Η Περιφέρεια Κρήτης καινοτομεί αναπτύσσοντας και εφαρμόζοντας ένα Ολοκληρωμένο Σύστημα Διοίκησης και Λήψης Αποφάσεων για την αποτελεσματικότερη διαχείριση των έργων της. Το Σύστημα Διοίκησης υποστηρίζεται από μια διαδικτυακή ηλεκτρονική πλατφόρμα, με δυνατότητα διαβαθμισμένης πρόσβασης των χρηστών στα στοιχεία των έργων.
Το νέο Σύστημαδημιουργεί τις προϋποθέσεις για ένα καινοτόμο Μοντέλο Εργασίας που στοχεύει στην ισορροπία εργασίας και προσωπικής ζωής, απαλλαγμένο από χωρικούς και χρονικούς περιορισμούς. Με την ταυτόχρονη χρήση του ΨηφιακούΦακέλου έργων και των ενσωματωμένων ψηφιακών πιστοποιητικών τα στελέχη της Περιφέρειας είναι σε θέση να έχουν πλήρη εικόνα της πορείας των έργων και να διεκπεραιώνουν τις διαδικασίες των απαιτούμενων εγκρίσεων και υπογραφών οπουδήποτε και οποτεδήποτε.
Η μεθοδολογία προσεγγίζει συνολικά τον «κύκλο ζωής» ενός έργου, από τον σχεδιασμό του, τη διαδικασία δημοπράτησης, τη φάση εκτέλεσης, μέχρι την ολοκλήρωση της κατασκευής και έναρξη της λειτουργίας του. Ηπρωτοποριακή τεχνολογική λύση εμπλέκει ενεργά τα διαφορετικά επίπεδα διοίκησης της Περιφέρειας, από την Αιρετή Διοίκηση, την Προϊσταμένη Αρχή μέχρι τη Διευθύνουσα Υπηρεσία και τον Επιβλέποντα Μηχανικό. Καθένας από τους παραπάνω εμπλεκόμενους έχει τον ρόλο του στην πορεία σχεδιασμού και υλοποίησης του έργου, καθώς το νέο σύστημα παρέχει δυνατότητα διαβαθμισμένης πρόσβασης σε πληροφόρηση, υποστηρίζοντας ταυτόχρονα την έγκαιρη λήψη αποφάσεων σε όλα τα επίπεδα. Επιπρόσθετα, το πληροφοριακό σύστημα συνδέει τα υφιστάμενα κανάλια πληροφορίας, ενισχύοντας τοπαραγόμενοαποτέλεσμα.
Ειδικότερα, διασφαλίζεται η διαλειτουργικότητα της νέας υποδομής με το εσωτερικό Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων,και επιτυγχάνεταιέτσι ηολοκληρωμένηηλεκτρονική διαχείριση έργων, δημιουργώντας πλήρη ψηφιακό φάκελο για κάθε έργο με ενιαία δομή υποφακέλων. Ταυτόχρονα, με την ενσωμάτωση πρότυπων εντύπων δίνεται η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας εγγράφων για συγκεκριμένα θέματα,ενιαίων για όλες τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες της Περιφέρειας.
Με βάση τα παραπάνω, η Περιφέρεια Κρήτης κατά τον σχεδιασμό του Συστήματοςυιοθέτησε τις βασικές αρχές της Μεθοδολογίας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής PM2, η οποία περιγράφει και συμπεριλαμβάνει ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός έργου.
Επιπρόσθετα,διασφαλίζεται η διαλειτουργικότηταμε την υποδομή γεωχωρικών δεδομένων της Περιφέρειας (GIS Crete),συνδυάζοντας πληροφορίες διαφορετικών επιπέδων (υποδομές, κλιματική αλλαγή, πολιτική προστασία κ.λπ.) και ενδυναμώνοντας περαιτέρω την αποτελεσματικότητα του Συστήματος. Ως η νέα ψηφιακή μέθοδος σχεδιασμού, προγραμματισμού και ελέγχου ενός project, όχι μόνο στο στάδιο της υλοποίησης αλλά και σε κάθε κρίσιμη καμπή πριν, κατά τη διάρκεια κατασκευής, αλλά και σε όλη τη διάρκεια ζωής των υποδομών, θα συμπεριλαμβάνει 2 ακόμα καινοτομίες, κάνοντας το συνολικό σύστημα “the gamechanger”: τη ΓεωχωρικήΠληροφορία (GIS) και την απεικόνιση Εδαφικής Τρωτότητας (SAR Interferometry). Και οι δύο πληροφορίες στηρίζονται στην αδιάλειπτη λήψη δορυφορικών δεδομένων και στη βέλτιστη αξιοποίησή τους προς όφελος των πολιτών.
Τεχνικές Υπηρεσίες της Περιφέρειας, Αιρετοί, Πολίτες, Δημόσιες Οργανώσεις και Επιχειρήσεις της Περιφέρειας
190 χρήστες της Περιφέρειας, Πληθυσμός νησιού (περίπου 623.000) και επισκέπτες
Σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον οι εμπλεκόμενες Υπηρεσίες της Περιφέρειας αντιμετωπίζουν καθημερινά τεχνικές, κανονιστικές και επιχειρησιακές προκλήσεις στηδιαχείριση ενός μεγάλου αριθμού έργων, ενώ καλούνται να πάρουν έγκαιρα τις σωστές αποφάσεις στα διαφορετικά επίπεδα διοίκησης. Η πολυεπίπεδη διακυβέρνηση, η πολυπλοκότητα διαδικασιών, οι διαφορετικές προσεγγίσεις διαχείρισης, η διαφορετική ερμηνεία νομικών απαιτήσεων, η διατήρηση μεγάλων - συχνά δύσκολα προσβάσιμων - φυσικών αρχείων και η ελλιπής μηχανοργάνωσηήταν παράγοντες που δυσχέραιναν σε μεγάλο βαθμό την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων.
Ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης που χρησιμοποιήθηκαν κατά το παρελθόν εγκαταλείφθηκαν από τους χρήστες τους λόγω ανεπαρκούς ανάλυσης απαιτήσεων, της μη φιλικότητας τους προς τον χρήστη καθώς και της αδυναμίας τους να παρέχουν αξιόπιστη και προσωποποιημένη πληροφόρηση.
Σε επιχειρησιακό επίπεδο, οι υπεύθυνοι έργων και οι προϊστάμενοι των αρμόδιων μονάδων είχαν περιορισμένη ενημέρωση για την πορεία υλοποίησης σε φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, για τα ποσοστά απορρόφησης καθώς και γιακρίσιμες ημερομηνίες και ορόσημα. Επιπρόσθετα, το διοικητικό κόστος ήταν πολύ υψηλό λόγω των διαφορετικών και χρονοβόρων διαδικασιών, της ανεπαρκούς τυποποίησης και των συχνών ορθών επαναλήψεων σε κρίσιμα στάδια της διαδικασίας δημοπράτησης όσο και κατά την εκτέλεση των έργων.
Το νέο Σύστημα Διοίκησης αντιμετωπίζει τα παραπάνω ζητήματα και συνεισφέρει στη δημιουργία πρότυπωνΤεχνικών Υπηρεσιών της Περιφέρειας, βασισμένο στους πυλώνες τηςπελατοκεντρικής προσέγγισης, της διαφάνειας συναλλαγών και της βέλτιστης διαχείρισης πόρων.
Οι χρήστες έχουν πλέον πλήρη και ακριβή γνώση της προόδου των έργων, σε φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, ενώ η ενιαία αποτύπωση των φάσεων του έργου, το ενιαίο σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης, η διασφάλιση της ακεραιότητας και συνέχειας της πληροφορίας, η δυνατότητα παρακολούθησης των χρονοδιαγραμμάτων, η διαχείριση γνώσης και η αξιοποίηση γεωχωρικής πληροφορίας ενισχύουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των Υπηρεσιών.
Κύριοι στόχοι του νέου Συστήματος Διοίκησης Έργων είναι η επίτευξη συντονισμού της ενιαίας λειτουργίας των υπηρεσιών της Περιφέρειας, η εφαρμογή της πολυεπίπεδης διακυβέρνησης, η αποτελεσματική διαχείριση του σύνθετου κύκλου ζωής των έργων, η ενεργή και προδραστική παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων, η ενιαία αρχειοθέτηση και η κοινή γλώσσα μεταξύ των Τεχνικών Υπηρεσιών, η άντληση και η διαχείρισή της Γνώσης, η ορθή και έγκαιρη λήψη αποφάσεων καθώς και ο σχεδιασμός πολιτικών που συναρτώνται με τα έργα δημόσιων υποδομών.
Με την καινοτομία αυτή η Περιφέρεια Κρήτης στοχεύει στη διαρκή βελτίωση της συνολικής ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, στην εξασφάλιση ποιοτικών δημόσιων υποδομών στους πολίτες, στη βελτίωση των συνθηκών εργασίας των εργαζομένων, στην ενίσχυση της αποδοτικότητας των Υπηρεσιών καθώς και στη διασφάλιση της διαφάνειας καθ’όλη τη διαδικασία σχεδιασμού και υλοποίησης ενός έργου.
Επίσης, επιτυγχάνεται η ενδυνάμωση της θεσμικής μνήμης, ο έλεγχος και η επίβλεψη των διαδικασιών, η βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ εμπλεκομένων, η εξασφάλιση και η συνέχεια της πληροφορίας – γνώσης και η ευθυγράμμιση της λειτουργίας των υπηρεσιών με το Στρατηγικό Σχέδιο και Επιχειρησιακό Πρόγραμμα της Περιφέρειας.
Η χρηματοδότηση της δράσης πραγματοποιήθηκε από τον προϋπολογισμό του φορέα και από εθνικούς πόρους.
Στο πληροφοριακό σύστημα έχουν πλέονκαταχωριστείπερίπου 1400έργακαι μελέτες της Περιφέρειας Κρήτης με πλήρη στοιχεία φυσικού και οικονομικού αντικειμένου. Τα έργα αφορούν όλο το γεωγραφικό εύρος του νησιού και αντιστοιχούν σε πρόγραμμα 685.000.000 ευρώ. Πλέον, για όλα τα παραπάνω, υπάρχει σε πραγματικό χρόνο ακριβής και έγκυρηπληροφορία, προσαρμοσμένη στις ανάγκες ενημέρωσης του εκάστοτε χρήστη.
Οι χρήστες του συστήματος μεδιαβαθμισμένη πρόσβαση είναι έως σήμερα περισσότεροι από 190, καλύπτοντας το σύνολο της πολυεπίπεδης διακυβέρνησης έργων καθώς και της οργανωτικής δομής της Περιφέρειας σε μορφή matrix. Σύμφωνα με τις πρώτες ενδείξεις, υπάρχειεκτίμηση για τα άμεσα αναμενόμενα αποτελέσματα,όπως είναι η μείωση του χρόνου των εργασιών κατά περίπου 40% και η βελτίωση της παραγωγικότητας των εργαζομένων σε τηλεργασία κατά 25%.
Ως έμμεσα αποτελέσματα, που ήδη προκύπτουν από τη χρήση του πληροφοριακού συστήματος,μπορούν να αναφερθούν τα ακόλουθα: 1. Οι λειτουργίες των Υπηρεσιών ευθυγραμμίζονται με το Στρατηγικό Σχεδιασμό της Περιφέρειας. 2. Βελτιώνεται η επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων καθώς καθορίζονται με σαφήνεια οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις του καθενός και εξασφαλίζεται η συνέχεια της πληροφορίας. 3. Επιτυγχάνεται καλύτερος έλεγχος και παρακολούθηση των διαδικασιών μέσα από τυποποιημένες και τεκμηριωμένες διαδικασίες. 4. Βελτιστοποιείται η λειτουργία των διαδικασιών και εντοπίζονται πιθανοί κίνδυνοι, πριν ακόμα εκδηλωθούν προβλήματα στις διαδικασίες. 5. Ικανοποιούνται οι διαφορετικές ανάγκες πληροφόρησης κάθε επιπέδου Διοίκησης Έργου (Επιβλέπων, Προϊστάμενος, Διευθυντής, Γενικός Διευθυντής, Αιρετή Διοίκηση).
Το καινοτόμο Σύστημα Διοίκησης σχεδιάστηκε, προτυποποιήθηκε και αναπτύχθηκε από την Ομάδα Συντονισμού Έργου σε συνεργασία με στελέχη των Διευθύνσεων Τεχνικών Έργων της Περιφέρειας. Η δέσμευση και έμπρακτη υποστήριξη της Ηγεσίας ήταν ιδιαίτερα κρίσιμη για τον επιτυχή σχεδιασμό του έργου.
Στο στάδιο του σχεδιασμού συστάθηκε πενταμελής Ομάδα Συντονισμού της Περιφέρειας Κρήτης για 15 μήνες. Την τεχνική υποστήριξη ανέλαβαν έμπειροι εξωτερικοί συνεργάτες. Στην ΟμάδαΣυντονισμού της Περιφέρειας συμμετέχουνο Εκτελεστικός Γραμματέας, η Γενική Διευθύντρια Υποδομών, η Προϊσταμένη του Τμήματος Συγκοινωνιακών Έργων της Διεύθυνσης Τεχνικών Έργων της Έδρας, ηΥπεύθυνη της Υποδομής Γεωχωρικών Δεδομένων και ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
Η ομάδα συντονισμού συνεργάστηκε μεμια ευρύτερη ομάδα σχεδιασμού της Περιφέρειας, τα μέλη της οποίαςπροήλθαν από τη Γενική Διεύθυνση Υποδομών, αξιοποιώντας την εμπειρία και τις γνώσεις τους και ενσωματώνοντας προτάσεις βελτίωσης της λειτουργικότητας του συστήματος.
Το έργο παρουσιάστηκε αρχικά στην επιτελική ομάδα Διοίκησης της Περιφέρειας και στη συνέχεια στο πλαίσιο 6προγραμματισμένων συναντήσεων, σε όλες τις αρμόδιες Υπηρεσίες και στο σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων. Κατά την παραπάνω διαδικασίαλήφθηκε ανατροφοδότηση από τα συμμετέχοντα στελέχη και αξιολογήθηκαν οι ιδέες και προτάσεις τους.
Η ανάπτυξη της ηλεκτρονικής πλατφόρμας συμπεριέλαβε τις καίριες παρατηρήσεις των στελεχών των Τεχνικών Υπηρεσιών στο πλαίσιο του συμμετοχικού σχεδιασμού και της ανάπτυξης ευέλικτης μεθοδολογίας (agilemanagement). Η ανάλυση απαιτήσεων περιελάμβανε την καταγραφή των αναγκών των χρηστών, της διοίκησης και της πολιτικής ηγεσίας για πολυεπίπεδοmanagement, την προτυποποίηση διαδικασιών και εγγράφων καθώς και τη δυνατότητα επικοινωνίας, πληροφόρησης και ανάθεσης εργασιών από και προς όλα τα επίπεδα διοίκησης. Το πολυσύνθετο αυτό σχεδιαστικό εγχείρημα ενσωματώνει τη μεθοδολογία και τις βασικές αρχές της μεθοδολογίας διαχείρισης έργων PM2 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής καθώς και συστημάτων διαχείρισης διαδικασιών, διαχείρισης πληροφορίας και γνώσης (ΙΙMS). Τα συστήματα αυτά κάλυψαν τη σχεδιαστική ανάγκη της ομοιόμορφης κτήσης και διάχυσης πληροφορίας με διαβαθμισμένα επίπεδα πρόσβασης.
Ηπιλοτική εφαρμογή του έργου διενεργήθηκεστη Διεύθυνση Τεχνικών Έργων της έδρας της Περιφέρειας, ακολουθώντας μεθοδολογικά τον Κύκλο Συνεχούς Βελτίωσης PDCA (Σχεδιάζω-Εκτελώ-Ελέγχω-Βελτιώνω) και είχε διάρκεια 2 μηνών. Τα βασικά στάδια κατά τη διαδικασία της πειραματικής εφαρμογής της καινοτομίας ήταν: α) Επικοινωνία και πληροφόρηση, β) Εκπαίδευση χρηστών, γ) Δημιουργία και απόδοση λογαριασμών πρόσβασης, δ) Καταχώριση πιλοτικών έργων και αντιστοίχιση εγγράφων, ε) Εφαρμογή και λειτουργία του Συστήματος, στ)Ανατροφοδότηση και αξιολόγηση λειτουργικότητας, ζ) Σχεδιασμός και υλοποίηση μέτρων βελτίωσης.
Στην πιλοτική εφαρμογή συμμετείχαν 15 στελέχη της Διεύθυνσης και κατά τη διάρκεια της εντάχθηκαν 40 έργα.
Στο στάδιο αυτό η καινοτομία διαδίδεται μέσω της παρουσίασής της σε ομάδες εργασίαςάλλων Δημόσιων Οργανισμών, μέσω της δημοσίευσής της σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης και δικτυακούς τόπους καθώς και με έκδοση ενημερωτικών δελτίων τύπου.
Οι εξωτερικοί συνεργάτες, ακολουθώντας το σχεδιασμό και τις οδηγίες της Ομάδας Συντονισμού της Περιφέρειας, παρείχαν τεχνική υποστήριξη στο στάδιο της ανάπτυξης, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα τη διαλειτουργικότητα με το ευφυές σύστημα διαχείρισης πληροφορίας (IIMS) Papyros και την Υποδομή Γεωχωρικών ΔεδομένωνGISCrete.
Ο ενδελεχής σχεδιασμός, οι χρησιμοποιούμενες μεθοδολογίες, η πιλοτική εφαρμογή, η συμμετοχικότητα στο σχεδιασμό συνέβαλλαν καθοριστικά στην μη ύπαρξη προβλημάτων και καθυστερήσεων από τη φάση εκκίνησης της σχεδιαστικής διαδικασίας. Η καινοτομία εφαρμόζεται σε όλο το εύρος των Τεχνικών Υπηρεσιών της Περιφέρειας και βρίσκεται σε πλήρη παραγωγική λειτουργία με εμφανή τη διαρκή βελτίωση.
Οι αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας του φορέα μας ικανοποιούνται με: α) Τη δέσμευση και την ενεργό συμμετοχή της αιρετής και διοικητικής ηγεσίας, β) Τις αποτελεσματικές δράσεις επικοινωνίας σε όλα τα επίπεδα του φορέα μας, γ) Τη συμμετοχική διαδικασία σχεδιασμού και ανατροφοδότησης από τους χρήστες.
Η δέσμευση για αλλαγή διοικητικής κουλτούρας, παράλληλα με την εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων που ενσωματώνουν σχεδιαστικά καινοτόμες μεθοδολογίες μπορούν βάσιμα να συντελέσουν στην οργανωσιακή αλλαγή σε όφελος των πολιτών, της ποιότητας ζωής τους, να συμβάλλουν στην επίτευξη των Στόχων Βιώσιμης Ανάπτυξης των Ηνωμένων Εθνών (SDGs).
Ιδιαίτερα σε μια νησιωτική Περιφέρεια όπως η Κρήτη, όπου τα τελευταία χρόνια οι συνέπειες της κλιματικής αλλαγής είναι ορατές και με αρνητικό αντίκτυπο στο περιβάλλον και στα έργα υποδομών, το καινοτόμο αυτό σύστημα διαχείρισης και παρακολούθησης έργων με την ενσωμάτωση δορυφορικής γεωχωρικής πληροφορίας και απεικόνιση της τρωτότητας σε πραγματικό χρόνο, δίνουν τη δυνατότητα σχεδιασμού αλλά και παρακολούθησης σε όλο το νησί των έργων που θα χωροθετούνται σε ασφαλή σημεία. Όλα τα έργα θα μπορούν να απεικονιστούν μέσω ενεργού παραθύρου σε χάρτη, είτε ολοκληρωμένα, είτε σε εξέλιξη, ενώ η διαλειτουργικότητα των συστημάτων θα εξασφαλίζει την καταγραφή Μία-Μόνο-Φορά και μάλιστα σε πραγματικό χρόνο. Το σύστημα επιπλέον θα αποδώσει τελικά, ένα χάρτη τρωτότητας του νησιού, πάνω στον οποίο θα αποτυπώνονται όχι μόνο οι καταγεγραμμένες (από το 2015) κατολισθήσεις, αλλά και οι περιοχές δυνητικής αστάθειας, βάσει μετρήσεων των μικρομετακινήσεων. Επίσης, σε επίπεδο σχεδιασμού, η μέθοδος θα οδηγήσει στη σωστή χωροθέτηση των υποδομών, ιδιαίτερα αν γίνεται συνδυασμένη χρήση των πληροφοριών με μετακινήσεις που έχουν καταγραφεί στην ίδια περιοχή, πέριξ του έργου.
Η Περιφέρεια Κρήτης, αξιοποιώντας με τον καλύτερο τρόπο την εμπειρία των στελεχών της, επέλεξε νασχεδιάσει από την αρχήένα νέο Σύστημα Διοίκησης και Λήψης Αποφάσεων για τη Διαχείριση Έργων, εφαρμόζοντας τη μεθοδολογία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής PM2, η οποία προσεγγίζει ολόκληρο τον κύκλο ζωής ενός έργου. Η καινοτομία είναι μοναδική για τα ελληνικά και ευρωπαϊκά δεδομένα, συμβάλλοντας σημαντικά στην επίτευξη των στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων της ΠεριφέρειαςΚρήτης. Η δυνατότητα μεταφοράς της προτεινόμενης καινοτομικής λύσης σε άλλες εθνικές Δημόσιες Οργανώσεις, Αυτοδιοικητικές ή της Γενικής Κυβέρνησης ακόμη και σε Ευρωπαϊκές είναι επιθυμητή.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.