Η καινοτομία αφορά στην ανάπτυξη του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών – ΜΙΤΟΣ, ενός ηλεκτρονικού μηχανισμού για την καταγραφή, απλοποίηση και ψηφιοποίηση των διαδικασιών της δημόσιας διοίκησης το οποίο στοχεύει να αποτελεί το σημείο αναφοράς και αποτύπωσης για τις διοικητικές διαδικασίες στον ελληνικό δημόσιο τομέα. Απώτερος σκοπός της δημιουργίας του μητρώου είναι να αναπτυχθεί για πρώτη φορά μια βάση γνώσης για τις διαδικασίες του δημοσίου, από την οποία μπορούν να ενημερώνονται δημόσιοι υπάλληλοι και πολίτες που τις υλοποιούν ή τις χρησιμοποιούν και επιθυμούν να γνωρίζουν την ακριβή διαδικασία που ακολουθείται καθώς και τα βήματα και τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την παροχή της.
Ταυτόχρονα, η καινοτομία μπορεί να αξιοποιηθεί από εταιρείες που υλοποιούν έργα Απλούστευσης και Ψηφιοποίησης Διαδικασιών αλλά και ερευνητές που ασχολούνται με την εξαγωγή γνώσης από επιχειρησιακές διαδικασίες. Τα δεδομένα της πλατφόρμας προσφέρονται μέσα από κατάλληλο API σε τρίτες εφαρμογές και αξιοποιούνται ήδη από το νέο portal του Ελληνικoύ Κέντρου Ενιαίας Εξυπηρέτησης (EUGO), από το νέο Πληροφοριακό Σύστημα Back-office που τρέχει πιλοτικά στα ΚΕΠ της χώρας, και από άλλες εφαρμογές.
Ένα ιδιαίτερα καινοτόμο χαρακτηριστικό της καινοτομίας που υποστηρίζει το ΕΜΔΔ αποτελεί η αυτόματη δημιουργία στρατηγικού διαγράμματος BPMN από τις πληροφορίες που καταχωρούν οι συντάκτες μιας διαδικασίας στις φόρμες καταγραφής των βημάτων. Με τον τρόπο αυτό αποτυπώνονται τα βήματα της διαδικασίας σε ένα εύληπτο διάγραμμα. Το ίδιο διάγραμμα μπορεί να αποτελεί τη βάση για τη δημιουργία ενός εκτελέσιμου διαγράμματος BPMN το οποίο μπορεί να οδηγήσει στην πλήρη ψηφιοποίηση μιας διαδικασίας.
Ένα επιπλέον καινοτόμο χαρακτηριστικό αφορά τον τρόπο με τον οποίο πληθυσμώνεται το μητρώο κάνοντας χρήση ενός ελεγχόμενου πληθοποριστικού μοντέλου: Υπάλληλοι με το ρόλο του Συντάκτη καταχωρούν ένα περιορισμένο αριθμό διαδικασιών και άλλοι υπάλληλοι με το ρόλο του Διαχειριστή ελέγχουν τις καταχωρήσεις και προχωρούν σε διορθώσεις ώστε να σταλεί η διαδικασία προς δημοσίευση. Στο τελευταίο βήμα η ομάδα διαχειριστών του αρμόδιου υπουργείου για το ΕΜΔΔ κάνει τους τελικούς ελέγχους και δημοσιεύει τη διαδικασία. Η ίδια διαδικασία ακολουθείται σε περίπτωση αλλαγών στις ήδη καταχωρημένες διαδικασίες, διασφαλίζοντας γρήγορη προσαρμογή και βέλτιστη ποιότητα στην πληροφορία του ΜΙΤΟΥ.
Το ΕΜΔΔ το οποίο λειτουργεί με την εφαρμογή της καινοτομίας αναμένεται να αποτελέσει τον ισχυρό πυλώνα καθώς θα αποτελέσει σημαντικό εργαλείο για τον αποτελεσματικό ανασχεδιασμό διαδικασιών και την ψηφιοποίηση της δημόσιας διοίκησης,που θα οδηγείται από τα ίδια τα δεδομένα που καταγράφονται στο ΜΙΤΟ. Επιπλέον, θα ενισχύσει την αξιοπιστία της Δημόσιας Διοίκησης προς τους πολίτες, οι οποίοι θα είναι πλέον σε θέση να γνωρίζουν με λεπτομέρεια τα βήματα εκτέλεσης κάθε διοικητικής διαδικασίας που τους αφορά.
Περισσότεροι από 1000 συντάκτες και 500 διαχειριστές έχουν εγγραφεί στο ΜΙΤΟΣ και έχουν λάβει τη σύγχρονη και ασύγχρονη εκπαίδευση μέσω του https://howto.gov.gr/ .
Ο βασικός λόγος ανάπτυξης της καινοτομίας είναι η επίτευξη στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων καθώς, το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών αποτελεί έναν από τους τρεις πυλώνες της Εθνικής Πολιτικής για τις Διοικητικές Διαδικασίες, μαζί με το Παρατηρητήριο για τη Γραφειοκρατία και το Εθνικό Πλαίσιο Απλούστευσης Διαδικασιών, ακολουθώντας τις κατευθύνσεις της Βίβλου Ψηφιακού Μετασχηματισμού.
Ως εκ τούτου υλοποιεί το πρώτο βήμα - αυτό της καταγραφής - ώστε να ετοιμαστεί το έδαφος για τη μέτρηση, τον ανασχεδιασμό και την ψηφιοποίηση των διαδικασιών που θα ακολουθήσει στη συνέχεια.
Όπως προαναφέρθηκε, οι διαδικασίες καταγράφονται με ένα ελεγχόμενο πληθοποριστικό μοντέλο το οποίο επιτρέπει στους διαχειριστές και τους συντάκτες των υπουργείων (πιστοποιημένοι και εκπαιδευμένοι Δημόσιοι Υπάλληλοι) να εισάγουν και να μεταβάλλουν το περιεχόμενο των διαδικασιών. Ο συντάκτης μιας διαδικασίας είναι υπεύθυνος για την καταχώριση και επικαιροποίηση των πληροφοριών της, παρακολουθώντας πάντοτε το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.
Οι Διαδικασίες του ΜΙΤΟΥ είναι ανοιχτά διαθέσιμες για προβολή στους πολίτες, ενώ υπάρχει διαθέσιμη και μια προγραμματιστική διεπαφή για τον ανοικτό διαμοιρασμό των δεδομένων του ΕΜΔΔ σε εξωτερικές εφαρμογές.
Στόχος της πλατφόρμας ΜΙΤΟΣ είναι να παρέχει στη Δημόσια Διοίκηση ένα εργαλείο καταγραφής και τεκμηρίωσης των υπηρεσιών που προσφέρει και της εσωτερικής διαδικασίας εκτέλεσης αυτών. Με τον τρόπο αυτό, δημιουργεί μια πολύτιμη βάση για τους υπαλλήλους που σχεδιάζουν διοικητικές διαδικασίες. Ταυτόχρονα δημιουργείται το έδαφος βάσει του οποίου μπορεί να σχεδιαστεί η αυτοματοποίηση των δημόσιων υπηρεσιών.
Στο πλαίσιο αυτό αναμένεται να αποτυπωθούν 4000 διοικητικές διαδικασίες μέχρι το τέλος του 2023 και να δεσμευτούν όλοι οι συντάκτες και οι διαχειριστές να προβούν στην υποβολή τους προς δημοσίευση, καθώς και να τετραπλασιαστούν οι καθημερινές προβολές και επισκέψεις των πολιτών.
Η χρηματοδότηση του έργου έγινε τόσο με εθνικούς πόρους, όσο μέσω του ΠΔΕ.
Για την αρχική ανάπτυξη της καινοτομίας (Minimum Viable Product – MVP) δαπανήθηκαν €600.000. Η βασική ομάδα ανάπτυξης της αρχικής καινοτομίας αποτελούνταν από 10 περίπου άτομα. Εντός του 2023 υλοποιείται το έργο επέκτασης της υποδομής του ΕΜΔΔ, με πόρους από το ΕΣΠΑ (περίπου €2.500.000).
Μέχρι τον Μάιο του 2023, 2700 δημοσιευμένες διαδικασίες περιγράφονται πλήρως στο Πληροφοριακό Σύστημα mitos.gov.gr και άλλες 600 είναι έτοιμες για δημοσίευση.
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας έγινε από ομάδα στελεχών της ΕΔΥΤΕ Α.Ε. σε συνεργασία με τους χρήστες της καινοτομίας μέσα από συνεργατικά εργαστήρια, με την συμμετοχή δημόσιων υπαλλήλων και πολιτών. Κατά τη διάρκεια αυτών των εργαστηρίων, χρησιμοποιήθηκαν συγκεκριμένα εργαλεία και μεθοδολογίες για τη διαδικασία του συλλογισμού και του συνεργατικού σχεδιασμού. Ο σχεδιασμός της πλατφόρμας ΜΙΤΟΣ προώθησε την πραγματική δέσμευση του τελικού χρήστη μέσω συνεδριών συνεργατικού σχεδιασμού υπηρεσιών (service design) και πιλοτικής εφαρμογής νέων χαρακτηριστικών.
Ένα από τα κύρια εργαλεία που χρησιμοποιήθηκαν ήταν η μεθοδολογία του co-design που ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να συνεργαστούν επί ίσοις όροις και να συμβάλουν στη διαδικασία σχεδιασμού της εφαρμογής. Οι δημόσιοι υπάλληλοι και οι πολίτες συμμετείχαν σε εργαστήρια, όπου συζητούσαν τις ανάγκες, τις προκλήσεις και τις προτεραιότητες που σχετίζονταν με το μητρώο. Μέσω διαδραστικών δραστηριοτήτων και ομαδικής εργασίας, οι συμμετέχοντες συνεισέφεραν στον σχεδιασμό της πλατφόρμας, παρέχοντας προτάσεις, γνώσεις και απόψεις.
Επιπλέον, χρησιμοποιήθηκε και η τεχνική της καταγραφής απαιτήσεων (requirements gathering) για τον καθορισμό των λειτουργικών και μη λειτουργικών απαιτήσεων του μητρώου. Μέσω συνεντεύξεων, συζητήσεων και ερωτηματολογίων, οι συμμετέχοντες παρείχαν πληροφορίες σχετικά με τις λειτουργικότητες, τις διαδικασίες και τα δεδομένα που θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο μητρώο. Η πλατφόρμα έχει υλοποιηθεί με τα ανοιχτά λογισμικά MediaWiki (το λογισμικό της Wikipedia) και Semantic MediaWiki.
Επιπρόσθετα σε αυτό το στάδιο, από τα εργαστήρια τέθηκαν από τους φορείς του δημόσιου τομέα ζητήματα τεκμηρίωσης της εσωτερικής διαδικασίας εκτέλεσης μιας διαδικασίας , κάτι που δεν υπήρχε ως τώρα στα σχετικά πρότυπα (π.χ. στο CPSV-AP για την περιγραφή υπηρεσιών) και την απαίτηση για αναλυτικά ταμπλό (dashboards). Οι πολίτες αντίστοιχα έθεσαν την ανάγκη εξορθολογισμού των δικαιολογητικών που απαιτούνται σε κάθε διαδικασία και τη σύνδεσή τους με τις προϋποθέσεις χρήσης κάθε υπηρεσίας.
Οι εταιρείες που αυτοματοποιούν τις δημόσιες υπηρεσίες προέκριναν ως απαίτηση την ανάγκη για ένα API που θα διαμοιράζεται τις πληροφορίες που παρέχει η πλατφόρμα ΜΙΤΟΣ, αλλά και για την επικαιροποίηση διαδικασιών από εξωτερικά συστήματα.
Η πειραματική εφαρμογή υλοποιήθηκε σε μια πρώτη έκδοση της καινοτομίας η οποία αναπτύχθηκε κατ’ αρχήν με την λογική του Minimum Viable Product. Στόχος ήταν με περίπου το 20% του συνολικού κόστους να αναπτυχθεί το 80% της λειτουργικότητας. Σε αυτή συμμετείχαν ομάδες χρηστών από διαφορετικούς εμπλεκόμενους στους οποίους περιλαμβάνοντας και εκπροσώπων του ΟΟΣΑ που ανατροφοδότησαν την ομάδα σχεδίασης και υλοποίησης με σημαντικές πληροφορίες. Σε αυτή τη φάση πραγματοποιήθηκε επίσης εκπαίδευση του βασικού πυρήνα των εκπαιδευτών.
Όπως προαναφέρθηκε, οι διαδικασίες καταγράφονται με ένα ελεγχόμενο πληθοποριστικό μοντέλο το οποίο επιτρέπει στους διαχειριστές και τους συντάκτες των υπουργείων (πιστοποιημένοι και εκπαιδευμένοι Δημόσιοι Υπάλληλοι) να εισάγουν και να μεταβάλλουν το περιεχόμενο των διαδικασιών. Ο συντάκτης μιας διαδικασίας είναι υπεύθυνος για την καταχώριση και επικαιροποίηση των πληροφοριών της, παρακολουθώντας πάντοτε το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.
Οι Διαδικασίες του ΜΙΤΟΥ είναι ανοιχτά διαθέσιμες για προβολή στους πολίτες, ενώ υπάρχει διαθέσιμη και μια προγραμματιστική διεπαφή για τον ανοικτό διαμοιρασμό των δεδομένων του ΕΜΔΔ σε εξωτερικές εφαρμογές.
Η καινοτομία επικοινωνείται μέσα από δράσεις όπως είναι η δημιουργία Κοινότητας Πρακτικής. Αυτή λειτουργεί προς το παρόν στην πλατφόρμα HowTo (https://howto.gov.gr/course/view.php?id=8) και σύντομα θα μεταφερθεί στην πλατφόρμα Κοινοτήτων Πρακτικής που αναπτύσσει η ΕΔΥΤΕ Α.Ε. (communities.digi.gov.gr). Επιπλέον, διαδίδεται μέσα από εσωτερικό δίκτυο επικοινωνίας, παρουσιάσεις, ενημερωτικά – υπηρεσιακά σημειώματα και σεμινάρια.
Για την επικοινωνία της καινοτομίας σε εξωτερικούς από τον φορέα χρήστες η καινοτομία επικοινωνείται μέσα από το mitos.gov.gr, την Κοινότητα Πρακτικής, «communities.digi.gov.gr», μέσα από διαφημιστική καμπάνια, δραστηριότητες του Γραφείου Τύπου, συνέδρια, εκδηλώσεις, ημερίδες κλπ., χρήση μέσων κοινωνικής δικτύωσης, παρουσίαση σε ομάδες εργασίας, σεμινάρια και έκδοση σχετικής εγκυκλίου.
Οι φορείς που συνεργάστηκαν για την καινοτομία ήταν η Γενική Γραμματεία Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών (ΓΓΨΔΑΔ) για το συντονισμό της εκτέλεσης όσο και για τη βελτίωση του τελικού αποτελέσματος της πλατφόρμας και του περιεχομένου, ο Οργανισμός Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ) με ρόλο Συμβούλου για το ΥψηΔ σε θέματα κοστολόγησης και απλούστευσης Διοικητικών Διαδικασιών και εταιρίες του ιδιωτικού τομέα με γνώση σε ψηφιοποίηση διαδικασιών και ανάπτυξη συστημάτων.,
Τα προβλήματα που αντιμετωπίστηκαν αφορούσαν κυρίως στον έλεγχο ποιότητας των δεδομένων που καταχωρούνται. Στα πλαίσια του ΕΜΔΔ αναπτύχθηκε από την ΕΔΥΤΕ ένα εργαλείο που συγκεντρώνει μια σειρά από scripts που αυτοματοποιούν τον εντοπισμό περιπτώσεων ελλιπών ή μη επικαιροποιημένων δεδομένων (π.χ. broken references, βημάτων στα οποία δεν έχουν οριστεί προηγούμενα και επόμενα βήματα κλπ). Το εργαλείο αυτό συνεχώς επεκτείνεται με νέες λειτουργίες που διευκολύνουν σημαντικά τον έλεγχο της ποιότητας και πληρότητας των δεδομένων του Μίτου. Επιπλέον, η σύνδεση με τρίτα συστήματα θέτει διαρκώς νέες απαιτήσεις για τα δεδομένα που καταγράφονται, οι οποίες υιοθετούνται συστηματικά και βελτιώνουν το τελικό αποτέλεσμα.
Για τη βιωσιμότητα της καινοτομίας απαιτείται η διασφάλιση δύο βασικών παραγόντων: των οικονομικών πόρων για τη συντήρηση, βελτίωση και επέκταση της καινοτομίας όπου απαιτείται και των ανθρωπίνων πόρων που θα συντηρούν, θα επικαιροποιούν και θα εξελίσσουν το περιεχόμενο των διαδικασιών. Η αξία της καινοτομίας θα αναδειχθεί μέσα από την κωδικοποίηση των πληροφοριών που παρέχει, όχι μόνο για τους πολίτες αλλά και για τη Δημόσια Διοίκηση. Η σταδιακή παραγωγική χρήση της από διαφορετικές ομάδες χρηστών θα αναδείξει τη δυναμική της και ταυτόχρονα θα φέρει νέες ανάγκες και απαιτήσεις για εξέλιξη της καταγραφής, περισσότερη λεπτομέρεια και αναλυτικότερη κωδικοποίηση. Συνολικά το ΜΙΤΟΣ στοχεύει να καταστεί πλατφόρμα απλοποίησης και ψηφιοποίησης υπηρεσιών του δημοσίου που διαλειτουργεί με όλα τα κεντρικά πληροφοριακά συστήματα του δημόσιου, κυρίως με συστήματα διαχείρισης υποθέσεων, πχ CRM’s, κλπ.
Η καινοτομία αρχικά αναπτύχθηκε με την ελάχιστη και απλούστερη λειτουργικότητα σε μια προσπάθεια να προσελκύσει όλο και περισσότερους χρήστες (πολίτες και διοικητικούς υπαλλήλους) και να διαμορφώσει σταδιακά τις υπηρεσίες της. Η ομάδα ανάπτυξης συνδυάζει πολυεπιστημονικές δεξιότητες και γνώσεις που επιτρέπουν την γρήγορη προσαρμογή στις απαιτήσεις που έχουμε και στο τοπίο που ανακαλύπτουμε καθώς η πλατφόρμα επεκτείνεται. Η καινοτομία θα υποστηριχθεί με νέες λειτουργικότητες ώστενα ολοκληρώσει το έργο της καταγραφής καινα βελτιώσει την ποιότητα των καταγεγραμμένων διαδικασιών, να αναπτύξει εφαρμογή για κινητά, να ψηφιοποιήσει πιλοτικά υπηρεσίες και να ανοίξει νέα κανάλια αξιοποίησης της πληροφορίας του Μίτου στο σύνολο της Δημόσιας Διοίκησης, αλλά και σε εταιρείες που απλοποιούν και ψηφιοποιούν υπηρεσίες του δημοσίου.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.