Το Σύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης και διακίνησης εγγράφων με ψηφιακές υπογραφές «AIANOS», αναπτύχθηκε από το Τμήμα Δ’ Πληροφορικής και Νέων Τεχνολογιών της Περιφερειακής Διεύθυνσης Εκπαίδευσης Δυτικής Μακεδονίας. Η εν λόγω εφαρμογή αφορά: α) την ηλεκτρονική υπηρεσία πρωτοκόλλησης, β) τη διαχείριση χρεώσεων με διαβαθμισμένα επίπεδα πρόσβασης, γ) το παραμετροποιήσιμο οργανόγραμμα (χρήστες, τμήματα και επίπεδα υπογραφών), δ) τη διακίνηση σχεδίων εγγράφων από τον συντάκτη έως τους υπογράφοντες και ε) τη διαχείριση αιτημάτων για ακριβή αντίγραφα. Η εφαρμογή επιλύει προβλήματα γραφειοκρατίας και καθυστερήσεων στη διαδικασία διακίνησης εγγράφων των υπηρεσιών αρμοδιότητας της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης. Το γεγονός ότι το εν λόγω σύστημα προσαρμόζεται σε διαφορετικές περιπτώσεις οργανογραμμάτων, το καθιστά μοναδικό εργαλείο για τη δημόσια διοίκηση και για το λόγο αυτό απευθύνεται σε δημόσιες υπηρεσίες που απαιτούν λειτουργίες πρωτοκόλλησης και διακίνησης εγγράφων. Το σύστημα συμβάλλει σημαντικά στη μείωση του χρόνου της διακίνησης εγγράφων και τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ τμημάτων, οδηγώντας σε μια πιο αποτελεσματική και διαφανή δημόσια διοίκηση.
Η διαδικασία υλοποίησης του σταδίου εφαρμογής της καινοτομίας «AIANOS» ξεκίνησε με την πλήρη ανάπτυξη και παραμετροποίηση της πλατφόρμας, ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των διαφορετικών τμημάτων της Περιφερειακής Διεύθυνσης. Το πρώτο βήμα ήταν η δημιουργία του οργανωτικού σκελετού (διαμόρφωση χρηστών, τμημάτων, δικαιωμάτων πρόσβασης), βασισμένου στο υπάρχον οργανόγραμμα. Ακολούθησε η ολοκλήρωση των τεχνικών ελέγχων για τη διασφάλιση της σωστής λειτουργίας του συστήματος.
Έγινε σταδιακή ενσωμάτωση των λειτουργιών, αρχίζοντας από την διαχείριση των εγγράφων και ακολούθησαν η ηλεκτρονική πρωτοκόλληση και οι ψηφιακές υπογραφές.
Η ομάδα εφαρμογής ακολούθησε τη μέθοδο όπου η χρήση του συστήματος εφαρμόστηκε σε όλα τα τμήματα. Η υποστήριξη των χρηστών περιλάμβανε εκπαίδευση και συνεχή καθοδήγηση.
1) Μείωση του χρόνου πρωτοκόλλησης και διακίνησης εγγράφων κατά 20%.
2) Αύξηση της απόδοσης των δημοσίων υπαλλήλων κατά 15% μέσω της αυτοματοποίησης των διαδικασιών.
3) Μείωση των εκτυπώσεων και της χρήσης χαρτιού κατά 50%, μέσω της πλήρους ψηφιοποίησης των εγγράφων.
4) Αύξηση της παρακολούθησης και ελέγχου των διαδικασιών διακίνησης εγγράφων κατά 25%.
5) Ενίσχυση της ασφάλειας δεδομένων μέσω ψηφιακών υπογραφών, μειώνοντας τον κίνδυνο μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης κατά 30%.
Δεν δημιουργήθηκαν νέες θέσεις εργασίας
Το στάδιο του σχεδιασμού της καινοτομίας «AIANOS» ξεκίνησε με την ανάλυση του προβλήματος της αναποτελεσματικής διαχείρισης εγγράφων στις δημόσιες υπηρεσίες, που περιλάμβανε χρονοβόρες διαδικασίες και αυξημένη χρήση χαρτιού. Η ανάλυση αυτή κατέδειξε την ανάγκη για ένα σύστημα που να επιτρέπει την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση και διακίνηση εγγράφων με ασφάλεια και διαφάνεια.
Η ομάδα σχεδιασμού αποτελούνταν από στελέχη πληροφορικής καθώς και διοικητικό προσωπικό που γνώριζε τις απαιτήσεις των υπηρεσιών. Υπήρξε συνεργασία με εξωτερικούς συμβούλους για θέματα ψηφιακών υπογραφών και ασφάλειας δεδομένων.
Για την αναζήτηση πόρων, η ομάδα εξασφάλισε την υποστήριξη της Διοίκησης, με την αγορά υπολογιστή στο οποίο θα φιλοξενούσε την εφαρμογή. Η πηγή έμπνευσης της καινοτομίας προήλθε από τις ανάγκες των δημόσιων υπαλλήλων και τη στρατηγική για την ψηφιοποίηση της δημόσιας διοίκησης.
Στο στάδιο του σχεδιασμού, πραγματοποιήθηκαν πιλοτικές δοκιμές, διαβουλεύσεις με χρήστες και καθορισμός προδιαγραφών ασφάλειας και πρόσβασης.
Η διαδικασία υλοποίησης του σταδίου εφαρμογής της καινοτομίας «AIANOS» ξεκίνησε με την πλήρη ανάπτυξη και παραμετροποίηση της πλατφόρμας, ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των διαφορετικών τμημάτων της Περιφερειακής Διεύθυνσης. Το πρώτο βήμα ήταν η δημιουργία του οργανωτικού σκελετού (διαμόρφωση χρηστών, τμημάτων, δικαιωμάτων πρόσβασης), βασισμένου στο υπάρχον οργανόγραμμα. Ακολούθησε η ολοκλήρωση των τεχνικών ελέγχων για τη διασφάλιση της σωστής λειτουργίας του συστήματος.
Έγινε σταδιακή ενσωμάτωση των λειτουργιών, αρχίζοντας από την διαχείριση των εγγράφων και ακολούθησαν η ηλεκτρονική πρωτοκόλληση και οι ψηφιακές υπογραφές.
Η ομάδα εφαρμογής ακολούθησε τη μέθοδο όπου η χρήση του συστήματος εφαρμόστηκε σε όλα τα τμήματα. Η υποστήριξη των χρηστών περιλάμβανε εκπαίδευση και συνεχή καθοδήγηση.
Υπήρξε συνεργασία με εξωτερικούς συμβούλους για θέματα ψηφιακών υπογραφών και ασφάλειας δεδομένων.
Δεν υπάρχουν προβλήματα και η καινοτομία εφαρμόζεται με βάση τις προβλέψεις.
Η επιτυχία της ψηφιακής πλατφόρμας «AIANOS» οφείλεται στη δέσμευση της ηγεσίας, στην αποτελεσματική διαχείριση αντιστάσεων μέσω εκπαίδευσης και υποστήριξης των χρηστών και στην ευελιξία προσαρμογής στις ανάγκες της κάθε δομής, διασφαλίζοντας γρήγορη αποδοχή και ομαλή ενσωμάτωση.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.
