Οι Θυρίδες Πολίτη- Θυρίδες Φορέα είναι δύο ηλεκτρονικές εφαρμογές που αποτελούν δομικά στοιχεία της αρχιτεκτονικής της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης gov.gr (ΕΨΠ). Αναπτύχθηκαν από την Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης gov.gr του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, για να παρέχεται ηλεκτρονικά και φιλικά στο χρήστη οποιαδήποτε υπηρεσία, ανεξάρτητα από τον τρόπο διεκπεραίωσης (επιγραμμικά ή σε δεύτερο χρόνο), να αποστέλλονται αιτήσεις των πολιτών και να λαμβάνονται οι απαντήσεις. Στη Θυρίδα Πολίτη συγκεντρώνονται έγγραφα α) που εκδίδονται online μέσω του gov.gr, β) που εκδίδονται σε δεύτερο χρόνο, κατόπιν ηλεκτρονικής αίτησης στο gov.gr και β) που ξεκίνησε η διαδικασία έκδοσης χωρίς να ολοκληρωθεί. Επιπλέον, ο πολίτης μπορεί να κοινοποιεί έγγραφα σε θυρίδα τρίτου. Για κάθε έγγραφο που αναρτάται στην θυρίδα του, ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει ενημερωτικό email ή τηλεφωνικό μήνυμα (SMS). Οι Θυρίδες Φορέα αποτελούν ένα παραμετροποιήσιμο ψηφιακό περιβάλλον υποδοχής και διαχείρισης ψηφιακών εγγράφων και αιτήσεων πολιτών που αποστέλλονται από το gov.gr και αντίστοιχων απαντήσεων. Οι Θυρίδες Φορέα: α) έχουν μοναδικό κωδικό και όνομα, β) παρέχουν στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους διαβαθμισμένη πρόσβαση, με ρόλους, μέσω εφαρμογής και σε πληροφοριακά συστήματα μέσω προγραμματιστικής διεπαφής, γ) περιέχουν αναρτημένα έγγραφα και αιτήσεις, δ) οργανώνουν τα αναρτημένα έγγραφα ανά υπόθεση, ε) οι χειριστές των θυρίδων λαμβάνουν ενημερώσεις για την άφιξη ενός εγγράφου στη θυρίδα, στ) για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης, όπως: Ανάθεση, Αναζήτηση, Στατιστικά, Αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον χρήστη κλπ.
Η ιδέα για την καινοτομία προέρχεται από ανάλογες εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί στα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα και στην Ινδία. Το “πάσο των Η.Α.Ε.” (UAE Pass) περιλαμβάνει «ψηφιακό γραμματοκιβώτιο» για αποθήκευση ψηφιακών εγγράφων και κοινή χρήση με δημόσιες υπηρεσίες, χρησιμοποιώντας blockchain. Το DigiLocker, μέρος του Προγράμματος “Ψηφιακή Ινδία”, παρέχει στους πολίτες ψηφιακή πρόσβαση σε αυθεντικά ψηφιακά έγγραφα μέσω ψηφιακού πορτοφολιού εγγράφων (digital wallet).
Οι δυνατότητες που παρέχουν οι εφαρμογές, όπως η αυτόματη παραγωγή εγγράφων (φόρμες αιτημάτων, απαντήσεων κτλ), η δυνατότητα άμεσης ταυτοποίησης στοιχείων, η οργάνωση των εγγράφων ανά υπόθεση, μειώνουν τον χρόνο διεκπεραίωσης ενός αιτήματος με αποτέλεσμα την εξοικονόμηση πόρων σε χρόνο και υποδομές αλλά και την αύξηση της ικανοποίησης των πολιτών από τις παρεχόμενες υπηρεσίες.
Η σχεδιαζόμενη επέκταση της καινοτομίας αναμένεται να περιλαμβάνει βελτιώσεις και προσθήκες σε λειτουργικότητες όπως: απευθείας επικοινωνία μεταξύ φορέων μέσω των θυρίδων, βελτιώσεις στη διεπαφή χρήστη (user interface) για καλύτερη εμπειρία χρήσης (user experience) τόσο για τους πολίτες όσο και για τους υπαλλήλους-χειριστές, τη δημιουργία νέων προτύπων για την επέκταση των διαδικασιών που υλοποιούνται μέσω των θυρίδων και την κάλυψη περιπτώσεων που δεν εξυπηρετούνται σήμερα κ.ά. Οι επεκτάσεις αυτές προκύπτουν μέσα από μια δυναμική εποπτεία της λειτουργίας της καινοτομίας σε εβδομαδιαίο επίπεδο και μέσα από ανατροφοδότηση των χρηστών, κυρίως δημοσίων υπαλλήλων (από Δήμους και ΚΕΠ). Με τον τρόπο αυτό επιδιώκεται να αποτελέσει η καινοτομία ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης υποθέσεων πολιτών που έχει υλοποιηθεί αποκλειστικά in-house και παρέχεται δωρεάν από τη Δημόσια Διοίκηση για φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.
κάθε πολίτης με ΑΦΜ (~8,5 εκατ.), 147 Δήμοι της χώρας, το σύνολο των ΚΕΠ (1.000), εκπαιδευτικές δομές - ΑΕΙ, Σχολεία (~1.2εκ. χρήστες), η ΕΛ.ΑΣ., ελληνικά προξενεία στο εξωτερικό και άλλοι φορείς
Οι βασικοί λόγοι ανάπτυξης της καινοτομίας είναι:
1) η βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες, καθώς αυτές πλέον θα παρέχονται ηλεκτρονικά και κατά συνέπεια γρηγορότερα, αποτελεσματικότερα και με ασφάλεια.
2) η βελτίωση της λειτουργίας των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης που δεν έχουν ψηφιοποιήσει την λειτουργία τους.
3) η διαπιστωμένη ανάγκη των χρηστών (πολιτών και υπαλλήλων) για διαμόρφωση από το Υπουργείο τεχνικής λύσης (ενιαίου περιβάλλοντος διαχείρισης υποθέσεων πολιτών από τους φορείς), με δυνατότητα παραμετροποίησης λειτουργιών, λόγω έλλειψης δυνατοτήτων ανάπτυξης από τους φορείς.
Η ανάπτυξη της καινοτομίας ευθυγραμμίζεται με την εθνική στρατηγική για τον ψηφιακό μετασχηματισμό της Δημόσιας Διοίκησης, όπως αυτή εκφράζεται από τη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού (ΒΨΜ).
Σύμφωνα με τη Βίβλο Ψηφιακού Μετασχηματισμού (ΒΨΜ), απώτεροι στόχοι του έργου αυτού είναι
- η τελική κατάργηση των εντύπων
- η αξιοποίηση της πραγματικής πληροφορίας μέσω διαλειτουργικότητας.
- η αύξηση της ικανοποίησης των χρηστών (ψηφιακών) δημόσιων υπηρεσιών.
Οι στόχοι αυτοί μπορούν να αναλυθούν περαιτέρω στους ακόλουθους στόχους λειτουργίας των εφαρμογών:
α) Αυτόματη παραγωγή εγγράφων και φορμών για την υποβολή αιτημάτων από τους πολίτες
β) Χρήση κυβερνητικού νέφους,
γ) Ισχυρή αυθεντικοποίηση πολιτών μέσω κωδικών taxisnet και κωδικών διαδικτυακών τραπεζικών συναλλαγών (internet banking) και υπαλλήλων με κωδικούς Δημόσιας Διοίκησης,
δ) τήρηση ιστορικότητας και ιχνηλασιμότητας,
ε) παροχή ενοποιημένων (seamless) υπηρεσιών στον πολίτη,
στ) παροχή «εξόδου» σε βασικά μητρώα (π.χ. πολιτών) που δεν είχαν Πληροφοριακό Σύστημα,
ζ) συγκέντρωση ψηφιακών εγγράφων πολίτη σε ένα σημείο με ασφάλεια και σεβασμό στα προσωπικά δεδομένα.
Λαμβανομένου υπ’ όψιν του οικοσυστήματος του gov.gr στο οποίο εντάσσεται η καινοτομία, αναμένεται εύλογα ότι θα συμβάλει στη βελτίωση της κατάταξης της χώρας στο δείκτη DESI της Ε.E. και στο δείκτη E-Government Development Index των Ηνωμένων Εθνών.
Για την ανάπτυξη της καινοτομίας, απασχολήθηκαν 10 υπάλληλοι (στελέχη πληροφορικής, διοικητικοί υπάλληλοι, επιχειρησιακοί αναλυτές) για διάστημα 6 μηνών έως τη στιγμή της δημιουργίας της βασικής υποδομής. Λόγω της επαναχρησιμοποίησης δομικών στοιχείων, κάθε φορά που απαιτείται παραμετροποίηση για τις ανάγκες κάποιου φορέα, απασχολούνται 2 υπάλληλοι για 1 εβδομάδα για τη δημιουργία θυρίδων φορέα. Για την τεχνική συντήρηση της καινοτομίας, απαιτείται απασχόληση 1 τεχνικού υπαλλήλου για 1 μήνα /έτος. Το οικονομικό κόστος ανάπτυξης και το κόστος συντήρησης της καινοτομίας αυτή τη στιγμή δεν έχει εκτιμηθεί καθώς αναζητούνται σχετικά στοιχεία τεκμηρίωσης.
Τα κυριότερα αποτελέσματα από την λειτουργία της καινοτομίας είναι τα ακόλουθα:
Για την αξιολόγηση της λειτουργίας της καινοτομίας, έχουν προσδιοριστεί ποσοτικοί δείκτες που αφορούν τον αριθμό των θυρίδων και τον όγκο συναλλαγών που διενεργούνται μέσω αυτών.
Ο σχεδιασμός της καινοτομίας πραγματοποιήθηκε το χρονικό διάστημα Δεκέμβριος 2019-Μάρτιος 2020. Στο στάδιο αυτό απασχολήθηκαν στελέχη της Υπηρεσίας Συντονισμού της ΕΨΠ, ως κάτοχοι της δράσης, και στελέχη του Εθνικού Δικτύου Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ Α.Ε.), ως τεχνικά υπεύθυνοι υλοποίησης του έργου. Η ομάδα σχεδιασμού απαρτιζόταν από άτομα με διαφοροποιημένο επιστημονικό πεδίο προέλευσης (στελέχη πληροφορικής, στελέχη με διοικητική εμπειρία στις διαδικασίες και επιχειρησιακούς αναλυτές).
Κατά το διάστημα αυτό σχεδιάστηκαν οι πρώτες θυρίδες, για τον πολίτη και για τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ). Έπειτα, για κάθε φορέα που προστίθεται (π.χ. Δήμοι), διενεργούνται εκ νέου κάποιες παρεμβάσεις στη βασική λογική σχεδιασμού, ώστε να παραμετροποιείται η καινοτομία στις ανάγκες του φορέα. Ακολουθούν λειτουργικές δοκιμές και ενεργοποιείται παραγωγικά η καινοτομία, μετά την έκδοση του αναγκαίου θεσμικού πλαισίου (ΚΥΑ).
Οι Θυρίδες σχεδιάστηκαν από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ Α.Ε.) και συγκεκριμένα τη Διεύθυνση Έρευνας και Ανάπτυξης, υπό την εποπτεία της Υπηρεσίας Συντονισμού της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης gov.gr. Η εφαρμογή της Θυρίδας Πολιτών και Φορέων αντανακλά μια λογική σχεδιασμού που συλλαμβάνει τα παραγόμενα έγγραφα από την πύλη gov.gr ως process-agnostic, καθώς βασίζονται σε συγκεκριμένα δομικά στοιχεία, ώστε να μπορούν να είναι διαλειτουργικά τόσο μεταξύ θυρίδων όσο και μεταξύ θυρίδων και τρίτων ΠΣ. Για τη διαχείριση του κύκλου ζωής του έργου χρησιμοποιήθηκε η Ευέλικτη Μεθοδολογία (Agile Methodology), ενώ η υλοποίηση έγινε με τη χρήση ανοιχτού λογισμικού. Επίσης, ελήφθησαν σημαντικά υπ’ όψιν οι αρχές της ΒΨΜ για τον σχεδιασμό ψηφιακών υπηρεσιών (ιδίως διαλειτουργικότητα εξ ορισμού, επαναχρησιμοποίηση δομικών στοιχείων, ασφάλεια δεδομένων) καθώς και οι αρχές της Αξιολόγησης Εμπειρίας Χρήστη (UX).
Η πειραματική εφαρμογή αφορά τη δημιουργία δοκιμαστικού περιβάλλοντος, σεναρίου χρήσης και προφίλ χρηστών, ανάλογα με το φορέα, ώστε να ελεγχθεί ο ορθός σχεδιασμός και υλοποίηση των λειτουργικοτήτων που έχουν ενσωματωθεί. Για κάθε φορέα αρκεί η δημιουργία τουλάχιστον 2 δοκιμαστικών προφίλ (διαχειριστή, χειριστή). Βασικό σημείο που τίθεται πάντα σε δοκιμαστική λειτουργία είναι οι διαλειτουργικότητες που απαιτούνται για την παραγωγή και διακίνηση των εγγράφων.
Οι Ψηφιακές Θυρίδες Φορέων αποτελούν λύση που μπορεί να υιοθετηθεί από κάθε φορέα, προσαρμοζόμενη κάθε φορά στις αρμοδιότητες και τις επιχειρησιακές του ανάγκες. Στο πλαίσιο αυτό, από τη στιγμή που έχει ήδη υλοποιηθεί και τεκμηριωθεί μια πρότυπη τεχνική υποδομή, η καινοτομία είναι διαθέσιμη για επαναχρησιμοποίηση προς όφελος όλων των φορέων. Μεγαλύτερη, δε, προστιθέμενη αξία έχει ως λύση για τους φορείς που δεν διαθέτουν δικό τους Πληροφοριακό Σύστημα, χωρίς να μειώνεται η αξία για τους λοιπούς φορείς. Ήδη, οι Θυρίδες Φορέων έχουν υιοθετηθεί από τα ΚΕΠ της χώρας, 147 Δήμους, την ΕΛ.ΑΣ, ελληνικά προξενεία στο εξωτερικό, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και τα σχολεία (για τα οποία η λειτουργικότητα σε αυτό το στάδιο αφορά την τήρηση των μέτρων κατά της πανδημίας) κά. Από τη στιγμή που θα γίνουν οι προκαταρκτικές συζητήσεις με τους φορείς, απαιτείται να καθοριστούν προσαρμογές με βάσει τυχόν ιδιαιτερότητες και να εκδοθεί σχετική ΚΥΑ, προσδιορίζοντας τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά (λ.χ. επίπεδα ιεραρχίας των θυρίδων, ορισμός χειριστή και διαχειριστή κ.λπ.), σε εφαρμογή του θεσμικού πλαισίου. Σε κάθε περίπτωση, παρέχεται προς τους φορείς υποστήριξη (support-as-a-service), μέσω σεμιναρίων και εγχειριδίων χρήσης.
Οι Ψηφιακές Θυρίδες ως τεχνική λύση αναλύθηκαν, δοκιμάστηκαν σε πειραματικό περιβάλλον (demo) και υλοποιήθηκαν τεχνικά από την Διεύθυνση Έρευνας και Ανάπτυξης της ΕΔΥΤΕ, με την Υπηρεσία Συντονισμού της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης να έχει την εποπτεία της επιχειρησιακής λειτουργίας, στο πλαίσιο σχετικής προγραμματικής συμφωνίας. Συνδρομή υπήρξε και από το ΚΕΔ, για την υλοποίηση και δοκιμή των διαλειτουργικοτήτων. Η ΕΔΥΤΕ έχοντας θεσμικό ρόλο στον σχεδιασμό προηγμένων πληροφοριακών συστημάτων και υποδομών, αποτελεί σύμβουλο στην υλοποίηση των στόχων του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Υιοθετεί, εξειδικεύει και υποστηρίζει την υλοποίηση των στόχων της Βίβλου Ψηφιακού Μετασχηματισμού για τον Δημόσιο Τομέα. Διεξάγει εμπεριστατωμένες αναλύσεις, μελέτες και παρέχει πρότυπες λύσεις για την επίτευξη της διαλειτουργικότητας των πληροφοριακών συστημάτων της Δημόσιας Διοίκησης, για τη βελτίωση των υφιστάμενων και τη δημιουργία νέων ψηφιακών υπηρεσιών προς όφελος των πολιτών. Επιπλέον, λειτουργεί ως εκτελεστικός βραχίονας του Υπουργείου για μεσοπρόθεσμες και βραχυπρόθεσμες ψηφιακές δράσεις που περιλαμβάνονται στις σχετικές προγραμματικές συμφωνίες. Συνεργασία υπάρχει και με τους φορείς που αποκτούν θυρίδα για την καλύτερη ανταπόκριση στις επιχειρησιακές τους ανάγκες.
Η υλοποίηση της καινοτομίας ως τεχνολογικής λύσης δεν εμφανίζει προβλήματα. Προβλήματα ενδέχεται να εμφανιστούν στη χρήση της θυρίδας, ιδίως από την πλευρά των φορέων, όπου οι λειτουργικότητες είναι περισσότερες. Αυτό αντιμετωπίζεται με σεμινάρια, παρουσιάσεις και εγχειρίδιο χρήσης που υλοποιούνται από στελέχη του Υπουργείου και του ΕΔΥΤΕ, καθώς και με την παροχή υπηρεσιών support-as-a-service στους φορείς.
Η ευκολία ενσωμάτωσης στην καθημερινότητα των φορέων, η δυνατότητα για επεκτασιμότητα των λειτουργιών αλλά και για παραμετροποίηση, ο οριζόντιος χαρακτήρας, ανεξάρτητα από συγκεκριμένη υπηρεσία καθώς και η μικρή ανάγκη σε πόρους συντήρησης είναι στοιχεία που εκτιμάται ότι θα εξασφαλίσουν τη βιωσιμότητα και την επιτυχημένη λειτουργία της καινοτομίας.
Η καινοτομία μπορεί να χαρακτηριστεί ως προσαυξητική στη λογική των γρήγορων νικών (quick wins), με δυνατότητα εκ νέου χρησιμοποίησης δομικών στοιχείων και παραμετροποίησης για καλύτερη προσαρμογή στις ανάγκες των φορέων. Παρέχεται συνεχής βελτίωση και προσθήκη λειτουργικοτήτων. Πρόκειται για υλοποιημένη εφαρμογή ευέλικτης (agile) μεθοδολογίας, τεκμηριωμένη και ικανή να αποτελέσει εφαλτήριο για την ανάπτυξη νέων καινοτομιών.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.