωπικού που εργαζόταν από απόσταση, αλλά και του προσωπικού με φυσική παρουσία, ιδιαίτερα κατά την πρώτη φάση της πανδημίας του Covid-19 στην Ελλάδα, όπου η Ελληνική Δημόσια διοίκηση κλήθηκε ουσιαστικά για πρώτη φορά να εφαρμόσει διαδικασίες εργασίας μειωμένης παρουσίας στις υπηρεσίες και εργασίας από απόσταση.
Η χρήση του συστήματος απαιτεί τη διάθεση του κατάλληλου εξοπλισμού (laptops) και απομακρυσμένων προσβάσεων VPN (Virtual Private Network) και γι’αυτό στους συνολικά 25 χρήστες, οι οποίοι εντάχθηκαν στο σύστημα διατέθηκαν φορητοί ηλεκτρονικοί υπολογιστές και απομακρυσμένες προσβάσεις VPN (Virtual Private Network).
Τέλος, επισημαίνεται, ότι η λειτουργία της Υπηρεσίας συνέχισε απρόσκοπτα, σε μια περίοδο που το έργο της ήταν ιδιαίτερα αυξημένο, λόγω του έκτακτου επιχειρησιακού σχεδιασμού που έπρεπε να εκπονηθεί από την υπηρεσία για τη διαχείρισης της κρίσης της πανδημίας.
Η βιωσιμότητα της καινοτομίας εξαρτάται από την βούληση της ηγεσίας για την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης εργασιών σε όλο τον Οργανισμό, δεδομένου ότι διευκολύνεται η διαχείριση των εργασιών που ανατίθενται, ειδικότερα στην τρέχουσα περίοδο με την εφαρμογή των μέτρων τηλεργασίας λόγω της πανδημίας Covid-19.
Η εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Εργασιών είναι απλή αλλά μπορεί να βοηθήσει σε μεγάλο βαθμό την καθημερινή παρακολούθηση και ανάθεση εργασιών, ειδικότητα στις περιπτώσεις οργανισμών με πολυπλοκότητα και μεγάλο όγκο εργασιών. Ήδη η Α.Α.Δ.Ε. έχει δρομολογήσει την απόκτηση συστήματος task management για το σύνολο των υπαλλήλων στο πλαίσιο του Ταμείου Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.