Web εφαρμογή, που δημιουργήθηκε για να υποστηρίξει την λειτουργία και οργάνωση των συνεδριάσεων του Περιφερειακού Συμβουλίου Θεσσαλίας και ταυτόχρονα να προσφέρει ενημέρωση στους πολίτες.
Πρόβλημα: Οι δυσχέρειες στην ενημέρωση των μελών του ΠΣ για τον τόπο και χρόνο των συνεδριάσεων (προβλήματα χρήσης των προσωπικών email τους), καθώς στην κοινοποίηση των θεμάτων στα μέλη (λόγω των περιορισμών στο μέγεθος διακίνησης αρχείων μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας).
Η υλοποίηση έγινε σε συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη.
Όφελος: Η άμεση ενημέρωση των μελών για τον τόπο, το χρόνο και τα θέματα κάθε συνεδρίασης. Εξάλειψη εκτυπώσεων των θεμάτων και συνεπώς φιλικότητα στο περιβάλλον (εξοικονόμηση χαρτιού και αναλωσίμων). Άμεση ενημέρωση και των πολιτών, καθώς βασικό μέρος των θεμάτων εμφανίζεται αυτόματα, με την ανάρτηση της πρόσκλησης. Μπορεί εύκολα να σταλεί διορθωτική ενημέρωση προς τα μέλη. Το όφελος σε εργατοώρες είναι μεγάλο.
Διευκόλυνση του πολίτη/επιχείρησης, Επιθυμία για αύξηση παραγωγικότητας, Ανταπόκριση και προσαρμογή στις τεχνολογικές εξελίξεις.
Η αυτοματοποίηση της λειτουργίας και της οργάνωσης του Περιφερειακού Συμβουλίου και η ενημέρωση των πολιτών για τα προς ψήφιση θέματα.
Βελτίωση αποδοτικότητας, Βελτίωση ικανοποίησης χρηστών – συναλλασσομένων, Βελτίωση ποιότητας υπηρεσιών: προσβασιμότητα, ανταπόκριση, αξιοπιστία, ασφάλεια.
Περιγραφή αποτελέσματος
Η ολοκληρωμένη εφαρμογή τέθηκε σε παραγωγική λειτουργία το Σεπτέμβριο του 2019. Η διαδικασία αυτοματοποιήθηκε.
Η Γραμματεία του ΠΣ εξοικειώθηκε άμεσα με την χρήση αυτής της εφαρμογής.
Τα μέλη του Περιφερειακού Συμβουλίου ενημερώνονται με mail, sms και push notification για τον τόπο, χρόνο και τα θέματα της συνεδρίασης. Άμεσα και σε οποιοδήποτε χώρο, μέσω κινητού, tablet ή ΗΥ μπορούν να ενημερωθούν για όλα, όσα είναι απαραίτητα. Δεν υπάρχει πλέον η ανάγκη να εκτυπώσουν όλο αυτό τον όγκο εγγράφων. Σημαντική επίσης είναι και η άμεση ενημέρωση για τυχόν αλλαγές σε θέματα, αλλά και της ίδιας της συνεδρίασης.
Εξίσου σημαντική και η δυνατότητα να ενημερώνονται οι πολίτες για τα προς ψήφιση θέματα.
Τέλος, στα συν και η οικονομία σε χαρτί και αναλώσιμα αλλά και η ασφάλεια στην διακίνηση της πληροφορίας.
Αριθμός ωφελούμενων πρώτου έτους εφαρμογής
60 άμεσα ωφελούμενοι, ήτοι τα μέλη και η γραμματεία του Περιφερειακού Συμβουλίου, αλλά και το κοινό (συμπεριλαμβανομένων των τοπικών ΜΜΕ).
Αριθμός ωφελούμενων, εκτίμηση τρέχοντος έτους
60
Αύξηση εσόδων ή μείωση δαπανών πρώτου έτους εφαρμογής
-
Αύξηση εσόδων ή μείωση δαπανών, εκτίμηση τρέχοντος έτους
-
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, πρώτου έτους εφαρμογής
έχουν μηδενιστεί οι χρόνοι ενημέρωσης των συμβούλων, τόσο για τον τόπο-χρόνο των συνεδριάσεων, όσο και για τα θέματα της συνεδρίασης
Μείωση χρόνου σε λεπτά ανά ημέρα, εκτίμηση τρέχοντος έτους
όμοια
Σε συνεργασία με τον πρόεδρο και τη γραμματεία του ΠΣ έγινε καταγραφή της διαδικασίας και των αναγκών ενημέρωσης των Περιφερικών Συμβούλων, καθώς και των πληροφοριών που θα ήταν καλό να δίνεται στους πολίτες. Η εφαρμογή σχεδιάστηκε να έχει δυνατότητες χρήσης όλων των γνωστών τεχνολογικά καναλιών επικοινωνίας: email (αποστολή link), web (αποστολή push-notification), sms (αποστολή link), και το γραφικό περιβάλλον να είναι όσον το δυνατό απλό και εύχρηστο.
Μέσα διάδοσης εντός της οργάνωσης: Χρήση εσωτερικού δικτύου επικοινωνίας, Ενημερωτικό - υπηρεσιακό σημείωμα.
Συνεργασία με φορείς του ιδιωτικού τομέα στο στάδιο της εφαρμογής.
Δεν υπήρχε σχεδιασμός αντίστοιχης εφαρμογής και στην πορεία χρειάστηκαν αρκετές βελτιώσεις ως προς την λειτουργικότητα κυρίως. Μέσα από την εμπειρία της χρήσης αυτής της εφαρμογής προκύπτουν συνεχώς νέες ιδέες για βελτιώσεις και προσθήκες νέων λειτουργιών.
Δεν απαιτούνται επιπλέον ανθρώπινοι και οικονομικοί πόροι για την επιτυχία και βιωσιμότητας της εφαρμογής αυτής. Η λειτουργία βασίζεται σε ένα και μόνο στέλεχος με τις υπάρχουσες υποδομές και μηδενικό κόστος.
Yποστήριξη της ανάπτυξης καινοτομίας στην ελληνική δημόσια διοίκηση μέσω της δημιουργίας ενός δυναμικού οικοσυστήματος.
Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή εμπειρία πλοήγησης και την εξατομίκευση του περιεχομένου.